กฎสำหรับการรวบรวมบันทึกเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่อย่างเป็นทางการโดยพนักงาน + ตัวอย่างการออกแบบ + เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์และความแตกต่างของการร่างเอกสาร

บันทึกเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการ: แบบฟอร์มตัวอย่างและตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์มเป็นหัวข้อของการตรวจสอบในวันนี้ นายจ้างทุกคนต้องเผชิญกับสถานการณ์เช่นการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมของพนักงาน ดังนั้นคุณจำเป็นต้องรู้วิธีจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าว วิธีป้องกันการเพิกเฉยต่อระเบียบวินัยของแรงงาน และรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่กลมกลืนกันในทีม ท้ายที่สุดมันเป็นสิ่งจำเป็นที่พนักงานแต่ละคนจะต้องปฏิบัติตามหน้าที่ทางวิชาชีพทั้งหมดของเขาอย่างมีคุณภาพและทันเวลาผลของงานโดยรวมขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

วิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่เป็นปัญหาดังกล่าวคือบันทึกช่วยจำ (บันทึก) ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถเสนอข้อเรียกร้องอย่างเป็นทางการอย่างมีเหตุผลเพื่อให้เขาต้องรับผิดชอบต่อการปฏิบัติหน้าที่ทางวิชาชีพที่ไม่เหมาะสม ด้วยความช่วยเหลือของข้อความดังกล่าว คุณสามารถทำให้พนักงานคิดถึงพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมของเขา เช่น ประกาศคำพูดหรือตำหนิเขา นอกจากนี้เอกสารดังกล่าวอาจเป็นพื้นฐานสำหรับการเลิกจ้างพนักงานด้วยเหตุผลที่เหมาะสมซึ่งเป็นหนึ่งในบทความของรหัสแรงงาน

บันทึกช่วยจำนี้เป็นเครื่องมือในการแจ้งหัวหน้าองค์กรอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมโดยพนักงานเฉพาะในหน้าที่ของเขา ซึ่งมักมีผลกระทบร้ายแรงต่อองค์กร มักจะอยู่ในรูปของความเสียหายที่มีนัยสำคัญ ความรับผิดทางวินัยของพนักงาน ในกรณีเช่นนี้มักมีการตรวจสอบภายใน และถ้ามีความเสียหาย ใครบางคนควรรับผิดชอบ ดังนั้นด้วยความช่วยเหลือของบันทึก คุณสามารถแจ้งฝ่ายบริหารอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความผิดของพนักงานคนใดคนหนึ่งสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้น จากเอกสารนี้ ได้มีการออกคำสั่งเพื่อลงโทษทางวินัยหรือความรับผิดอื่น ๆ กับพนักงานที่กระทำผิด

ดังนั้นบทความนี้จึงเป็นพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจเกี่ยวกับความรับผิดชอบของบุคคลใดบุคคลหนึ่งที่ทำผิดพลาดอย่างร้ายแรง ให้เราพิจารณารายละเอียดวิธีการจัดทำรายงานดังกล่าวอย่างถูกต้องและควรคำนึงถึงความแตกต่างใดบ้างเมื่อรวบรวม

เมื่อจ้างพนักงานใหม่หัวหน้างานหรือพนักงานของแผนกบุคคลมีหน้าที่ต้องทำความคุ้นเคยกับกฎทั้งหมดที่บังคับใช้ในองค์กร นอกจากนี้ บางองค์กรยังมีขั้นตอนภายในหรือกฎจรรยาบรรณขององค์กรเพิ่มเติมอีกด้วย ในองค์กรที่มีการจ้างงานตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด มีคำถามและสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์น้อยลงในระหว่างการทำงานเกี่ยวกับหน้าที่ของพนักงานและการปฏิบัติตามวินัยแรงงาน

รายละเอียดงานของพนักงานและกฎทั่วไปของจริยธรรมองค์กรหรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกันระบุหน้าที่ทั้งหมดของพนักงานและสิทธิของพนักงานไว้อย่างชัดเจน พนักงานขององค์กรต้องปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้และเข้าใจว่าการไม่ปฏิบัติตามในระยะยาวอาจนำไปสู่ความเสียหายที่สำคัญต่อองค์กรซึ่งเขาจะต้องรับผิดชอบ แต่ก็ยังมีบางกรณีที่พนักงานไม่ใส่ใจกับหน้าที่โดยตรงซึ่งอาจส่งผลเสียต่อกิจกรรมของบางแผนกหรือแผนกขององค์กร บริษัท อาจประสบความสูญเสีย จากนั้นผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานที่กระทำผิดจะต้องแจ้งให้ผู้บริหารระดับสูงทราบเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ระบุว่าการกระทำใดที่นำไปสู่การเกิดสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ และใครควรรับผิดชอบต่อผลที่ตามมาในทางลบ

ในกรณีเช่นนี้ ผู้บังคับบัญชาโดยตรงจะส่งบันทึกไปยังผู้บริหารระดับสูง ซึ่งเขาอธิบายข้อเท็จจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นและระบุบุคคลที่ไม่ปฏิบัติตามหน้าที่อย่างถูกต้อง อาจมีสถานการณ์ที่พนักงานปฏิบัติหน้าที่ไม่ถูกต้องอย่างเป็นระบบและพนักงานคนอื่น ๆ ต้องปฏิบัติหน้าที่บางส่วนหรือแก้ไขข้อผิดพลาด กรณีดังกล่าวควรได้รับการพิจารณาจากฝ่ายบริหารด้วย

บันทึกว่าด้วยการไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการ - บทบัญญัติทั่วไป

บันทึกข้อตกลง (อย่างเป็นทางการ) เป็นเอกสารข้อมูลที่ผู้จัดการได้รับแจ้งเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมของพนักงานในหน้าที่ทางวิชาชีพของเขา และบันทึกนี้ยังเป็นพื้นฐานสำหรับการลงโทษทางวินัยแก่ผู้กระทำความผิด บันทึกข้อตกลงมักจะระบุข้อเท็จจริงที่ยืนยันการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นธรรมโดยพนักงานในหน้าที่ทางวิชาชีพของเขาและขอให้ใช้มาตรการรับผิดต่อผู้กระทำความผิด มาตรการความรับผิดชอบอาจเป็น: คำพูด การตำหนิ และบางครั้งถึงขั้นเลิกจ้างด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องของรหัสแรงงาน

โปรดทราบว่ารายงานนี้จัดทำขึ้นโดยผู้จัดการสายงาน (หัวหน้าหน่วย) เฉพาะในกรณีที่มีเหตุผลที่ดีและมีหลักฐานว่าพนักงานไม่เต็มใจที่จะปฏิบัติหน้าที่โดยเจตนาหรือข้อเท็จจริงของการล้มเหลวซ้ำซากซ้ำซากในการปฏิบัติหน้าที่และ พนักงานขาดข้อโต้แย้งที่มีน้ำหนักในการให้เหตุผล - เหตุผลที่มีน้ำหนัก เป็นหลักฐานที่ใช้เป็นพื้นฐานในการรวบรวมบันทึก

ดังนั้น จนกว่าจะมีการชี้แจงสถานการณ์ทั้งหมดของเหตุการณ์ จึงไม่มีการร่างรายงาน

และเราทราบโดยเฉพาะอย่างยิ่งว่าหลังจากวิเคราะห์ข้อเท็จจริงทั้งหมดของสิ่งที่เกิดขึ้นแล้วเท่านั้น ผู้บังคับบัญชาโดยตรงของผู้กระทำความผิด และไม่มีบุคคลอื่นใดที่ตัดสินใจจัดทำรายงาน จัดทำรายงานและส่งไปยังผู้จัดการระดับสูงหรือผู้อำนวยการของ องค์กรมักจะผ่านเลขานุการ บนพื้นฐานของรายงาน พนักงานที่กระทำผิดอาจถูกปรับ ถูกตำหนิ หรือถูกลงโทษด้วยวิธีอื่น หากพนักงานมีรายงานหลายฉบับอยู่แล้ว เขาอาจถูกไล่ออกภายใต้มาตราการแรงงานที่ไม่น่าดู

กฎหมายปัจจุบันไม่ได้กำหนดรูปแบบที่เป็นเอกภาพสำหรับรายงานประเภทนี้ อย่างไรก็ตามเมื่อร่างเอกสารควรปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วไปสำหรับงานในสำนักงาน โน้ตถูกวาดขึ้นด้วยตนเองหรือบนคอมพิวเตอร์ กฎการออกแบบทั่วไป:

1. ที่ด้านบนขวาจะมีการระบุชื่อเต็มของผู้รับก่อน ได้แก่ ตำแหน่งของบุคคลและชื่อขององค์กร ชื่อเต็ม;
2. ชื่อและตำแหน่งของผู้สมัคร
3. นอกจากนี้ในกึ่งกลางของแผ่นงานคือหัวข้อ "บันทึก" และโดยปกติแล้วสาระสำคัญจะถูกระบุไว้โดยย่อในหัวข้อย่อยที่สอง - "ในการปฏิบัติหน้าที่ราชการล้มเหลว";
4. อนึ่ง ข้อความต่อไปนี้ประกอบด้วยหน้าที่อันโดดเด่น;
5. นำหลักฐานและข้อโต้แย้งเกี่ยวกับความผิดของพนักงาน ข้อสรุป;
6. ข้อเสนอสำหรับมาตรการความรับผิดชอบสำหรับพนักงานที่กระทำผิด;
7. ลายเซ็น ตำแหน่งของผู้สมัคร ชื่อเต็ม วันที่เตรียมเอกสาร

เนื่องจากปัจจุบันไม่มีรูปแบบเอกสารที่ชัดเจนและเป็นเอกภาพ จึงอาจมีการเบี่ยงเบนบางอย่างจากเทมเพลตด้านบนได้ กระดาษดังกล่าวถือว่าใช้ได้

โดยปกติแล้วกระดาษที่รวบรวมแล้วจะถูกส่งไปยังเลขานุการซึ่งลงทะเบียนและใส่หมายเลขซีเรียลของเอกสารและวันที่รับ จากนั้นเอกสารจะถูกโอนไปยังผู้อำนวยการหรือผู้บริหารระดับสูง

เอกสารดังกล่าวจะต้องลงทะเบียนกับองค์กร เนื่องจากบันทึกประกอบด้วยข้อมูลอย่างเป็นทางการที่มีผลทางกฎหมาย พูดคุยเกี่ยวกับวิธีการและลำดับการลงทะเบียนในรายละเอียดเพิ่มเติมเล็กน้อย

โดยทั่วไป แบบฟอร์มใดแบบฟอร์มหนึ่งต่อไปนี้จะใช้ในการลงทะเบียนเอกสารสำคัญในองค์กร:

• แบบฟอร์มวารสาร.องค์กรมีสมุดรายวันบัญชีพิเศษที่มีการป้อนข้อมูลในเอกสารทางการภายในทั้งหมดขององค์กร เอกสารใหม่จะได้รับการกำหนดหมายเลขซีเรียล จากนั้นจึงทำรายการทีละบรรทัดด้วยตนเองในสมุดรายวันตามลำดับเวลา เพื่อระบุรายละเอียดโดยย่อของเอกสาร แบบฟอร์มอัตโนมัติ เอกสารถูกรวบรวมบนคอมพิวเตอร์และเข้าสู่ฐานข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทันที
• แบบบัตร.สำหรับเอกสารแต่ละฉบับ จะมีการสร้างการ์ดแยกต่างหากโดยมีหมายเลขการลงทะเบียนและระบุรายละเอียดของบันทึก จากนั้นการ์ดจะถูกวางลงในลักษณนาม วิธีนี้มักใช้ในสถาบันแผนก

คุณสมบัติเฉพาะของบันทึกช่วยจำ

วัตถุประสงค์ของบันทึกข้อตกลง (บันทึก) คือการแจ้งผู้บริหารระดับสูงเพื่อขอใช้มาตรการทางวินัยกับพนักงานที่กระทำผิด รายงานต้องมีข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยันซึ่งสะท้อนถึงการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่โดยตรงอย่างมืออาชีพของพนักงานอย่างไม่เหมาะสม

สามารถแนบเอกสารสนับสนุนข้อโต้แย้งของผู้สมัครไปกับหมายเหตุ ตัวอย่างเช่น เอกสารที่พนักงานวาดขึ้นอย่างไม่ถูกต้อง บันทึกกล้องวงจรปิด และหลักฐานอื่นๆ ตามข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ในหมายเหตุ สามารถตรวจสอบอย่างเป็นทางการได้ จากผลการพิจารณาบันทึกและการดำเนินการตรวจสอบ การตัดสินใจเกี่ยวกับมาตรการความรับผิดชอบของพนักงานที่กระทำผิด ในรูปแบบของความรับผิดทางวินัย (คำพูด การตำหนิทางปกครอง) หรือแม้กระทั่งการเลิกจ้างพนักงานภายใต้ บทความที่เกี่ยวข้องของรหัสแรงงาน การตัดสินใจนี้ทำในรูปแบบของคำสั่งของหัวหน้าองค์กร

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ บันทึกจะถูกรวบรวมและพิจารณาโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เฉพาะในกรณีที่พนักงานไม่ปฏิบัติตามคำสั่งโดยตรงของผู้จัดการสายงานหรือหน้าที่ในวิชาชีพปัจจุบันของเขา โดยไม่มีเหตุผลที่ดี ในกรณีที่มีข้อพิพาทจะต้องดำเนินการตรวจสอบภายในภายใน

หากองค์กรได้พัฒนาแบบฟอร์มหรือเทมเพลตพิเศษสำหรับเอกสารดังกล่าวแล้ว ในกรณีนี้ควรใช้ สามารถกรอกข้อความด้วยมือในแบบฟอร์ม คอมพิวเตอร์ หรือเขียนด้วยมือทั้งหมดก็ได้

บางครั้งในข้อบังคับภายในขององค์กรระบุว่ารายงานการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ทางวิชาชีพจะต้องตกลงกับเจ้าหน้าที่บางคน ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนภายในที่กำหนดมิฉะนั้นผู้อำนวยการหรือเจ้าหน้าที่ระดับสูงอื่น ๆ จะไม่ยอมรับบันทึก

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วว่ารายงานการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ทางวิชาชีพมีคำขอให้กำหนดมาตรการรับผิดต่อพนักงานที่กระทำผิด หากผู้จัดการที่เหนือกว่าตัดสินใจในเชิงบวกว่าพนักงานของ บริษัท ควรรับผิดชอบต่อความผิดพลาดของเขาพนักงานจะต้องรับโทษสำหรับการกระทำของเขาซึ่งได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหารขององค์กรเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ สถานการณ์

แต่มันเกิดขึ้นที่พนักงานที่เกเรเข้าใจและยอมรับความผิดพลาดของพฤติกรรมหรือการกระทำของเขาซึ่งเป็นผลมาจากการที่เขาแก้ไขตัวเองอย่างรวดเร็วพยายามที่จะไม่ทำผิดพลาดในอนาคตพยายามที่จะปฏิบัติหน้าที่ให้สำเร็จ พยายามฟื้นฟูตัวเองและเรียกความมั่นใจกลับคืนมา ในกรณีเช่นนี้ ผู้จัดการสายงาน (หัวหน้างาน) ของพนักงานที่ล่วงละเมิดอาจยื่นคำร้องขอยกเลิกการลงโทษหรือการผ่อนปรนอื่นๆ ในการลงโทษพนักงาน เอกสารดังกล่าวจัดทำขึ้นเช่นรายงานการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่

ลองพิจารณารายละเอียดว่าต้องระบุอะไร:

1. ตำแหน่งหัวหน้าและชื่อขององค์กร ชื่อเต็ม;
2. ตำแหน่งของผู้รวบรวมโน้ต ชื่อเต็ม;
3. ชื่อเรื่อง "บันทึกข้อตกลง";
4. ต่อไปนี้เป็นลิงค์ไปยังคำสั่งให้ลงโทษพนักงานโดยระบุวันที่และหมายเลขของคำสั่งนี้
5. ให้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับความสำเร็จในการทำงานใหม่ของลูกจ้างและเหตุผลในการยกเลิกการลงโทษ
6. การร้องขอให้ยกเลิกมาตรการทางวินัยก่อนเวลาหรือลดโทษ
7. ชื่อและตำแหน่งผู้รวบรวมบันทึกข้อตกลง
8. วันที่เตรียมเอกสาร ลายมือชื่อ ผู้สมัคร

บทสรุป

ในขณะนี้ กฎหมายของรัสเซียไม่ได้กำหนดรูปแบบหรือรูปแบบรวมเฉพาะใด ๆ สำหรับบันทึกช่วยจำดังกล่าว แต่องค์กรต่าง ๆ เองก็มีสิทธิ์ที่จะจัดทำแบบฟอร์ม (เทมเพลต) เพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าว

เมื่อรวบรวมเอกสารดังกล่าวควรปฏิบัติตามกฎการทำงานในสำนักงานที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปโดยระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด การปฏิบัติตามกฎง่ายๆ เหล่านี้จะช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทหรือแม้แต่สถานการณ์ความขัดแย้ง

ในข้อความของเอกสารจำเป็นต้องระบุอย่างชัดเจนว่าหน้าที่งานใดที่พนักงานไม่ปฏิบัติตาม แสดงหลักฐานข้อเท็จจริงนี้และผลที่ตามมาของการกระทำของเขา และเสนอมาตรการความรับผิดชอบสำหรับพนักงานที่กระทำผิด

โปรดทราบว่าไม่มีทีมเดียวที่สามารถทำได้โดยไม่ละเมิดหน้าที่หรือวินัยแรงงาน ดังนั้นทีมผู้บริหารควรรู้กฎพื้นฐานในการรวบรวมเอกสารดังกล่าว และพนักงานควรตระหนักถึงมาตรการความรับผิดชอบในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามทางการได้ หน้าที่.

เราได้วิเคราะห์กฎพื้นฐานและการออกแบบรายงานเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสม ตรวจสอบความแตกต่างต่างๆ ที่เกิดขึ้นในสถานการณ์ดังกล่าว การรวบรวมเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องยากใคร ๆ ก็พูดได้ว่ามันถูกวาดขึ้นในรูปแบบตามอำเภอใจ อย่างไรก็ตามจำเป็นต้องทราบและพิจารณาบางประเด็น นอกจากนี้เรายังบอกคุณว่าเหตุการณ์สำคัญใดของสิ่งที่เกิดขึ้นจะต้องนำมาพิจารณาก่อนที่จะรวบรวมบริการดังกล่าว

ในกรณีส่วนใหญ่ คำพูดง่ายๆ ที่สร้างมาอย่างดีให้กับพนักงานก็เพียงพอแล้ว หรือบางทีคุณอาจต้องหาสาเหตุที่พนักงานไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเพียงพอ สิ่งนี้ก็เกิดขึ้นบ่อยครั้งและไม่ใช่เหตุผลที่อยู่บนพื้นผิวเสมอไป บางครั้งจำเป็นต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในพื้นที่แรงงานที่กำหนดเพื่อปรับเปลี่ยนขั้นตอนที่กำหนดไว้เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ทางเศรษฐกิจหรืออาจต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการผลิต