วิธีเย็บเอกสารลงในโฟลเดอร์ในองค์กรอย่างถูกต้อง: กฎและคำแนะนำ

เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสมบูรณ์จำเป็นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการเย็บกระดาษธุรกิจอย่างถูกต้อง สิ่งนี้จะไม่เพียงช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น แต่ยังช่วยให้มั่นใจในความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการทำงานในสำนักงานอีกด้วย

วิธีการเย็บเอกสาร?

ส่วนใหญ่แล้ว เอกสารธุรกิจที่ออกในรูปแบบ A4 จะถูกเย็บโดยใช้รูสามรู ในการดำเนินการนี้ คุณต้องใช้:

• เข็ม,
• กระทู้
• กาว,
• สว่าน,
• กระดาษ.

ในเอกสารจากขอบด้านซ้ายคุณต้องทำการเจาะด้วยสว่าน ระยะห่างระหว่างพวกเขาควรอยู่ระหว่าง 3 ถึง 5 ซม. การเย็บโดยใช้เข็มควรเริ่มจากด้านหลัง ในกรณีนี้จำเป็นต้องทิ้งด้ายไว้ส่วนหนึ่งซึ่งมีความยาวอย่างน้อยเจ็ดเซนติเมตร ถัดไปเจาะรูด้านบนจากด้านหน้าและรูด้านล่างจากด้านหลัง ที่ด้านหน้าคุณต้องเจาะรูด้านล่างอีกครั้งและปล่อยให้ด้ายมีความยาวเท่ากับเธรดก่อนหน้า ถัดไปคุณต้องผูกด้ายสองเส้นเป็นปมแล้วติดกระดาษสี่เหลี่ยมผืนผ้า

สำหรับการเย็บเอกสารคุณสามารถใช้ที่เจาะรูแบบพิเศษได้ ในกรณีนี้จะมีสองรู เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของขั้นตอนสามารถทำสี่รูในเอกสารได้ คุณต้องเริ่มกระบวนการจากรูที่สองซึ่งอยู่ที่ด้านบนของเอกสาร

หลังจากนั้นเข็มจะต้องผ่านรูด้านบนและอีกครั้งที่สองจากด้านบน หลังจากนั้นเราก็สอดเข็มเข้าไปในรูที่สามจากด้านบนและเข้าไปในรูที่สี่

เพื่อให้ด้ายสามารถเย็บได้เป็นเวลานานจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับผลิตภัณฑ์ไนลอน ในบางกรณี เอกสารจะถูกเย็บโดยใช้เส้นใหญ่พิเศษ ในการดำเนินการตามขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้ด้ายธรรมดาซึ่งพับไว้ล่วงหน้าหลายครั้ง บางครั้งการเย็บเอกสารทำได้โดยใช้เทป lavsan แบบบาง

เมื่อเย็บเอกสารคุณต้องปฏิบัติตามความสมมาตรและแนวตั้ง รอยเจาะควรอยู่ทางด้านซ้ายของเอกสาร ในเวลาเดียวกันคุณต้องถอยห่างจากขอบตั้งแต่ 0.5 ถึง 2 ซม. หากกระดาษที่จะเย็บมีความสำคัญมากจะมีการเจาะห้ารู ในกรณีนี้ กระดาษธุรกิจจะถูกเย็บจากด้านหลัง

คุณสมบัติของการรับรองเอกสารธุรกิจ

การรับรองเอกสารทางธุรกิจ

หลังจากเย็บเอกสารทางธุรกิจแล้ว จะต้องได้รับการรับรอง ก่อนอื่นคุณต้องหยิบกระดาษสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ แล้วเขียนหรือพิมพ์บนกระดาษ: "เย็บ, หมายเลข, ปิดผนึกและเซ็นชื่อ" ต้องลงนามในเอกสารและประทับตราตามกฎหมายปัจจุบัน

เมื่อเย็บเอกสาร แผ่นงานจะต้องมีหมายเลขกำกับ จำนวนแผ่นจะต้องเขียนไม่เพียง แต่เป็นตัวเลขเท่านั้น แต่ยังต้องเขียนเป็นตัวอักษรด้วย เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตซึ่งมีหนังสือมอบอำนาจเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนนี้เท่านั้นที่ควรลงนามในเอกสารและต้นฉบับที่ได้รับการรับรอง ทางที่ดีควรลงนามในเอกสารโดยองค์กรเอง

จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ในลักษณะที่ครึ่งหนึ่งของลายเซ็นอยู่บนแผ่นงานที่วางและครึ่งหลัง - บนตัวมันเอง ในทำนองเดียวกันคุณต้องใส่ตราประทับ ตามกฎหมายปัจจุบัน จำเป็นต้องใส่วันที่ที่เอกสารได้รับการรับรองหรือลงนาม

เอกสารสามารถรับรองโดยผู้รับผิดชอบที่ลงนามในต้นฉบับเท่านั้น หากพื้นฐานของงานของบุคคลที่รับรองเอกสารนั้นคุณต้องเขียนวันที่และเวลาถัดจากชื่อและนามสกุลของผู้ลงนาม

การเย็บเอกสารตามบรรทัดฐาน

บรรทัดฐานทางกฎหมายในการสร้างเอกสารการเย็บ

จำเป็นต้องเย็บกระดาษธุรกิจตามบรรทัดฐานของกฎหมายปัจจุบัน ขั้นตอนนี้ควรดำเนินการตามคำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธีในการทำงานในสำนักงาน ซึ่งได้รับการอนุมัติจาก Federal Archives ในปี 2009

นอกจากนี้ เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนนี้ คุณต้องได้รับคำแนะนำจาก GOST R 51141-98 ที่เกี่ยวข้อง

การปรับกระบวนการผูกมัดของเอกสารนั้นทำขึ้นตามบรรทัดฐานหลายประการ ประการแรกจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากสหพันธรัฐรัสเซียกลางด้วยความช่วยเหลือซึ่งกำหนดหลักในการเก็บบันทึก

คุณต้องใช้คำอธิบายวิธีการตามลำดับการกรอกแบบฟอร์มเอกสารแยกต่างหากซึ่งได้รับการอนุมัติจากกระทรวงภาษีและค่าธรรมเนียม ในช่วงเวลาของการเย็บเอกสารขอแนะนำให้ปฏิบัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำแนะนำในการทำงานของสำนักงานมาตรฐาน

หากคุณได้รับคำแนะนำจากกฎและข้อบังคับข้างต้นทั้งหมดในขณะที่เย็บเอกสาร สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจในความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการทำงานในสำนักงาน

เอกสารต่างๆ

ในงานสำนักงานสมัยใหม่สามารถเย็บได้หลากหลาย บ่อยครั้งที่สมุดรายวันทางบัญชีถูกเย็บเข้าด้วยกันในองค์กร ในการดำเนินการตามขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้เข็มหรือที่เจาะรูก็ได้ ในกรณีส่วนใหญ่ เฉพาะหน่วยในร่มเท่านั้นที่กระพริบในนิตยสาร

นิตยสารมีแผ่นจำนวนมากดังนั้นจึงสามารถใช้สว่านหรือไขควงเพื่อเจาะรูในบล็อกด้านในได้ นอกจากนี้ยังมีอีกวิธีหนึ่งในการเจาะรู - พร้อมกับฝาปิด เมื่อใช้วิธีนี้ ในกรณีส่วนใหญ่จะใช้เครื่องจักรพิเศษสำหรับรู

เอกสารทางธุรกิจที่ต้องจัดเก็บระยะยาวในเอกสารสำคัญจะต้องมีปกแข็ง

โฟลเดอร์ที่จะได้รับจากเอกสารเหล่านี้ควรมีความหนาไม่เกินสี่เซนติเมตร เพื่อลดความซับซ้อนของขั้นตอนการแฟลชเอกสาร ในกรณีส่วนใหญ่จะใช้เครื่องเย็บและเข้าเล่มหรือโฟลเดอร์เอกสารสำเร็จรูป สามารถเย็บเอกสารในธนาคารพิเศษได้ นอกจากนี้ความหนาต้องไม่เกินสิบเซนติเมตร

ในการเจาะบล็อกกระดาษ จะใช้เครื่องเจาะกระดาษประสิทธิภาพสูง

เอกสารต่างๆ

เมื่อทำการแฟลชเอกสารในศาลและตำรวจ จะต้องปฏิบัติตามกฎบางประการ บางโครงสร้างห้ามเย็บเอกสารด้วยด้ายขาว ในการดำเนินคดี เอกสารต้องเย็บผ่านห้ารูเท่านั้น

เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนนี้ ศาลกำหนดให้ใช้ผ้าคลุม วัสดุในการผลิตคือกระดาษแข็งเคลือบบาง ควรพับครึ่งปกและปิดเอกสารด้านเดียวเท่านั้น

มักจะใช้แหวนโลหะพิเศษในการต่อแหวนที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายเข้าด้วยกัน ริบบิ้นผ้าซาตินบาง ๆ ถูกร้อยเป็นเกลียวซึ่งมีสติกเกอร์เป็นรูป

บ่อยครั้งที่มีการใช้โฟลเดอร์ที่มีหวีสำหรับการแฟลชเอกสาร กิจกรรมนี้ค่อนข้างใช้แรงงานมาก เนื่องจากจำเป็นต้องจัดตำแหน่งรูในสันและเอกสาร หากทำแฟ้มถูกต้องแล้ว รูของแฟ้มจะตรงกับรูในเอกสารที่เจาะรู

การจัดทำเอกสารสามารถทำได้หลายวิธี การเลือกวิธีเฟิร์มแวร์เฉพาะนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารและการดำเนินการตามขั้นตอนนี้โดยตรง

คุณสมบัติการออกแบบปก

เพื่อให้ขั้นตอนการเข้าเล่มของเอกสารถูกต้องจำเป็นต้องเลือกหน้าปก ในกรณีส่วนใหญ่ การเลือกผลิตภัณฑ์ที่ทำจากกระดาษแข็ง

ปกสามารถออกแบบมาสำหรับจัดเก็บเอกสารในระยะยาว รวมทั้งเป็นแบบมาตรฐานหรือไม่เป็นมาตรฐานก็ได้

ส่วนใหญ่มักใช้ปกมาตรฐานสำหรับเย็บเอกสาร ใช้ในเอกสารขนาดมาตรฐานปกติ ปกที่ไม่ได้มาตรฐานใช้สำหรับเอกสารที่มีขนาดไม่เฉพาะเจาะจงและไม่ได้มาตรฐาน

หากควรทำการจัดเก็บในหอจดหมายเหตุเป็นเวลานานกว่า 25 ปี ให้ใช้ฝาครอบประเภทที่สาม วัสดุในการผลิตจะต้องเป็นกระดาษแข็ง เพื่อให้เอกสารธุรกิจถูกเก็บไว้ในคลังเก็บถาวรเป็นเวลานานพอสมควร จึงใช้ปกซึ่งเป็นวัสดุจากกระดาษแข็งไร้กรด

หน้าชื่อเรื่องควรมีชื่อขององค์กรและกลุ่มเอกสาร เพื่อให้คำอธิบายง่ายขึ้น ด้านหลังจะมีหมายเลขกำกับ หน้าปกของเอกสารตามกฎหมายปัจจุบันจะต้องมีการยื่นคำรับรองที่ด้านชื่อ จะต้องทำบนกระดาษแผ่นเล็ก ๆ ซึ่งติดกาวไว้ที่หน้าปก ในหมายเหตุจำเป็นต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนกระดาษที่เย็บ

หากเอกสารมีภาพวาด ภาพถ่าย หรือภาพวาด จะต้องระบุสิ่งนี้ไว้ในบันทึกการรับประกัน บุคคลใดบุคคลหนึ่งสามารถสร้างรายการโฟลเดอร์ที่มีเอกสารได้ แต่ลายเซ็นในบันทึกการรับประกันตามกฎหมายปัจจุบันจะต้องลงนามโดยผู้อำนวยการของสถาบันหลังจากการประเมินเบื้องต้น

เอกสารเฟิร์มแวร์สามารถทำได้หลายวิธี การเลือกรายการใดรายการหนึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์กรโดยตรง เมื่อแฟลชเอกสาร จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบัน

คำตอบ

ในช่วงปีที่ผ่านมาเธอทำงานเป็นนักศึกษาฝึกงานในสถาบันของรัฐ งานคือการเรียนรู้วิธีการยื่นเอกสารอย่างถูกต้อง ฉันจำได้ว่ามีการพูดคุยกันอย่างต่อเนื่อง - ควรมีกี่หลุม - สามหรือสี่หลุม สรุปแล้วไม่ใช่งานง่ายนัก

คำตอบ