วิธีแฟลชเอกสารอย่างถูกต้อง: ไดอะแกรม ตัวอย่าง คำแนะนำ

ไม่มีการพัฒนาคำสั่งเดียวสำหรับการเย็บเอกสาร แต่คำแนะนำสำหรับการยื่นเรื่องมีอยู่ในคำแนะนำวิธีการของหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียในปี 2548 หมายเลข 536 คำแนะนำของธนาคารกลางเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและใน GOST 51141 ซึ่งควบคุมกฎสำหรับ การจัดเก็บเอกสาร

พิจารณาหลักการพื้นฐานของการเย็บเอกสารต่างๆ

ปิดบัง

ก่อนแฟลชเอกสาร คุณควรนึกถึงปกกระดาษแข็งสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ พวกเขาคือ:

ข้อมูลบนหน้าปกคือ:

ชื่อขององค์กร
ชื่อแผนกขององค์กร (เช่น แผนกทรัพยากรบุคคล)
ดัชนีกรณี
ชื่อเรื่อง.
อายุการเก็บรักษา.
หมายเลขไดรฟ์ข้อมูล
จำนวนแผ่นในแฟ้ม
วันที่รวบรวมเครื่องผูก

รายการสิ่งของ

เอกสารแต่ละชุดมาพร้อมกับสินค้าคงคลัง มันมีข้อมูล:

ชื่อเอกสาร
วันที่เครื่องผูก
อายุการเก็บรักษา.
คำอธิบายประกอบ (นั่นคือคำอธิบายของสิ่งที่มีอยู่ในเอกสารและเหตุใดจึงจำเป็นต้องจัดเก็บ)
รายการเอกสารทั้งหมดที่เข้าเล่ม ระบุหน้าในเอกสารแต่ละฉบับ
ข้อมูลของผู้รับผิดชอบ - ผู้รวบรวมสารผูกมัด

เมื่อกำหนดหมายเลข สินค้าคงคลังจะไม่ถูกนำมาพิจารณา สามารถจัดเก็บสินค้าคงคลังในโฟลเดอร์ทั่วไป วางลงในปกหรือจัดเก็บแยกกันได้ แต่เสมียนยังคงชอบแฟลช: ความน่าจะเป็นของความปลอดภัยนั้นสูงกว่า

การกำหนดหมายเลขแผ่นงาน

มีการติดหมายเลข เลขอารบิค(ในบางกรณี - โรมัน) จากน้อยไปมาก โดยปกติแล้วการนับไม่ใช่เรื่องยาก แต่ต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยหลายประการ:

วิธีการแฟลชเอกสาร

มีหลายวิธีในการผูกเอกสาร:

ด้วยเข็มและด้ายเหมาะสำหรับใส่เอกสารขนาดเล็ก การเย็บทำได้ด้วยการเจาะสองครั้งโดยยึดปลายด้ายเข้าด้วยกันที่ด้านหลัง แผ่นกระดาษที่มีคำจารึกยืนยันและตราประทับติดอยู่กับเธรด
ด้วยด้ายและที่เจาะรูวิธีนี้คล้ายกับวิธีก่อนหน้า แต่วิธีนี้ทำให้คุณสามารถรัดเคสขนาดใหญ่ขึ้นได้ในแต่ละครั้ง โดยปกติแล้วฝาครอบจะไม่ได้รับผลกระทบ
ด้วยสว่านหรือไขควงด้วยวิธีนี้เคสขนาดใหญ่จะถูกเย็บเข้าด้วยกัน เชือกหนาหรือสายไฟสามารถใช้เป็นด้ายได้ นอกจากนี้ยังใช้วิธีนี้หากจำเป็นต้องเย็บเคสพร้อมกับฝาครอบ
ด้วยความช่วยเหลือของเครื่องเข้าเล่มและเครื่องนับอัตโนมัติ.วิธีนี้มีเฉพาะในโรงพิมพ์เท่านั้น

บันทึกสมุดงานต้องปิดผนึกด้วยตราประทับก่อนเย็บเล่ม

คำแนะนำเกี่ยวกับภาพถ่ายสำหรับการแฟลชเอกสารด้วยเธรด

รูปแบบทั่วไปของเฟิร์มแวร์เอกสาร

วิธีแฟลชเอกสารเพื่อเก็บถาวร

เอกสารจะต้องถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรหนึ่งปีหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานในสำนักงาน หลังจากที่เก็บไว้ในองค์กรเป็นระยะเวลาหนึ่งแล้วจะต้องโอนไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ ภูมิภาค หรือเทศบาล กำหนดเวลามีดังนี้:

75 ปี - สำหรับเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร, สมุดประจำบ้าน, บันทึกการรับรองเอกสารและอื่น ๆ อีกมากมาย
20 ปี - สำหรับโครงการก่อสร้างทุน, เอกสารด้านเทคโนโลยีและการออกแบบ, สิทธิบัตร
15 ปีสำหรับเอกสารทางวิทยาศาสตร์
5 ปี - สำหรับเอกสารภาพยนตร์
3 ปี - สำหรับเอกสารวิดีโอและภาพถ่าย

เอกสารจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรโดยพนักงานของบริการจัดการเอกสาร หากไม่มีหน่วยเฉพาะดังกล่าวในองค์กร เลขานุการ ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการบุคคล หรือรองหัวหน้า ในบางกรณี นักบัญชี จะเป็นผู้รับผิดชอบในการเก็บถาวร

ก่อนเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร จำเป็นต้องหาหน้าปกที่เหมาะสมและเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในคลัง เช่น:

วันที่ของสินค้าคงคลัง
หมายเลขเล่ม (หากกรณีประกอบด้วยหลายเล่ม)
นามสกุลและตำแหน่งของผู้ประดิษฐ์.

การดำเนินการของคดีประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

การควบคุมการจัดกลุ่มเอกสารในกรณี
ยื่น
การกำหนดหมายเลขแผ่นงาน
แก้ไขและวาดจารึกยืนยันด้วยตราประทับ
การรวบรวมคำอธิบายกรณี

วิดีโอ: วิธีแฟลชเอกสารเพื่อเก็บถาวร

วิธีการแฟลชเอกสารสำหรับภาษี

เฟิร์มแวร์ของเอกสารสำหรับบริการภาษีนั้นแตกต่างจากเฟิร์มแวร์ของเอกสารสำหรับการเก็บถาวรเล็กน้อย คุณสมบัติของมันคือ:

เอกสารถูกยึดด้วยการเจาะ 3 ครั้งระยะห่างระหว่างพวกเขาไม่น้อยกว่า 3 ซม.
สามารถเย็บเคสด้วยเข็มเย็บผ้าด้วยด้าย ด้ายเส้นใหญ่ หรือด้ายไนลอน
เอกสารต้องปิดผนึกโดยติดกระดาษขนาด 3x5 ซม. บนปม ปลายด้ายต้องไม่พันกัน
บนสติกเกอร์มีข้อความยืนยันพร้อมตราประทับ
รายงานการบัญชีจะต้องเย็บเป็น 5 รู ปมจะถูกวางทับด้วยกระดาษทิชชู่

ในเดือนกรกฎาคม 2013 บริการทางการเงินชี้แจงว่าอนุญาตให้ส่งใบสมัครและเอกสารประกอบโดยไม่เก็บเอกสาร

วิดีโอ: วิธีแฟลชเอกสารสำหรับภาษีอย่างถูกต้อง

จารึกรับรอง

เสร็จสิ้นหลังจากยื่นเอกสารและหมายเลขทั้งหมดแล้ว เป็นกระดาษขนาด 5x6 ซม. คำจารึกติดอยู่ที่ด้านหลังของแผ่นสุดท้ายเพื่อแก้ไขปมของด้ายที่ยึดเคสไว้ด้วยกัน

มันระบุ:

จำนวนแผ่นงานในไฟล์ (เป็นตัวเลขและคำ)
คุณสมบัติของเอกสารที่ซ้อนกัน (เช่น หากบางเอกสารขาด)
นามสกุล ตำแหน่ง และลายเซ็นของผู้รวบรวมไฟล์

ตราประทับของ บริษัท ถูกวางไว้บนจารึกเพื่อให้ประทับตราทั้งบนสติกเกอร์ (นั่นคือบนจารึก) และบนแผ่นงาน

วิธีแก้ไขข้อบกพร่อง

ข้อกำหนดหลักสำหรับเอกสารที่ยื่นคือการละเมิดไม่ได้ หากเกิดความไม่ถูกต้องในที่ใดที่หนึ่ง - ตัวอย่างเช่น พวกเขาลืมแนบเอกสาร จำเป็นต้องจัดไฟล์เป็นไดรฟ์ข้อมูลแยกต่างหากหรือแยกไฟล์ทั้งหมดออกแล้วทำการ reflash ใหม่อีกครั้ง ไม่อนุญาตให้แนบหรือเพิ่มเติมในกรณีที่ถูกผูกไว้

หากเกิดข้อผิดพลาดในการนับ อนุญาตให้ใช้การเรียงลำดับตัวอักษรได้ ซึ่งหมายความว่ามีการใส่หมายเลขเดียวกันลงในแผ่นงานที่ขาดหายไป แต่มีการเพิ่มตัวอักษรเช่น 15, 16, 16a, 16b, 17 ...

หากหมายเลขเสียหายอย่างจริงจังจะต้องทำอีกครั้ง ในการทำเช่นนี้จำเป็นต้องขีดฆ่าหมายเลขที่ติดไม่ถูกต้องอย่างระมัดระวังและป้อนหมายเลขใหม่

จะต้องทำการเปลี่ยนแปลงกับคำจารึกใบรับรองด้วย: ขีดฆ่าข้อมูลเก่าและวางข้อมูลใหม่ไว้ข้างๆ