Memorandum - sample na pagpuno at form

Ang isang malusog na kapaligiran sa pagtatrabaho sa isang pangkat ng trabaho ay posible lamang kapag ang bawat isa sa mga miyembro nito ay may pananagutan para sa kanilang sariling mga tungkulin at sinusunod ang mga pamantayan ng disiplina sa paggawa. Kung hindi, ang pagiging epektibo ng buong koponan ay bumababa, na sa ilang mga kaso ay maaaring makaapekto sa sahod, at maging ang kapalaran ng buong negosyo.

Para sa mga ganitong sitwasyon, isang memorandum ang ibinigay, na nagpapahintulot sa iyo na ipaalam sa pamamahala sa isang opisyal na anyo tungkol sa hindi pagsunod sa paglalarawan ng trabaho ng lumabag. Isaalang-alang natin kung paano magsulat ng isang memorandum para sa isang empleyado nang tama, at kung anong mga sample na dokumento ang ibinigay para sa iba't ibang mga sitwasyon.

Mga uri at nilalaman ng mga ulat

Ang memorandum ay isang dokumentong naglalaman ng ilang impormasyon para sa isang manager o isang mas mataas na awtoridad, at idinisenyo upang hikayatin ang addressee na kumilos o gumawa ng desisyon.

Mayroong isang tiyak na pag-uuri ng mga naturang dokumento ayon sa addressee:

• Panloob. Mga nilalayong administrasyon, direktorat o iba pang nangungunang tao.
• Panlabas. Itinuro sa mas mataas na awtoridad na kumokontrol sa gawain ng negosyo.

Gayundin, ang mga tala ay inuri ayon sa nilalaman:

• Nakapagbibigay kaalaman. Pana-panahon ang mga ito, dahil pinagsama-sama ang mga ito sa layuning ipaalam ang tungkol sa proseso ng trabaho, mga detalye at pamamaraan nito.
• Mga pasimuno. Ang mga ito ay malungkot at nagrerekomenda, ang mga ito ay nilikha na may layuning magsimula ng mga bonus para sa mga kilalang empleyado o parusahan ang mga may kasalanan.
• Pag-uulat. Ito ay nilikha sa anyo ng isang ulat na nagpapaalam sa mga tagapamahala tungkol sa mga resulta ng trabaho, ang mga resulta ng mga naisakatuparan na mga order.

Maglaan din serbisyo at paliwanag memo.

memo ay nagbibigay-kaalaman. Ito ay malawakang ginagamit sa iba't ibang organisasyon sa lahat ng antas ng pamamahala sa iba't ibang sitwasyon.

Ang dokumentong ito ay maaaring maglaman ng impormasyon tungkol sa paggalaw ng mga tauhan sa pagitan ng mga departamento, humiling ng mga tagubilin, mag-ulat ng mga pagbabago sa likas na katangian ng gawain ng negosyo, o mag-anunsyo ng isang pulong.

Ang mga probisyon ng memo ay idinisenyo upang i-streamline at pabilisin ang komunikasyon sa loob ng negosyo. Walang mga legal na kinakailangan para sa anyo ng isang opisyal na dokumento.

Paliwanag- isang tala na tinatanggap bilang dahilan para sa paggawa ng anumang insidente sa negosyo. Maaaring kabilang dito ang pagliban, pagkaantala, pagbabalewala sa mga opisyal na tungkulin o iba pang mga paglabag. Ang lumabag ay maaaring isang indibidwal na empleyado o isang buong unit.

Ayon sa batas, ang naturang mensahe sa anyo ng isang paliwanag ay dapat hilingin ng pinuno ng organisasyon, bago magsagawa ng aksyong pandisiplina laban sa isang empleyado o yunit.

Istraktura ng dokumento

Anuman ang nilalaman ng tala, ang istraktura nito ay naglalaman ng mga sumusunod na pangunahing bahagi:

1. Ang una ay naglalarawan sa mga pangunahing kaganapan o nagpapahiwatig ng mga dahilan na nag-udyok sa pagsulat ng ulat.
2. Ang pangalawa ay naglalaman ng pagsusuri ng data na ipinahiwatig sa unang bahagi, na nagpapahiwatig ng mga opsyon para sa paglutas ng sitwasyon.
3. Ang pangatlo ay ang pangwakas, kung saan ang mga resulta ng unang dalawang bahagi ay summed up.

Pamamaraan ng compilation

Inirerekomenda pa rin na sundin ang isang tiyak na pamamaraan para sa pag-compile ng isang tala, anuman ang kawalan ng kaukulang dokumento sa batas: upang ang mga empleyado ay hindi magkamali at hindi makaranas ng mga paghihirap sa pag-compile ng mga naturang dokumento, inirerekomenda ito lumikha ng template ng ulat.

Ang isang sample ng disenyo ng form ay dapat na nasa isang kapansin-pansing lugar - isang information stand o sa isang folder ng mga template.

1. Kaliwang sulok sa itaas- ang addressee (pangalan ng taong sumulat ng tala, kanyang posisyon, departamento). Kung ang dokumento ay panlabas, pagkatapos ay kinakailangan upang ipahiwatig ang pangalan at mga detalye ng postal ng organisasyon, ang lungsod ng compilation.
2. kanang sulok sa itaas– addressee, ang parehong data tulad ng sa nakaraang talata.
3. Sentro ng Pahina- pamagat na may malaking titik.
4. Sa ibaba ng heading, mas malapit sa kaliwang gilid, ay ipinahiwatig petsa pagguhit ng dokumento at ang numero ng pagpaparehistro nito.
5. Dagdag pa, kinakailangang sabihin sa isang pinigilan, ngunit naa-access na paraan bait ulat. Ilarawan ang mga kaganapan, gumawa ng mga konklusyon, gumawa ng mga mungkahi.
6. huling bahagi- ang apelyido at inisyal ng taong sumulat ng dokumento, na nagpapahiwatig ng posisyon, petsa at lagda. Inirerekomenda na magkasya ang lahat sa isang linya.

Halimbawa

Para sa kalinawan, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa template ng tala bilang isang halimbawa. Paano magsulat ng isang memorandum na naka-address sa direktor kung ang isang empleyado ay lumalabag sa disiplina - huli na, hindi lumilitaw sa lugar ng trabaho o hindi tumupad sa kanyang mga tungkulin sa pagganap?

Inilapat ang istruktura ng dokumento sa itaas: una nilang inilalarawan ang sitwasyon, na nagpapahiwatig ng katotohanan ng isa o higit pang mga paglabag, pagkatapos ay hinihiling nila sa tagapamahala na kumilos o maglagay ng mga pagpipilian para sa parusang pandisiplina.

Direktor ng PJSC JSCB "BANK" Vereshchagin O.A.
Pinuno ng Sales Department Krasnov I.I.

memorandum(sample)

31.03.2016, № 254/4545

Para sa iyong kaalaman na noong 03/31/2016 ang client manager na si Krylova E.O. ay wala sa lugar ng trabaho mula 9-00 hanggang 14-00, na lumampas sa pinapayagang threshold na 4 na oras at kinikilala bilang pagliban. Ang empleyado ay hindi nagbigay ng paliwanag at walang mga dokumentong nagpapatunay sa bisa ng dahilan ng pagliban. Kaugnay nito, ipinapanukala kong mag-aplay sa empleyado na si Krylova E.O. aksyong pandisiplina sa anyo ng pagpapaalis.

Pinuno ng Sales Department Krasnov I.I. (pirma)
31.03.2016

Maaari mo ring i-download ang form ng ulat sa format ng salita.

Pagpaparehistro

Sa mga tagubilin nito, ang serbisyo ng klerikal ng organisasyon ay obligadong tanggapin hindi lamang ang isang sample na memorandum, kundi pati na rin ang mga pamamaraan at pamamaraan para sa pagpaparehistro nito.

Dahil ang memorandum ay naglalaman ng impormasyon at nangangailangan din ng nakasulat na tugon, dapat silang nakarehistro sa pamamagitan ng pagtatalaga ng personal na numero sa dokumento. Ngayon sa trabaho sa opisina ito ay ginagamit tatlong paraan upang magrehistro ng mga dokumento:

• Magasin. Para sa aplikasyon nito, nagsimula ang isang espesyal na journal, kung saan ang bawat bagong dokumento ay itinalaga ng isang numero sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Ang pamamaraang ito ay kinikilala bilang hindi ang pinaka-maginhawa, dahil kung kailangan mong maghanap ng isang paliwanag o mag-ulat sa pamamagitan ng numero, madalas mong kailangang ibalik ang maraming mga pahina.
• Awtomatiko. Pag-uuri ng mga dokumento ayon sa papalabas na numero gamit ang software. Ang isang card na may index ng pagpaparehistro na nakatalaga sa isang mensahe ng serbisyo o reklamo ay ipinasok sa database.
• Card. Ang prinsipyo ay pareho sa isang awtomatikong database, ngunit walang paggamit ng teknolohiya ng impormasyon. Pagkatapos magtalaga ng papalabas na numero sa isang dokumento, ang isang card ay nilikha kung saan ang petsa at index ng ulat ay naitala. Ang card ay inilagay sa classifier.

Ang bentahe ng paraan ng card kumpara sa paraan ng magazine ay ang kaayusan, kadalian ng paghahanap, at ang posibilidad ng sabay-sabay na paggamit ng ilang empleyado.

vashbiznesplan.com

Ang bawat taong nagtatrabaho, lalo na ang isang empleyado ng mga institusyon ng estado, kung minsan ay kailangang magsulat ng isang memorandum. Ito ay madalas na pinaghihinalaang bilang isang pagtuligsa, kaya kapag kino-compile ito ay mahalaga na braso ang iyong sarili sa mga detalye.

Paano mahusay na gumuhit ng isang dokumento, sa anong mga batayan ang mga memorandum na sistematiko, at sa anong mga kaso ang mga ito ay angkop?

Form at pag-uuri

Memorandum - isang dokumento na hinarap sa pamamahala, na naglalaman ng kakanyahan ng problema, konklusyon at mungkahi. Ito ay isinulat na may layuning magbigay ng lakas sa mas mataas na awtoridad upang malutas ang isang partikular na sitwasyon ng problema na mayroon ang isang empleyado.

Depende sa tatanggap, ang mga ito ay panloob at panlabas.

Panloob - naka-address sa pinuno ng departamento o pinuno ng departamento, na nakasulat sa isang ordinaryong sheet.

Ang isang dokumento na lampas sa organisasyon, na ipinadala sa pinakamataas na awtoridad (administrasyon, Ministri) ay itinuturing na panlabas, ito ay iginuhit sa isang espesyal na form.

Paano mag-format at magsulat ng isang memorandum

Gumawa ng isang dokumento ayon sa sumusunod na template:

• sa itaas (kaliwang sulok) ipahiwatig ang departamento kung saan nagmula ang tala;
• sa tuktok (kanang sulok) ang posisyon, apelyido, inisyal ng addressee ay dapat ipahiwatig;
• sa ibaba sa gitna ay ang pangalan ng dokumento;
• sa ilalim nito ilagay ang petsa at numero;
• kinakailangang pamagat na nagsisimula sa mga salitang "Tungkol sa ...", "Tungkol sa ..." o "Tungkol sa ...";
• teksto (katawan) ng dokumento, na binubuo ng pagpapakilala, pagsusuri at konklusyon. Sa unang bahagi - isang pahayag ng mga kaganapan na nag-udyok sa pagsulat ng tala. Sa pangalawa - pagtatasa ng sitwasyon. Ang pangatlo ay naglalaman ng mga konklusyon at rekomendasyon ng may-akda ng papel;
• posisyon, lagda, apelyido, inisyal ng may-akda sa isang linya.

Halimbawang ulat para sa isang empleyado

Kadalasan, ang isang dokumento na naka-address sa ulo ay isinulat ng pinuno ng yunit, gayunpaman, may mga oras na lumitaw ang isang emergency na sitwasyon sa pagitan ng mga ordinaryong empleyado na nangangailangan ng interbensyon ng mas mataas na awtoridad - sama ng loob sa lugar ng trabaho, hindi tamang pag-uugali.

Narito ang isang halimbawa ng naturang dokumento.

Kagawaran ng Transportasyon
Executive Director
Alpha LLC
Sorokina Galina Igorevna

MEMORANDUM
No. 41-07/215 03/02/2016

Sa pang-aabuso sa trabaho

Ipinapaalala ko sa iyo na noong Marso 2, 2016, ang driver na si Petr Alekseevich Dobrodomov, habang ginagawa ang kanyang mga opisyal na tungkulin, ay pinahiya ako at sinumpa ako ng malaswa.

Hinihiling ko sa iyo na mag-aplay sa Dobrodomov P.A. aksyong pandisiplina.

Tagapamahala ng transportasyon
Yu.V. Ilyin

Paano isinulat ang dokumentong ito tungkol sa pagliban: sample na disenyo

Kagawaran ng pagbili
Executive Director
Alpha LLC
Sorokina Galina Igorevna

MEMORANDUM
№ 43-13/228 11.05.2016

Tungkol sa pagiging absent sa trabaho

Dinadala ko sa iyong pansin na kahapon, 05/10/2016, ang Procurement Specialist na si Ivanyushchenko Roman Mikhailovich ay hindi lumitaw sa lugar ng trabaho. Ang kawalan ay tumagal ng buong araw.

Ang mga dahilan ng hindi pagdating ay hindi kinumpirma ng alinman sa mga dokumento, sa pamamagitan ng telepono o sa pamamagitan ng e-mail.

Iminumungkahi kong isangkot si Ivanyushchenko R.M. sa pananagutan sa pagdidisiplina para sa pagliban.

Pinuno ng Procurement Department
S.P. Mikhailov

Paano mag-isyu ng isang dokumento ng ganitong uri sa mga bonus

Kagawaran ng pagbili
Executive Director
Alpha LLC
Sorokina Galina Igorevna

MEMORANDUM

No. 42-08/223 04/08/2016

Tungkol sa mga bonus

Hinihiling ko sa iyo na gantimpalaan ang sales manager na si Alferov Oleg Vladimirovich ng isang monetary reward sa halagang 5,000 rubles para sa pagpapalawak ng customer base mula 25 hanggang 43 na outlet at pagdodoble ng mga benta sa 1st quarter ng 2016.

Pinuno ng Procurement Department
S.P. Mikhailov

Sa Ukraine at Belarus, ang dokumentong ito ay iginuhit sa parehong anyo tulad ng sa Russian Federation, sa wika ng estado.

Kapag nagsimulang magsulat ng isang ulat, huwag kalimutan na ang dokumentong ito ay may legal na puwersa, kung saan hindi katanggap-tanggap na baluktutin ang mga katotohanang ipinakita.

Kung hindi, maaaring pabulaanan ng empleyado ang pagsisinungaling at dalhin ang may-akda sa responsibilidad na administratibo.

Ano ang pagkakaiba ng mga memo at memo ay makikita sa video.

vesbiz.ru

Ang memorandum ay isang dokumento na iginuhit sa pangalan ng pinuno, punong accountant o sinumang empleyado ng organisasyon.
Ang memorandum ay may legal na puwersa, dahil ito ay iginuhit na may layuning gumawa ng aksyon o anumang aksyon sa problemang nakalagay dito.

Ang memorandum ay dapat na iguguhit sa parehong spelling at legal na may kakayahang, dapat itong naglalaman ng isang detalyadong paglalarawan ng kasalukuyang problema at ito ay kanais-nais na may mga aksyon upang malutas ito, na iminungkahi mismo ng compiler nito.

Ang isang memorandum na naka-address sa pinuno ng isang organisasyon o departamento ay isang panloob na dokumento at maaaring iguhit sa isang plain A4 sheet.

Kung ang dokumento ay ipinadala sa isang mas mataas na organisasyon, pagkatapos ay awtomatiko itong nagiging panlabas, at iginuhit sa letterhead.

Mga panuntunan para sa pagpapalabas ng isang memorandum

Ang pangunahing layunin ng memorandum ay hindi lamang upang ipaalam sa mas mataas na pamamahala ang kasalukuyang problema o ang pag-unlad ng patuloy na trabaho.

At upang hikayatin ang pamunuan na agad na gumawa ng mga hakbang upang malutas ang kasalukuyang sitwasyon.

Ang memorandum ay dapat iguhit sa OKUD form, pumunta sa ilalim ng code 0286041.

Ang mga memo ay nahahati sa ilang mga klasipikasyon depende sa bahagi ng impormasyon o ang addressee (kung kaninong pangalan ay nakasulat ang tala na ito).

1. Kaya, ayon sa unang pag-uuri, ito ay magiging pag-uulat ng impormasyon, na magsasaad ng mga yugto, kahirapan at tampok ng gawaing ginagawa.

Ang tagabuo ng ganitong uri ng ulat ay dapat na ihatid sa mga awtoridad sa isang naa-access at propesyonal na wika sa kung anong yugto ng pag-unlad ito o ang proyektong iyon at kung ano ang ginagawa upang matiyak ang pagpapatupad nito.

Ang mga naturang ulat ay regular na inihahanda, hanggang kamakailan lamang, hanggang sa makumpleto ang proyekto.

Direktang iniuugnay ng mga memo ang pamamahala ng organisasyon sa mga tagapamahala ng proyekto.

Pinapayagan ka nitong mabilis na malaman kung aling mga lugar ang walang sapat na pondo, kung alin sa kanila ang labis na labis, at naaayon ay gumawa ng mga hakbang upang gawing normal ang gawain ng proyekto.

2. Ang pangalawang pag-uuri ay mga memorandum na nagdedetalye ng isang partikular na kaso na may mga iminungkahing pamamaraan para sa paglutas ng mga ito.

Bilang isang patakaran, ang mga naturang ulat ay negatibo sa kalikasan. Madalas nilang inilalarawan ang isang paglabag sa disiplina sa paggawa ng isang empleyado ng organisasyon.

Ang mga anyo at uri ng pag-uulat ay hindi nagbabago anuman ang uri ng aktibidad at kaakibat ng organisasyon.

Ang ulat ay dapat maglaman ng mga sumusunod na detalye:

1. Ang posisyon na hawak ng addressee.
2. BUONG PANGALAN. addressee.
3. Mga detalye ng organisasyon ng addressee.
4. Ang posisyon na hawak ng compiler.
5. BUONG PANGALAN. compiler.
6. Organisasyon at posisyon ng compiler.
7. Isang magandang presentasyon ng problema.
8. Mga hakbang na ginawa upang malutas ang umiiral na problema (sa kaganapan na sila ay kinuha).
9. Mungkahi ng mga aksyon na maaaring gawin upang iwasto ang problema.
10. Ang bilang ng pag-uulat.
11. Lagda ng compiler na may decoding.

Paano magsulat ng isang memorandum, mga halimbawa

Ngayon, partikular nating isaalang-alang kung anong mga ulat ang maaaring isulat ng isang accountant:

1. Ito ay mga memo na naka-address sa pinuno, na may kaugnayan sa mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng negosyo.

Semenov Arkady Borisovich

Tokareva Galina Ivanovna

ULAT

Sa panahon ng pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng departamento ng pagbebenta, ang isang kakulangan sa pananalapi sa halagang 57456.45 rubles (limampu't pitong libo apat na raan at limampu't anim na rubles apatnapu't limang kopecks) ay ipinahayag.

Hinihiling ko sa iyo na hilingin mula sa pinuno ng departamento ng pagbebenta, Gavrilov Artem Leonidovich, ang pagsusumite sa departamento ng accounting ng pag-uulat ng dokumentaryo sa mga aktibidad sa pananalapi ng departamento ng pagbebenta.

Petsa ng___________
Lagda _______ transcript __________

2. Ulat na hinarap sa pinuno ng organisasyon tungkol sa pag-insulto sa dangal at dignidad, mga paglabag.

Pangkalahatang Direktor ng LLC "VOZROZHDENIE"
Semenov Arkady Borisovich
punong accountant ng organisasyon
Tokareva Galina Ivanovna

ULAT

27.11. Noong 2013, isang empleyado ng departamento ng pagkuha, si Smeryagin Gennady Petrovich, sa pagtanggap ng sahod, ay hindi nasisiyahan sa kinakalkula na halaga, pagkatapos nito ay walang pakundangan niyang insulto ang cashier na si Potapova Irina Anatolyevna, na nagbuhos ng isang baso ng tubig sa kanyang ulo, sa gayon ay iniinsulto ang kanyang karangalan at dignidad.

Hinihiling ko sa iyo na ilapat ang pinaka mahigpit na mga hakbang kay Gennady Petrovich Smeryagin, hanggang sa at kabilang ang pagpapaalis, kung hindi, si Potapova Irina Anatolyevna ay mapipilitang humingi ng tulong mula sa mga ahensyang nagpapatupad ng batas upang malutas ang problemang ito.

Petsa ng___________
Lagda_______ transcript __________

3. Isang sample na ulat sa empleyado ng organisasyon tungkol sa hitsura sa lugar ng trabaho sa isang estado ng alkohol o pagkalasing sa droga

Pangkalahatang Direktor ng LLC "VOZROZHDENIE"
Semenov Arkady Borisovich
punong accountant ng organisasyon
Tokareva Galina Ivanovna

ULAT

Dinadala ko sa iyong pansin na ngayon ang accountant na si Lupova Antonina Mikhailovna ay dumating upang magtrabaho sa isang estado ng matinding pagkalasing, na maaaring kumpirmahin ng iba pang mga empleyado ng departamento.

Lavrentieva I.P. (ekonomista) __________ lagda
Surkova K.R. (cashier) _________ lagda

Sa naturang memorandum, kinakailangan din na gumawa ng isang kilos kung saan ipahiwatig ang dahilan para sa paghahanda nito.

Dapat itong pirmahan ng lahat ng empleyado ng organisasyon na nakakita ng paglabag na ito sa disiplina sa paggawa, na nagpapahiwatig ng posisyon na hawak.

Sino ang maaaring magsulat ng isang memorandum?

Karaniwan, ang isang memorandum mula sa punong accountant ay kailangan upang kumpirmahin ang mga pagbawas sa suweldo o mga refund kung sakaling magkaroon ng labis na halaga.

Mahalagang magkaroon nito kapwa sa panahon ng pag-audit sa paggawa at buwis.

Tulad ng makikita mula sa mga halimbawa sa itaas, ang punong accountant ay maaaring gumuhit ng isang memorandum lamang sa pangalan ng pinuno o kumikilos na pinuno ng organisasyon, gayundin sa pangalan ng pamamahala ng isang mas mataas na organisasyon.

Habang ang isang simpleng empleyado ng accounting ay magagamit lamang ang karapatang ito sa panahon ng kawalan ng kanyang agarang superbisor (punong accountant), o kapag ang isang memorandum ay ginawa para sa kanya.

Sa ibang mga kaso, gumuhit siya ng isang memorandum na naka-address sa kanyang agarang superbisor.

Dapat alalahanin na ang isang maling iginuhit na tala ay nawawalan ng legal na puwersa at hindi maaaring iharap bilang ebidensya kapag nilutas ang kasalukuyang problema.