วิธีแฟลชเอกสาร

หากองค์กรทำงานกับเอกสารจำนวนมาก และความปลอดภัยมีความสำคัญอย่างยิ่ง สำหรับการจัดเก็บอย่างง่าย คุณต้องจัดระเบียบเอกสารด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง ในกรณีนี้ เอกสารประกอบของเฟิร์มแวร์จะมีประโยชน์ หลังจากเย็บกระดาษแล้ว คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารจะไม่สูญหาย พิจารณาว่ามีการยื่นเอกสารอะไรบ้างและเหตุใดจึงเกิดขึ้น

ทำไมต้องเย็บเอกสารด้วยด้าย

กฎหมายกำหนดให้ต้องเย็บเอกสาร และนี่ไม่ใช่เหตุผลเดียวว่าทำไมจึงควรเย็บเอกสาร พระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 439 รวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเย็บเอกสารตามมาตรฐาน GOST

นอกจากนี้จำเป็นต้องมีการผูกเอกสารเพื่อการโอนไปยังสถาบันใด ๆ อย่างถูกต้องเพื่อไม่ให้มีคำถามเกี่ยวกับการขาดเอกสารใด ๆ ในอนาคต นอกจากนี้สำหรับทุกสถาบันมีกฎข้อเดียวที่เมื่อถ่ายโอนเอกสารมากกว่าหนึ่งแผ่นจะต้องยื่นเอกสาร บางครั้งจำเป็นต้องเย็บเอกสารในธนาคารให้กับพนักงานของแผนกที่เกี่ยวข้องและเขียนหมายเลขแผนกลงไปและเอกสารจะถูกเย็บในศาลและใส่ลงในไฟล์ด้วย

วิธีแฟลชเอกสาร

ตอนนี้คำถามคือจะทำอย่างไรให้ถูกต้อง พนักงานบางคนเริ่มตื่นตระหนกและคิดว่าเฟิร์มแวร์มีกฎที่เข้มงวดมาก แผ่นเย็บกระดาษต้องเซ็นชื่อด้วยตัวอักษรบล็อก ด้ายต้องเป็นไนลอนเท่านั้น ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม ไม่มีแนวทางที่ชัดเจนว่าควรยื่นเอกสารอย่างไร สิ่งสำคัญที่ต้องสังเกตคืออย่าทำเอกสารที่จำเป็นสำหรับเฟิร์มแวร์หายเพราะความปลอดภัยเป็นภารกิจหลักในการยึดเอกสาร และบางครั้งก็เกิดขึ้นที่บุคคลที่สามเพื่อจุดประสงค์ในการฉ้อโกงหรือซ่อนข้อมูลสามารถแทนที่แผ่นงานในโฟลเดอร์หรือแม้แต่จัดวาง

เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีกระดาษที่ขาดหายไป แผ่นที่เย็บทั้งหมดจะต้องมีหมายเลขกำกับ ที่ด้านหลังของเอกสารที่ถูกผูกไว้จะมีการติดกระดาษแผ่นเล็ก ๆ ซึ่งประทับตราขององค์กรไว้ เพื่อความปลอดภัย มีข้อกำหนดให้ตราประทับเกินขอบกระดาษ

รายการที่เหมาะสมจะทำบนกระดาษติดกาว: เย็บ, เลข (อย่างไรก็ตาม, จำนวนหน้าที่เขียนเป็นคำและตัวเลข), เจือ, ปิดผนึก หัวหน้าหรือพนักงานที่เตรียมเอกสารเข้าเล่มรับรองเอกสาร

ตัวอย่างการลงทะเบียนของเอกสารเย็บ

การปรับเฟิร์มแวร์ของเอกสารในงานสำนักงาน

ตามข้อกำหนดของกระทรวงยุติธรรมของรัสเซียการจัดระบบเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้เอกสารทั้งหมดเป็นระเบียบเก็บถาวรตามมาตรฐาน ฯลฯ ในขณะนี้เกือบทุก บริษัท มีเอกสารจำนวนมาก . สำหรับการเก็บรักษาเอกสารอย่างเหมาะสม เอกสารเหล่านั้นจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร ซึ่งเมื่อสมัครแล้ว คุณจะได้รับแผ่นงานที่เก็บถาวร เอกสารที่ใช้ในงานยังคงเป็นสาธารณสมบัติสำหรับพนักงาน

สำคัญ!จำเป็นต้องรู้ว่าเอกสารใดถูกเย็บเล่มและกระบวนการนี้เกิดขึ้นบนพื้นฐานของการกระทำทางกฎหมาย

เอกสารที่จะแฟลช

พนักงานบริษัทแต่ละคนที่จัดการกับเอกสารจำนวนมากต้องเข้าใจว่าไม่ใช่ทั้งหมดที่ต้องเย็บ เอกสารจะต้องเข้าเล่มหากประกอบด้วยอย่างน้อยสองแผ่น

พนักงานของแผนกบุคคลส่งต้นฉบับต่อไปนี้:

• รัฐอนุมัติ;
• องค์ประกอบของคำสั่งส่วนตัวและคำสั่งทั่วไป

นักบัญชีต้องเย็บ:

• รายงานการมอบหมาย;
• ใบแจ้งหนี้;
• ใบแจ้งหนี้;
• หนังสือเดินทางทางเทคนิค
• หนังสือรายได้
• งบหมุนเวียนและยอดคงเหลือในบัญชี
• การทำงาน;
• หากเงินเดือนเป็นเงินสดที่โต๊ะเงินสดขององค์กร - ใบแจ้งยอดเงินเดือน

บันทึก!พนักงานที่ติดต่อกับนิติบุคคลควรรู้วิธีการแฟลชเอกสาร อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ เอกสารเป็นสำเนา ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องประทับตรา โดยทั่วไปแล้ว บริษัทเกือบทั้งหมดจัดการกับเฟิร์มแวร์เอกสาร ความแตกต่างอยู่ในขั้นตอนการทำงานเท่านั้น

ทำหน้าที่ควบคุมการเย็บเอกสาร

ในระดับกฎหมายไม่ได้กำหนดมาตรฐานสำหรับการแฟลชเอกสารโดยแต่ละโครงสร้างของบริษัท แต่มีกฎทั่วไปสำหรับการเย็บแผ่น คำสั่งของ Rosarkhiv "งานสำนักงานและธุรกิจจดหมายเหตุ" หมายเลข 76 คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมหมายเลข 536 มีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการผูกเอกสารคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงาน

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 439 มีทฤษฎีทั่วไปว่าเหตุใดสิ่งนี้จึงจำเป็นและสิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการเก็บถาวร" อธิบายเฉพาะภาระผูกพันของทุกองค์กรในการเก็บรักษาเอกสาร แต่ กฎหมายไม่ได้ระบุว่าควรทำอย่างไร คำสั่งหมายเลข 02 - 213 "ในงานธุรการในธนาคารกลาง" ยังอธิบายถึงมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารในคลังข้อมูลในทุกธนาคาร วิธีแฟลชกฎบัตรสำหรับภาษี , กำหนดโดยกรมสรรพากร บริการภาษียังควบคุมความปลอดภัยของเอกสารสำหรับบุคคลที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมผู้ประกอบการ

ตัวเลือกสำหรับการยึดเอกสารตาม GOST

วิธีการเตรียมเอกสารลับสำหรับเฟิร์มแวร์

ก่อนเย็บเอกสาร จะต้องผ่านขั้นตอนการเตรียมการสำหรับเฟิร์มแวร์ กระบวนการเฟิร์มแวร์ที่ถูกต้องนั้นควบคุมโดย Order No. 76 จาก Federal Archives ขั้นแรก ต้องระบุหมายเลขแผ่นงาน ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้แผ่นงานสูญหายหรือข้อมูลถูกซ่อน แผ่นงานมีหมายเลขทั้งหมด ยกเว้นหน้าของสินค้าคงคลัง หากมีซองจดหมายที่มีเฟิร์มแวร์ ซองจดหมายนั้นจะมีหมายเลขกำกับก่อนและหลังเอกสารที่แนบมาด้วย

แผ่นเปล่าไม่ได้ฝังอยู่ในเฟิร์มแวร์ - จะถูกทำลาย หากมีการแนบรูปภาพ ไดอะแกรม ฯลฯ หมายเลขนั้นจะถูกวางไว้ที่ด้านหลังด้านซ้ายบน หากแนบแผ่นรูปแบบขนาดใหญ่ หมายเลขของแผ่นงานจะถูกวางไว้ทางด้านขวาที่มุมบน พนักงานที่รับผิดชอบรับรองคำจารึก, ระบุตำแหน่ง, ลายเซ็น, วันที่สร้าง, จำนวนแผ่นงาน

เอกสารประกอบต้องมีสินค้าคงคลังที่ไม่มีหมายเลขซีเรียล คำอธิบายควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อเอกสาร วันที่;
• รายการเอกสารที่ยื่นทั้งหมด, หมายเลข, ลายเซ็นของหัวหน้า

หลังจากผ่านขั้นตอนแรกแล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนหลักของเฟิร์มแวร์ได้

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการแฟลชเอกสาร

มาดูวิธีการแฟลชเอกสารอย่างถูกต้องด้วยเธรดคำแนะนำทีละขั้นตอน ในขั้นต้นคุณต้องเข้าใจว่าเฟิร์มแวร์ของเอกสารนั้นมีให้สำหรับเฟิร์มแวร์ในสองสามรูและแม้แต่สี่และห้า มาทำความคุ้นเคยกับแต่ละตัวเลือกโดยละเอียดยิ่งขึ้น

ในสองรู

เอกสารที่ไม่มีความสำคัญมากนักจะถูกเย็บด้วยหนึ่งในตัวเลือกที่ง่ายที่สุด - สองรู แต่ถึงแม้จะใช้วิธีง่าย ๆ เช่นนี้ พนักงานหลายคนก็ยังสงสัยว่าจะแฟลชเอกสารอย่างไรให้ถูกต้อง เพื่อไม่ให้สับสนคุณสามารถปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

• ก่อนเจาะแผ่นต้องปรับระดับ ในการทำสองรู คุณสามารถใช้ที่เจาะรูหรือเข็มธรรมดาก็ได้
• จากนั้นคุณจะต้องร้อยด้าย (ควรใช้อันที่แข็งแรง) ผ่านสองรูเพื่อให้ปลายของมันบรรจบกันที่ด้านหลัง
• ต้องผูกด้าย กระดาษที่แข็งแรงติดอยู่ที่ปมซึ่งมักจะเป็นรูปสามเหลี่ยม กระดาษพิมพ์ถูกพิมพ์บน

นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการแฟลชเอกสาร ตัวเลือกอื่นๆ นั้นพบได้ทั่วไป แต่ใช้งานยากกว่า

บันทึก!กาวปมเพื่อไม่ให้แผ่นงานสูญหาย มีการกำหนดจำนวนแผ่นข้อมูลของผู้เชี่ยวชาญที่ดำเนินการตามขั้นตอน สำหรับเอกสารที่มีอายุการใช้งานเกิน 10 ปี แนะนำให้ใช้กระดาษทิชชู่ติดปม

ในสามหลุม

เทคนิคเฟิร์มแวร์ที่ใช้จะเหมือนกับรูสองรู แต่เจาะเป็นสามรู ระยะห่างระหว่างรูไม่ควรเกิน 3 ซม.:

• ในทางกลับกันจำเป็นต้องวาดด้าย แต่ผ่านรูตรงกลาง นั่นคือจุดสิ้นสุดควรอยู่ห่างจากแผ่นเริ่มต้นประมาณ 7 ซม. ควรเหลือในสต็อก
• จากนั้นคุณควรติดด้ายและเข็มจากใบหน้าโดยชี้ไปที่รูด้านล่างที่อีกด้านหนึ่งของเอกสาร
• หลังจากนั้นควรดึงด้ายผ่านรูตรงกลางอีกครั้งจึงสร้างนอตเย็บสองอัน
• ตอนนี้คุณต้องตัดด้ายและบันทึก 7 ซม. เช่นเดียวกับการหมุนด้ายครั้งแรก ปลายควรผูกเข้าด้วยกัน

เพื่อความปลอดภัยของเอกสาร พนักงานที่รับผิดชอบติดกาวแผ่นสี่เหลี่ยมซึ่งจำเป็นต้องเขียนชื่อพนักงาน ลายเซ็น และจำนวนแผ่นที่เย็บ

ในสี่รู

จำเป็นต้องทำสี่รูระยะห่างระหว่างที่ควรจะเป็น 1.5 ซม. ถัดไปคุณต้องสอดด้ายเข้าไปในรูที่สองจากด้านหลังดึงผ่านรูแรกจากนั้นผ่านรูที่สองสามและสี่ หลุม

ตัวอย่างเฟิร์มแวร์ใน 4 รู

ในห้าหลุม

บ่อยครั้งที่มีการใช้การเย็บแบบห้ารูในรายงานทางบัญชี เนื่องจากชุดเอกสารดังกล่าวมีความหนามากกว่าเมื่อเทียบกับชุดอื่นๆ ระยะห่างระหว่างห้ารูควรสูงถึง 5 ซม. ในรูปแบบนี้คุณสามารถใช้ที่เย็บกระดาษหรือแท่นพิมพ์พร้อมสว่าน เพื่อไม่ให้แผ่นกระดาษเสียหายในกรณีนี้ควรใช้กระดาษแข็งเป็นฝาปิด

วิธีแฟลชเอกสารใน 5 รูทีละขั้นตอน:

• ควรสอดด้ายเข้าไปในรูตรงกลางโดยเว้นระยะ 10 ซม. จากนั้นด้ายจะผ่านรูที่สองจากด้านบน
• จากด้านหลังด้ายเข้าไปในรูแรกแล้วเข้าไปในรูที่สองอีกครั้ง เมื่อทำสิ่งนี้แล้วขอบด้านหนึ่งก็พร้อม
• จากด้านหลังจะมีการสอดด้ายเข้าไปในรูตรงกลางอีกครั้งและส่งออกไปทางที่สี่
• ตอนนี้จะต้องสอดด้ายเข้าไปในรูที่ต่ำที่สุดอีกครั้งและนำจากด้านหน้าเข้าไปในรูที่สี่
• ดังนั้นที่ด้านหลังจะได้รับด้ายสองเส้นซึ่งจะต้องเชื่อมต่อกัน

วิธีแฟลชซองจดหมายด้วยเอกสารลับ

ต้องเก็บเอกสารที่เป็นความลับไว้ในถุงทึบแสงระหว่างการส่ง พัสดุลับระบุว่าต้องส่งมอบเป็นการส่วนตัว หรือระบุว่าเป็นข้อมูลลับ

เอกสารดังกล่าวเย็บเล่มตามขวาง

วิธีการรับรองเอกสารแบบเย็บ

พนักงานที่รับผิดชอบมีหน้าที่ต้องรับรองเอกสาร หากไม่มีสิ่งนี้ จะไม่สามารถส่งเอกสารเพื่อตรวจสอบหรือส่งไปจัดเก็บได้ ในเวลาเดียวกันไม่ควรทำผิดพลาดเนื่องจากอาจเกิดปัญหามากมายระหว่างการตรวจสอบ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่พลาดช่วงเวลานี้

สำคัญ!พนักงานที่ลงนามในเอกสารจะต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่สำหรับการส่งและเนื้อหา ความรับผิดชอบสามารถเปลี่ยนไปยังพนักงานคนอื่นได้ แต่เฉพาะในกรณีที่มีคำสั่งซื้อแยกต่างหาก

รับรองเอกสาร

โดยทั่วไปแล้วเฟิร์มแวร์ของเอกสารจะเป็นการป้องกันหลักทรัพย์ที่ดีและยืนยันว่าเอกสารทั้งหมดที่ยื่นเป็นของแท้ เมื่อทราบวิธีการกำหนดหมายเลขเอกสารอย่างถูกต้องเมื่อยื่นเอกสารและกระบวนการนี้เกิดขึ้น คุณจึงไม่ต้องกังวลกับการส่งคืนเอกสารและความจำเป็นในการจัดระบบใหม่