วิธีการแฟลชเอกสารอย่างถูกต้อง?

ตามกฎที่กำหนดไว้ เอกสารใด ๆ ที่ประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งแผ่นจะต้องยื่น เชื่อว่ามีความจำเป็นด้วยเหตุผลสองประการ:เพื่อไม่ให้เอกสารสูญหายและไม่ถูกยึดหรือเปลี่ยนบางส่วน

ในขณะเดียวกัน ในบางกรณี เช่น การลงทะเบียนของผู้ประกอบการรายบุคคลหรือนิติบุคคลกับหน่วยงานของรัฐ การยื่นคำขอเข้าร่วมการประกวดราคา การส่งเอกสารที่กฎหมายกำหนดไปยังที่เก็บถาวร ขั้นตอนการยื่นเอกสารคือ จัดทำโดยคำแนะนำบางอย่างที่จัดทำโดยหน่วยงานของรัฐบาลกลาง

มุมมองของโครงสร้างกฎหมาย

ควรสังเกตว่าไม่มีขั้นตอนเดียวที่ได้รับอนุมัติซึ่งจะควบคุมขั้นตอนการยื่นเอกสาร มีคำสั่งแผนกจำนวนมากที่ควบคุมการทำงานกับเอกสารในอุตสาหกรรมเฉพาะ

ดังนั้นขั้นตอนการยื่นเอกสารในสถาบันจดหมายเหตุจึงถูกควบคุมโดยคำแนะนำเชิงระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับการอนุมัติ . ในภาคการเงิน - ตามคำแนะนำของธนาคารกลางแห่งรัสเซียในกระทรวงภาษี - คำอธิบายเกี่ยวกับระเบียบวิธีในการกรอกแบบฟอร์มเอกสารแต่ละรูปแบบที่ได้รับอนุมัติ นอกจากนี้ยังมีคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานเช่นกัน .

โดยทั่วไปแล้วทั้งหมดควบคุมขั้นตอนเดียวสำหรับเฟิร์มแวร์ของวัสดุ คุณจะหลีกเลี่ยงความล่าช้าและประหยัดเวลาได้มาก

ในบางกรณี เช่น การส่งเอกสารโดยผู้ประกอบการเอกชนเพื่อการลงทะเบียนของรัฐ เอกสารที่ยื่นไม่ถูกต้องจะถูกส่งคืนให้คุณเพื่อกำจัดข้อบกพร่อง

เครื่องมือและแนวคิดพื้นฐาน

เมื่อทำการแฟลชเอกสาร คุณจะต้องใช้เครื่องมือและวัสดุดังต่อไปนี้:

• เข็ม (สว่านเจาะรู) หรือสว่าน - ขึ้นอยู่กับจำนวนแผ่นที่จะเย็บ
• หัวข้อ LSh-21 หรือเส้นใหญ่ของธนาคาร
• ฝาครอบเคส 229×324 มม. สำหรับเคสเอกสารสำคัญ;
• สติกเกอร์กระดาษ 4x8 ซม. - แผ่นรับรอง;
• กาว;
• กรรไกร.

คู่มือเฟิร์มแวร์ทีละขั้นตอน

ตามกฎแล้วการสั่งซื้อและเฟิร์มแวร์ของเอกสารนั้นดำเนินการโดยพนักงานซึ่งถูกกำหนดโดยคำสั่งของหัวหน้าหรือกำหนดไว้ในคำแนะนำการบริการ

เมื่อทำการแฟลชเอกสาร ลำดับต่อไปนี้จะถูกสังเกต:

• กองเอกสารขึ้นตามวันที่หรือหมายเลขตามลำดับที่ถูกต้องและด้านที่ถูกต้อง
• คลิปหนีบกระดาษและลวดเย็บทั้งหมดที่มีอยู่ในเอกสารจะถูกลบออกเพื่อไม่ให้รบกวน
• ตอนนี้คุณต้องพับเอกสารหนึ่งชุดหากมีไม่กี่ชุดก็ไม่ใช่เรื่องยาก ในกรณีที่มีปริมาณมากจะใช้อุปกรณ์พิเศษ
• ขั้นตอนต่อไปคือการเจาะรู. หลังจากเย็บเอกสารแล้ว ควรอ่านได้ ในการทำเช่นนี้รูจะทำที่ระยะไม่เกิน 1.5 ซม. จากขอบ ควรมีอย่างน้อย 3 รายการหากเอกสารมีความสำคัญ - 5

ขั้นแรก ทำเครื่องหมายจุดที่ไซต์เจาะ รูตรงกลางควรอยู่ตรงกลางแผ่นอีกสองอันห่างจากขึ้นและลง 3 ซม. หากมีห้าอันรูถัดไปจะอยู่ที่ระยะ 3 ซม. ตามลำดับ

• ถ้าแผ่นถึง5- เจาะรูด้วยเข็มหรือเจาะรูในกรณีที่หนาขึ้น - ด้วยสว่าน อนุญาตให้มีเอกสารได้สูงสุด 250 แผ่นที่ถ่ายโอนไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรเจาะรูด้วยสว่านไฟฟ้าหรือใช้อุปกรณ์พิเศษ
• ตอนนี้คุณต้องร้อยด้ายหรือเกลียวเข้าไปในรู. เพื่อความแข็งแรงพวกเขาเย็บสองครั้งในลักษณะที่ปลายด้ายอยู่ด้านหลัง ความยาวของปลายคือ 6-7 ซม. มัดเป็นปมให้แน่นมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้กับแผ่นด้านนอก
• สติกเกอร์กระดาษติดอยู่ที่ด้านบนของปมและด้าย(ใบประกาศนียบัตร) ขนาด 4x8 ซม. แต่เพื่อให้เห็นปลายด้ายและเห็นปมบนด้ายชัดเจน กาวถูกเทลงบนทั้งใบและติดกาวอย่างระมัดระวังซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรักษาเคสและวัสดุที่อยู่ในนั้นและพิสูจน์ความถูกต้อง คุณสามารถเตรียมใบพิมพ์โดยการพิมพ์ข้อความใน Word จากนั้นตัดแถบขนาดที่เหมาะสมออก ข้อความเป็นดังนี้:

ในกรณี ผูก เลข และปิดผนึก ___ (_______) แผ่น

ลายมือชื่อ _________________ (ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อ)

• ตอนนี้คุณต้องกำหนดหมายเลขเอกสาร. ตำแหน่งสำหรับตัวเลข - มุมขวาบน ตัวเลขด้วยดินสอสีดำ ไม่อนุญาตให้ใช้หมึก ตัวเลขไม่ควรครอบคลุมข้อความ

การกำหนดหมายเลขถูกควบคุมอย่างเคร่งครัด:

• เฉพาะแผ่นที่มีหมายเลขและไม่มีหน้าในกรณี
• สินค้าคงคลังในกรณีไม่ขึ้นอยู่กับหมายเลข
• จดหมายพร้อมซองมีหมายเลขดังนี้ซองจดหมายจะมีหมายเลขกำกับก่อน จากนั้นตามด้วยแผ่นงานที่เหลือ
• วัสดุที่มีหมายเลขแล้วยังถูกเลขอีก;
• แผ่นงานขนาดใหญ่พับและกำหนดหมายเลขด้วยหมายเลขเดียว
• เอกสารพร้อมเอกสารที่แนบมาอย่างปลอดภัย(แบบฟอร์มการเดินทาง ใบแจ้งหนี้ รูปถ่าย) ถูกกำหนดโดยหมายเลขเดียว สิ่งนี้ทำได้ดังนี้: ที่ด้านหลังของแผ่นงานหลัก, สินค้าคงคลังของเอกสารที่แนบมานั้นเขียนด้วยมือ, เฉพาะเอกสารหลักเท่านั้นที่มีหมายเลข, จำนวนของวัสดุที่แนบมาระบุไว้ในหมายเหตุถึงสินค้าคงคลังหรือก็คือ ระบุไว้ในแผ่นรับรอง: "แผ่นงานจำนวนมากถูกแนบไว้ในแผ่นที่ตามการหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง";
• ในเอกสารในรูปแบบของรูปถ่ายภาพวาดหมายเลขภาพวาดติดอยู่ที่ด้านหลัง
• ตัวเลขจะถูกใส่ในรูปแบบเลขอารบิกและจากน้อยไปหามาก
• ในกรณีหลายวอลุ่ม หน้าของแต่ละวอลุ่มจะมีหมายเลขแยกจากกัน
• เมื่อกาวแห้งในพยานจำนวนแผ่นงานถูกป้อนเป็นตัวเลขอารบิกและในวงเล็บด้วยคำพูดนั้นลงนามโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมคดีและเอกสารทางกฎหมาย - โดยหัวและประทับตรา

โปรดทราบว่าต้องวางลายเซ็นและตราประทับเพื่อให้ส่วนหนึ่งอยู่บนแผ่นรับรอง และส่วนหนึ่งอยู่บนกล่องรับรองโดยตรง ตามขั้นตอนนี้ถือเป็นการรับประกันความถูกต้องและการละเมิดไม่ได้

ชุดเอกสารที่เย็บติดกันทั้งหมดจะมาพร้อมกับใบสินค้าคงคลังซึ่งระบุว่า:

• ชื่อขององค์กร
• ชื่อเรื่องของเอกสาร
• วันที่จัดทำ;
• สารบัญ (บทคัดย่อของวัตถุประสงค์ในการจัดทำ) ซึ่งมีรายการสั้น ๆ ของเอกสารแนบท้าย4
• จำนวนแผ่น
• ระยะเวลาการเก็บรักษา

และ (จำเป็น!) ผู้รวบรวม (ตำแหน่งนามสกุล) และลายเซ็นของเขาจะถูกระบุ

• ตามกฎแล้วจะไม่ใส่หมายเลขลงในสินค้าคงคลัง
• กล่องที่เตรียมไว้สำหรับการจัดเก็บจะมาพร้อมกับฝาปิดขนาด 229 × 324 ซม. (จำเป็น) เมื่อรวมวัสดุที่ไม่ได้มาตรฐาน ฝาปิดจะสอดคล้องกับพารามิเตอร์จริง

คำแนะนำเกี่ยวกับรูปถ่าย