Paano maayos na i-staple ang mga dokumento sa mga folder sa mga organisasyon: mga panuntunan at tip

Upang matiyak ang buong pagsasagawa ng negosyo sa, ito ay kinakailangan upang isagawa nang tama ang pamamaraan para sa stapling mga papeles ng negosyo. Ito ay hindi lamang magpapahintulot sa iyo na mabilis na makahanap ng isang dokumento kung kinakailangan, ngunit tiyakin din ang pagkakasunud-sunod sa trabaho sa opisina.

Paano mag-staple ng mga dokumento?

Kadalasan, ang mga papeles ng negosyo na inisyu sa A4 na format ay naka-staple gamit ang tatlong butas. Upang maisagawa ito, kailangan mong gamitin ang:

karayom,
mga thread,
pandikit,
Awl,
papel.

Sa mga dokumento mula sa kaliwang gilid, kailangan mong gumawa ng mga puncture na may awl. Ang distansya sa pagitan ng mga ito ay dapat na mula 3 hanggang 5 cm.Ang pagtahi gamit ang isang karayom ay dapat magsimula sa likod. Sa kasong ito, kinakailangan na mag-iwan ng isang bahagi ng thread, ang haba nito ay hindi bababa sa pitong sentimetro. Susunod, ang tuktok na butas ay tinusok mula sa harap na bahagi, at ang ilalim na butas mula sa likod. Sa harap na bahagi, kailangan mong itusok muli ang ilalim na butas at iwanan ang thread sa parehong haba ng nakaraang thread. Susunod, kailangan mong itali ang dalawang thread sa isang buhol at ilagay ang isang parihaba ng papel dito.

Para sa dokumentasyon ng stitching, maaari kang gumamit ng isang espesyal na clerical hole punch. Sa kasong ito, magkakaroon ng dalawang butas. Upang madagdagan ang pagiging maaasahan ng pamamaraan, apat na butas ang maaaring gawin sa mga dokumento. Kailangan mong simulan ang proseso mula sa pangalawang butas, na matatagpuan sa tuktok ng dokumento.

Pagkatapos nito, ang karayom ay dapat na dumaan sa itaas na butas at muli ang pangalawa mula sa itaas. Pagkatapos nito, itinuro namin ang karayom sa ikatlong butas mula sa itaas at sa ikaapat na butas.

Upang ang thread ay humawak ng stitched para sa isang mahabang panahon, ito ay kinakailangan upang bigyan ang kagustuhan sa isang naylon produkto. Sa ilang mga kaso, ang mga dokumento ay naka-staple gamit ang espesyal na twine. Upang maisagawa ang pamamaraang ito, maaari mong gamitin ang isang ordinaryong thread, na na-pre-fold nang maraming beses. Minsan ang pagtahi ng mga dokumento ay ginagawa gamit ang manipis na lavsan tape.

Kapag nag-stapling ng mga dokumento, kailangan mong sumunod sa simetrya at verticality. Ang mga tuldok ay dapat nasa kaliwang bahagi ng mga dokumento. Kasabay nito, kailangan mong umatras mula sa gilid mula sa 0.5 hanggang 2 cm Kung ang mga papel na i-stapled ay napakahalaga, pagkatapos ay limang punctures ang ginawa sa kanila. Sa kasong ito, ang mga papeles ng negosyo ay naka-staple mula sa likod.

Mga tampok ng sertipikasyon ng mga papeles ng negosyo

Sertipikasyon ng mga papeles ng negosyo

Pagkatapos matahi ang mga papeles sa negosyo, dapat na sertipikado ang mga ito. Una kailangan mong kumuha ng isang maliit na parisukat na piraso ng papel at isulat o i-print dito: "Stitched, numbered, sealed at signed." Ang sheet ay dapat na lagdaan at natatakan alinsunod sa kasalukuyang batas.

Kapag nag-stapling ng mga dokumento, ang kanilang mga sheet ay dapat na walang kabiguan. Ang bilang ng mga sheet ay dapat na nakasulat hindi lamang sa mga numero, kundi pati na rin sa mga titik. Ang mga awtorisadong tao lamang na may kapangyarihan ng abogado upang isagawa ang pamamaraang ito ang dapat pumirma sa mga sertipikadong dokumento at orihinal. Pinakamabuting ang mga dokumento ay nilagdaan ng mga negosyo mismo.

Kinakailangan na mag-sign sa paraang ang kalahati ng lagda ay matatagpuan sa naka-paste na sheet, at ang pangalawang kalahati - sa kanilang sarili. Katulad nito, kailangan mong maglagay ng selyo. Ayon sa kasalukuyang batas, kinakailangang ilagay ang petsa kung kailan na-certify o pinirmahan ang dokumento.

Ang mga dokumento ay maaari lamang patunayan ng responsableng tao na pumirma sa orihinal. Kung ang batayan ng gawain ng taong nagpapatunay sa dokumentasyon ay, pagkatapos ay sa tabi nito kailangan mong isulat ang petsa at oras nito sa tabi ng pangalan at patronymic ng signatory.

Stapling ng dokumentasyon alinsunod sa mga pamantayan

Mga ligal na kaugalian sa pagbuo ng mga dokumento sa pagtahi

Kinakailangang i-staple ang mga papeles ng negosyo alinsunod sa mga pamantayan ng kasalukuyang batas. Ang pamamaraang ito ay dapat isagawa alinsunod sa mga rekomendasyong Methodological para sa trabaho sa opisina, na naaprubahan ng Federal Archives noong 2009.

Gayundin, kapag isinasagawa ang pamamaraang ito, dapat kang magabayan ng may-katuturang GOST R 51141-98.

Ang pagsasaayos ng proseso ng pagbubuklod ng dokumentasyon ay ginawa ng isang bilang ng mga pamantayan. Una sa lahat, kinakailangan na magabayan ng mga tagubilin ng Central Russian Federation, sa tulong kung saan ang mga pangunahing sa pag-iingat ng rekord ay tinutukoy.

Kailangan mo ring gumamit ng mga metodolohikal na paliwanag sa pagkakasunud-sunod ng pagpuno ng hiwalay na mga form ng dokumentasyon, na inaprubahan ng Ministry of Taxation and Fees. Sa panahon ng pagtahi ng mga dokumento, inirerekumenda na gabayan ng pagkakasunud-sunod ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation, na naaprubahan ng karaniwang mga tagubilin sa trabaho sa opisina.

Kung ikaw ay ginagabayan ng lahat ng mga tuntunin at regulasyon sa itaas habang nag-stapling ng mga dokumento, ito ay magsisiguro ng kaayusan sa trabaho sa opisina.

Mga uri ng dokumentasyon

Sa modernong gawain sa opisina, maaaring gawin ang iba't ibang mga tahi. Kadalasan, ang mga journal sa accounting ay pinagsama sa mga organisasyon. Upang maisagawa ang pamamaraan, maaari kang gumamit ng isang karayom o isang butas na suntok. Sa karamihan ng mga kaso, tanging ang panloob na yunit lamang ang naka-flash sa mga magazine.

Ang mga magazine ay may malaking bilang ng mga sheet, at samakatuwid ang isang drill o screwdriver ay maaaring gamitin upang gumawa ng mga butas sa kanilang panloob na bloke. Mayroon ding isa pang paraan upang gumawa ng mga butas - kasama ang mga takip. Kapag ginagamit ang pamamaraang ito, sa karamihan ng mga kaso, ang paggamit ng mga espesyal na makina para sa mga butas ay isinasagawa.

Ang mga papeles ng negosyo na napapailalim sa pangmatagalang imbakan sa mga archive ay dapat may matigas na takip.

Ang folder na makukuha mula sa mga dokumentong ito ay dapat na hindi hihigit sa apat na sentimetro ang kapal. Upang gawing simple ang proseso ng pag-flash ng dokumentasyon, sa karamihan ng mga kaso ay ginagamit ang paggamit ng mga stitching at binding machine o mga yari na folder ng archival. ang mga dokumento ay maaaring itahi sa mga espesyal na bangko. Bukod dito, ang kanilang kapal ay maaaring hindi hihigit sa sampung sentimetro.

Upang mag-drill ng isang bloke ng papel, ginagamit ang isang high-performance na paper drilling machine.

Mga uri ng dokumentasyon

Kapag nag-flash ng mga dokumento sa mga korte at pulis, dapat sundin ang ilang mga patakaran. Ang ilang mga istraktura ay nagbabawal sa pag-stapling ng mga dokumento gamit ang puting sinulid. Sa mga legal na paglilitis, ang mga dokumento ay dapat na stapled sa pamamagitan lamang ng limang butas.

Kapag isinasagawa ang pamamaraang ito, ang mga korte ay nangangailangan ng paggamit ng mga takip, ang materyal ng produksyon na kung saan ay manipis na pinahiran na karton. Ang takip ay dapat na nakatiklop sa kalahati at takpan ang dokumentasyon sa isang gilid lamang.

Ang mga espesyal na singsing na metal ay kadalasang ginagamit upang pagsama-samahin ang mga mahahalagang legal na makabuluhan. Ang isang manipis na satin ribbon ay sinulid sa pamamagitan ng mga ito, na may figure na sticker.

Kadalasan ang mga folder na may mga suklay ay ginagamit para sa pag-flash ng mga dokumento. Medyo labor intensive ang aktibidad na ito. Ito ay dahil sa pangangailangan na ihanay ang mga butas sa mga tagaytay at mga dokumento. Kung ang mga folder ay maayos na ginawa, ang kanilang mga butas ay tutugma sa mga butas sa mga dokumento na ginawa gamit ang isang butas na suntok.

Maaaring gawin ang dokumentasyon sa iba't ibang paraan. Ang pagpili ng isang tiyak na paraan ng firmware ay direktang nakasalalay sa uri ng dokumentasyon at kung saan ang pamamaraang ito ay isinasagawa.

Mga tampok ng disenyo ng takip

Upang maging tama ang proseso ng pagbubuklod ng dokumentasyon, kinakailangang piliin ang takip. Sa karamihan ng mga kaso, ang kagustuhan ay ibinibigay sa mga produkto na gawa sa karton.

Ang mga pabalat ay maaaring idisenyo para sa pangmatagalang imbakan ng dokumentasyon, pati na rin maging karaniwan o hindi pamantayan.

Kadalasan, ang mga karaniwang pabalat ay ginagamit para sa pag-stapling ng mga dokumento. Ginagamit ang mga ito sa karaniwang sukat ng dokumentasyon. Ang mga hindi karaniwang pabalat ay ginagamit para sa hindi partikular, hindi karaniwang laki ng mga dokumento.

Kung ang pag-iimbak ay dapat isagawa sa mga archive nang higit sa 25 taon, kung gayon ang paggamit ng ikatlong uri ng mga pabalat ay isinasagawa. Ang materyal ng kanilang produksyon ay dapat na matigas na karton. Upang ang mga papeles ng negosyo ay maiimbak sa mga archive sa loob ng sapat na mahabang panahon, ginagamit ang mga takip, ang materyal na kung saan ay walang acid na karton.

Ang pahina ng pamagat ay dapat isama ang pangalan ng organisasyon at ang pangkat ng mga dokumento. Upang gawing simple ang mga paliwanag, ang mga butas ay binibilang sa likod na bahagi. Ang pabalat ng mga dokumento, alinsunod sa kasalukuyang batas, ay dapat mayroong paghahain ng sertipikasyon sa panig ng pamagat. Dapat itong gawin sa isang maliit na piraso ng papel, na nakadikit sa takip. Sa tala, ipinag-uutos na ipahiwatig ang impormasyon tungkol sa bilang ng mga naka-stitch na papel.

Kung ang mga dokumento ay naglalaman ng mga guhit, litrato o mga guhit, dapat itong ipahiwatig sa tala ng kasiguruhan. Ang isang imbentaryo ng isang folder na may mga dokumento ay maaaring gawin ng sinumang tao. Ngunit ang lagda sa tala ng kasiguruhan, alinsunod sa kasalukuyang batas, ay dapat ilagay ng direktor ng institusyon pagkatapos ng paunang pagtatasa.

Ang mga dokumento ng firmware ay maaaring gawin sa iba't ibang paraan. Ang pagpili ng isang partikular na isa ay direktang nakasalalay sa mga katangian ng organisasyon. Kapag nag-flash ng dokumentasyon, kinakailangang sundin ang kasalukuyang batas

Sagot

Sa kanyang mga taon ng pag-aaral, nagtrabaho siya bilang isang intern sa isang institusyon ng estado. Ang gawain ay upang matutunan kung paano mag-file ng mga dokumento nang tama. Naaalala ko na mayroong patuloy na mga talakayan - kung gaano karaming mga butas ang dapat - tatlo o apat. Sa kabuuan, hindi isang napakadaling gawain.

Sagot