Idora. Elektron ofis Izlash va tahlil qilish

Odatda, "qog'oz" hujjat aylanishini ta'minlash va buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tashkilotning ish yuritish bilan shug'ullanadigan bo'limlariga: idora, ishlarni boshqarish, shuningdek tarkibiy bo'linmalarda ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan shaxslarga tushadi. Aynan ular uchun DIRECTUM elektron hujjat aylanishi va o'zaro aloqalarni boshqarish tizimining "Office" moduli mo'ljallangan. Ushbu modul an'anaviy ruscha ish yuritish texnologiyasiga asoslangan Ta'lim davlat ta'lim muassasasi talablariga muvofiq qog'oz hujjatlarni qayta ishlash bo'yicha muntazam operatsiyalarni bajarilishini osonlashtiradi:

• barcha kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni, shuningdek, ro'yxatdan o'tishni boshqarish kartalari (RCC) yordamida ichki hujjatlarni yagona ro'yxatdan o'tkazish;
• har qanday bosqichda qog'oz hujjat joylashgan joyni ro'yxatdan o'tkazish hayot davrasi: rahbariyat tomonidan ko'rib chiqish, hujjat loyihasini tasdiqlash, ijro etish va hk.;
• buyruqlar, qarorlar va rahbariyat ko'rsatmalarining o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish;
• tashkilotda qabul qilingan ishlar nomenklaturasiga muvofiq ishlarga hujjatlarni hisobdan chiqarish;
• qog'oz hujjatlarning holati, mavjudligi, harakatlanishi to'g'risida kerakli ma'lumotlarni tezkor izlash;
• zarur bo'lgan standart shakllar va jurnallarni, shuningdek tashkilotning ish jarayoni bo'yicha statistik hisobotlarni olish.

Bundan tashqari, "Office" moduli turli tashkilotlar o'rtasida almashinuvni tashkil qilishga imkon beradi. Bunday almashinuv bilan foydalanish mumkin elektron imzo (ES) va tizimning maxsus mexanizmlari hujjatlarni etkazib berishni boshqarish imkonini beradi. Birjaning printsiplari Hujjatlar menejerlari gildiyasi tomonidan tasdiqlangan "Hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlash bo'yicha avtomatlashtirish tizimlarining o'zaro aloqasi" elektron hujjat almashinuvining sanoat standartiga asoslanadi.

Ishlar nomenklaturasini va ro'yxatga olish jurnallarini yuritish

Moslashuvchan tizim raqamlash kontekstdagi hujjatga raqam berishga imkon beradi elektron jurnal ro'yxatdan o'tish. Har bir jurnal uchun o'zboshimchalik bilan jurnal ichidagi hujjatlarni raqamlash usuli o'rnatiladi. Raqamga bo'lim kodi, jurnal kodi va boshqa kerakli ma'lumotlarni kiritish mumkin.

Har bir nomenklatura ishi bo'yicha arxivga topshirish uchun hujjatlarni tayyorlashda siz ishning muqovasini, shuningdek ish hujjatlari ro'yxatini chop etishingiz mumkin, bu esa hujjatlarni arxiv saqlashga tayyorlash vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish

Hujjatlarni "Office" modulida ro'yxatdan o'tkazish uchun barcha dastlabki ma'lumotlar (muxbir, tashkiliy bo'linma, tashkilot vakili, ro'yxatdan o'tgan sana, ro'yxatdan o'tgan va nazorat kartalari (RCC) ishlatiladi) ro'yxatga olish raqami, mavzu va xulosa hujjat, etkazib berish usuli va boshqalar), shuningdek tashkilotning har qanday qog'oz hujjati holati (joylashuvi, ijro etilish holati va boshqalar) to'g'risidagi zarur ma'lumotlar. Chiquvchi hujjatlar uchun siz pochta ro'yxatini tashkilot bo'yicha belgilashingiz mumkin.

Tizim ham tashkilotlardan, ham fuqarolardan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish qobiliyatini amalga oshiradi.

Hujjatlarni markazlashtirilmagan ro'yxatdan o'tkazishni qo'llaydigan tashkilotlar uchun tizim ro'yxatdan o'tish joylaridan - kotiblar va ofis xodimlarining ish joylaridan foydalanadi. Har bir ro'yxatdan o'tish joyiga bir yoki bir nechta bo'lim xizmat qilishi mumkin. Ro'yxatdan o'tish joylari bo'yicha ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash mumkin.

Hujjat bo'limlar o'rtasida ko'chirilganda, har bir ro'yxatdan o'tish joyida o'z RKK-ni boshlash mumkin. Shunday qilib, RKK zanjiri paydo bo'ladi, uning bo'ylab qog'ozli hujjatning harakatini nafaqat bo'lim ichidagi xodimlar o'rtasida, balki bo'limlar o'rtasida ham kuzatib borish mumkin. Bundan tashqari, RKK orqali tizimning ro'yxatdan o'tgan hujjatlari o'rtasidagi munosabatlar o'zaro amalga oshiriladi, masalan: "Javob sifatida", "Amalga oshirilmoqda" va boshqalar.

Ro'yxatdan o'tish tartibi sodda va RKKning kerakli maydonlarini to'ldirishdan iborat bo'lib, ro'yxatdan o'tish raqami avtomatik ravishda beriladi.

To'g'ridan-to'g'ri RKKdan ro'yxatdan o'tishda, RKK-ga avtomatik ulanishi bilan "Elektron hujjat aylanishi" moduliga skaner qilingan (elektron) hujjatni kiritish mumkin. Hujjatlarning katta hajmini tezkor kiritish uchun tizimga kirish xizmatlaridan foydalaniladi, ular modulga hujjatlarni oqim bilan kiritishni ta'minlaydi. Kelajakda RKK, shuningdek kiritilgan elektron hujjat, tizimga o'rnatilgan tezkor identifikatsiya texnologiyasi tufayli hujjatning qog'oz analogidagi shtrix-kod orqali osongina topish mumkin.

RKK ma'lumotlariga ko'ra, kirish va chiqish hujjatlari jurnallari chop etiladi. Chiquvchi hujjatlar uchun siz konvert stikerini avtomatik ravishda yaratishingiz va chop etishingiz mumkin.

Hujjatlarning harakati va rasmiylashtirilishi

Ro'yxatdan o'tkazilgandan so'ng, kiruvchi hujjat ko'rib chiqish, qaror qabul qilish, hujjatni boshqarish va rasmiylashtirishni belgilash bosqichlaridan o'tadi. Shu bilan birga, ijrochilarning hujjat bilan keyingi ishi to'liq amalga oshirilishi mumkin elektron formatda... Bu ijrochilar uchun zarur bo'lgan vaqtni sezilarli darajada qisqartiradi va asl nusxaning tasodifan yo'qolishini oldini oladi.

Menejerning ish uslubiga qarab, hujjat u tomonidan qog'oz yoki elektron shaklda ko'rib chiqiladi.

Boshliq chiqargan qaror asosida hujjat ijrochilar tayinlanishi, topshiriqlar va muddatlar bilan nazoratga olinishi mumkin. "Biznes jarayonlarini boshqarish" moduli bilan ishlaydigan ijrochilar uchun kotib yoki menejerning o'zi tezda ALAC-dan topshiriqni tezda tuzishi mumkin. Vazifalar bilan ishlash buyurtmalar bajarilishini boshqarish uchun tizimning imkoniyatlaridan maksimal darajada foydalanishga imkon beradi, masalan: buyruqlarning bajarilishi bo'yicha to'liq yozishmalarni qayd etish; qayta ko'rib chiqish uchun yuborish imkoniyati; marshrutni moslashuvchan konfiguratsiyasi va boshqalar.

Keyinchalik, RKK bilan bog'liq vazifalarga muvofiq siz hujjat ustida ishlash tarixini, tasdiqlash tartibini va qarorning asosini tezda qayta tiklashingiz mumkin.

Agar "Office" moduli mustaqil ravishda ishlatilsa, ijrochilarga berilgan barcha ko'rsatmalar kotib tomonidan hujjatning RKK-ga kiritiladi, shundan so'ng ularning o'z vaqtida bajarilishi nazorat qilinadi. Shu bilan birga, buyurtmalar avtomatlashtirilmagan foydalanuvchilar uchun chop etilishi mumkin.

Elektron hujjatlar bilan ishlashda hujjatlarning barcha harakatlari vazifalar orqali amalga oshiriladi, shu bilan birga qog'oz hujjatning joylashuvi istalgan vaqtda RKKning maxsus yorlig'ida qayd etiladi. Bu RKK orqali hujjatning asl nusxasini tezda topishga imkon beradi. Chiqish va ichki hujjatlar bilan ishlash xuddi shu tamoyillarga asoslanadi.

Tizimlar o'rtasida elektron hujjatlar almashinuvi

Tizim yordamida tashkilotlar o'rtasida rasmiy, huquqiy ahamiyatga ega bo'lgan elektron hujjat almashinuvini tashkil etish mumkin. Hujjatlar almashinuvi Hujjatlar menejerlari gildiyasi tomonidan tasdiqlangan "Hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlash bo'yicha avtomatlashtirish tizimlarining o'zaro aloqasi" elektron hujjatlarni almashish uchun sanoat standartidan foydalanishga asoslangan.

Hujjatlarni almashtirish ikkala o'rtasida ham amalga oshirilishi mumkin tarkibiy bo'linmalar bitta kompaniya (xolding) va mustaqil sherik tashkilotlar o'rtasida. Shu bilan birga, birja ishtirokchilari turli xil elektron hujjat aylanish tizimlaridan foydalanishi yoki bunday tizimlar bilan umuman ishlamasligi mumkin.

Agar almashinuv bitta kompaniyaning (xolding) bo'linmalari o'rtasida amalga oshirilsa, u holda hujjatlar bilan ishlash "Elektron hujjat aylanishi", "Biznes jarayonlarini boshqarish" va "Ofis" modullarida amalga oshiriladi. Agar almashinuv o'rtasida bo'lsa tashqi tashkilotlar, keyin elektron hujjat tizimdan ESD fayliga eksport qilinadi. Ikkinchi tomon ESD hujjatini elektron hujjat aylanish tizimiga import qilishi mumkin (ushbu format ushbu tizim tomonidan qo'llab-quvvatlanishi sharti bilan; ESD formati ochiq) yoki ESD hujjati bilan ishlash uchun bepul DIRECTUM OverDoc dasturidan foydalanishi mumkin. DIRECTUM OverDoc sizga hujjatni, uning atributlarini va hujjat imzolangan barcha elektron imzolarni, shu jumladan amal qilish belgisini ko'rishga imkon beradi.

Axborotni qidirish va tahlil qilish

Tizimda biron bir hujjat ro'yxatdan o'tgan paytdan boshlab siz uning ro'yxatga olish kartasini, shuningdek joylashgan joyi va hujjatlarni rasmiylashtirish jarayoni to'g'risidagi ma'lumotlarni, shuningdek elektron hujjatning o'zi bilan tanishishingiz mumkin.

Tizim ro'yxatga olish raqamlari, muxbir, rezolyutsiya muallifi, shuningdek RKKning barcha tafsilotlari va ularning o'zboshimchalik bilan birikmasi bo'yicha qidiradi.

Bundan tashqari, tizim foydalanuvchilarning ish samaradorligini sezilarli darajada oshiradigan ixtisoslashtirilgan hisobotlarni taqdim etadi: ko'rib chiqilayotgan hujjatlar, muddati o'tgan buyurtmalar, qaytariladigan hujjatlar va boshqalar.

"Ish yuritish" veb-moduli

"Office" veb-moduli rasmiy qog'oz hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan, masalan, ma'muriy hujjatlar, kiruvchi va chiquvchi xatlar, yo'riqnomalar, hisobotlar va eslatmalar. Qog'oz hujjatlarini qayta ishlashga yordam beradi.

Qog'oz hujjatlarini qayta ishlash an'anaviy ruscha ish yuritish texnologiyasiga asoslangan Ta'lim davlat ta'lim muassasasi talablariga muvofiq amalga oshiriladi.

"Office" veb-moduli quyidagi muammolarni hal qilishga qaratilgan:

• barcha kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni, shuningdek ichki hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat kartalaridan foydalangan holda yagona ro'yxatdan o'tkazish;
• buyruqlar, qarorlar va rahbariyat ko'rsatmalarining o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish;
• qog'ozli hujjatlarning holati, mavjudligi, harakati to'g'risida kerakli ma'lumotlarni tezkor izlash;
• zarur bo'lgan standart shakllar va jurnallarni, shuningdek tashkilotning ish jarayoni to'g'risida statistik hisobotlarni olish.

"Office" veb-modulining asosini "Ro'yxatga olish va nazorat kartalari", "RKK uchun ko'rsatmalar", "Ishlar nomenklaturasi" ma'lumotnomalari tashkil etadi.

"Ish yuritish" modulini tizimning boshqa modullari bilan birlashtirishning afzalliklari

Shunday qilib, "Elektron hujjat aylanishi", "Biznes jarayonlarini boshqarish" va "Ofis" modullarining o'zaro ta'siri tufayli yagona tizim tashkilotning samaradorligini oshirish ichki urf-odatlar va ish yuritish standartlariga to'liq mos kelishi bilan ta'minlanadi. Har bir modul tomonidan taqdim etilgan barcha mexanizmlardan hujjatlar bilan ishlashning turli xil "qog'oz" va "elektron" bosqichlarida foydalanish mumkin. Shu bilan birga, an'anaviy "qog'oz" ishi uyg'un tarzda mos keladi elektron hujjat aylanishi gorizontal aloqalari rivojlangan tashkilotlar.

Mobil va uchun turli xil aksessuarlarni sotib olish orqali maishiy elektronika Sotovik-M do'konida, shu bilan birga, ish yuritish materiallarini zaxiralashni tavsiya etamiz - har qanday biznes yoki notijorat tashkilotning ish jarayonlari ularsiz amalga oshirilmaydi. Agar ulgurji ish yuritish buyumlarini sotib olishni istasangiz, unda bizning assortimentimizni ko'rib chiqing.

Ishlab chiqaruvchidan ish yuritish vositalarini ommaviy ravishda sotib olish (ish yuritish ulgurji savdosi, ish yuritish ulgurji savdosi Moskva) - bu kompaniyaning ofisini doimiy ravishda ish yuritish vositalari bilan ta'minlashda sezilarli darajada tejashning samarali usuli. Ulgurji mollarning ulgurji savdosi arzonmi? Har chorakda yoki olti oyda bir marta katta miqdordagi qalam, qalam, qog'oz qisqich, daftar va boshqa arzimas narsalarga buyurtma berib, keyingi oylik etkazib berishni ro'yxatdan o'tkazishda vaqt yo'qotishingiz shart emas. Ofis idoralarini ulgurji sotib olish davlat tashkilotlari - ko'plab ma'muriyatlar uchun ham foydalidir ta'lim muassasalari maktab uchun ommaviy ravishda ish yuritish buyumlarini sotib olish, bolalar bog'chasi yoki universitet. Ulgurji ish yuritish korxonalari tegishli narx siyosatini olib boradi, shuning uchun Sotovik-M yozma idishlarni arzon narxlarda sotadi - ulgurji ish yuritish mahsulotlari arzon. Moskvada ish yuritish ulgurji savdosi (ish yuritish ulgurji savdosi, ulgurji ish yuritish buyumlari Moskva) bizning onlayn do'konimizda

Ulgurji ish yuritish buyumlari juda arzon. Moskvadagi ulgurji ish yuritish materiallari

Do'konimizdagi ulgurji ish yuritish materiallari eng qulay narxlardan biri. Agar ulgurji maktab ish yuritish buyumlarini, ulgurji ish yuritish vositalarini sotib olishni rejalashtirsangiz arzon narxlar yoki ulgurji sovg'alar do'koniga g'ayrioddiy ish yuritish buyumlariga buyurtma berish uchun "Sotovik-M" sizga kerakli narsadir! Rossiya bo'ylab tezkor etkazib berish bilan jozibador narxda oddiy daftarlardan tortib to shtampgacha bo'lgan mahsulotlar va vizitkalarga qadar ish yuritish materiallarini ommaviy sotib oling. Bizda ulgurji ish yuritish mollari juda arzon!

O'ziga xos xususiyati Olympus elektron idorasi - bu klassik ofis ishidan kelib chiqqan o'zining boy funktsionalligi.

Katta sanoat korxonasi kotibning (kotibning) vazifalari nafaqat hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, balki boshqa ko'plab vazifalardir:

• kirish hujjatini rezolyutsiyaga o'tkazish uchun boshni belgilash
• oldindan qarorlarni tayyorlash
• hujjatni pudratchiga etkazib berish
• asl nusxasini qaytarilishini nazorat qilish
• vazifalarning bajarilishini qisqacha tahlil qilish
• buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish
• bajarilmagan vazifalar bo'yicha yakuniy hisobotni shakllantirish
• chiquvchi hujjatlarni yuborish
• so'rov bo'yicha kerakli hujjatni qidirish
• chop etish, skanerlash
• va hatto juda katta miqdordagi hujjatlarni saqlash. Bularning barchasi uchun yaxshi xizmatchi javobgar.

Ishni bajara oladigan elektron ofis Olympus yaxshi odamlar osonroq va samaraliroq!

Avtomatik ro'yxatdan o'tish:

Qayta qabul qilingan hujjatlarni avtomatik boshqarish

Tizimning o'zi tashkilotga qayta kiradigan hujjatlarni ushlaydi va bu haqda ogohlantiradi.

Avtomatik qaytish bildirishnomalari

Tizim asl nusxasini ko'chirish sxemasini taqdim etadi va agar u o'z vaqtida qaytarilmasa, bu haqda ro'yxatdan o'tkazuvchiga xabar beradi.

Qulay aloqa tizimi

Olympusdagi hujjatlar orasidagi aloqalar bekor qilish yoki o'zgartirish paytida qo'shimcha ravishda yaratilgan barcha o'zaro bog'liq hujjatlar, shu jumladan arxiv hujjatlarining batafsil tarixini olish imkoniyatini nazarda tutadi.

Hisobot dizayneri

Olympus tizimining hisobot dizayneridan foydalanib, xodim ma'mur yoki dasturchi yordamiga murojaat qilmasdan kerakli hisobotlarni tuzishi mumkin. Bu tez-tez bajarilmagan yoki nazorat hujjatlari bo'yicha hisobotlar tuziladi.

Moslashuvchan filtrlash tizimi

Olymp tizimi hujjatlarni qidirish so'rovini filtr satri yordamida bajarish imkoniyatini beradi. Filtrlash liniyasi kerakli hujjat uchun ko'plab o'zgaruvchan qidiruv so'zlarini shakllantirishga imkon beradi.

Olympus tizimidagi elektron ofis raqamli ofis ishlarini tashkil etish vositasi. Ushbu segment kompaniya hujjatlari bilan bog'liq barcha ma'lumotlarni to'playdi. U foydalanuvchi tarixini o'z ichiga oladi; barcha hujjat havolalarini saqlaydi; belgilangan muddat to'g'risida xabar beradi; hujjat bilan yaratilgan barcha fayllarni o'z ichiga oladi; ijrochilar va hujjat uchun mas'ul bo'lganlarning savollariga, shuningdek ularning ish natijalariga javob beradi.

Ijro nazorati

Olympus tizimida bajarilishini nazorat qilish buyurtmalarni bajarish muddati, bosqichlari va natijalari to'g'risida ma'lumot beruvchi chuqur funksionallikdir. Ushbu funktsiya butun ofisda, elektron idoradan tortib, tuzilgan saqlashgacha mavjud. Funktsionallik hujjat va ko'rsatmalarning bajarilish vaqtiga va ushbu muddatlarning buzilganligi to'g'risida ma'lumot berishga asoslangan.

Ijro etishni boshqarish vizualizatsiyasi

1. Rangli ko'rsatma va Olympus tizimidan belgilangan muddat buzilganligi to'g'risida xabarlar.
2. Qabul qilingan, ishga qabul qilingan, o'z vaqtida bajarilgan, o'z vaqtida bajarilmagan muddatlarda kechikish bilan yakunlangan topshiriqlarning umumiy soni bilan ixtisoslashgan rejim.
3. Hujjat, ijrochilar, nazoratchilar kontekstidagi buyurtmalarning bajarilishi to'g'risidagi hisobotlarning butun tizimi.

Maxsus nazorat

Vazifalarni o'z vaqtida va sifatli bajarish uchun Olympusda maxsus nazorat tizimi mavjud. Uning mohiyati shundan iboratki, nazoratga qo'yilgan barcha eng muhim vazifalar nazoratdan chetlatish tartibidan o'tishi kerak, ya'ni. yopilish. Ba'zi hollarda, vazifani nazoratdan olib tashlash uchun vakolatli mutaxassis tomonidan bajarilgan ishlarning sifatini baholash talab qilinadi. Keyin tizim qo'shimcha ravishda tasdiqlash tartibini qo'llashi mumkin.

Nazorat tartibini shakllantirish

1. Nazorat buyruqlarini berish rahbarni tayinlash bilan birga, agar kerak bo'lsa, xodimning yuqori sifatli ishlashini tasdiqlaydi.
2. Amaliyot intizomi koeffitsienti nazorat buyurtmalari uchun avtomatik ravishda hisoblanadi.
3. "Nazorat topshiriqlarini bajarilishini tahlil qilish" maxsus rejimi nazorat topshiriqlarining o'z vaqtida bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni ko'rsatadi.
4. Ish stolidagi boshqaruv panellari o'zgaradi ushbu ma'lumot grafik ko'rinishga.

Hujjatlarni boshqarish

Vakolatli hujjatlarni boshqarish garovdir samarali ish bo'lim, bo'lim, xizmat va umuman tashkilot. Olympus tizimidagi "Hujjatlarni boshqarish" yuqori darajadagi biznes-jarayonlarga yo'naltirilgan keng ko'lamli korxonani boshqarish uchun zamonaviy vosita.

"Hujjatlarni boshqarish" bu Hujjatlarni boshqarish segmenti - Olympus moduli, rejalashtiruvchi printsipi asosida qurilgan, ya'ni xodim tomonidan qabul qilingan barcha topshiriqlar va hujjatlar bitta ro'yxat bo'yicha tuzilgan.

Ro'yxatda topshiriq turi, mavzusi, mazmuni, qabul qilingan sanasi, muddati, kimdan kelganligi ko'rsatilgan. Ushbu ro'yxat kerakli ustun bilan osongina to'ldirilishi mumkin.

Qizil fon muddati o'tgan vazifani bildiradi, bu esa uning bajarilishi haqida unutmaslikka yordam beradi. Rang ko'rsatkichi hujjat ijro etilish sanasi yaqinlashishi to'g'risida xabar berganda tizim ilg'or boshqaruvga ega.

Xatcho'plardagi ro'yxat ostida siz barchasini ko'rishingiz mumkin qo'shimcha ma'lumot, qaror qabul qilish uchun talab qilinadi. Bu hujjatlar matni, batafsil topshiriq, harakat tarixi va tegishli hujjatlar.

Dasturda uni topish oson kerakli hujjatva u bilan ishlash tarixini oshirish. Bundan tashqari, tarix shuni ko'rsatadiki, hujjat allaqachon aylanib yurgan, uni kim ishga solgan va kim hali hali yo'q.

Ma'lumotni tezkor qabul qilish:

• hujjatning tashabbuskori kim;
• kim rozi bo'ldi;
• hozirda kimda bor;
• hujjat bo'yicha qanday izohlar berilgan va kim tomonidan;
• ushbu hujjat boshqa hujjatlar bilan bog'liqmi va qanday qilib, shu jumladan tegishli hujjatlar, ochish imkoniyati bilan;
• xodim, xizmat, bo'lim yoki umuman butun korxona uchun bajarilgan va bajarilmagan buyurtmalar rasmini ko'ring.

Ko'p sonli hujjatlar bilan ishlash qulayligi:

• tizim o'zi ko'rib chiqish uchun hujjatlar ro'yxatini yaratadi;
• tizim qaysi hujjatlarni zudlik bilan qaror qabul qilishingiz kerakligini so'raydi;
• tizim tugash davri to'g'risida xabar beradi;
• tizim sizning ishingizni topshirishga va o'z vaqtida bajarilishini osongina boshqarishga imkon beradi;
• tizim har qanday hujjat bo'yicha ish tarixini olishga imkon beradi;
• tizim sizga u yo'qligida deputatlarni tayinlash va deputatning qanday ishlaganligini ko'rish imkonini beradi.

Hujjatlarni boshqarish qulayligi:

• axborot almashish tezligini oshirish;
• xodimlarning ijro intizomi darajasini oshirish;
• shartnomalarni bajarish muddatlariga rioya qilish;
• olish imkoniyati kerakli ma'lumotlarish joyidan tezda turmasdan.

Saqlash tarkibi

Olympus tizimidagi hujjatlarni tizimli saqlash bu shunchaki papkalarga kirish huquqi cheklangan kutubxona emas, bu har bir xodimning individual "bilim bazasi" dir. Olympus omborini qurish printsipi foydalanuvchining bo'limlar, papkalar, hujjatlar, fayllarga kirish huquqlariga asoslanadi. Tizim avtomatik ravishda har bir xodim uchun individual arxiv tuzilishini yaratadi. Foydalanuvchi faqat o'zi huquqiga ega bo'lgan bo'lim va hujjatlarni ko'radi.

Bundan tashqari, xodim arxiv tarkibining bir qismini, papkalarni, hujjatlarni shaxsiy saqlashga ko'chirish qobiliyatiga ega. Bunday imkoniyat foydalanuvchiga kerakli ma'lumotlarni, hujjatni, hatto tezroq olish imkonini beradi.

Saqlashni to'ldirish

Olympus tizimidagi saqlash hujjat bilan ishlash tsiklini yakunlash natijalari bo'yicha avtomatik ravishda hujjatlar bilan to'ldiriladi. Ushbu texnologiya, ushbu ish uchun vaqt ajratmasdan, kerakli hujjatlarni tegishli bo'limlarda to'plashga imkon beradi.

Saqlashda yangi hujjat paydo bo'lganda, tizim xodimga bunday xabarnomalarga obuna bo'lganligi to'g'risida xabar beradi.

Hujjatlar bilan ishlash qulayligi

Olymp ombori hujjatlar bilan ishlash qulayligini aniqlaydigan funktsional xizmatlari bilan ajralib turadi:

• Versiya nusxasi;
• Aloqaviy hujjatlar (bekor qilingan, bekor qilingan, qo'shimcha ravishda);
• Arxivdan ko'chirma;
• Asl nusxasini berish;
• Saqlash atributlari (inventarizatsiya raqami, ombor, javon, raf, nusxalar soni).

IN yirik kompaniyalar Xat yozish har yili o'n minglab kontragentlar bilan amalga oshiriladi va ichki hujjatlar minglab xodimlar tomonidan yaratiladi. Xatlarning bir qismi qog'oz shaklida qabul qilinishi va qayta ishlanishi mumkin. Elektron hujjat topshirish tizimlari kompaniyalarga samaradorligini bir necha bor oshirishga va barcha hujjatlar yagona omborini yaratishga yordam beradi.

"Kanselyariya" qog'ozli hujjatlar bilan ishlashning butun tsiklini o'z ichiga oladi: kirish va ro'yxatdan o'tishdan tortib arxivga topshirishgacha. Funktsional to'liq mos keladi rossiya standartlari ofis ishi, bu sizga "qo'lda" operatsiyalarning aksariyatini avtomatlashtirishga imkon beradi.

Ishlar nomenklaturasini va ro'yxatga olish jurnallarini yuritish

Ishlar nomenklaturasining tasdiqlangan tarkibi tizimning maxsus ma'lumotnomasida saqlanadi. Hujjatlarni markazlashtirilmagan holda hisobga olishda ro'yxatdan o'tish joylari tarkibiy bo'linmalar tarkibida taqdim etiladi.

Ishlarning nomenklaturasi

Har bir nomenklatura ishi bo'yicha arxivga topshirish uchun hujjatlarni tayyorlashda siz ishning muqovasini, shuningdek hujjatlar ro'yxatini avtomatik ravishda chop etishingiz mumkin. Arxivni saqlash va arxivda qidirishga tayyorgarlik ko'rish vaqti bir necha baravar kamayadi.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish

DIRECTUM-ga hujjatni kiritish uchun ro'yxatdan o'tishni boshqarish kartasining (RCC) kerakli maydonlarini to'ldiring, shunda ro'yxatdan o'tish raqami avtomatik ravishda beriladi. Moslashuvchan raqamlash tizimi har bir logbook kontekstidagi hujjatga raqamni o'zboshimchalik bilan va avtomatik ravishda berishga imkon beradi. Raqamga bo'lim kodi, jurnal kodi va kerakli tafsilotlar kiritilishi mumkin. Qarorni amalga oshirish bilan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun o'rtacha vaqt 35-50% ga kamayadi.

RKK misoli

RKKda dastlabki ma'lumotlar (bo'lim, ro'yxatdan o'tgan sana, ro'yxatdan o'tish raqami va boshqalar), shuningdek har qanday qog'oz hujjatning holati, masalan, uning joylashgan joyi to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Hujjatlar bo'limlar o'rtasida ko'chirilganda, har bir ro'yxatdan o'tish joyida o'zining RKK-si o'rnatiladi. Yaratilgan RCC zanjiri bo'ylab kompaniya ichidagi qog'oz hujjatning harakatini kuzatish mumkin.

Shuningdek, siz hujjatni yoki uning skanerlangan rasmini RKK-ga qo'shishingiz mumkin. DIRECTUM Capture xizmati katta hajmdagi hujjatlarni tezda kiritish uchun ishlatiladi. U hujjatlarni kiritishning turli usullarini qo'llab-quvvatlaydi: elektron pochtadan yoki fayl tizimidan yozib olish (masalan, skanerdan).

ALSni yaratish va ma'lumotlarni to'ldirish funktsiyasi Arioning aqlli mexanizmlariga o'tkazilishi mumkin. Hujjatni olgandan so'ng, ular uni mustaqil ravishda tasniflashadi, matnni taniydilar va RKKni olingan mazmunli ma'lumotlar bilan to'ldiradilar. Xodim faqat to'ldirishning to'g'riligini tekshirishi mumkin. Bu sizga ro'yxatdan o'tish vaqtini yanada qisqartirish va odatdagi operatsiyalar sonini kamaytirish imkonini beradi.

Kiruvchi hujjatlarni ko'rib chiqish va rasmiylashtirish

Kiruvchi hujjatni ro'yxatdan o'tkazgandan so'ng, xodim uni bir necha marta bosish bilan menejerga yuboradi. Hujjatni ko'rib chiqish natijalari bo'yicha kotib yoki rahbarning o'zi hujjat uchun ko'rsatmalar tuzadi.

Agar rahbarning yordamchisi bo'lsa, uning yordamchisi qaror loyihasini tayyorlash bilan hujjatni oldindan ko'rib chiqishni amalga oshiradi. Rahbar faqat qaror loyihasini ma'qullashi va ijro uchun ko'rsatmalar yuborishi mumkin.

Buyurtmalarni bajarish jarayonida quyidagilar ta'minlanadi:

• ijro etish bo'yicha yozishmalarni belgilash;
• topshirish va qayta ko'rib chiqishga yuborish qobiliyati;
• vaqtni boshqarish, yangi muddatni so'rash.

Nazoratchilar ishlashni ingl. Ishning barcha ishtirokchilari tegishli topshiriqlar bo'yicha vaziyatni aks ettiruvchi qisqacha xulosadan foydalanishlari mumkin.

Missiya daraxti

Muxbirlarga xat yuborish

Ushbu yechim "Kontragentlar bilan almashinish" moduli bilan chambarchas bog'langan. Chiqish xati tasdiqlangandan so'ng, hujjatlarni almashish tizimlari orqali uni oluvchilarga yuborish oson - bu hujjatni bir necha marta bosib chiqarish zaruratini yo'q qiladi va etkazib berish xarajatlarini kamaytiradi.

Bundan tashqari, chiquvchi hujjatlar uchun siz pochta ro'yxatini tashkilot bo'yicha belgilashingiz va avtomatik ravishda yuborishingiz mumkin elektron pochta xabarlari Rossiya pochtasi standartlariga javob beradigan oluvchilar yoki bosma konvertlar.

Konvertlarni chop etish

Ro'yxatga olish va tashkiliy-ma'muriy hujjatlar bilan tanishish

Ma'muriy hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va tasdiqlash uchun topshirish to'liq avtomatlashtirilgan. Harakatlar sehrgarida kerakli ma'lumotlarni to'ldirish kifoya, shundan so'ng tizim hujjat ishlab chiqaradi va tasdiqlash va imzolash uchun kerakli xodimlarga yuboradi:

Imzo qo'ygandan so'ng, tashkiliy va ma'muriy hujjat qiziqish bildirgan xodimlarga ko'rib chiqish uchun yuborilishi mumkin. Buning uchun siz RKK pochta ro'yxatini to'ldirishingiz kerak. Ushbu ro'yxatdan kelajakda boshqa hujjatni tarqatish uchun ham foydalanish mumkin.

Pochta ro'yxatidagi xodimlar hujjat bilan tanishish uchun topshiriqlar oladilar. DIRECTUM tizimida tanishishni tasdiqlash uchun vazifani bajarish kifoya. Va agar tizimga kiritilmagan hujjat bilan tanishish uchun topshiriq yuborilsa, u holda bu topshiriq matnida ko'rsatiladi va ijrochilar hujjat bilan qog'oz shaklida tanishadilar.

Qidiruv va tahlil

Ma'lum bo'lgan ma'lumotlarga ko'ra, elektron hujjatning o'zi ham, uning RKK-si ham hujjatning joylashuvi va bajarilish bosqichi to'g'risida ma'lumot bilan birga topilishi mumkin.

RKK bo'yicha qidiruv

Shuningdek, kerakli hujjatni RKK bilan birga hujjatning qog'oz analogidagi shtrix-kod orqali tezda topish mumkin. Tezkor identifikatsiya qilish texnologiyasi tufayli shtrix-kodni maxsus skaner o'qiydi, shundan so'ng tizim avtomatik ravishda hujjat va tegishli vazifalarni topadi.

Topilgan hujjat uchun amal oynasi

Foydalanuvchilarning ish samaradorligini tahlil qilish uchun tizim ixtisoslashtirilgan hisobotlarni taqdim etadi: "Ko'rib chiqish ro'yxati", "Buyurtmalarning bajarilish vaqtini nazorat qilish", "Buyurtmalarning bajarilishi bo'yicha statistika", "Qaytariladigan hujjatlar" va boshqalar.

Hisobot namunasi

Veb-mijozdan foydalanish mumkin masofaviy ofislar geografik jihatdan taqsimlangan tashkilot yoki o'zaro faoliyat platformani va boshqaruv qulayligini ta'minlovchi asosiy mijoz sifatida. Ishlash uchun sizga faqat Internetga kirish kerak.

Kiruvchi RKK veb-ofisida

Amalga oshirish samarasi

Yechimdan foydalanib, xodimlar o'z vaqtida buyurtma va ko'rsatmalar olishadi. Ijro nazorati boshqaruv qarorlari butunlay shaffof bo'ladi.

• Minimalgacha hujjatlarni yo'qotish xavfi kamayadi
• 2 marta chiquvchi xatni tayyorlash va tasdiqlash vaqti qisqartiriladi
• 12 marta qog'oz hujjatlar joylashuvini qidirish tezroq bo'ladi
• 2 marta buyurtmalarning bajarilishi to'g'risida rahbariyat uchun ma'lumot tayyorlash tezlashadi
• 20% rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish kuchayadi