วิธีแฟลชเอกสารตามแขก

ในการส่งเอกสารสำคัญไปยังที่เก็บถาวรหรือธนาคารเพื่อส่งรายงานไปยังภาษีหรือองค์กรทางการเงินอื่น ๆ จำเป็นต้องแฟลชเอกสาร ขั้นตอนการลงทะเบียนดังกล่าวเกิดจากเหตุผลเชิงปฏิบัติที่ทำให้มั่นใจได้ว่าแผ่นงานแต่ละแผ่นสูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจรวมถึงมาตรการรักษาความปลอดภัย มันคุ้มค่าที่จะหาวิธีแฟลชเอกสารหลายหน้าอย่างถูกต้อง

เหตุผลทางกฎหมาย

ในปัจจุบัน ไม่มีหลักการทั่วไปสำหรับการเชื่อมโยงเอกสารตาม GOST มาตรฐานหลัก GOST R 51141-98 "งานในสำนักงานและการเก็บถาวร" ซึ่งมีคำจำกัดความทางศัพท์ของการไหลของเอกสาร ไม่ได้ควบคุมขั้นตอนการกระพริบเอกสารราชการ

ในบรรดามาตรการเชิงบรรทัดฐานที่ควรยึดถือเมื่อเตรียมเอกสารสำหรับหน่วยงานของรัฐ สิ่งต่อไปนี้โดดเด่น:

• คำแนะนำของ Federal Archives No. 76 วันที่ 23 ธันวาคม 2552;
• คำสั่งกระทรวงวัฒนธรรม ที่ 536 ลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 เรื่อง หลักมาตรฐานการปฏิบัติงานในสำนักงาน
• คำแนะนำของธนาคารกลางเกี่ยวกับการบำรุงรักษาและการดำเนินการของเอกสารทางธุรกิจ
• กฎของ Federal Tax Service ซึ่งได้รับการอนุมัติเมื่อวันที่ 18 เมษายน 2546 อธิบายขั้นตอนการกรอกและผูกเอกสารบางประเภท

เนื่องจากขาดกฎระเบียบที่เข้มงวดในเรื่องของงานในสำนักงาน เมื่อเตรียมรายงานที่จำเป็น จึงจำเป็นต้องศึกษาคำแนะนำของสถาบันที่จะส่งเอกสาร นอกจากนี้ เมื่อลงทะเบียนองค์กรเอกชนหรือนิติบุคคลกับหน่วยงานของรัฐ สมัครประกวดราคา หรือถ่ายโอนเอกสารสำหรับเนื้อหาจดหมายเหตุ จำเป็นต้องปฏิบัติตามคำแนะนำที่กำหนดโดยรัฐบาลกลางเมื่อกระพริบ

รูปภาพของวิธีแฟลชเอกสารอย่างถูกต้องตาม GOST จะถูกโพสต์ด้านล่าง ข้อมูลเฟิร์มแวร์เฉพาะบางอย่างจะได้รับผลกระทบด้วย ตัวอย่างเช่น วิธีการแฟลชเอกสารสำหรับภาษีอย่างถูกต้อง

ประเภทของเอกสารที่ต้องยื่น

สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงว่าจำเป็นต้องแฟลชเฉพาะเอกสารบางประเภทซึ่งมีเนื้อหามากกว่าหนึ่งแผ่นซึ่งมีไว้สำหรับการลงทะเบียนหน่วยงานกำกับดูแลรวมถึงหน่วยงานด้านภาษี เฟิร์มแวร์ยังจำเป็นเมื่อสร้างเอกสารประกวดราคาและโฟลเดอร์ที่จะเก็บถาวร

ก่อนที่จะวิเคราะห์วิธีการเย็บและเย็บเอกสารอย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาประเภทของกระดาษที่ต้องมีขั้นตอนการเตรียมการเป็นพิเศษก่อนที่จะโอนไปยังรัฐบาลและหน่วยงานอื่นๆ:

• เอกสารจดหมายเหตุ (วัสดุที่เตรียมไว้สำหรับการฝาก);
• เอกสารขาเข้าและขาออก
• รายงานการบัญชี (ล่วงหน้า, ใบแสดงการหมุนเวียน, ใบแจ้งหนี้, การดำเนินการของงานที่ทำ, สมุดเงินสด, ใบตราส่งสินค้า ฯลฯ );
• การตัดสินใจของบุคลากร (คำสั่งซื้อ รายชื่อพนักงาน);
• เอกสารที่ส่งไปยังหน่วยงานด้านภาษี (บางประเภท) กองทุนบำเหน็จบำนาญเพื่อการตรวจสอบ
• สำเนาเอกสารรับรองและรับรอง

งานในสำนักงานเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและต้องใช้ความอุตสาหะซึ่งต้องใช้ความรู้และทักษะบางอย่าง สะดวกกว่าในการนำเอกสารประกอบเข้าสู่ระบบและจัดเก็บ แผ่นที่รัดอย่างระมัดระวังแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปลี่ยนหรือนำออกจากโฟลเดอร์อย่างระมัดระวัง ดังนั้นความเสี่ยงของการปลอมแปลงหรือการสูญเสียข้อมูลสำคัญจึงลดลง

ออกแบบปก

ก่อนที่คุณจะแฟลชเอกสารอย่างถูกต้อง คุณต้องเตรียมวัสดุที่จำเป็นทั้งหมด จำเป็นต้องมีปกกระดาษแข็งสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ ครอบคลุมรวมถึง:

• มาตรฐานที่มีขนาด 22.9 x 32.4 ซม. ใช้สำหรับกระดาษมาตรฐาน
• ไม่เป็นมาตรฐานใช้สำหรับแผ่นงานที่มีรูปแบบขนาดใหญ่กว่า A4
• การจัดเก็บระยะยาว - ทำจากวัสดุที่ทนทานกว่าและสามารถมีรูปร่างได้ตามอำเภอใจ (คำนวณสำหรับเอกสารที่มีอายุการเก็บรักษามากกว่า 25 ปี)

กระดาษแข็งไร้กรดใช้สำหรับส่งหน่วยงานราชการ หน้าปกระบุข้อมูลประจำตัวที่จำเป็นสำหรับการค้นหาโฟลเดอร์อย่างรวดเร็วและง่ายดาย รวมถึงวัสดุอื่นๆ ประการแรกมีการกำหนดชื่อสถาบันแผนกถ้อยคำของชื่อวัสดุ ดัชนีกรณีที่กำหนด ระยะเวลาจัดเก็บ หมายเลขโฟลเดอร์ได้รับการแก้ไขด้วย ด้านล่างนี้คือจำนวนแผ่นทั้งหมดและวันที่สร้างแฟ้ม

คำอธิบายของเอกสาร

ข้อมูลเชิงอธิบายที่เปิดเผยเนื้อหาและเวลาของเอกสารที่เย็บเป็นข้อมูลบังคับ มันบันทึกชื่อเอกสาร, วันที่ปักเคส, ระยะเวลาที่จัดเก็บ นอกจากนี้ สินค้าคงคลังจะมาพร้อมกับคำอธิบายประกอบซึ่งเป็นบันทึกอธิบายซึ่งเน้นทุกจุดของเนื้อหาของเนื้อหา มีการระบุหน้าตามรายการหัวข้อ และเหตุผลในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ด้วย . ในตอนท้ายจะมีการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลของผู้มีอำนาจรับผิดชอบในการยื่น

คำอธิบายไม่รวมอยู่ในการกำหนดหมายเลขทั่วไป ส่วนใหญ่แล้วสินค้าคงคลังจะถูกยื่นพร้อมกับโฟลเดอร์หรือติดกาวไว้ที่ปกจากด้านหลัง (ในบางกรณีจะอยู่ในโฟลเดอร์พิเศษสำหรับสินค้าคงเหลือ)

ปริมาตรที่ตรงกับสินค้าคงคลังจะเรียงซ้อนและมัดเป็นกองสูง 20 ซม. วัสดุจะเรียงจากน้อยไปหามาก จากนั้นสามารถเก็บเคสไว้ในแผนกโครงสร้างพิเศษหรือโอนไปยังเจ้าหน้าที่เก็บถาวร หลังจากหมดระยะเวลาการเก็บวัสดุในเอกสารสำคัญแล้ว วัสดุเหล่านั้นจะถูกทำลายตามขั้นตอนที่กำหนดไว้

กฎการกำหนดหมายเลขแผ่นงาน

จะเย็บและนับจำนวนแผ่นในเอกสารที่เย็บได้อย่างไร? กระบวนการนับไม่ก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงสำหรับเสมียน ตัวเลขทำด้วยดินสอสีดำ ไม่อนุญาตให้ใช้หมึก หลักการพื้นฐานในการระบุตัวเลขที่ถูกต้องมีดังนี้:

• ในกระบวนการกำหนดจะใช้เลขอารบิก (ไม่ค่อยมี - เลขโรมัน);
• ตัวเลขเรียงจากน้อยไปหามาก
• แผ่นงานมีหมายเลข ไม่ใช่หน้า (แม้ว่าอาจมีการแบ่งหน้าแยกกัน)
• ตัวเลขควรอยู่ที่ด้านบนของหน้าที่มุมขวา
• ไม่สามารถวางสัญลักษณ์บนข้อความได้
• แอปพลิเคชันจะมีหมายเลขอยู่ในรายการทั่วไปพร้อมกับเอกสารหลัก (โดยที่แอปพลิเคชันไม่ได้ถูกจัดสรรในโฟลเดอร์แยกต่างหาก)

วัสดุสำหรับเฟิร์มแวร์จะถูกจัดวางตามลำดับเหตุการณ์เสมอ: จากเร็วสุดไปจนถึงที่เพิ่งสร้างขึ้น

หากมีจดหมายอยู่ในไฟล์ จำเป็นต้องเริ่มนับจดหมายจากซองจดหมายแล้วนับแผ่นงานที่อยู่ในนั้นใหม่ เมื่อมีหลายเล่ม แต่ละเล่มจะมีหมายเลขแยกจากกัน วัสดุรูปแบบขนาดใหญ่จะมีหมายเลขกำกับไว้ที่มุมขวาบน พับสองหรือสามครั้ง แล้วเย็บที่ปลายด้านหนึ่ง

ในกรณีที่ไม่มีเอกสารเดียว แต่มีเอกสารหลายฉบับ (เช็ค, แบบฟอร์ม) บนแผ่นงาน จะมีการรวบรวมสินค้าคงคลังของชิ้นส่วนเหล่านี้และแผ่นงานจะมีหมายเลขตามลำดับปกติ อย่างไรก็ตาม หากมีกระดาษติดกาวแต่ละแผ่นจะต้องระบุหมายเลขแยกกันโดยรวมอยู่ในสินค้าคงคลังทั่วไป

เมื่อทำผิดพลาดเมื่อนับและเขียนลำดับที่ถูกต้อง หมายเลขที่หายไปจะได้รับอนุญาตให้กำหนดหมายเลขโดยใช้หมายเลขจากแผ่นงานก่อนหน้าโดยเพิ่มตัวอักษรเข้าไป (เช่น 11 และ 11a, 11b)

เมื่อหมายเลขขาดหายไปหรือมีการละเมิดอย่างร้ายแรง จำเป็นต้องเขียนหมายเลขแผ่นใหม่อีกครั้ง ขีดฆ่าตัวเลขที่ไม่ถูกต้องและใส่ตัวเลขที่ถูกต้องไว้ข้างๆ หากเฟิร์มแวร์ถูกปิดผนึกด้วยการรับรองแล้ว การแก้ไขก็จะเกิดขึ้นเช่นกัน

วิธีการเย็บชายผ้า

มีหลายวิธีในการแฟลชเอกสารอย่างถูกต้อง:

1. ด้วยเข็มและด้าย ตัวเลือกนี้ใช้ในกรณีที่จำเป็นต้องยื่นเอกสารขนาดเล็ก การเย็บเสร็จสิ้นด้วยการเจาะสองครั้งด้ายจะถูกร้อยผ่านรูที่เกิดขึ้นซึ่งปลายจะยึดที่ด้านหลังของเอกสาร แผ่นกระดาษที่มีคำจารึกรับรองโดยตราประทับติดอยู่บนเงื่อน
2. ใช้สว่านเจาะรู (สว่าน) และด้าย จะแฟลชเอกสารด้วยการเจาะรูได้อย่างไร? วิธีนี้เป็นวิธีที่ยอมรับได้มากที่สุดเมื่อใช้กับวัสดุจำนวนมาก ในกรณีนี้ หน้าปกของเอกสารจะไม่อยู่ภายใต้เฟิร์มแวร์
3. เจาะรูสำหรับตาไก่และสายไฟ จะแฟลชเอกสารด้วยการเจาะรูสำหรับตาไก่ได้อย่างไร? อุปกรณ์เชื่อมต่อที่ทำจากวัสดุโลหะหรือพลาสติกอาจใช้สำหรับการประมวลผลเอกสารที่มีอายุการเก็บรักษาไม่เกิน 10 ปี สำหรับเนื้อหาจดหมายเหตุ วิธีนี้ไม่ได้ใช้จริง ยกเว้นระยะเวลาจัดเก็บสูงสุด 5 ปี
4. ใช้สว่าน (ไขควง) การใช้เครื่องมือเป็นสิ่งที่ถูกต้องเมื่อจำเป็นต้องปักจำนวนมากๆ ในกรณีนี้ ให้ต่อวัสดุด้วยเชือกหรือเทปที่มีความหนาเพียงพอ ในกรณีนี้ส่วนใหญ่จำเป็นต้องเปิดฝาครอบพร้อมกับเคส
5. บนเครื่องเข้าเล่มและเครื่องนับอัตโนมัติ. ตัวเลือกนี้มีเฉพาะในโรงพิมพ์สำหรับการเย็บวัสดุขนาดใหญ่และขนาดใหญ่เท่านั้น

สั่งซื้อเฟิร์มแวร์

โดยปกติแล้วการเตรียมเอกสารจะดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีหน้าที่ของเสมียนตามคำสั่งของสถาบันหรือรายละเอียดงานของเขา วิธีการแฟลชเอกสารทีละขั้นตอน? ขั้นตอนการแฟลชเอกสารประกอบด้วยประเด็นต่อไปนี้:

• จัดเรียงเอกสารตามวันที่และเลขหน้าตามลำดับที่ถูกต้อง โดยหงายหน้าขึ้น
• นำชิ้นส่วนแปลกปลอมออกจากวัสดุที่เตรียมไว้: ลวดเย็บ เหล็กดัดฟัน ฯลฯ
• วางแผ่นทั้งหมดเป็นกองเท่าๆ กัน (หากมีแผ่นจำนวนมาก จะใช้ฟิกซ์เจอร์เฉพาะ)
• ทำรู (ไม่ควรเกินระยะขอบที่มีข้อความอยู่และควรอยู่ห่างจากขอบของแผ่นงาน 1.5 ซม.) สำหรับเอกสารมาตรฐาน เจาะ 3 ครั้ง (บางครั้ง 4 ครั้ง) สำหรับเอกสารสำคัญต้องทำ 5 รู รูกลางจะอยู่ตรงกลาง รูอื่นๆ จะเว้นระยะ 3 ซม.

เธรดที่เหมาะสมจะถูกร้อยเข้ากับรอยเจาะที่เกิดขึ้น (หากเธรดเป็นแบบบาง เธรดจะถูกข้ามสองครั้ง) ส่วนปลายจะได้รับการแก้ไขด้วยปมที่ด้านหลังของไฟล์ แผ่นสี่เหลี่ยม (4 x 8 ซม.) ติดอยู่เหนือด้ายถักเพื่อให้มองเห็นปลายได้ สติกเกอร์ระบุจำนวนของแผ่นที่มีหมายเลขและลายปัก และข้อมูลของพนักงานที่เย็บ

วิธีการแฟลชเอกสาร RB อย่างถูกต้อง? เช่นเดียวกับที่อธิบายไว้ในบทความข้างต้น

จารึกรับรอง

ขั้นตอนนี้เป็นข้อบังคับและดำเนินการหลังจากกระพริบและกำหนดหมายเลขวัสดุทั้งหมด คำจารึกใบรับรองเป็นกระดาษแผ่นเล็ก ๆ ที่ติดอยู่กับปมด้ายที่ด้านหลังของเฟิร์มแวร์

กระดาษนี้ระบุจำนวนแผ่นที่เย็บ (ต้องระบุด้วยคำและตัวเลข) นอกจากนี้จำเป็นต้องระบุว่ามีแผ่นงานเสียหาย / เสียหายในไฟล์หรือไม่

มีการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับผิดชอบที่ดำเนินการเย็บวัสดุและใส่ลายเซ็นของเขาด้วย ตราประทับของสถาบันวางอยู่เหนือคำจารึก ตราประทับควรปิดจารึกและไปที่ส่วนหนึ่งของแผ่นงาน

เฟิร์มแวร์สำหรับการเก็บถาวร

วัสดุสำหรับการเก็บถาวรต้องปฏิบัติตามคำแนะนำบางประการเกี่ยวกับวิธีการแฟลชเอกสารอย่างถูกต้อง ก่อนที่คุณจะเริ่มเย็บกระดาษ คุณต้องถอดตัวยึด ตะขอ หรือองค์ประกอบอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นออกทั้งหมดซึ่งขัดขวางการทำงานของเฟิร์มแวร์ รายการแผ่นงานทั้งหมดจัดเรียงตามลำดับ สแต็คจะเกิดขึ้นทุกด้าน

จะแฟลชเอกสารสำหรับเก็บถาวรได้อย่างไร?

สำหรับเอกสารมาตรฐาน เจาะสามครั้งโดยใช้เข็มพิเศษหรือสว่าน รูอยู่ห่างจากกัน (สามเซนติเมตร) เท่ากันโดยเริ่มจากตรงกลางซึ่งควรอยู่ตรงกลางแผ่น

การเย็บวัสดุจะดำเนินการทางด้านซ้ายของปึก จำเป็นต้องมีการเยื้อง (หนึ่งเซนติเมตรครึ่ง) จากขอบของแผ่นงานรวมถึงจากส่วนข้อความของเอกสาร ด้ายที่ใช้ทำเกลียวควรแข็งแรงสูงประมาณ 70 เซนติเมตร ในขั้นต้น การปักเริ่มจากรูตรงกลางที่ส่วนท้ายของเอกสารและดึงจนสุดปลายด้ายที่เหลือคือ 15 เซนติเมตร จากนั้นสอดเข็มเข้าไปในรอยเจาะบนสุดดึงไปที่รูล่างและอีกครั้งตรงกลาง ในที่สุดผูกปมด้วยปลายอย่างน้อย 6-8 เซนติเมตร แผ่นตรวจสอบจะติดอยู่ที่ปมที่เกิดขึ้น

วัสดุของการจัดเก็บถาวรเป็นเวลานานกว่า 10 ปีจะถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรตามสินค้าคงคลัง ได้รับการรับรองโดยคำจารึกรับรองซึ่งบ่งบอกถึงจำนวนคดีทั้งหมด แผ่นป้ายทะเบียน (เขียนเป็นคำและตัวเลข) วันที่และลายเซ็นของผู้เข้าร่วมในการรับและส่งเอกสารอยู่ด้านล่าง

ปรากฎว่ามีข้อกำหนดไม่มากนักเกี่ยวกับวิธีการแฟลชเอกสารสำหรับเก็บถาวร สิ่งสำคัญคือการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

การจัดทำเอกสารสำหรับภาษี

จะแฟลชและประทับตราเอกสารสำหรับ Federal Tax Service ได้อย่างไร? การเตรียมเอกสารในสถาบันนี้ไม่แตกต่างจากกระบวนการมาตรฐานทั่วไปซึ่งคำแนะนำข้างต้นได้อธิบายไว้ในรายละเอียด อย่างไรก็ตาม ยังมีความแตกต่างบางประการจากเฟิร์มแวร์ของวัสดุที่ถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร เอกสารราชการถูกเย็บเข้าด้วยกันด้วยด้ายหรือเส้นใหญ่พิเศษ ตามปกติจะมีการทำ 3 รูและจำเป็นสำหรับรายงานทางบัญชี 5 รู กระดาษที่เย็บติดกันจะถูกปิดผนึกด้วยแถบขนาด 3 คูณ 5 ซม. ซึ่งติดกาวบนปมด้ายที่ผูกไว้

แม้ว่าเมื่อเร็ว ๆ นี้สำหรับการสมัครและเอกสารประกอบที่ส่งไปยัง Tax Service ไม่จำเป็นต้องยื่น แน่นอนว่านี่เป็นข้อดีในระดับหนึ่ง: จะมีเวลาว่างมากขึ้นซึ่งสามารถใช้ให้เกิดประโยชน์มากขึ้น

หลังจากผ่านไปหนึ่งปีหลังจากคดีเสร็จสิ้น เอกสารต่างๆ จะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรของสำนักงาน หากไม่มีให้โอนไปยังที่จัดเก็บของรัฐหรือเทศบาล โดยเฉลี่ยแล้ว เอกสารรับรองเอกสารจะถูกเก็บไว้นานถึง 75 ปี

ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับการเย็บเอกสารคือการขัดขืนไม่ได้ ดังนั้นในกรณีที่ไม่มีแผ่นงานหรือวัสดุใด ๆ เพียงแค่ใส่เข้าไปจะไม่ทำงาน ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องปักเคสแล้วสร้างใหม่อีกครั้งหรือร่างเอกสารที่ขาดไปต่างหาก ไม่อนุญาตให้เพิ่มหรือนำกระดาษออกจากแฟ้มที่เย็บเสร็จแล้ว

ตอนนี้เป็นที่ชัดเจนว่าจะแฟลชและประทับตราเอกสารเพื่อเสียภาษีหรือเก็บถาวรได้อย่างไร