Етапи на планиране на проекта. Планиран проект

Когато планирате изпълнението на всяка задача, традиционните въпроси са: „Какво да направя?“, „Кога?“, „Кой?“, „Какви са резултатите?“ И тъй като събитието на проекта включва цял набор от действия, групата документи на генералния план трябва задължително да съдържа график на проекта, който също се нарича график на проекта или календарен план. В тази статия ще разгледаме етапите на подготовка и възможностите за визуално представяне на този документ.

Отразяване на съдържанието на проекта в графика

Обсъдихме етапите на разработване на календарен план в материала, посветен на. Качеството на създаване на график зависи от изпълнението на мениджъра на редица задължителни процедури, сред които отчитането на основните ограничения (съдържание, време и ресурси) заема централно място. Първата стъпка по този път е планирането на съдържанието на проекта като определен набор от услуги и продукти по предмета на задачата. Съдържанието на проекта е доста обширна концепция, която включва:

описателна част, обосноваваща причините за стартиране на събитието, както и възможностите, които то носи;
цели и резултати от задачи на различни нива на декомпозиция на основния резултат-продукт;
идентифицирани връзки между проекта и стратегията за развитие на компанията;
разнообразие от подходи за решаване на уникален дизайнерски проблем;
границите на проекта, в които възникват продуктът, правомощията и отговорностите на РП;
събитиен продукт;
основни изисквания към продукта и неговите параметри;
всякакви предположения и допускания относно условията на проекта;
идентифицирани ограничения;
критерии за ефективност.

В този списък ще се интересуваме преди всичко от планирането на обхвата на работа, за всеки от които са установени резултати, отговорни ресурси за съответните задачи и срокове. С други думи, цялата последователност от задачи, преведени във формата на работа, водеща до резултата от проекта, трябва да бъде обобщена в таблица или графика с определена форма, включително посочените параметри на естеството на задачата.

Вие и аз знаем от статиите на нашия сайт, че задачите са същността на резултатите като определени точки в бъдещето в интерпретацията: постигнати или непостигнати. За задачите моментът, в който започват действията, не е важен, а моментът на окончателното им решаване е важен. Задачите са статична категория, но ние ги пренасяме в динамично състояние на работа, т.е. действия, които имат начало, край, отговорни лица и резултати. Нека си припомним визуалния образ на процедурния модел на изпълнение на планирането и да определим мястото в него на развитието на календарния план.

Условията за изпълнение на проекта са продиктувани от съдържанието, определения обем на работата, идентифицираните връзки между тях и установената продължителност на операциите. Но това не е всичко. Управлението по време на изпълнение на графика се извършва, като се вземат предвид идентифицираният, оценен риск и разработеният бюджет на проекта. Сред групата съществени процеси за разработване на календарен график, освен състава на работата, важни са и редица други параметри.

Уточняване на параметрите на работа

Определянето на обхвата на работата се извършва, за да се получи информация за целия набор от работи по проекта. Изготвя се набор от пълни данни за състава на планираните операции. Планирането на структурата и обхвата на работата по даден проект е свързано с неговите цели. Въз основа на целите и произтичащите от тях задачи ръководителят на екипа определя необходимия обем на работа и последователност от действия.

В това му помага методът на разлагане, който не може да се нарече прост. Мениджърът трябва да се настрои по специален начин, да бъде дисциплиниран, фокусиран върху правилата и критериите на разделение. В резултат на това се появява междинен документ - WBS (пример за йерархичната структура на работата е даден по-долу).

Пример за функционален дял тип WBS

Следващият параметър на работата е нивото на техните взаимоотношения. Също така трябва да се определи преди формирането на графика на проекта. Планирането на работните взаимоотношения има за цел да установи, координира и документира последователността на операциите. За да се изпълни тази задача, се използват логически и математически алгоритми за изграждане на мрежов модел на проекта. В този случай се вземат предвид взаимните връзки не само между дейностите, но и между етапите. Взети са предвид и други ограничения. Мрежовата диаграма използва:

специални видове връзки между операциите;
метод на критичния път;
методи за изчисляване на продължителността на операциите;
управление на оптимизацията на мрежовата диаграма.

Друг параметър, който предшества планирането, е продължителността на работата. Решаването на проблема с продължителността на операциите служи като ясно разбиране за мениджъра какво ще съставлява общата продължителност на инвестиционното събитие. Управлението на този временен ресурс впоследствие се основава на първоначалния опис на планираните събития и действия. Освен това, както знаем, може да има безкраен брой модели за решаване на всеки уникален проблем. Всичко зависи от творческото послание и миналия опит на отговорния ресурс, способността му да оценява критично алтернативите за постигане на резултати и свързаните с тях рискове. Ключовите критерии, в допълнение към състава, последователността и връзките, са:

продължителност на работа;
разходи за труд за извършване на операции.

Оценяването на продължителността и разходите за труд също е отговорност на PM. Но в условията на декомпозиция на задачите, ръководителят на проекта като директор също има отговорни ресурси под формата на членове на екипа и външни изпълнители. Експертните консултанти също участват в местните решения и носят малко по-различни отговорности за предложенията и препоръките, които представят. Заедно тези участници трябва да предоставят оценка на продължителността на работата и необходимия състав на трудовите ресурси. За целите на тази статия не вземаме предвид редица допълнителни аспекти на планирането. Това се отнася до планирането и оценката на разходите за работа, риска и планирането на качеството. Те косвено влияят на графика на проекта, въпреки че са не по-малко важни за генералния план от всичко останало.

Действителният календарен план

Графикът за изпълнение на проекта е разработен с цел финализиране на прогнозния график на дейностите, включени в неговия състав и общата продължителност. В този случай трябва да се осигури окончателно съгласуване с участниците и одобрение на документа за график. Оперативният начин на прилагане на този документ определя значението на неговото одобрение. Нивото на детайлност в графика трябва да е достатъчно, но не прекомерно. Какво означава това?

Универсален критерий за дълбочината на разработване на графика е наличието на отговорен ресурс за резултата от задача, разпределена за самостоятелна работа. Ако лицето, отговорно за свързаните операции, остане същото, няма смисъл от по-нататъшно разделяне на работата на по-високо ниво. Но ако резултатите от действията на едно отговорно лице се прехвърлят на друго, тогава процесът на разделяне на работата все още не е завършен.

Ако всички предишни документи (планове за етапи, WBS, мрежови модели и т.н.) са били от подготвителен характер, тогава календарният план е директен документ за изпълнение и контрол. Не напразно план-фактологичният анализ, мониторингът и контролът на хода на работата се извършват редовно точно въз основа на графика. Графикът изпълнява редица функции:

разпоредителен документ, предписващ изпълнението на конкретни действия;
ресурс за наблюдение;
документ за контролна дейност;
документ-основание за вземане на решение за промяна на проектните планове.

По-горе е даден пример за график на проекта, направен в стандартното приложение Microsoft Project, което има двоен изглед: таблици и диаграми на Гант. Напредъкът на работата може да се управлява въз основа на графици на различни визуални представяния. Сред тези видове се открояват следните.

Таблична форма.
Лента диаграма.
Диаграма на Гант (или Гант).
Диаграма на етапи (графика по етапи).
Мрежова диаграма, като се вземе предвид времевата скала.

Накрая ще разгледаме още един пример за график под формата на таблица. Това е най-често срещаният и работещ тип дизайн на графика. Табличната форма включва основните параметри на работата: съдържание на операциите, начални и крайни дати, отговорници, очаквани резултати, оценка на завършеност. Управлението на планирането на проекта не свършва с графика. Има няколко повторения на коригиране на бюджета и графика, зависим от него. Изгражда се организационна структура, оценяват се рисковете, планират се доставките и качеството. И едва след това планът се съставя в консолидиран документ.

Пример за таблична форма на график на проекта

В тази статия разгледахме въпроса за изготвянето на график на проекта и неговото място в цялостната система от процеси на планиране. При малки проекти се случва, че целият комплекс за планиране е ограничен само от графика и бюджета, но ако събитието е мащабно и значимо, алгоритъмът се разширява в няколко последователни етапа. Мениджър на проекти, който е опитен в тази работа и не се страхува да експериментира с начини за решаване на проблеми, почти винаги намира варианти, когато ограниченията са изравнени и очакваният резултат от действията на екипа настъпва навреме.

Планирането е неразделна част от изпълнението на проекта. Ключовият момент в планирането е създаването на календарен план или, както понякога се казва, календарен график. Планът за график ви помага да изпълните изискванията на работата по проекта и ясно да разберете какви дейности ще се извършват и за колко време.

Статията представя параметрите на графика, технологиите и методите на създаване, програмите и изпълнителите на проекта. Предоставен е списък с документи, предоставящи планиране.

Като начало си струва да определите графика на проекта. Графикът е комбинация от документирани решения, които отговарят на въпросите: защо, как, кога и от кого ще бъде изпълнен проектът. Календарният план е резултат от планирането, неговото материално потвърждение, представено под формата на цялостна диаграма. Схемата се проверява и одобрява от ръководството на фирмата.

При съставяне на календарен план се решават задължителни и приложни задачи. По време на планирането е необходимо:

Изяснете целта и целевата аудитория на проекта. Разберете подробностите.
Обяснете подробностите на клиента.
с участващите в проекта и с клиента.
Определете обема на работата и нейния състав.
Привличане и рационално разпределяне на ресурси, както човешки, така и материално-технически.
Създайте бюджет.
Разпределете отговорността за изпълнение на плана и разпределете отговорностите.
Задайте срокове за изпълнение на проекта и отделните елементи от плана.

Графикът се представя или като сложна диаграма, или като прост списък с работа и срокове.

За това как напредва проектът, ръководителят на проекта. Назначава се и за управител по календарен план. Ръководителят е подчинен на изпълнители, които отговарят за отделните позиции на плана и дават отчети за работата. Ако по време на работа възникнат несъответствия, ръководителят е длъжен да открие причините за тях и да коригира плана. За решаване на проблеми с глобалното планиране се провеждат срещи, на които се решава съдбата на отделните етапи и на целия проект.

Всички участници трябва да са наясно с ролята, която изпълняват. Те трябва да бъдат осигурени с необходимите документи, работно място, качествени инструменти и материали за извършване на дейността.

Графикът се използва за организиране на дейности и подобряване на производителността. Планът ви помага да видите разширен и точен график на проекта.

Опции на графика

Основни параметри на календарния график:

начало и край на работа
продължителност на работа
ресурсна база

Начало и край на работа. Ранен старт – официално начало на работа. Късно завършване – датата, на която работата е планирана да бъде завършена. Освен това има още по-късен старт и ранен финал. Периодът между началните дати и крайните дати се нарича застой. Обикновено остава същото, така че времето между ранните и късните стартове и ранните и късните финали ще бъде същото.

Продължителност на работа. Зависи от броя на изпълнителите и тяхната цена на труда, обема на работата, изискванията на клиента и други фактори. Критичната продължителност е минимумът, в рамките на който трябва да бъде завършена по-голямата част от работата или дори целият проект.

Ако съберем ранен старт/късен старт и продължителност на работа, получаваме ранен край/късен край.

Ресурси. Ограниченията на ресурсите се вземат предвид, когато се определят датите за развитие на проекта. След идентифициране на нуждите за всички видове работа по проекта се изчислява необходимото количество ресурси за всеки от тях. Въз основа на това се изгражда графика на нивата на ресурсите, данните от която се сравняват със съществуващото количество ресурси. Ако нуждите надхвърлят ресурсната база, тогава е възможно да се промени времето в календара, за да се покрият.

Основи за създаване на график

За да приложите календарен план, трябва да разберете методите и технологията за неговото създаване, както и да изучите инструментите за удобно планиране.

технология

Проектът е едно цяло. За удобство той е разделен на свързани помежду си големи блокове. След това тези блокове се разделят на по-малки единици и стъпки за опростяване на проекта. Този подход подпомага дейностите и избягва грешки, които могат да бъдат пренебрегнати, ако не започнете да работите изчерпателно и детайлно.

Етапите на изпълнение на проекта са свързани с параметрите на работа и включват:

Съставяне на списък с работи, които трябва да бъдат изпълнени за изпълнение на проекта.
Изчисляване на продължителност, последователност на работа и степен на изпълнение на проекта.
Идентифициране на наличието на човешки, материални, информационни и други ресурси.
Идентифициране на външни ограничения. Те могат да бъдат сезонни, базирани на ресурси, свързани с времето и т.н. Основното ограничение е крайният срок за изпълнение на проекта.
Търсене на рискове. Има специална формула за това: риск (който е възможен) може да възникне, защото (причината) ще доведе до последствия.
Разработване на план за реагиране на рискове и заплахи. Това става чрез стратегии за отговор. Има две от тях: пасивни и активни. Първият включва създаването на паричен резерв за идентифицирани рискове, а вторият е насочен към минимизиране на рисковете чрез включване на нова работа в плана.

Важно е да запомните, че графикът е модел за изпълнение на проекта, който се прилага постепенно. Работата по нов етап започва едва когато приключи изпълнението на предишния. Този модел не е напълно статичен, защото планирането може да бъде коригирано и преразглеждано.

Методи

Използват се различни методи за създаване на различни видове планове или за разработване на отделни части от план. Ето най-популярните:

Диаграмата на Гант е лентова графика, създадена, за да илюстрира работен график.
Мрежовата диаграма е цялостен модел за показване на последователността на работата на даден проект.
Обемно-календарният график е метод, който ви позволява да представите обема и количеството работа, която чака завършване.
Графикът на цикъла е метод, чрез който се измерва продължителността на отделните етапи и на целия проект.

Методът се избира от мениджъра в зависимост от икономическите компоненти. Влияят етапът на работа, наличните ресурси и т.н. Тези методи могат да се използват и комплексно, което позволява по-голяма видимост и точност на графика.

Всички методи, представени по-горе, могат лесно да бъдат създадени в Microsoft Office, Excel или други модерни програми за планиране и органайзер.

Планиращи програми

Програмите за планиране ще помогнат значително да се опрости изготвянето на план и изчисляването на неговите параметри. Те са ефективни и сравнително лесни за използване. Има много от тях на пазара на електронни продукти. Ето само няколко:

Представените инструменти се използват в управлението за създаване и изпълнение на проекти. Те са мултитаскинг, функционални, мобилни и работят на различни платформи.

Нормативна база на календарния график

Основният документ за планиране е самият график.С негова помощ се контролират всички процеси на проектиране. Графикът става основа за генералния план. Генералният план включва:

Графици на отделните части от работата. Всеки изпълнител трябва да ги има под ръка.
Графици на работните пакети.
Доклади за отпуснатите средства за изпълнението на проекта.
Данни за необходимите ресурси.
План за организационни мерки за изпълнение на проекта.
Актове за защита на труда.
Отчети за разхода на ресурси и материали.
Доклади за напредъка, предоставени от всеки служител.
Правила за използване на оборудването.
При създаване на определени видове проекти, например, са необходими документи за безопасност.

Календарният план е чудесен инструмент за планиране. Използвайки графични методи и съвременни програми при компилирането му, можете да постигнете висока ефективност. Това е важно, когато работите по проект. За да бъде дейността регламентирана и да не предизвиква оплаквания, е необходимо всичко. Познаването на тънкостите на управлението на планирането е знак за управление на качеството.

Напишете въпроса си във формата по-долу

Планирането на работата по проекта е ясен план за действие за цялата компания и всеки отделен служител за определен период, който поставя като цел развитието и разширяването на бизнеса. Дизайнът е поредица от дейности и съпътстваща документация, която дава ясни дефиниции на всеки разглеждан сегмент от индустрията: времеви резерви, материални разходи, ефективност и ликвидност на цялата бизнес област.

Цели, същност и определение

Изпълнението на проекта буквално на всички етапи ще изисква ясни действия, координиран и последователен план. Системата за планиране на управлението на проекти в първите етапи се разработва (в концептуален смисъл) от мениджъра, собственика на фирмата/бизнеса. На етапа на разработване на концепцията за развитие ръководителят на проекта (или отделът за планове за развитие) взема предвид основните концепции и цели на направлението:

продължителността на целия план за изпълнение на проекта;
дължината на всеки елемент;
количеството ресурси, необходими за постигане на целите: финансови възможности, трудови резерви, времеви резерв;
обем на участващите строителни или проектантски организации;
срокове за доставка на материали, компоненти, оборудване;
ликвидност на текущите дейности.

Основната задача и основната цел на проектирането на процесите на планиране в управлението е да се състави модел за реализиране на бизнес идея в желаната концепция.

Всяка процедура в извършваната дейност има свой отговорник, който отговаря за изпълнението на възложените задачи в необходимия срок. В повечето случаи именно временните стандарти и тяхното спазване играят основна роля при реализирането на всички най-печеливши идеи в даден период от време. Ето защо основната роля се отдава на проучването на времевата рамка за изпълнение и прогнозирането на ликвидността на индустрията в бъдеще.

Основните етапи на изпълнение на планирането на дейността по проекта

Всяка проектна дейност е проектирана да бъде изпълнена в рамките на определен период от време. По този начин най-важният фактор за изпълнение на плана е отчитането на ликвидността на посоката в бъдеще, нейната рентабилност и дори нерентабилност.

Целите и задачите на планирането трябва да са ясни, тъй като само в този случай можем да преминем към следващия етап - формирането на характеристиките на проекта.

Въпреки това, целият процес на изпълнение на плана може да бъде разделен на няколко етапа за удобство:

изграждане на концепция и нейните цели;
определя се последователността на работа;
определят се ресурсите, които ще трябва да се използват;
описание на проекта, неговия състав;
определяне на последователността на работа;
съставя се основата на бюджета на проекта (разчет);
подреждане на всички резултати в един документ (бизнес/план);
изпълнение, изпълнение на плана;
изчисляване на рентабилността въз основа на резултатите от изпълнения план.

Резултатите от планирането се представят под формата на графики и сравнителни анализи, които имат пирамидална структура с ясни действия на всеки етап от изпълнението му.

7 принципа за планиране на дейностите по проекта

За да бъде резултатът ефективен, е важно да се вземат предвид 7 основни принципа при разработването и планирането на дейностите по проекта.

Принцип №1: Фокус

Планирането на конкретен план трябва да се основава на основната цел: защо е необходимо да се изпълнява всеки от етапите на планиране, каква е неговата задача, същност и необходимост.

Принцип No2: Системност

Системна съзависимост на всеки сегмент от реализирания етап. Тъй като планирането е набор от отделни етапи, важно е да се определят не само задачите за всеки от тях, но и да се осигури систематично ефективно взаимодействие на всеки елемент. Важно е да се разбере, че провалът в един елемент води до „проблеми“ в цялата организация за планиране.

Принцип #3: Всеобхватност

Използването на различни методи за проектиране не трябва да засяга връзката на всеки от елементите. При разглеждането на този принцип е важно да се вземат предвид индивидуалните характеристики на всяко направление, като се въвежда през необходимия период от време.

Принцип #4: Сигурност

Разбира се, основният принцип за реализиране на всякакви идеи е наличието на необходимите материални ресурси. Без финансиране няма да е възможно да се реализира нито един, дори и най-скромният проект. Ето защо, преди да вземете решение за изпълнение на определени планове, си струва първоначално да изчислите материалната подкрепа и, ако е необходимо, да привлечете инвеститор.

Принцип #5: Приоритет

По правило такъв принцип се разглежда в случаите, когато има възможност за прилагане на няколко различни специфични направления. По този начин приоритетните цели определят най-важните точки, които съответстват на принципите на концепцията за развитие на индустрия или цял бизнес.

Принцип #6: Безопасност

На първо място, този принцип се основава на материалната сигурност, тоест на изчисляването на рисковете, които няма да направят възможно реализирането на всички идеи. Вземат се предвид не само финансово-аналитични проучвания, но и пазарни прогнози и анализ на ефективността на експертния отдел.

Принцип #7: Време

Изпълнението на конкретни идеи е най-изгодно, ако има търсене на предлагането. За да приложите плана, струва си да вземете предвид приблизителното време, което може да е необходимо за прилагане на принципите на планиране.

Планиране на процеса на управление: Структура

Структурата за реализиране на идеи за планиране е йерархична верига от взаимозаменяеми дисциплини, които позволяват решаването на различни организационни въпроси. Целта на структурирането на процесите на планиране на проекта е:

формиране на изпълняваните етапи на работа (график);
показват резултатите от изпълнените етапи (ефективни, неефективни);
създаване на контролни точки за разработване и изпълнение на проекта;
осигуряване на всички служители и ръководството на проекта с обективно разбиране за това какво трябва да се направи точно сега;
разпределение на зоните на отговорност;
изготвяне на разбиране за всички използвани ресурси: труд, материални, финансови.

Структурата на дизайна до голяма степен се определя от целта. Например, целите могат да имат напълно различни изисквания: една компания си поставя за цел да построи 10 къщи с по 15 етажа всяка, докато друга компания си поставя за цел да построи 10 къщи с по 10 етажа всяка за 5 години. Целите на двете компании са различни и следователно структурата ще бъде различна и значително различна една от друга.

Друга схема

Кратък речник на понятията, характеризиращи процеса на планиране на проекта:
SSO – структурна схема на организацията;
SPP – структура на разбивка (разпределение) на работата;
WBS – разпределителна структура на работата.

Структура в стандартния формат на проекта за планирана работа:

поставяне на цели;
планиране;
Създаване;
контрол и възможна корекция на действието на различни етапи;
презентация;
отражение.

Планираният резултат от проектната дейност може да бъде от личен, регулаторен, когнитивен, комуникативен или материален характер.

Видове планиране на проектни дейности

Проектната дейност, технологията на планиране и нейното структуриране също се определят от вида на дейността. И така, по мащаб те разграничават:

микропроекти (тясна форма на изпълнение на индивидуален инициативен проект, чийто обхват може да варира);
малки проекти (инструменти за изпълнение с малки трудови и финансови ресурси, не изискват голямо финансиране);
мегапроекти (целеви програми, които са фундаментално свързани с няколко малки или средни проекти).

Видове дейности по проекта по време на изпълнение:

краткосрочен;
средносрочен;
дългосрочен.

Продължителността на един краткосрочен проект може да бъде от шест месеца до две години, докато дългосрочните планове се изпълняват до 15 години. Проект, който е постигнал целта си, се счита за изпълнен; до този момент планът на проекта може да бъде коригиран и концепцията за изпълнение да бъде преразгледана.

Видове планиране на проекти по вид финансиране (на бюджетна база):

спонсорство;
кредит или инвестиция;
бюджетен;
благотворителен.

заключения

Планирането и контролът на управлението на проекти във всеки от тези видове се извършва от отговорни длъжностни лица. В общото си разбиране планирането на проектни дейности е задължителен компонент както на развиваща се компания, така и на бизнес от нулата. Без този пакет от документи не е възможно да се реализира бизнесът на правилното ниво.

Принципи на проектното планиране.

Структура на разбивката на работата.

Планиране на проекта по времеви параметри.

Методи за мрежово планиране на проекти.

Организация на работата по планиране на проекта.

Управление на проекти: учебник / A.G. Ивасенко, Я.И. Никонова, М.В. Каркавин. – Ростов n/a: Феникс, 2009. – С.177-212.

Мазур И.И. Управление на проекти: учебник. ръководство за студенти, обучаващи се по специалността „Управление на организацията” / I.I. Мазур [и други]. ; редактиран от I.I. Мазура и В.Д. Шапиро - 6-то изд., изтрито. - М.: Издателство "Омега-Л", 2010. -960 с.

Същността на планирането е да се определят цели и начини за постигането им въз основа на формирането на набор от работи (събития, действия), които трябва да бъдат извършени, използването на методи и средства за изпълнение на тези работи, свързване на ресурсите, необходими за тяхното изпълнение , и координиране на действията на организациите, участващи в проекта.

Дейностите по разработване на план обхващат всички етапи от създаването и изпълнението на проекта. Започва с участието на ръководителя на проекта (ръководителя на проекта) в разработването на концепцията на проекта, продължава с избора на стратегически решения за проекта, както и в разработването на неговите детайли, включително изготвяне на предложения за договори, договаряне , изпълнение на работата и завършва със завършването на проекта.

На етапа на планиране се определят всички необходими параметри за изпълнение на проекта:

продължителност за всеки от контролираните елементи на проекта,

необходимостта от трудови, материални, технически и финансови ресурси,

срокове за доставка на суровини, материали, компоненти и технологично оборудване,

срокове и обеми на участие на проектантски, строителни и други организации.

Процесите и процедурите за планиране на проекта трябва да гарантират осъществимостта на проекта в рамките на дадена времева рамка при минимални разходи, в рамките на стандартните разходи за ресурси и с подходящо качество.

В добре организиран проект, специфичен орган за управление трябва да отговаря за изпълнението на всяка цел: ръководителят на проекта за всички цели (мисия на проекта), отговорни изпълнители за частни цели и др. Тоест дървото на целите на проекта трябва да съвпада със структурата на организационната единица, отговорна за изпълнението на проекта. За тази цел се разработва така наречената матрица на отговорността, която определя функционалните отговорности на изпълнителите на проекта и уточнява набора от работи, за изпълнението на които те носят лична отговорност.

Колкото по-високо е нивото на ръководния орган, толкова по-обобщени, обобщени показатели той взема решения за управление на подчинените звена. С увеличаването на йерархичното ниво се увеличава интервалът от време между издаването на планираните задачи, наблюдението на тяхното изпълнение и т. н. Освен това в интервалите между моментите на намеса (издаване на планирани задачи, определяне на показатели и т.н.) звената от по-ниско ниво работят независимо, независимо от единиците на същото или съседно ниво. Независимото функциониране на отделите трябва да бъде осигурено от определени резерви от ресурси, които също трябва да бъдат планирани.

Основната цел на планирането е изграждането на модел за изпълнение на проекта. Необходимо е да се координират дейностите на участниците в проекта, с негова помощ се определя редът, в който трябва да се извършва работата и др.

Планирането е набор от взаимосвързани процедури. Първият етап от планирането на проекта е разработването на първоначални планове, които са основа за разработване на бюджета на проекта, определяне на необходимите ресурси, организиране на поддръжката на проекта, сключване на договори и др. Планирането на проекта предшества контрола на проекта и е основа за неговото прилагане , тъй като се прави съпоставка между планираните и реалните показатели.

Планирането е един от най-важните процеси за един проект, тъй като резултатът от неговото изпълнение обикновено е уникален обект, продукт или услуга. Обхватът и детайлността на планирането се определят от полезността на информацията, която може да бъде получена в резултат на процеса и зависи от съдържанието (намерението) на проекта.

Самият процес на планиране не може да бъде напълно алгоритмизиран и автоматизиран, тъй като съдържа много несигурни параметри и често зависи от случайни фактори. Следователно вариантите на плана, предложени в резултат на планирането, могат да се различават, ако са разработени от различни екипи, чиито специалисти имат различни оценки за въздействието на външни фактори върху проекта.

ДА СЕ основни процеси планирането включва:

планиране и документиране на обхвата на проекта;

изготвяне на прогнози, оценка на разходите за ресурси, необходими за изпълнение на проекта;

дефиниране на работа, формиране на списък от конкретни работи, които осигуряват постигането на целите на проекта;

организация (последователност) на работа, идентифициране и документиране на технологични зависимости и ограничения за работа;

оценка на продължителността на работата, разходите за труд и други ресурси, необходими за извършване на отделни работи;

изчисляване на графика, анализ на технологичните зависимости на изпълнението на работата, продължителността на работа и изискванията за ресурси;

планиране на ресурсите, определяне какви ресурси (хора, оборудване, материали) и в какви количества ще са необходими за завършване на работата по проекта. Определяне в какъв срок може да бъде завършена работата, като се вземат предвид ограничените ресурси;

бюджетиране, обвързване на очакваните разходи с конкретни видове дейности;

създаване (разработване) на проектен план, събиране на резултатите от други процеси на планиране и комбинирането им в общ документ.

Помощни процеси изпълнявани според нуждите. Те включват:

планиране на качеството, определяне на стандарти за качество, подходящи за даден проект и намиране на начини за постигането им;

организационно планиране (дизайн), дефиниране, проучване, документиране и разпределение на проектни роли, отговорности и отчетни отношения;

подбор на персонал, формиране на проектен екип на всички етапи от жизнения цикъл на проекта, набиране на необходимите човешки ресурси, включени в проекта и работещи в него;

планиране на комуникациите, определяне на информационните и комуникационни нужди на участниците в проекта: кой от каква информация се нуждае, кога и как трябва да му бъде доставена;

идентифициране и оценка на рисковете, определяне кой фактор на несигурност и до каква степен може да повлияе на напредъка на проекта, определяне на благоприятни и неблагоприятни сценарии за изпълнение на проекта, документиране на рисковете;

планиране на доставките, определяне какво, как, кога и с кого да се купува и доставя;

планиране на предложения, документиране на продуктовите изисквания и идентифициране на потенциални доставчици.

Определянето на нивата на планиране също е предмет на планиране и се извършва за всеки конкретен проект, като се вземат предвид неговите специфики, мащаб, география, времеви срокове и др.

По време на този процес се определят вида и броя на нивата на планиране, съответстващи на разпределените работни пакети за проекта, техните същностни и времеви връзки.

Плановете (графики, мрежи) като израз на резултатите от процесите на планиране трябва да образуват заедно някаква пирамидална структура, която има свойствата на агрегиране на информация, диференцирана по нива на управление на информираността, ешелонирана по периоди на развитие (краткосрочни, средносрочни и дългосрочни -термин). Нивата на планиране и системата от планове трябва да бъдат изградени с помощта на принципите на обратната връзка, които осигуряват постоянно сравнение на планираните данни с действителните данни и имат голяма гъвкавост, уместност и ефективност.

стъпки

Част 1

Избор на проект

Започнете от рано.Винаги трябва да започнете да изпълнявате задача веднага след получаването й. Не е за нищо, че вашият учител е отделил толкова много време за това; точно толкова ще ви трябва за успешно реализиране на проекта. Започнете да правите план веднага, за да можете да изпълните всичко, което сте планирали. По този начин ще си спестите безсънните нощи преди изпращане на проекта.

Разгледайте заданието.Съдържа подробно описание на поставената задача. Абстрахирайте се от всичко странично и внимателно прочетете задачата. Ако вашият учител все още не е направил това, разбийте проекта на компоненти, така че да разберете точно какво се очаква от вас.

Например, може да получите следната задача: „Направете презентация по темата за Гражданската война в САЩ. Можете да изберете една битка, идея, реч, повратна точка или да се съсредоточите върху войната като цяло. Не забравяйте за важни дати и герои.“
Такъв проект може да бъде разделен на няколко части: 1) Визуално представяне на Гражданската война. 2) Централната тема на проекта. 3) Важни дати. 4) Ключови играчи.

Развитие на идеи.Мозъчната атака ви позволява да поставите идеите си на хартия. Обикновено човек записва мисли, които му идват на ум, и прави връзки между тях, за да започне творческия процес. Тази практика ви помага да се съсредоточите върху идеята, която искате, както и да мислите за неща, които все още не са ви хрумнали. Има редица ефективни техники, които могат да се използват по време на процеса на мозъчна атака.

Изберете тема.Устояйте на възможното желание да се захванете с голяма тема (например да покриете цялата Гражданска война) и се опитайте да стесните обхванатия въпрос. По този начин няма да се удавите в морето от факти и подробности.

Изберете как да представите проекта си.Тази статия се основава на пример за презентация, така че е важно да решите как ще бъдат показани вашите идеи. Ако сте избрали няколко важни събития, можете да използвате времева диаграма. Ако работата ви се основава на географски аспекти (например битки), тогава можете да разработите подробна карта. Презентацията трябва да бъде изградена около централна идея.
- Какво ще кажете за 3D изглед? Можете да опитате да създадете 3D бойна карта, показваща движението на войските.
- Можете също да опитате да направите скулптури от папиемаше. Можете дори да направите Ейбрахам Линкълн и да разкажете историята си, като използвате неговите цитати.

Част 2

Работен план

Направете скица.След като сте решили как да реализирате проекта, е време да го начертаете. Ще ви трябва схема и визуално представяне на всеки елемент. Също така решете информационното съдържание на проекта, което ще изисква изследователска работа. Направете бележки за информацията, от която се нуждаете.
- Започнете с централната тема, която искате да покриете. Ако това е адресът в Гетисбърг, поставете го в заглавието в горната част на вестника.
- След това разделете централната тема на подраздели. Можете да ги наречете „Исторически фон“, „Място на изказване“ и „Влияние върху хода на войната“.
- Под всеки подраздел избройте ключовите точки. Например под „Историческа обстановка“ можете да напишете датата, битката, която я е предшествала, и причините, които са подтикнали Линкълн да изнесе речта си.
Направете списък с необходимите материали.Преди да започнете, трябва да имате под ръка списък с консумативи, вариращи от изследователски материали до арт консумативи. Групирайте ги по местоположение – дом, библиотека и магазин.

Организирайте времето си.Проектът трябва да се състои от подзадачи. Разделете заданието си на управляеми части: „събиране на материали“, „говорене на информация“, „писане“, „изкуство“ и „окончателно сглобяване“.

Съберете всичко необходимо.Отделете време, за да съберете всички необходими материали на едно място. Ако трябва да отидете до магазина, помолете родителите си да ви закарат. Съберете всички материали от местоположението на проекта.

Част 3

Събиране на информация

Идентифицирайте необходимите източници на информация.Какви източници бихте предпочели да използвате? По този начин за исторически проект книгите и научните статии са най-подходящи. Можете също така да прочетете статии във вестниците, за да усетите духа на онова време, както и да прочетете личната кореспонденция на известни личности.

Определете необходимия брой източници.Когато правите цялостен проект в гимназията, ще ви трябват повече източници, отколкото бихте искали за ученик в средно училище. В първия случай трябва да използвате поне осем до десет източника, докато във втория можете да се справите с една или две книги.

Посетете библиотеката.Библиотекарят ще бъде вашият водач в наличните материали. Например, можете да използвате общ каталог за търсене на книги. За търсене на научни статии ще ви е необходима специализирана база данни, която се намира в друг раздел.

Отрязахме излишното.След като сте събрали значително количество материали, те трябва да бъдат сортирани и да бъдат оставени само наистина важните. Някои статии или книги може само косвено да се отнасят до вашата тема и без тях работата ви няма да загуби нищо.

Водете си бележки и цитирайте източници.Винаги си водете бележки по темата. Не губете важни подробности, но се опитайте да изразите идеята със свои думи. При писане на бележки е важно да се посочи библиографската информация на използвания източник.