วิธีเย็บเอกสารด้วยด้ายด้วยมือ?

ดูเหมือนว่าจะเย็บเอกสารทำไม ในเมื่อคุณสามารถเย็บเล่ม คลิปหนีบกระดาษ พับเป็นไฟล์ หรือแม้แต่ติด ไม่ต้องพูดถึงการถ่ายโอนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม มีสถานที่หลายแห่งที่คุณจะต้องพกผ้าปูที่นอนที่เย็บด้วยด้าย: ไปยังสำนักงานสรรพากร ไปยังคลังเอกสาร ไปยังศาล และอื่นๆ นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัย: เป็นไปไม่ได้ที่จะเปลี่ยนแผ่นงานในเอกสารที่เย็บอย่างถูกต้อง สามารถตรวจสอบได้ง่ายเพียงแค่ดูเอกสารที่ผูกไว้

ดูเหมือนว่าทุกอย่างจะค่อนข้างง่าย: ฉายแผ่นงานและรับรอง แต่มีปัญหาหนึ่งที่มักสร้างความสับสนให้กับเสมียน นั่นคือ การไม่มีกฎการเย็บเพียงข้อเดียว ในเวลาเดียวกันสำนักงานสรรพากรหรือที่เก็บถาวรมีสิทธิ์ที่จะส่งคืนเอกสารที่ยึดไม่ถูกต้องซึ่งอาจทำให้ขั้นตอนที่ช้าอยู่แล้วล่าช้าอย่างมาก อย่างไรก็ตามอย่าสิ้นหวัง: มี GOST หลายรายการที่ควรดำเนินการตามกระบวนการนี้

เรียนผู้อ่าน! บทความนี้พูดถึงวิธีการทั่วไปในการแก้ปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล ถ้าอยากรู้ว่าเป็นอย่างไร แก้ปัญหาของคุณได้อย่างตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

(มอสโก)

(เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก)

(ภูมิภาค)

มันรวดเร็วและ ฟรี!

ควรคำนึงถึง GOST และมาตรฐานใดบ้าง

ภาพแสดงวิธีการเย็บเอกสารผ่านรู 3 รู

ปัญหาหลักคือการขาดมาตรฐานเดียว อย่างไรก็ตาม มีกฎการรับรองทั่วไปที่ใช้กับเอกสาร A4 ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ในแนวทางการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติจากคำสั่งของหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 23 ธันวาคม 2552 หมายเลข 76 และ GOST R 51141-98 "งานในสำนักงานและการเก็บถาวร"

หากคุณต้องการลงทะเบียน LLC โปรดศึกษา "ข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการของเอกสารที่ใช้ในการลงทะเบียนสถานะของนิติบุคคลรวมถึงบุคคลในฐานะผู้ประกอบการรายบุคคล" ลงวันที่ 26 กุมภาพันธ์ 2547 N-110 และ "คำอธิบายเกี่ยวกับวิธีการ ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ในการลงทะเบียนสถานะของนิติบุคคล” (มาตรา 1 วรรค 3) ควรสังเกตว่าคำแนะนำส่วนใหญ่ สำหรับเอกสารที่เก็บไว้เกินสิบปี.

อย่างไรก็ตาม หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องของข้อมูลข้างต้น จะเป็นการดีกว่าที่จะชี้แจงรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมดล่วงหน้าในทันที บางครั้งจำเป็นต้องรับรองแต่ละแผ่นหรือจำนวนแผ่นหรือหน้า มันก็คุ้มค่าที่จะจดจำเช่นกัน เอกสารทั้งหมดที่ประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งแผ่นจะต้องใช้เฟิร์มแวร์.

ออกแบบปก

ฝาครอบเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเก็บรักษาเอกสารอย่างดีที่สุด เป็นสองประเภท: การจัดเก็บปกติและระยะยาว. อันแรกคือกระดาษแข็งบางอันที่สองทำจากกระดาษแข็งที่หนาแน่นกว่า ในเวลาเดียวกันสำหรับเอกสารที่ส่งมอบเพื่อการจัดเก็บของรัฐควรใช้เฉพาะกระดาษแข็งที่ปราศจากกรดเป็นปก

ในการเย็บเอกสารที่ประกอบด้วยแผ่นกระดาษในรูปแบบ A4 ให้ใช้ขนาดปก 22.9 x 32.4 ซม. เช่น ใหญ่กว่าตัวแผ่นเล็กน้อย

หากแผ่นที่เย็บเข้ากับเคสมีขนาดที่ไม่ได้มาตรฐานฝาครอบจะต้องมีขนาดที่เหมาะสมโดยไม่มีค่าเผื่อด้านข้าง เพื่อความแข็งแรงยิ่งขึ้นนอกจากนี้ยังมีการเย็บแถบกระดาษแข็งบาง ๆ ที่ด้านหน้าและด้านหลังซึ่งเชือกจะต้องผ่าน ในขณะเดียวกันก็มีข้อบังคับพิเศษสำหรับกาว: ห้ามใช้เพสต์ เฉพาะเครื่องเขียนหรือซิลิเกตเท่านั้น

หากคุณยังไม่ได้ลงทะเบียนองค์กร ง่ายที่สุดสามารถทำได้โดยใช้บริการออนไลน์ที่จะช่วยคุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้วและกำลังคิดเกี่ยวกับวิธีอำนวยความสะดวกและทำให้บัญชีและการรายงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะช่วยได้ จะเข้ามาแทนที่นักบัญชีที่โรงงานของคุณอย่างสมบูรณ์และประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และส่งทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ในระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและความเครียด ลองแล้วคุณจะประหลาดใจมันง่ายแค่ไหน!

การแบ่งหน้า

เพื่อป้องกันไม่ให้กระดาษปะปนกันและสูญหาย เอกสารจะมีหมายเลข นี่เป็นส่วนสำคัญของการเย็บซึ่งมีลักษณะและกฎของตัวเอง:

• ก่อนที่คุณจะเริ่มใส่ตัวเลข คุณต้องดึงแผ่นเปล่าทั้งหมดออกจากกล่องและวางสินค้าคงคลังไว้ข้างๆ - จะไม่ปรากฏในการใส่หมายเลข จากนั้นจัดเรียงเอกสารย่อยตามวันที่หรือเกณฑ์อื่นๆ เช่น ประเทศหรือตัวอักษร การประมูลเป็นข้อยกเว้น: สำหรับพวกเขา บริษัท จะระบุตำแหน่ง
• ถัดไปคุณต้องมีดินสอง่ายๆ ในแผ่นงานง่าย ๆ หมายเลขจะถูกวางไว้ที่มุมขวาบน ในแผนที่เย็บรูปถ่ายภาพวาด ฯลฯ - ตรงกันข้ามที่มุมซ้ายบนด้านหลัง แผ่นงานขนาดใหญ่วางไว้ที่ด้านหน้าขวาบน แม้ว่าแผนที่จะประกอบด้วยแผ่นงานหลายแผ่นติดกาวเป็นแผ่นเดียว แต่ก็เป็นแผ่นเดียวในเอกสาร ด้านหลังมีการเขียนจำนวนแผ่น: "แผ่นที่ xxx - ไดอะแกรมการติดกาวของแผ่น xxx" นอกจากนี้ยังนำไปใช้กับภาพถ่าย ไดอะแกรม และภาพตัดปะที่ติดกาวแน่นบนแผ่นงาน: “บนแผ่นงานหมายเลข xxx ภาพตัด xxx และภาพถ่าย xxx จะติดตามคำอธิบายด้านหลัง” หากเม็ดมีดดังกล่าวติดกาวจากมุมเดียวแสดงว่าเป็นแผ่นแยกต่างหากและมีหมายเลขแยกกัน
• ควรสังเกตคุณสมบัติของเฟิร์มแวร์รูปแบบขนาดใหญ่ทันที: พับแผ่นเป็นรูปแบบที่ต้องการแนบไปกับเอกสารและดูว่าเธรดจะไปที่ใด ที่นั่นคุณต้องแฟลชและไม่มีที่ไหนอีกแล้ว
• หากภายในเคสมีเอกสารที่มีหมายเลขของตัวเอง (โบรชัวร์, นิตยสาร, หนังสือพิมพ์) จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ก็ต่อเมื่อหมายเลขนั้นตรงกับหมายเลขทั่วไปเท่านั้น มิฉะนั้น เอกสารอาจมีการกำหนดหมายเลขใหม่โดยรวมอยู่ในรายการทั่วไป หากมีการเย็บซองจดหมายที่มีวัสดุเข้าไปในกล่อง วัสดุจะต้องระบุหมายเลขแยกจากกัน ใส่หมายเลขที่ต้องการบนซองจดหมาย และจัดทำรายการเอกสารแนบแยกต่างหาก ปริมาตรหรือชิ้นส่วนของกล่องเดียวจะมีหมายเลขแยกกันด้วย
• หากคุณทำผิดพลาดในการนับคุณต้องขีดฆ่าตัวเลขอย่างระมัดระวังด้วยเครื่องหมายทับและใส่หมายเลขที่ต้องการไว้ข้างๆ ในขณะเดียวกันก็มีการร่างคำจารึกรับรองใหม่ หากมีข้อผิดพลาดมากเกินไป ไฟล์จะถูกจัดลำดับใหม่ ขีดฆ่าคำรับรองเก่าและคำใหม่จะถูกสร้างขึ้น หากมีการเพิ่มชีตใหม่ลงในไฟล์ เอกสารจะต้องเปลี่ยนหมายเลขใหม่ทั้งหมด ในกรณีพิเศษ คุณสามารถอนุญาตให้ใช้ตัวอักษรแทนตัวเลข: 1, 2, 2a, 2b, 3

หลังจากติดตัวเลขแล้วจะมีการร่างคำจารึกยืนยันขึ้น ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับแผ่นงานทั้งหมดที่เย็บเข้าแฟ้ม: จำนวนทั้งหมด สิ่งที่เย็บเข้าที่ (การ์ด รูปถ่าย คลิป) อยู่ในสภาพใด (ฉีกขาด มีรอยเปื้อนจำนวนมาก) หมายเลขแผ่นงานหายไป นับจากวันที่ใด การนับเริ่มขึ้น อย่าลืมใส่ ลายเซ็น การถอดเสียง ตำแหน่ง วันที่ รูปแบบชีต.

คำอธิบายของเอกสาร

สินค้าคงคลังจำเป็นสำหรับการควบคุมการเปรียบเทียบแผ่นงานที่มีอยู่ ตำแหน่ง และการกำหนดค่า ไม่มีการระบุหมายเลขและนำไปใช้ก่อนแผ่นงานแรก จะต้องประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้: บริษัท เมือง วันที่ ตำแหน่ง และชื่อเต็มของผู้รับรอง. สินค้าคงคลังสามารถนำเสนอในรูปแบบของตารางซึ่งระบุวันที่รวบรวมเอกสารแนบชื่อแผ่นงานที่รวบรวมและจำนวนรวม

คำอธิบายทั่วไปควรมาพร้อมกับเอกสารเสมอ นอกจากนี้ ภายในกล่องอาจมีสินค้าคงคลังที่ดึงขึ้นเป็นแผ่นแยกหรือซองปิด

รับรองเอกสาร

การรับรองถือเป็นขั้นตอนทั้งหมดของการเย็บเล่ม เว้นแต่จะต้องรับรองแต่ละแผ่นแยกกัน การรับรองคือลายเซ็นของผู้มีอำนาจที่จะรับผิดชอบในการโอนเอกสารผูกพันทั้งหมดสำหรับภาษี เอกสารสำคัญ หรือหน่วยงานอื่นๆ มันถูกวางไว้ที่ด้านหลังของแผ่นงานสุดท้าย

เฟิร์มแวร์โดยทั่วไปทำงานอย่างไร? คุณจะต้องการ ที่เจาะรู ด้าย สติ๊กเกอร์เพื่อความมั่นใจ ด้ายหยาบ เทป ด้ายธรรมดา หรือสิ่งที่คล้ายกัน. วิธีที่ดีที่สุดคือใช้ตัวเลือกแรก - แข็งแรงพอและไม่ฉีกขาด สติกเกอร์ใบรับรองเป็นกระดาษบางที่มีข้อความต่อไปนี้พิมพ์อยู่:

เย็บ ตอกหมายเลข เซ็นชื่อ

และประทับตรา _______ (_____) แผ่น ___

ผู้บริหารสูงสุด

OOO "______"

ชื่อเต็ม"

ขั้นตอนนั้นมีลักษณะดังนี้:

1. หลังจากนำผ้าปูที่นอน ใส่ลงในเครื่องเจาะรูและทำสองรูขึ้นไปในที่เดียว หากจำนวนแผ่นน้อย คุณสามารถแทงด้วยเข็มหรือสว่านได้ แต่ต้องระวังไม่ให้กระดาษขาด ดึงด้ายผ่านรูทั้งสองเพื่อให้ตรงกลางอยู่ด้านนอกและหางลงไปด้านหลัง คุณต้องร้อยด้ายสองครั้งเพื่อความแข็งแรงที่มากขึ้น
2. มัดหางเป็นปมตัดด้ายส่วนเกินออก (ความยาวของหางไม่ควรเกินหกเซนติเมตร) แล้วติดกระดาษที่เตรียมไว้ด้านบนเพื่อให้ครอบคลุมปม แต่อย่าซ่อนไว้ทั้งหมด หากเอกสารจะเก็บไว้นานกว่า 10 ปี สติ๊กเกอร์ทำจากกระดาษปาปิรุส
3. หลังจากกาวแห้ง สติกเกอร์จะถูกประทับตราและลงนามโดยบุคคลที่ระบุ ในขณะที่ไม่ควรเกินขอบกระดาษ บางครั้งอาจจำเป็นต้องรักษาความปลอดภัยข้อมูลด้วยกาวเพิ่มเติม ในบางกรณี แต่ละแผ่นจะต้องได้รับการรับรอง ในกรณีนี้ ลายเซ็นของผู้มีอำนาจที่ระบุไว้ด้านหลังจะอยู่ที่ด้านล่าง

เย็บ 3 และ 4 รู

กระบวนการเชื่อมขวางทั้งหมดได้รับการอธิบายโดยสังเขปข้างต้น ในเวลาเดียวกันมีตัวเลือกการยึดหลายแบบ: สำหรับสามและสี่รู หลักการทั่วไปของพวกเขายังคงเหมือนเดิม เฉพาะรายละเอียดที่แตกต่างกัน:

• ในการเย็บกล่องเป็นสามรูคุณต้องเจาะแผ่นสามครั้งและขันเกลียวให้แน่น ระยะห่างระหว่างรูไม่ควรเกินสามเซนติเมตร พลิกเคสกลับด้านแล้วสอดด้ายผ่านรูตรงกลาง (ส่วนปลายควรยื่นออกมาจากแผ่นแรก) จากนั้นสอดด้ายผ่านรูด้านบน จากนั้นจึงรูด้านล่าง และสุดท้ายคือรูตรงกลาง ปลายทั้งสองของด้ายจะยื่นออกมาด้านหลังเคส และคุณสามารถผูกเงื่อนและติดกระดาษได้อย่างปลอดภัย
• เกือบจะเหมือนกันมีการเย็บเป็นสี่รูระยะห่างระหว่างพวกเขาประมาณหนึ่งเซนติเมตรครึ่ง พลิกเอกสารกลับด้านแล้วร้อยด้ายผ่านรูที่สองจากด้านบน จากนั้นร้อยด้ายผ่านรูด้านล่าง จากนั้นทำงู: รูที่สองจากด้านล่าง - รูบนจากแผ่นแรก - รูที่สองจากด้านบนซึ่งเริ่มต้นทั้งหมด มัดด้ายเป็นปม ทากาวกระดาษ และเซ็นชื่อตอนส่งเอกสาร

ในบางกรณีสามารถใช้เฟิร์มแวร์สำหรับห้ารูได้ในขณะที่หลักการไม่เปลี่ยนแปลงเลย

กระบวนการนี้จะอธิบายทีละขั้นตอนในวิดีโอต่อไปนี้:

ทำไมคุณต้องผูกเอกสาร

ทุกคนอาจต้องการความสามารถในการเย็บเอกสาร: เย็บเอกสารเพื่อยื่นขอเปิดธุรกิจ, เข้าร่วมประกวดราคา, เมื่อส่งเอกสารไปยังหอจดหมายเหตุหรือศาล, โอนรายงานทางบัญชีหรือเอกสารบุคลากร ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องเย็บเล่มไม่เพียง แต่ต้นฉบับเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสำเนาเอกสารสำคัญที่ไม่สามารถถ่ายโอนได้ ณ สถานที่ที่ต้องการ

บ่อยครั้งที่คุณต้องเย็บเงินสดและบัญชีรวมถึงเอกสารทางธุรกิจมากมาย: หนังสือธุรกิจ เอกสารการออกแบบและภาษี โฉนดรับรองเอกสาร. บางตัวมีข้อกำหนดพิเศษของเฟิร์มแวร์ที่คุณควรทราบล่วงหน้า เอกสารทางบัญชีเย็บผ่านห้ารู เอกสารภาษีและจดหมายเหตุเย็บสามรู เอกสารเงินสดมักจะเย็บที่มุมซ้ายบน

แม้จะมีกฎทั่วไป แต่บางกรณีก็มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ซึ่งจะเป็นการดีกว่าที่จะชี้แจงล่วงหน้าเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องแก้ไขทุกอย่างในภายหลัง และจำข้อเท็จจริงที่สำคัญ: เฉพาะพนักงานที่มีสิทธิ์เหล่านี้เท่านั้นที่สามารถต่อเอกสารได้