วิธีเย็บเล่มเอกสาร
จำเป็นต้องแฟลชเอกสารเพื่อจัดระบบ
บริษัท และสถาบันแฟลชเอกสารที่ต้องถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร
สะดวกต่อการจัดเก็บเอกสารที่เย็บติดกัน และหากจำเป็น ให้ส่งเอกสารดังกล่าวไปยังหน่วยงานตรวจสอบโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยและความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนเอกสารใหม่
ตามทฤษฎีแล้ว เรื่องง่ายๆ เช่น การแฟลชเอกสารไม่ได้ถูกควบคุมโดยข้อบังคับ มีเพียงคำแนะนำในการทำ:
- แนวทางที่ได้รับอนุมัติจากคำสั่งของ Federal Archives 23. 12. 2009;
- GOST 51141 สำหรับงานสำนักงาน
- นอกจากนี้ กฎการทำงานของสำนักงานที่มีข้อกำหนดสำหรับการแฟลชเอกสารที่พัฒนาโดยหน่วยงานอุตสาหกรรม (ธนาคารกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย กระทรวงภาษีและอากร ฯลฯ)
เอกสารใดบ้างที่ต้องใช้การลงทะเบียนดังกล่าว
ในสถาบันและบริษัท เอกสารถูกเย็บโดยหน่วยงานโครงสร้างเกือบทั้งหมด
พนักงาน บริการบุคลากรแยกจัดระบบและจัดทำเอกสารต่อไปนี้เมื่อสิ้นปีปฏิทิน: 
- คำสั่งบุคลากร,
- คำสั่งทั่วไป,
- ตารางการรับพนักงาน
นักบัญชีเย็บ:
- รายงานค่าใช้จ่าย,
- แผ่นหมุนเวียนสำหรับสินทรัพย์วัสดุ
- ค่าใช้จ่าย,
- ใบแจ้งหนี้
- ใบรับรองการทำงานที่ทำ
- ใบตราส่งสินค้า,
- หนังสือเล่มเงินสด,
- ใบแจ้งยอดการรับค่าจ้างโดยพนักงานของสถาบันในกรณีที่เงินเดือนออกให้พนักงานในมือ
เสมียน: เอกสารขาเข้าและขาออก
คุณสามารถแฟลชเอกสารโดยใช้เครื่องมือต่อไปนี้:
- ที่เย็บกระดาษ;
- หัวข้อ;
- อุปกรณ์พิเศษ.
แต่เอกสารที่เย็บด้วยด้ายรับประกันว่าจะไม่ถูกแทนที่ ซึ่งเกี่ยวข้องกับความเป็นจริงสมัยใหม่
ความน่าเชื่อถือที่สุดคือการปิดเคสด้วยเธรด
กฎทั่วไปสำหรับการลงทะเบียน
เอกสารที่จะต้องแฟลชในภายหลังจะถูกจัดเรียงก่อนตามวันที่ แนบอย่างระมัดระวัง แต่ละแผ่นมีหมายเลขทางด้านขวาด้วยเลขอารบิค การกำหนดหมายเลขเริ่มต้นด้วยหมายเลข 1 สินค้าคงคลังไม่มีการกำหนดหมายเลข
สำหรับหน้าปกให้เลือก "เคส" กระดาษแข็งพิเศษ มีหลายขนาดและคุณภาพ สำหรับการเย็บเอกสารมาตรฐาน แฟ้ม A4 ปกติจะใช้
ซองจดหมายมีหมายเลขในเอกสารด้วย ในกรณีนี้ ซองจดหมายจะถูกระบุหมายเลขก่อน ตามด้วยแผ่นงานและรูปถ่ายที่อยู่ในนั้น
หากเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการกำหนดหมายเลขเอกสาร เอกสารนั้นจะถูกขีดฆ่าด้วยบรรทัดเดียวและหมายเลขจะดำเนินต่อไป ในกรณีนี้แผ่นงานจะต้องได้รับการรับรองโดยมีข้อความว่า "ถูกต้องให้เชื่อ" ใส่ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและประทับตรา
คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับขั้นตอนนี้
ก่อนเย็บเล่มเอกสาร ให้นำคลิปหนีบกระดาษและลวดเย็บกระดาษทั้งหมดออกจากเครื่องเย็บกระดาษ จัดระเบียบตามวันที่หรือตามความสำคัญและหมายเลขแต่ละแผ่นของเอกสาร หากกรณีผลลัพธ์ประกอบด้วยหลายแผ่น คุณสามารถเชื่อมต่อเอกสารด้วยคลิปหนีบกระดาษพิเศษและเริ่มการเย็บ
เตรียมสิ่งต่อไปนี้ เครื่องมือและวัสดุ:
- หัวข้อ ควรใช้แคปรอน
- เข็ม. เลือกขนาดตามความหนาของเอกสารที่จะเย็บ
- กาวกระดาษ.
- แผ่นกระดาษเปล่า .
- กระดาษโฟลเดอร์กระดาษแข็ง
ขั้นตอน:
ควรกล่าวว่าหากคุณต้องการแฟลชแผ่นงานจำนวนมากในเวลาเดียวกัน คุณต้องทำอย่างน้อย 4 รู สิ่งนี้จะให้ความมั่นคงและเชื่อถือได้เมื่อจัดเก็บเอกสารที่เย็บ
วิธีง่ายๆ ในการแฟลชเอกสารแสดงไว้ในคำแนะนำวิดีโอนี้:
ใครเป็นผู้รับรองและอย่างไร
เอกสารได้รับการรับรองโดยหัวหน้าขององค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคล สิ่งสำคัญคือต้องมีส่วนหนึ่งของลายเซ็นทั้งบนกระดาษที่วางและบนเอกสาร
เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่าโดยการลงนามในเอกสารที่เย็บแล้ว หัวหน้าจะรับผิดชอบเนื้อหาของตนหรือแต่งตั้งผู้มีอำนาจตามคำสั่งเพื่อความน่าเชื่อถือ
คุณสมบัติของการลงทะเบียนเอกสารทางบัญชี
การเย็บเอกสารทางบัญชีจะคล้ายกับการเย็บเอกสารทั่วไป แต่มีความแตกต่างอย่างหนึ่ง สำหรับเอกสารทางบัญชีที่กระพริบจะทำ 5 รูเนื่องจากได้รับความหนามากขึ้น เฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเย็บเล่มเอกสารได้ บ่อยครั้งที่นักบัญชีเป็นผู้รับผิดชอบในการทำธุรกิจ
ตัวเลขทำได้ด้วยดินสอง่ายๆ เมื่อทำการเย็บเอกสาร จะมีการรวบรวมรายการเอกสารในกรณี
รายการสิ่งของประกอบด้วยส่วนต่อไปนี้:
- ชื่อเรื่องของเอกสาร
- วันที่ทำรายการ
- รายการเอกสาร
- ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ
คุณสมบัติของการเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร
เอกสารสำหรับการส่งไปยังที่เก็บถาวรนั้นจัดทำขึ้นโดยพนักงานของแผนกโครงสร้าง การเตรียมตัวเองประกอบด้วย: 
- การจัดระบบเอกสาร
- เลข.
- จัดเก็บเอกสารไว้ในโฟลเดอร์เดียว ขึ้นอยู่กับปลายทาง
- กรอกคำอธิบาย
- ออกแบบปกเอกสาร.
ขั้นตอนข้างต้นสำหรับการยื่นเอกสารเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บระยะยาว เช่น อายุอย่างน้อย 25 ปี
ถ้าเอกสารจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บถาวรขององค์กร น้อยกว่า 10 ปีอนุญาตให้มีสัมปทานบางอย่างได้ กล่าวคือ คุณไม่สามารถดำเนินการ:
- หมายเลขของแผ่นในกรณี
- การจัดระบบแผ่นงานในกรณี
- เย็บด้วยด้ายและเก็บไว้ในโฟลเดอร์แฟ้ม
ลำดับการเย็บจะเหมือนกับการดำเนินการตามปกติ หากเป็นกรณีที่ต้องเย็บ กว่า 250 แผ่นจากนั้นคุณต้องแบ่งออกเป็นหลายเล่ม แต่ละวอลุ่มถูกผูกไว้
ถ้าจะเก็บเอกสาร กว่า 25 ปีจากนั้นในการเตรียมการเย็บ จะใช้ฝาครอบกระดาษแข็งเพิ่มเติมกับเคส ซึ่งช่วยปกป้องเอกสารและด้ายจากการเสียดสีที่มากเกินไป และทำให้เคสดูสวยงามยิ่งขึ้น
เมื่อยื่นไฟล์สำหรับเก็บถาวร จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความยังคงสามารถอ่านได้ เลขดำเนินการด้วยดินสอง่าย ๆ ที่มุมขวาบน ไม่แนะนำให้ใช้ปากกาลูกลื่นและเจล ดินสอสี และปากกาสักหลาดเพื่อจุดประสงค์เหล่านี้
แผ่น A3ตอกหมายเลขเป็นแผ่นเดียวและกุ๊นขอบด้านซ้ายแล้วพับ หากแผ่นปิดตรงกลางให้พิจารณา 2 แผ่น
ภาพถ่ายหรือรูปภาพ, และ ไดอะแกรมและแผนที่หมายเลขด้านหลังมุมซ้ายบน ซองจดหมายจะมีหมายเลขกำกับอยู่อันดับแรกและสำคัญที่สุด แยกจากซองกระดาษ
หากเคสประกอบด้วยหลายวอลุ่ม พวกเขา (วอลุ่ม) จะถูกกำหนดหมายเลขแยกกัน
ปิดบังจัดรูปแบบดังนี้:
- ระบุชื่อหน่วยงานหรือสถาบัน
- หน่วยงานย่อย.
- อายุการเก็บรักษา.
- ชื่อคดี.
สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการ ชื่อของสถาบันอาจมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นเมื่อรวบรวมปกเอกสารจำเป็นต้องระบุ 2 ชื่อ ชื่อของสถาบันระบุไว้ในกรณีเสนอชื่อ ชื่อเก่าอยู่ในวงเล็บ ชื่อใหม่ควรอยู่ด้านล่าง
นอกจากนี้ยังระบุว่า หัวข้อกรณี. สิ่งเหล่านี้อาจเป็นการกระทำ ใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อ ฯลฯ จากนั้นหน่วยโครงสร้างและระยะเวลาที่มีเอกสารอยู่ในนั้นหรือปีปฏิทิน นี่คือวันแรกและวันสุดท้ายของเอกสาร
หากมีการเย็บเอกสารสำหรับปีปฏิทิน ตัวอย่างเช่น ควรระบุ "Orders of 20015" นอกจากนี้ยังบ่งชี้ อายุการเก็บรักษา: คงที่หรือเฉพาะเจาะจง
สินค้าคงคลังจะไม่นำมาพิจารณาเมื่อกำหนดหมายเลขแผ่นงานในเคส กรณีและปัญหาสามารถแสดงตามลำดับความสำคัญได้ ตัวอย่างเช่น กฎบัตร ระเบียบการ แผน
วิดีโอแนะนำเกี่ยวกับวิธีการออกแบบโฟลเดอร์สำหรับการเก็บถาวรมีการพิจารณาที่นี่:
เตรียมนำส่งสรรพากร
ในการลงทะเบียนเป็นผู้ประกอบการหรือนิติบุคคลรวมถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในการตรวจสอบภาษี เอกสารที่ส่งจะถูกเย็บต่อต่อหน้าทนายความ นวัตกรรมในกรณีนี้ใช้ไม่ได้เนื่องจากวิธีนี้ทนายความรับประกันว่าไม่มีการแก้ไขใด ๆ หลังจากการรับรองลายเซ็นของผู้สมัคร
ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม 2013 คุณสามารถส่งรายงานไปยังสำนักงานภาษีโดยไม่ต้องเย็บเอกสาร รายการนี้ไม่รวมอยู่ในหลักเกณฑ์ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ประกอบการ ขณะนี้มีตัวเลือกในการส่งเอกสารในรูปแบบเย็บเล่มหรือเย็บ
อย่างไรก็ตามกฎของสำนักงานยังไม่ได้ถูกยกเลิก ดังนั้นจึงเป็นที่พึงปรารถนาที่จะแฟลชเอกสารประกอบด้วยตนเอง
กำลังโหลด...