วิธีเย็บขอบเอกสารด้วยด้ายสำหรับรู 2, 3 และ 4 และมุม

เย็บเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสมบูรณ์ การกำหนดหมายเลขตามลำดับรวมถึงการยึดแผ่นด้วยสายไฟหรือด้ายช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างสมบูรณ์

บางครั้งการปักก็เป็นสิ่งจำเป็นตามกฎที่องค์กรกำหนด บางครั้ง - ตามกฎหมาย ในบทความนี้เราจะดูวิธีการแฟลชเอกสารในที่ทำงานอย่างถูกต้อง

ต้องใช้เอกสารอะไรในการผูกมัด?

ในการทำงานในสำนักงาน เอกสารส่วนใหญ่มักถูกเย็บเพื่อโอนไปยังที่เก็บถาวร หรือเมื่อส่งไปยังธนาคารและสถาบันทางการเงินอื่นๆ นอกจากนี้ จำเป็นต้องมีเอกสารเฟิร์มแวร์เมื่อส่งรายงานไปยังกองทุนนอกงบประมาณและไปยัง Federal Tax Service เอกสารต้องไม่เย็บเท่านั้น แต่ต้องมีหมายเลขด้วย กระดาษถูกเย็บเข้าด้วยกันด้วยด้ายหรือเทปหรือด้วยความช่วยเหลือของเครื่องจักรพิเศษ

เอกสารประเภทต่อไปนี้ขึ้นอยู่กับเฟิร์มแวร์:

• คำสั่ง (ทั้งทั่วไปและส่วนบุคคล);
• การรับพนักงาน;
• รายงาน (เช่น รายงานล่วงหน้า);
• ใบแจ้งหนี้;
• งานที่ทำ;
• หนังสือเล่มเงินสด;
• งบ

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องต่อแผ่นเอกสารเมื่อสมัครเข้าร่วมการประกวดราคาและในกรณีอื่น ๆ

วิดีโอ - วิธีต่อไฟล์ก่อนเก็บถาวร:

ระเบียบ

กรอบการกำกับดูแลที่ควบคุมขั้นตอนการแฟลชเอกสารในปัจจุบันนั้นกว้างมาก อย่างไรก็ตาม กฎระเบียบส่วนใหญ่ไม่ได้รับการปรับปรุงมาเป็นเวลานาน

ดังนั้นการกระทำหลักที่ควบคุมกระบวนการแฟลชเอกสารคือคำสั่งของกระทรวงภาษีและอากรของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 18 เมษายน 2546 ซึ่งมีคำแนะนำทั่วไปสำหรับการกรอกเอกสารบางประเภทรวมถึงการกระพริบ

นอกเหนือจากเอกสารนี้แล้ว กฎระเบียบต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้:

• GOST R 51141-98 “งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ".
• คำสั่งของ Federal Tax Service ลงวันที่ 25 มกราคม 2012 N ММВ-7-6/25 ตามคำสั่งนี้เฟิร์มแวร์บังคับของเอกสารจะถูกยกเลิกเมื่อส่งเอกสารสำหรับการลงทะเบียนขององค์กรหรือผู้ประกอบการแต่ละรายอย่างไรก็ตาม Federal Tax Service ยังคงต้องการรับแผ่นเย็บ

วิดีโอ - วิธีการจัดไฟล์อย่างถูกต้อง:

เฟิร์มแวร์ของเอกสารประกอบในบางพื้นที่ของกิจกรรมถูกควบคุมโดยมติแยกต่างหากขององค์กรที่รับผิดชอบด้านนี้ ดังนั้นเฟิร์มแวร์ในภาคการธนาคารจึงถูกควบคุมโดยคำสั่งของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการทำงานในสำนักงานในธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย"

ข้อกำหนดสำหรับส่วนราชการ

ข้อกำหนดสำหรับการส่งเอกสารไปยังหน่วยงานรัฐบาลแตกต่างจากข้อกำหนดสำหรับเอกสารเมื่อจัดส่ง เช่น ไปยังที่เก็บถาวร ดังนั้น ในการยื่นเอกสารต่อศาลหรือสำนักงานภาษี คุณต้องปฏิบัติตามกฎด้านล่าง:

• ต้องยึดเอกสารเป็น 3 รู
• ระยะห่างระหว่างการเจาะไม่ควรเกิน 3 ซม.
• กระดาษเย็บด้วยด้ายหรือเส้นใหญ่บาง
• กระดาษขนาด 3x5 ซม. ติดกาวในหน้าสุดท้ายซึ่งใส่ลายเซ็นรับรองความถูกต้องและตราประทับ

มีการกำหนดข้อกำหนดพิเศษในรายงานทางบัญชีในขณะที่ต้องปิดปมในหน้าสุดท้ายด้วยกระดาษทิชชู

วิธีแฟลชเอกสาร

สามารถเย็บเอกสารได้ทั้งด้ายและลูกไม้หรือริบบิ้น กระบวนการนี้ต้องดำเนินการด้วยความรับผิดชอบ เพราะหากเฟิร์มแวร์มีคุณภาพต่ำ อ่อนแอ กระดาษสามารถแยกออกได้ง่ายซึ่งไม่ควรอนุญาต เนื่องจากมีการเย็บติดกันจนไม่สามารถแนบเอกสารอื่นหรือส่วนหนึ่งส่วนใดของเอกสารได้ หาย.

ยิ่งกว่านั้น หากคุณกำลังส่งเอกสารเพื่อส่งไปยังหน่วยงานของรัฐ เฟิร์มแวร์ที่ดำเนินการอย่างไม่เหมาะสมอาจนำไปสู่ความจริงที่ว่า Federal Tax Service กองทุนนอกงบประมาณ หรือศาลปฏิเสธที่จะยอมรับเอกสารเหล่านี้

ใน 2 เจาะ

เฟิร์มแวร์ใน 2 รูนั้นง่ายมาก สามารถเจาะรูได้ด้วยเข็มหรือที่เจาะรู แน่นอนว่าการสอดด้าย ริบบิ้น หรือสายไฟผ่านรูที่เจาะรูทำได้ง่ายกว่า

การเจาะควรอยู่ห่างจากขอบด้านซ้ายของแผ่นกระดาษ (เช่น หนังสือทั่วไป) ประมาณ 1-2 ซม. หลังจากที่คุณเจาะกระดาษแล้วคุณจะต้องสอดด้ายผ่านรูหลาย ๆ ครั้งและมัดปลายด้ายด้วยปมในหน้าสุดท้าย

วิดีโอแสดงวิธีการเย็บเอกสารด้วยด้ายผ่านรู 2 รู:

ที่มุมขวาบนของแต่ละแผ่น คุณต้องใส่หมายเลขหน้า

หลังจากนั้นจะต้องยึดเอกสารที่เย็บไว้โดยติดกระดาษขนาด 3x5 ซม. ที่ปลายด้ายเพื่อให้ปลายโผล่ออกมาจากด้านล่าง มีการใส่คำจารึก“ เย็บและหมายเลข” บนกระดาษและระบุจำนวนหน้าด้วย หลังจากนั้น ขึ้นอยู่กับว่าจะให้เอกสารไว้ที่ไหน รายละเอียดต่างๆ เช่น ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ ตราประทับ วันที่ จะถูกใส่ลงบนกระดาษ

สำหรับ 3 หลุม

สถานการณ์ค่อนข้างซับซ้อนกว่าด้วยเฟิร์มแวร์สามรูโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเจาะแผ่นด้วยด้ายและเข็มทันทีและอย่าใช้ที่เจาะรู หากต้องการแฟลชกระดาษเป็นสามรู ให้ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนด้านล่างพร้อมแผนภาพ:

1. เจาะครั้งแรกด้วยเข็มและด้ายที่ด้านหลังของเอกสารเพื่อเย็บตรงกลางแผ่น

1. เจาะครั้งที่สองด้วยเข็มที่ด้านหน้าของเอกสาร

1. การเจาะครั้งต่อไปควรทำจากด้านหลังของรูที่สาม

1. ในขั้นตอนถัดไปเราจะข้ามเข็มและด้ายเข้าไปในรูแรก - ตรงกลางเอกสารที่ด้านหน้า

1. จากนั้นคุณควรขันด้ายให้แน่นเพื่อดึงแผ่นที่เย็บเข้าด้วยกันให้แน่นและผูกเป็นปมตามที่แสดงในภาพ

วิดีโออธิบายวิธีการเย็บเอกสารเป็น 3 รูอย่างชัดเจน:

สำหรับ 4 หลุม

เฟิร์มแวร์ประเภทนี้ใช้สำหรับเอกสารที่มีสถานะสำคัญเป็นพิเศษเท่านั้น

ในการเย็บเอกสารเป็น 4 รู ให้ปฏิบัติตามแผนภาพและคำแนะนำทีละขั้นตอนต่อไปนี้:

หากเอกสารที่จะเย็บมีหลายแผ่น สามารถเตรียมรูสี่รูล่วงหน้าได้โดยใช้ที่เจาะรู สว่าน หรือเครื่องพิเศษ

1. เริ่มทำเกลียวจากด้านหลังของรูที่สองจากขอบ

1. ถัดไป ด้ายจะถูกร้อยเข้ากับรูซึ่งอยู่ใกล้กับขอบและรูที่ผ่านก่อนหน้านี้มากที่สุด

1. จากนั้นร้อยด้ายอีกครั้งในลักษณะเดียวกับขั้นตอนแรก

1. ถัดไป - จากด้านหน้าไปยังรูถัดไปจาก

1. ในการเจาะทะลุจากด้านหลัง

1. จากด้านหน้าของรูที่เราเจาะในขั้นตอนที่สี่

1. และเชื่อมปลายด้าย

1. ในเวลาเดียวกันเราพยายามดึงด้ายเพื่อให้บีบอัดแผ่นเอกสารให้แน่น

1. มันยังคงผูกด้ายด้วยปม

1. ตัดปลายด้ายส่วนเกินออก

หากเย็บเอกสารถูกต้อง จะยังคงติดหมายเลขแผ่นและติดกระดาษที่ด้านบนของห่อที่มีข้อความว่า “เย็บ ติดหมายเลข และผนึกด้วยตรา ______ (______) แผ่น” และลงรายละเอียดที่จำเป็นของผู้รับรอง ( ตำแหน่ง ลายเซ็น และชื่อเต็ม)

วิดีโอ - วิธีเย็บเคสเป็น 4 รู:

ไปที่มุม

กระดาษบางแผ่นอาจเย็บที่มุม เช่น ที่มุมซ้ายบน ในการทำเช่นนี้คุณต้องทำหนึ่งหรือสองรูที่มุมแล้วร้อยด้ายผ่านหลาย ๆ ครั้ง

วิดีโอ - ตัวอย่างการเย็บเอกสารเข้ามุม:

ในกรณีอื่น ๆ แผ่นกระดาษติดอยู่กับปมของด้ายและใส่รายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการรับรอง

วิธีการนับแผ่นงาน

ในกรณีส่วนใหญ่ จำนวนแผ่นงานระหว่างเฟิร์มแวร์จะไม่ทำให้เกิดปัญหา อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องคำนึงถึงความแตกต่างบางประการ:

• บ่อยที่สุด หมายเลขหน้าจะอยู่ในเลขอารบิคจากน้อยไปหามาก
• หมายเลขแผ่นอยู่ที่ด้านบนขวา ตัวเลขไม่ควรป้อนเนื้อหาของแผ่นงาน
• หากมีแอปพลิเคชันก็ควรระบุหมายเลขด้วย (ใช้หมายเลขต่อเนื่อง)
• หากแนบจดหมายพร้อมซองจดหมายกับเอกสารให้ใส่หมายเลขบนซองจดหมายก่อนจากนั้นจึงใส่เฉพาะแผ่นจดหมายเท่านั้น
• หากคุณกำหนดหมายเลขกรณีที่มีหลายเล่ม แต่ละเล่มจะมีหมายเลขแยกจากกัน
• หากจำเป็นต้องกำหนดหมายเลขแผ่นงานในรูปแบบที่ไม่ได้มาตรฐาน หมายเลขนั้นจะถูกวางไว้ที่มุมบนขวาด้วย หากแผ่นงานเกินกว่าเอกสารก็พับและยื่นในลักษณะทั่วไป
• หากมีการสแกนเศษเล็กเศษน้อยหลายแผ่นบนแผ่นงาน (เช่น การตรวจสอบ) ขอแนะนำให้จัดทำรายการสินค้าคงคลังสำหรับแผ่นงานและแนบไปกับชุดเอกสารประกอบ โดยกำหนดหมายเลขตามลำดับทั่วไป

วิธีรับรองเอกสารแบบเย็บ

หลังจากกระพริบและกำหนดหมายเลขแผ่นงานแล้ว ชุดเอกสารจะต้องได้รับการรับรอง เพื่อยึดให้แน่น กระดาษจะติดอยู่ที่ปมด้ายที่ด้านหลังเพื่อไม่ให้ปลายสุดของด้ายหลุด

บนกระดาษคุณต้องระบุจำนวนแผ่น (ทั้งตัวเลขและคำ) หากมีหน้ากระดาษฉีกขาดหรือเสียหายในเอกสารเข้าเล่ม สามารถระบุไว้ในกระดาษรับรองได้เช่นกัน

นอกจากนี้ยังระบุชื่อเต็ม ตำแหน่ง และลายเซ็นของบุคคลที่เย็บแผ่นหรือรับรอง (เช่น ศีรษะ) ประทับตราไว้บนกระดาษในลักษณะที่ประทับตราไว้ทั้งบนกระดาษรับรองและบนแผ่นสุดท้าย

แก้ไข

เสมียนสามารถทำผิดพลาดได้หลายอย่างเมื่อกระพริบซึ่งโชคดีที่สามารถแก้ไขได้ พิจารณาสิ่งที่พบบ่อยที่สุด:

• ไม่รวมเอกสารบางส่วน. มันเกิดขึ้นที่พนักงานไม่ได้แนบบางส่วนกับเอกสารที่เย็บแล้ว ในกรณีนี้ มีวิธีแก้ไขสองวิธี: คุณสามารถเย็บส่วนที่ขาดหายเป็นเล่มแยกต่างหาก หรือคุณสามารถ reflash เอกสารอีกครั้ง ไม่ว่าในกรณีใดคุณเพียงแค่ใส่ส่วนที่ขาดหายไปลงในห่อกระดาษที่เย็บไว้แล้ว
• ข้อผิดพลาดในการนับ. หากไม่มีแผ่นงานในการกำหนดหมายเลขคุณสามารถใช้การเรียงเลขตามตัวอักษรได้นั่นคือเขียนจดหมายหลังหมายเลขเช่น 14, 15, 15a, 16 ... หากเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงในการกำหนดหมายเลข คุณสามารถขีดฆ่าตัวเลขที่ผิดแล้วเขียนใหม่ได้ หากจำนวนแผ่นที่ระบุบนกระดาษรับรองผิดเพี้ยนไป ก็จำเป็นต้องแก้ไขจำนวนแผ่นในนั้นให้ถูกต้องด้วย

จำเป็นต้องใช้เอกสารเฟิร์มแวร์เพื่อแยกความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนหรือใส่แผ่นงานเข้าไป สามารถเย็บเป็น 2, 3 หรือ 4 รูก็ได้ขึ้นอยู่กับความสำคัญของเอกสาร หลังจากเฟิร์มแวร์ แผ่นงานจะถูกกำหนดหมายเลขและแนบกระดาษรับรองเข้ากับโหนดเพื่อระบุจำนวนแผ่นงานและชื่อของพยาน ประทับตรา วันที่ และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ ไว้บนกระดาษ

วิดีโอ - เอกสารแฟลชสำหรับเก็บถาวรและทำปกแข็ง: