Составить гарантийное письмо от организации. Пример гарантийных писем - основы составления документа

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо – это особое деловое некоммерческое письмо, которое содержит в себе гарантию, другими словами подтверждение выполнения каких-либо действий, оплаты или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за выполненные работы, поставленную продукцию, оказанные услуги, гарантию качества и другое. Можно с уверенностью сказать, что гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.

Об оплате задолженности

Директору Общества с ограниченной ответственностью

«Крыша и стена ремонт»

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Донецкий профессиональный лицей является государственным учебным заведением, финансируемым за счет бюджетных средств, согласно, утвержденной смете. Расходы по оплате услуг электроснабжения на 2014 год предусмотрены и утверждены в полном объеме.

В связи с задержкой поступления бюджетных денежных средств в ноябре 2014 года образовалась вынужденная задолженность.

Настоящим письмом гарантируем оплату услуг электроснабжения и погашение образовавшейся задолженности в полном объеме за ноябрь и декабрь текущего года до 25 декабря 2014 года.

С уважением

Директор Л.Ю. Карапузова

Пример

Директору ООО «Рога и копыта»

Иванову Игорю Викторовичу

от Петрова Владимира Ивановича,

проживающего по адресу:

г. Ульяновск, ул. Ленина, д. 1 кв. 1.

Контактный тел.: +7 111 111 11 11

Гарантийное письмо

Я, Петров Владимир Иванович, обязуюсь оплатить работы, выполненные ООО «Рога и копыта», согласно договору на оказание услуг от 16.05.2014 № 2 в сумме 16 500 (шестнадцать тысяч пятьсот) рублей в срок до 15.05.2015.

Роспись (расшифровка)

О приеме на работу

ООО «Стиль» Ректору технологического
25.11.2015 № 133 университета
Морозову Г.А.

Гарантийное письмо

Я, Иванов Петр Иванович, директор ООО «Стиль» подтверждаю свое обязательство о приеме на работу Галкиной Ирины Федоровны, студентки четвертого курса Технологического университета для прохождения практики, в качестве помощника инженера технолога на период с 01.12.2015 по 30.12.2015 года.

Директор___________ П.И.Иванов
МП

Бланк

Текст гарантийного письма об оплате, поставке продукции или своевременном выполнении работ должен включать в себя следующие обязательные данные:

— номер и дату издания документа

— реквизиты организации-адресата

— наименование документа - «Гарантийное письмо»

— подпись должностного лица, составившего документ

На юридический адрес от собственника

С 2016 года требуется обязательно указывать в гарантийном письме конкретное арендуемое помещение (помещение, офис или комнату), без указания конкретного арендуемого помещения налоговая вынесет отказ в регистрации.

Письмо готовится на фирменном бланке собственника или арендатора, желательно в шапке письма указать реквизиты и контакты, по которым сотрудники регистрирующего органа могут связаться и перепроверить указанную в письме информацию. Строгих требований к содержанию письма нет, заполняется оно в свободной форме с указанием собственника помещения, адреса помещения, чем подтверждены права на собственность и кому предоставляется в аренду. Оно может быть предоставлено напрямую от собственника помещения, так и от арендатора, сдающего помещения по договору в субаренду. На сайте БУХпрофи вы можете скачать требуемый вам образец:

О выполнении работ

Гарантийное письмо на выполнение работВ гарантийном письме на выполнение работ отправитель гарантирует своему контрагенту, что определенный объем работ по заключенному договору будет выполнен в конкретный срок.

В письме могут содержаться и несколько сроков, когда отправитель будет выполнять и сдавать работу поэтапно.

Обычно подрядчик прибегает к гарантийному письму, если срываются сроки выполнения, сдачи работ по основному договору, чтобы внести ясность для заказчика. Однако это письмо не гарантирует того, что заказчик будет согласен на новые условия.

Отправитель также может гарантировать качество выполнения услуг. Качественно означает, что работа будет выполнена в соответствии с ГОСТ, СНиП и иными правилами.
Гарантийное письмо по поводу выполнения работ можно составить тогда, когда между сторонам еще нет никакого договора.

Отправитель гарантирует в письме своевременную оплату и конкретную сумму, если получатель письма выполнит какую-либо работу. Данное письмо можно расценить как приглашение к заключению основного договора.

Об оплате товара

Рассмотрим более подробно аспекты при оформлении гарантийного письма. При составлении документа можно воспользоваться как фирменным бланком организации, так и простым листом А4. В правом верхнем углу указываются реквизиты адресата: название поставщика, должность, ФИО руководителя компании-поставщика.

Заполненное гарантийное письмо регистрируется в журнале исходящей документации, ему присваивается исходящий регистрационный номер, который записывается в левом углу документа.

Гарантийное письмо должно содержать следующие пункты:

— название документа, дата составления письма, номер заявки на просьбу поставить товар;

— указывается сумма, которая будет уплачена;

— дата оплата за товар или график платежей;

— указание способа оплаты, написание банковского счета (К/с, расчетный счет) и реквизитов (ИНН, КПП, ОКПО) организации;

— определяется вид ответственности за невыполнение обязательства: пенни, штрафы и т.д.;

— ставятся подписи руководителя организации, документ заверяется печатью организации.

Если гарантийное письмо написано правильно, то при несвоевременной оплате поставщик может обратиться в судебные органы для взыскания задолженности.

Гарантийное письмо – письменное обязательство, по которому составивший его человек гарантирует выполнить определенные действия в установленный срок. Предлагаем рассмотреть особенности написания такого письма. Для удобства можно воспользоваться образцом гарантийного письма о предоставлении юридического адреса, по уплате задолженности и приеме на работу.

В каком случае пишется гарантийное письмо?

Тогда, когда недостаточно устных обещаний, заверений о выполнении какой-либо работы и необходимы гарантии, подтвержденные подписью и печатью. Чаще всего пишут гарантийные письма в качестве гарантии о выплате задолженности . Если за физическим, юридическим лицом есть задолженность, то кредитор вправе потребовать от них определенные гарантии, имущественные или письменные в том, что они оплатят долг с указанием точного срока. Такое требование должен написать заемщик. В нем он будет заверять кредитора об оплате задолженности в точно установленный срок. Также в этом письме можно прописывать штрафные санкции, если заемщик нарушает условия взятых на себя обязательств.

Гарантийное письмо может быть написано с целью установления договоренности на обеспечение поставок товаров или сырья. Еще один случай, при котором оформляется гарантийное письмо – предоставление юридического адреса компании, которая проходит регистрацию. В этом письме указывается адрес и дается гарантия, что он действительно будет юридическим. Кроме этих, есть другие поводы для написания такого письма. Не имеет значения, с какой целью будет написано гарантийное письмо, в обязательном порядке оно должна соответствовать всем правилам оформления.

Особенности написания гарантийного письма с соблюдением всех необходимых требований

Чтобы гарантийное письмо было официальным, его пишут на фирменном бланке компании. В верхнем правом углу указывается адресат, если точно не известно лицо получателя, то можно вместо фамилии, имени и отчества указать – «по месту требования».

По центру пишется название документа, это стандартная запись – «Гарантийное письмо».

Это официальный документ, который подписывает руководитель и заверяется печатью, после чего документ регистрируется в книге регистрации исходящих документов и ему присваивается регистрационный номер. Его указывают в верхней части бланка, также ставиться дата составления.

Гарантийное письмо можно вручить в руки адресату или отправить заказным письмом.

Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.

Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».

Возьмите фирменный бланк организации или поставьте угловой штамп с реквизитами вашего предприятия на листе бумаги слева. Справа вверху напишите адресат, кому вы отправляете письмо. Если вы не знаете, кто конкретно занимается финансовыми вопросами в организации, ваше письмо будет адресовано компании в целом. Ее наименование пишите в именительном падеже. Если указываете должность и ФИО получателя, то в дательном падеже. Наименование организации входит в должность. Затем следуют инициалы и фамилия. Если полностью, то в такой последовательности: фамилия – имя – отчество. Обращение «господину» (сокращенно «г-ну») является необязательным, но подчеркнет уважительное отношение. Слева указываете исходящий номер и дату документа, под ними пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру по старой привычке многие указывают название документа – гарантийное письмо об оплате. По современным правилам название не указывается. Далее сдержанно и объективно изложите суть письма. В конце подпись руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Смотрите на нашем сайте.

В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».

Используйте официальный стиль изложения, простые конкретные предложения. Не употребляйте причастные и деепричастные обороты. Избегайте расплывчатости фраз и долгих рассуждения. Иначе ваш адресат не поймет суть вашей просьбы или усомнится в ваших гарантиях. Доброжелательность и искренность помогут настроить партнера на принятие утвердительного решения в вашу пользу. Жаргон, архаизмы (устаревшие, неупотребляемые слова) и двусмысленные слова не для деловой переписки. Пишите грамотно и без ошибок. Обычно принятие важных решений требует быстрой доставки информации. Почтой письма идут долго. Поэтому письмо вначале отправляют факсом. Получатель использует факсовую копию, пока не придет оригинал документа почтой. Распространен обмен письмами посредством интернета. Оригинал документа с печатями и подписями сканируют и отправляют через е-mail.

Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.

В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не в состоянии расплатиться за товар или услугу сразу. Есть несколько способов получить отсрочку платежа:

• заключить дополнительное соглашение с поставщиком;
• получить кредит или заемный капитал;
• оформить покупку в рассрочку;
• оформить документальную гарантию.

Документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает. Но такой вид документации может:

• восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
• компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
• исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.

В некоторых случаях поставщик самостоятельно требовать гарантийное письмо об оплате, даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.

Наличие подобного документа не освобождает стороны от ответственности и исполнения условий заключенных договоренностей. Например, если по договору покупатель обязан рассчитаться за продукцию в течение 10 дней, а в гарантии указал 35 дней, то поставщик вправе принять условия ГП, но начислить неустойку за нарушение сроков перечисления платы за поставленную продукцию.

Порядок составления «гарантийки»

Унифицированного образца гарантийного письма об оплате за услуги или товары нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Вот примерный шаблон.

Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. С ледуем простым правилам:

1. В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
2. Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
3. Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
4. Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
5. Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
6. Регистрируем документ в журнале исходящей документации.

Оно является подтверждением обязательств по отношению к другому лицу. В большинстве случаев такая документация выдается непосредственно руководителем организации. Исключение — подпись ставит доверенное лицо, которое имеет право на такое действие. Среди преимуществ использования гарантийных писем можно выделить:

• составление в соответствии с действующими в России деловыми стандартами;
• подтверждение серьезных намерений и ответственного отношения отправителя;
• возможность дополнить документ в зависимости от конкретных условий сделки;
• нет необходимости обязательного оформления двухстороннего соглашения;
• судебная практика учитывает этот документ в качестве доказательной базы.

Гарантийное письмо — один из видов служебной переписки между предприятиями, индивидуальными предпринимателями. Такой документ составляется в официальном стиле. Использование жаргона, разговорных выражений запрещено. Еще одна особенность — оформление допустимо только на одной странице листа А4.

Какие виды документа бывают

Оформление гарантийного письма необходимо в тех ситуациях, когда одна из сторон гарантирует оплату продукции, работ, оказанных услуг, аренды и т.д. Составление такого документа может потребоваться, когда один из участников коммерческих отношений не уверен, что достигнутые ранее договоренности будут выполнены в установленном объеме и в нужный срок. Рассмотрим наиболее распространенные виды гарантийных писем:

• об оплате задолженности за продукцию. В документе отмечаются обязательства, их объем, срок, в течение которого долг будет погашен;
• гарантия поставки товаров или оказания услуг. Поставщик указывает период передачи продукции, ее количество, характеристики;
• предоставление юридического адреса. Документ оформляется, например, владельцем помещения по просьбе арендатора;
• о приеме на работу иностранца. Гарантийное письмо, например, следует оформить при трудоустройстве иностранного гражданина, если этого требует миграционная служба.

Документ, который относится к деловой переписке, необходимо оформлять на фирменном бланке организации. Также он может быть составлен в свободной форме для любых видов отношений между юридическими или физическими лицами. Пока законодательство страны не содержит понятие «гарантийное письмо», но судебная практика с применением такого доказательства есть.

Правила оформления

Краткость, конкретные данные, деловой стиль — требования, которые необходимо учитывать при составлении гарантийного письма. Обязательно использовать достоверную информацию, употреблять слова «обязуемся», «гарантируем» и т.д. Документ должен содержать реквизиты сторон — наименование организации или имя физического лица, информацию об адресате, а также:

• дату составления документа, его исходящий номер;
• основное содержание (в чем заключаются обязательства);
• данные о лице, которое ставит подпись;
• печать предприятия.

Передать адресату гарантийное письмо можно лично, обратившись к руководству или заверив документ у секретаря. Еще один способ — отправить через почту заказным письмом с описью вложения. Пользуется популярностью такой метод, как передача гарантийного письма посредством электронной почты. В оговоренный срок отправитель предоставляет оригинал. Гарантийное письмо — элемент деловой переписки, который активно используется современным бизнесом. Оформление документа не вызывает сложностей.

Главное правило — грамотный русский язык и изложение фактов, на которые предоставляется гарантия. Такой вид документации можно применять для урегулирования взаимоотношений между предприятиями, использовать физическим лицам. Ограничений в законе нет.