วิธีการเย็บเอกสารอย่างถูกต้องในสำนักงานในเอกสารสำคัญเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี?
ผู้ประกอบการ เลขานุการ และนักบัญชีหลายคน โดยเฉพาะผู้เริ่มต้นมีคำถามว่า "จะเย็บเอกสารอย่างไร" ดูเหมือนว่ามันจะยาก? อย่างไรก็ตามทุกอย่างไม่ง่ายนัก เอกสารถูกส่งไปยังหน่วยงานกำกับดูแลหรือถูกเก็บถาวร ซึ่งหมายความว่าจะต้องจัดทำขึ้นตามบรรทัดฐานและกฎทั้งหมด ลองมาดูความแตกต่างของหัวข้อนี้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น
งานในสำนักงานเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนในแง่ของงานเอกสาร นอกจากนี้ยังใช้กับเฟิร์มแวร์ของเอกสารทางธุรกิจ คุณไม่สามารถพับผ้าปูที่นอนเป็นปึกแล้วเย็บได้ บ่อยครั้งมาก เอกสารถูกส่งกลับอย่างแม่นยำเนื่องจากแฟ้มมีรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง
เพื่อให้เข้าใจวิธีการต่อเอกสารอย่างถูกต้องในที่ทำงาน คุณควรทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธี พวกเขาได้รับการอนุมัติจาก Rosarkhiv (12/23/09)
เอกสารมีไว้เพื่ออะไร?
ก่อนที่เราจะหาวิธีเย็บเอกสารอย่างถูกต้อง เรามาคุยกันว่าทำไม ในความเป็นจริงแล้วสิ่งนี้จำเป็น ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่าทำไมจึงทำเช่นนี้ แต่มีองค์กรจำนวนมากที่ยอมรับเอกสารในรูปแบบที่ถูกต้องและดำเนินการอย่างถูกต้องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งไปยังที่เก็บถาวร เพื่อเข้าร่วมการประมูล เมื่อส่งเอกสารไปยังสำนักงานภาษี เป็นต้น
เราต้องการทราบว่าไม่มีคำแนะนำที่ชัดเจนในเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม มีระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร มีความเชื่อกันว่าจะต้องเย็บกระดาษทั้งหมดอย่างแน่นอนหากมีปริมาณมากกว่าหนึ่งแผ่น สิ่งนี้ใช้กับสำเนาเช่นเอกสารของกฎบัตรของนิติบุคคล (สำเนาไม่มีตราประทับขององค์กร) นอกจากนี้ แผ่นงานเย็บจะมีหมายเลขอารบิก วางไว้ที่มุมขวาบน สำหรับเอกสารที่กะพริบคุณจะต้องใช้เธรดพิเศษ - เกลียว, สว่าน, เข็ม บันทึกการยืนยันที่มีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนหน้าจะต้องติดอยู่ที่ด้านหลังของแผ่นสุดท้าย มีการลงนามโดยหัวหน้าและต้องมีตราประทับขององค์กร
ออกแบบปก
ทำเอกสารให้เรียบร้อยควรดูแลให้รอบครอบ ส่วนใหญ่มักจะเป็นกระดาษแข็ง นอกจากนี้ยังสามารถออกแบบให้ใช้งานได้ยาวนาน ทั้งแบบมาตรฐาน (ขนาด A4) และแบบไม่มาตรฐาน
ปกทำจากกระดาษแข็งหนาในกรณีที่คาดว่าจะเก็บกระดาษระยะยาว (มากกว่ายี่สิบห้าปี) ในขั้นต้น และสำหรับการส่งไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ ตัวเลือกที่ง่ายกว่าก็เหมาะสมเช่นกัน
รายการเอกสาร
ก่อนที่คุณจะเย็บเอกสาร คุณต้องวาดทุกอย่างภายในเคสให้ถูกต้อง เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องปักเอกสารในอนาคต ท้ายที่สุดอาจไม่มีกระดาษห่อเดียว แต่มีหลายห่อ ในกรณีนี้ แต่ละชุดจะต้องเย็บแยกกันและมีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับชื่อโฟลเดอร์ วันที่สินค้าคงคลัง รายการแผ่นงานทั้งหมด ชื่อเต็ม คนที่มีความรับผิดชอบ. คำอธิบายนั้นไม่มีหมายเลขกำกับ
วิธีการกำหนดหมายเลขแผ่นอย่างถูกต้อง
เพื่อให้หมายเลขแผ่นงานถูกต้อง คุณควรทราบกฎบางประการ:
- ตัวเลขถูกกำหนดให้กับแผ่นงาน แต่ไม่ใช่หน้า จำสิ่งนี้
- คำอธิบายไม่ได้ระบุหมายเลข
- หากมีตัวอักษรอยู่ในกระดาษ ซองจดหมายจะถูกใส่หมายเลขก่อน แล้วจึงตามด้วยกระดาษแต่ละแผ่น
- หมายเลขแผ่นวางไว้ที่มุมบน (มุมขวาบน) ด้วยดินสออย่างง่าย มีการใช้เลขอารบิค
- หากไฟล์มีมากกว่าหนึ่งเล่ม แต่ละเล่มจะมีหมายเลขแยกจากกัน
- หากมีเอกสารที่มีหมายเลขภายในเอกสารนั้นยังคงต้องผ่านหมายเลขทั่วไป
- แผ่นงานขนาดใหญ่ (A2, A3) ถูกกางออกและวางหมายเลขซีเรียลไว้ที่มุมด้านบน พวกเขาปิดล้อมที่ปลายด้านหนึ่งเท่านั้น
- หากแผ่นงานมีชิ้นส่วนที่ติดกาวอย่างสมบูรณ์แสดงว่ามีหมายเลขเดียวเท่านั้นและที่ด้านล่างคุณควรเขียนรายการเช็คและข้อความทั้งหมดที่วางด้วยมือ
- หากภาพถ่ายติดเช็คกับแผ่นงานเพียงด้านเดียว ในกรณีนี้ แต่ละภาพจะมีหมายเลขของตัวเอง
- ไดอะแกรม ภาพวาด และภาพถ่ายมีหมายเลขกำกับด้วย
- แบบแผนและแผนที่ที่ติดกาวจากแผ่นงานหลายแผ่นมีหมายเลขเดียว แต่สินค้าคงคลังทั่วไประบุว่าประกอบด้วยแผ่นงานกี่แผ่น
อนุญาตให้มีข้อผิดพลาดในการนับหรือไม่
ก่อนเย็บเอกสารด้วยเธรดควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้อง ตรวจสอบเป็นพิเศษว่าทุกหน้ามีตัวเลขที่ถูกต้องหรือไม่ ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ (เช่น แผ่นพับขาดหายไป) อนุญาตให้ใช้หมายเลขตัวอักษรได้ แต่ต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าหน้าที่เก็บถาวรเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าแผ่นงานทั้งหมดจะยังคงอยู่โดยไม่มีการแก้ไขและใส่ตัวเลข (ของแผ่นงานก่อนหน้า) และตัวอักษรลงในส่วนที่หายไป
หากเกิดข้อผิดพลาดขั้นต้น คุณจะต้องทำงานใหม่ทั้งหมด สำหรับสิ่งนี้จำเป็นต้องใช้ดินสอธรรมดาเพื่อให้สามารถลบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ แต่ถึงจะใช้ปากกาก็ไม่เป็นไร ตัวเลขเก่าถูกขีดฆ่าอย่างเรียบร้อย และเพิ่มตัวเลขใหม่ข้างๆ ในกรณีนี้ บันทึกตอบรับก็เปลี่ยนไปเช่นกัน แน่นอนว่าเธอไม่ได้ถูกถอนออกจากคดี เดี๋ยวลงอันใหม่
วิธีการเย็บเอกสารด้วยด้าย?
หากคุณเตรียมเอกสารทั้งหมดและแน่ใจว่าเอกสารแนบทั้งหมดถูกต้อง คุณสามารถดำเนินการขั้นตอนต่อไปได้ ผ้าปูที่นอนถูกเย็บด้วยด้ายพิเศษเท่านั้น (เรียกอีกอย่างว่าสายรัดธนาคาร) และเข็ม และเย็บเอกสารในงานออฟฟิศอย่างไร? ลองมาดูรายละเอียดวิธีการทำทีละขั้นตอน
ต้องจัดรูปแบบเพื่อให้สามารถอ่านได้ในภายหลัง ดังนั้นทางด้านซ้ายที่ระยะหนึ่งเซนติเมตรครึ่งจากขอบจึงเจาะรูสามรูด้วยสว่านหนึ่งอันอยู่ใต้อีกอันหนึ่ง รูตรงกลางควรอยู่ตรงกลางพอดีและอีกสองอันควรอยู่ห่างจากรูนั้นสามเซนติเมตร
หากเคสมีขนาดเล็กการใช้รูเจาะจะสะดวกกว่า และสำหรับปริมาณมากควรใช้สว่าน บ่อยครั้งที่หน้าแรกและหน้าสุดท้ายถูกทำลาย ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะหยิบและติดแถบกระดาษแข็งที่จุดเจาะที่เส้นใหญ่จะผ่าน ควรเตรียมด้ายล่วงหน้าก่อนเย็บเอกสาร อย่าให้ยาวมากเพราะจะพันกันได้ เจ็ดสิบเซนติเมตรน่าจะเพียงพอสำหรับคุณ
เพื่อให้คำอธิบายง่ายขึ้น ลองมานับจำนวนหลุมกัน ให้อันบนสุดเป็นหมายเลข 1 อันกลาง - 2 และอันล่าง - 3 ดังนั้นเราจึงเริ่มเย็บจากด้านหลังของเคสโดยดึงเข็มผ่านรู 2 (ปลายด้านหนึ่งของเส้นใหญ่ยังคงอยู่หลังโฟลเดอร์) ไปทางด้านหน้าจากนั้นเราสอดเข็มผ่านรู 1 แล้วดึงด้ายไปทางด้านหลังอีกครั้ง เมื่อปลายเกลียวและเข็มว่างอยู่ด้านหลังโฟลเดอร์จากนั้นผ่านรูที่สามคุณจะต้องเลื่อนไปทางด้านหน้าอีกครั้งจากนั้นอีกครั้งไปทางด้านหลังผ่านรู 2 ต่อไปนี้คือวิธีต่อเอกสารเข้าในไฟล์เก็บถาวร
งานที่พวกเขาพูดเสร็จแล้ว กระดาษถูกเย็บ ตอนนี้คุณต้องผูกเกลียวเป็นปม (ที่ด้านหลัง) ปมจะต้องแน่นพอที่จะพอดีกับหน้าสุดท้ายอย่างพอดีเพราะจะต้องยึดด้วยบันทึกยืนยันซึ่งปลูกด้วยกาว ปลายของเกลียวควรห้อยลงมาจากใต้กระดาษที่ติดกาว
เรารับรองเอกสารพร้อมลายเซ็น
ดูเหมือนว่าจะเย็บเอกสารอย่างไรให้ถูกต้อง ตอนนี้ยังคงรับรองการยื่นพร้อมลายเซ็น อย่างไรก็ตาม นั่นคือสิ่งที่เรียกว่ามั่นใจ ทำในแผ่นแยกต่างหากและติดกาวที่ด้านหลังของหน้าสุดท้าย บันทึกต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนกระดาษที่เย็บซึ่งระบุคุณสมบัติ (อาจเป็นใบรับรองรูปถ่ายภาพวาดภาพวาด)
บันทึกการรับรองลงนามโดยตรงโดยผู้อำนวยการหรือรองผู้ซึ่งระบุตำแหน่งของเขา โน้ตนั้นติดกาวอย่างระมัดระวังกับเกลียวที่เราผูกเคส ตราประทับขององค์กรวางอยู่ด้านบน แต่มีข้อแม้อย่างหนึ่ง ตราประทับของตราประทับจะต้องอยู่บนโน้ตบางส่วนและอีกส่วนหนึ่งอยู่บนแผ่นเคส นี่เป็นจุดที่สำคัญมาก และควรจดจำไว้
เราได้ครอบคลุมวิธีการเย็บเอกสารทีละขั้นตอน ภาพถ่ายที่นำเสนอในบทความจะแสดงให้เห็นกระบวนการได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
การเตรียมเอกสารสำหรับภาษีแตกต่างกันหรือไม่?
ไม่ใช่เหตุผลที่เราต้องการให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการเตรียมเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี การรู้ถึงความแตกต่างและคุณลักษณะต่างๆ จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาบางอย่างได้ เช่น การตำหนิในส่วนของผู้มีอำนาจควบคุม ความประมาทเลินเล่อในเรื่องนี้อาจก่อให้เกิดการเรียกร้องที่ไม่จำเป็น
มีหลายกรณีเช่นนี้เมื่อคดีถูกส่งกลับโดยมีแรงจูงใจจากการดำเนินการที่ไม่เหมาะสม ไม่ใช่เพื่ออะไรที่กระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียให้คำอธิบายพิเศษ (จดหมายหมายเลข 03-02 ลงวันที่ 29 ตุลาคม 2558) เกี่ยวกับความถูกต้องของการจัดหาเอกสารเย็บรวมถึงสำเนาในรูปแบบกระดาษ
ฉันขอเตือนคุณว่าระหว่างการตรวจสอบ หน่วยงานด้านภาษีมีสิทธิ์ขอสำเนาเอกสารในรูปแบบกระดาษที่ต้องได้รับการรับรอง กระทรวงการคลัง ชี้แจงว่า สำเนา คือ สำเนาที่จำลองต้นฉบับโดยสมบูรณ์ เฉพาะเวอร์ชันที่มีรายละเอียดทั้งหมดซึ่งให้ผลบังคับทางกฎหมายเท่านั้นจึงจะถือว่าได้รับการรับรอง ในขณะเดียวกัน แผนกจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเย็บเล่มเอกสารและสำเนาอย่างถูกต้อง แม้กระทั่งถ่ายเอกสาร และไม่ได้รับการยอมรับในรูปแบบอื่นใด
เย็บเอกสารเพื่อเสียภาษีอย่างไร?
สันนิษฐานว่าแฟ้มไม่ควรใหญ่เกินไป ไม่เกินหนึ่งร้อยห้าสิบแผ่น การกำหนดหมายเลขของแผ่นงานจะต้องเป็นเลขอารบิคเท่านั้น (ทึบ) โดยเริ่มจากตัวแรก แผ่นงานทั้งหมดถูกเย็บเป็นสองหรือสี่รูด้วยด้ายพิเศษ ปลายของเธรดนี้ควรยืดไปทางด้านหลังของหน้าสุดท้ายและมัดด้วยเงื่อนที่แข็งแรง
คำแนะนำไม่ได้มีเพียงวิธีการเย็บเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีการจัดเรียงสติกเกอร์กระดาษที่ด้านหลังด้วย ควรครอบคลุมตำแหน่งของเฟิร์มแวร์และโหนดเอง ขนาดสติกเกอร์ไม่เกินสี่สิบ-ห้าสิบมิลลิเมตร ประกอบด้วยลายเซ็นรับรองความถูกต้องซึ่งระบุจำนวนหน้าที่เป็นตัวเลข ทั้งหมดนี้ลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือตัวแทนอื่นที่มีอำนาจดังกล่าว ถัดไปประทับตราขององค์กร - เพื่อให้ทั้งสติกเกอร์และลายเซ็นพร้อมชื่อเต็ม ผู้รับรองเอกสาร
สำนักงานเน้นย้ำอย่างชัดเจนว่าเมื่อยื่นไฟล์ ควรมั่นใจในความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของต้นฉบับและสำเนา เอกสารที่เย็บจะถูกส่งไปยังสำนักงานภาษีพร้อมจดหมายปะหน้า มันบ่งบอกถึงพื้นฐานสำหรับการยื่นเอกสาร, จำนวนของพวกเขา, จำนวนแผ่นงานในแต่ละรายการ
แทนคำหลัง
ในบทความของเรา เราได้พูดถึงวิธีการต่อเอกสารเข้าคลังเอกสารอย่างถูกต้อง เพื่อจุดประสงค์ด้านภาษีหรือเพียงแค่ในที่ทำงานเท่านั้น มีการถกเถียงกันมากมายเกี่ยวกับเรื่องนี้ เนื่องจากไม่มีมาตรฐานเดียว แต่ถ้าไม่ยากที่จะสร้างการยื่นหนังสือพิมพ์และเอกสารเพียงเพื่อจัดเก็บในสำนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง การผูกมัดและการดำเนินการของเอกสารเพื่อส่งไปยังหน่วยงานกำกับดูแลจะต้องรับผิดชอบทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา เป็นที่เชื่อกันโดยทั่วไปว่าการยื่นเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงหรือปลอมแปลงทำได้ยากกว่า เราหวังว่าข้อมูลของเราจะเป็นประโยชน์กับคุณ
กำลังโหลด...