Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими докумен­тами;

– сокращение документооборота;

– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;

11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

12) организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

14) организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

2.5. Регламентация деятельности службы
документационного обеспечения управления

Служба ДОУ и ее работники осуществляют свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов (рис. 8):

– положение о структурном подразделении;

– должностные инструкции;

– инструкция по делопроизводству.

Создание положения и инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами (рис. 8).

Следует заметить, что в регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направление и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства, и создают изначальную организационную основу документооборота предприятия. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей предприятия способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить круг документов, которые будут создаваться и использоваться в управленческой деятельности.

Раздел устава, посвященный порядку управления предприятием, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплена взаимосвязь (приложение 1). Пересмотр положения следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, - должностная инструкция.

Рис. 8. Структура организационных документов,
закрепляющих статус работников службы ДОУ

Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Второй источник при составлении должностных инструкций - типовые должностные инструкции . Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является положение о структурном подразделении . Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, исходят из задач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «инспектор выполняет», «секретарь организует» «референт составляет» и т.д. При этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия его деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.

Инструкция по документационному обеспечению управления - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции, ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование» , где определяются:

– вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

– виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

– общие правила подготовки и оформления документов;

– правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

– порядок изготовления и размножения документов;

– правила оформления и заверения копий и приложений;

– порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

– порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа правил (или регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; основные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, дается описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция - регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления .

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению формдокументов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Табель может иметь такие графы:

– код формы документа;

– наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;

– наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления;

– согласование (внутреннее и внешнее) - указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе;

– подпись (должность лица, которое подписывает документ);

– утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ);

– печать (необходимость удостоверения документа печатью);

– адресат-организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении; периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

– исключить возможность неоправданного создания новых форм;

– установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

– учесть количество видов и форм документов.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В практике управления действуют службы ДОУ.

• 1. Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
• 2. Общий отдел - в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
• 3. Канцелярия - министерства и ведомствах автоном. Респ-их;

Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.

В учреждениях, не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.

• 1. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
• 2. Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
• 3. Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь - машинистка, секретарь - стенографистка.

Функции структурных частей СДОУ.

• 1. Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
• 2. Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
• 3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
• 4. Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
• 5. Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
• 6. Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ.

Контроль за соблюдением стандартов на документы.

Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

• 3. Регистрация документов и учётно справочная работа.
• 4. Контроль за исполнением документов.
• 5. Формирование, оформления, хранения и использования дел.
• 6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
• 7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

СГСДОУ - это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

Организация труда работников СДОУ.

1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами - все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории - секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Формы организации работы с документами.

Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.

• 3 формы организации работы с документами.
• 1. Централизованная
• 2. Децентрализованная
• 3. Смешанная

Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

• 2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.
• 3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

• а) объём документооборота.
• б) характер работы учреждения, его территориального размещения.
• в) структура учреждения и его подразделения.
• г) в технич. оснащённость.
• д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категоричность предложенную СГСДО.

Нормирование документационных работ.

Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служебных отметок, перевод на машиноносителе.

При нормирование документационных операций используется нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

Нормирование времени - это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда.

Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

• 1. Определения расходов на работу всего учреждения.
• 2. Совершенствование методов труда.
• 3. Поощрения служащ. к труду.
• 4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.
• 5. Улучшения планирования работы учреждения.
• 6. Обеспечения рационального использования технических средств.
• 4. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ

Роль документной информации в управлении.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

• · содержанию информации (отражают основные функции управления)
• · происхождению (служебные и личные)
• · месту составления (внешние и внутренние)
• · способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
• · форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
• · количеству вопросов (простые - один вопрос; сложные - несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

В организации ДОУ осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

• - совершенствование форм и методов работы с документами;
• - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и других действующих нормативов;
• - сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
• - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

• - осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
• - организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых па подпись руководству;
• - регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
• - обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• - организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
• - разработка и проектирование бланков документов;
• - разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
• - организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
• - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• - организация работы архива;
• - повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
• - организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Структура службы документационного обеспечения управления

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.

Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами.

В состав управления делами, как правило, включаются:

• - секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• - инспекция при министре (руководителе ведомства);
• - канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);
• - отдел писем (жалоб);
• - отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
• - центральный архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и других организациях, в учебных заведениях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения: по учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив.

В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо.

Необходимо, чтобы штатная численность службы ДОУ соответствовала объему работы и обеспечивала высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, запятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени - на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Для управления организацией и решения ее задач существует самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ, которое подчиняется, как правило, непосредственно руководителю организации или одному из его заместителей.

Создаваемые сегодня в организациях службы ДОУ имеют разнообразные наименования: департамент по управлению делами, административный департамент, административно-правовой департамент, управление делами, административно-кадровое управление, управление делопроизводства, управление документооборота и комплектования ведомственных архивов, управление делами и информационных технологий, административная дирекция и т.д.

Включение в наименование службы ДОУ слов «департамент» и «управление» с внутренними подразделениями в виде отделов, секторов, групп подчеркивает ее значимость как структуры, имеющей такую же функцию управления в организации, как, например, управление финансами.

Выбор варианта службы ДОУ, ее структура и численность зависят от штатной численности организации, состава структурных подразделений, объема выполняемых службой ДОУ работ, объема документооборота, форм работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот), трудозатрат на выполнение конкретных видов работ, уровня автоматизации процессов обработки документов (внедрения СЭД).

Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.

Цели и задачи службы ДОУ

Целями службы ДОУ являются руководство, координация и реализация работ по ИДОУ.

Служба ДОУ призвана решать следующие основные задачи:

• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами.

Выполнение этой задачи предполагает организацию, планирование и регулирование процессов управления документами и содержащейся в них информации, обеспечение единой технологии создания, согласования, регистрации, обработки, контроля исполнения, хранения и использования документов в течение всего их жизненного цикла. Это достигается разработкой и обеспечением практического применения инструкции по ДОУ, положения о службе ДОУ, положения об архиве и об экспертной комиссии организации, номенклатуры дел, перечней и классификаторов, других нормативных и методических документов, необходимых для организации работы с документами на основе единых требований;

• создание информационно-поисковых систем.

Решение этой задачи должно обеспечивать быстрый и качественный поиск всех зарегистрированных документов по различным наборам реквизитов на любом этапе их обработки и прохождения в организации. Необходимо организовать формирование базы данных о документах, что достигается, прежде всего, путем автоматизации порядка работы с документами;

• организация контроля исполнения документов.

Данная задача включает комплекс работ, направленных на своевременное и правильное исполнение документов (поручений) соответствующих руководителей, проведение необходимой аналитической работы по исполнительской дисциплине.

Технология проведения этой работы излагается в инструкции по ДОУ и включает в общем порядке:

• определение сроков исполнения, принципы контроля;
• постановку задач контроля и проведение контрольных процедур (постановка на контроль, определение срока исполнения, мониторинг хода исполнения, предупредительный и последующий контроль, продление срока исполнения, снятие документа с контроля, информирование руководителя об исполнительской дисциплине и подготовку предложений по ее улучшению (при необходимости);
• подготовку документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативными документами.

• организация работы по комплектованию архива организации.

В соответствии с инструкцией по ДОУ законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, как правило, через год после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат описанию и оформлению в установленном порядке ответственными за делопроизводство структурных подразделений для передачи в архив. Работники службы ДОУ оказывают необходимую методическую и практическую помощь в обеспечении этого процесса.

• подготовка номенклатуры дел организации и контроль за правильностью формирования дел в подразделениях.

Работа по подготовке номенклатуры дел проводится на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации, и полученных от структурных подразделений предложений для включения дел в сводную номенклатуру дел организации. При этом следует руководствоваться основными положениями ГСДОУ, инструкцией по ДОУ организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Контроль за правильным формированием дел призвана также осуществлять служба ДОУ путем проведения периодических проверок подразделений на предмет состояния работы с документами, сохранности документов;

• проведение экспертизы ценности документов.

Эта задача решается проведением полистного просмотра сформированных дел с целью определения научного, социально–культурного, исторического и практического значения документов, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. Такая работа проводится в структурных подразделениях под методическим руководством специалистов службы ДОУ и в архиве организации по документам, переданным в архив;

• совершенствование форм и методов работы с документами.

Данная задача выполняется с помощью разработки и практического внедрения ряда нормативных и методических документов (например, альбома форм унифицированных документов). В альбоме отражается характеристика каждого документа, его корпоративный статус, этапы документирования. В нем нормативно закрепляются состав используемых в организации документов и процедура их подготовки, предусматривается единая классификация документов в соответствии с управленческими функциями и задачами. При его использовании учитывается также количество видов и форм документов. На решение этой задачи направлено внедрение автоматизированных программ по работе с документами;

• сокращение документооборота и количества документов.

Для подготовки предложений руководству организации по сокращению документооборота организуется учет его объема.

Задачу сокращения объема документооборота возможно решить двумя путями:

• сократить внутреннюю переписку (например, ввести строгое требование вести внутреннюю переписку только при отсутствии возможности решения вопроса в рабочем порядке посредством корпоративной электронной почты, телефона, обсуждения);
• оптимизировать документооборот и применять рациональную маршрутизацию документов при использовании СЭД;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ИДОУ организации.

Выполнение этой задачи связано с подготовкой основополагающих документов для работы службы ДОУ и организации в целом (прежде всего подразумевается инструкция по ДОУ, отражающая все процессы работы с документами и содержащейся в них информацией, и технологические операции в логически выстроенной последовательности);

• внедрение современных методов обработки документов, включая автоматизированные системы ДОУ и безбумажный (электронный) документооборот.

Решение этой задачи очень актуально, т.к. в современных условиях практически каждая организация внедряет СЭД или осуществляет доработку или ее замену на более функциональную систему. Без элементов электронного документооборота невозможно успешно выстраивать бизнес или обеспечить эффективную работу любой организации. Сегодня в крупных организациях в основном используется смешанный документооборот: электронный документооборот с сопровождением элементов бумажного;

• организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Служба ДОУ должна реализовывать эту задачу с помощью разработки нормативно–методических документов, разъяснения способов их применения, оказания методической и практической помощи подразделениям и подведомственным организациям, проведения семинаров, совещаний, повышения квалификации ответственных за работу с документами соответствующих подразделений и структур.

Структура службы ДОУ и изменения, произошедшие в последние годы

В соответствии с ГСДОУ типовая структура службы ДОУ предусматривает: секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобр. коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

В наименованиях приведенной структуры отражены основные функции, выполняемые службой ДОУ. Однако за последние 10–15 лет структура службы ДОУ претерпела изменения, прежде всего, из-за следующих факторов:

• изменений законодательства в сфере информации и документации;
• обновления технологии подготовки, обработки, хранения и использования документов;
• появления новых подходов к организации управленческих процессов, обусловленных, например, изменением организационно-правовой формы организации или внедрением системы менеджмента качества в соответствии с утвержденными стандартами.

Цели и задачи службы ДОУ изменились в гораздо меньшей степени, основные изменения связаны с внедрением СЭД в организациях: происходит оптимизация документооборота, рациональная маршрутизация (движение документов), исключение случаев неквалифицированного документирования бизнес-процессов.

Необходимо учитывать, что внедрявшиеся 10–15 лет назад автоматизированные системы были нацелены на минимизацию затрат при выполнении конкретных операций (работ), например, регистрации документов или контроля исполнения поручений руководства организации. В настоящее время внедряются корпоративные технологии и системы в организации в целом, которые, как правило, интегрируются с другими автоматизированными системами («Босс-кадровик» , «1С» и др.).

Утратило свое практическое значение копировально-множительное бюро, поскольку работники многих организаций обеспечиваются копировальной техникой на их рабочих местах, и они самостоятельно тиражируют документы. Также исчерпало себя машинописное бюро, так как после оснащения работников организаций компьютерами каждый специалист готовит проекты документов с использованием компьютеров. Кроме того, отдел писем (жалоб) в настоящее время все реже выделяется в отдельную структуру, но порядок работы с письмами (жалобами) излагается в соответствующем разделе инструкции по ДОУ, и эта категория документов, как правило, регистрируется отдельно или в общем документопотоке, но выделяется особо. Также не совсем актуальна протокольная группа, которая ранее решала задачи подготовки, согласования и выпуска решений коллегиальных органов управления организации, но некоторые функции, выполнявшиеся ею, в измененном виде частично передаются корректорам (в ряде случаев это может быть группа выпуска документов). Задачу подготовки проектов решений и организации работы коллегиальных органов решает ответственный секретарь соответствующего коллегиального органа.

В заключение следует подчеркнуть, что от состояния работы с документами зависит оперативность и качество принимаемых управленческих решений, сроки их реализации, повышение эффективности деятельности организации в целом, поэтому роль службы ДОУ в структуре организации сложно переоценить.

Э.В. Тычинская, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая . В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; , подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается , поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
   • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
   • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
   • контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
   • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
   • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
   • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
   • Контроль за исполнением документов;
   • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
   • Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
   • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
   • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
   • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
   • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
   • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
   • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный , регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
   • приемная;
   • секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
   • секретариат коллегии;
   • протокольное бюро.
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
   • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
   • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
   • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
   • экспедицию;
   • бюро переписки;
   • бюро учета и регистрации документов;
   • компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем.
5. Центральный архив.
6. Инспекция.