Paano mag-flash ng dokumento ayon sa bisita

Upang maibigay ang mahahalagang papeles sa isang archive o isang bangko, upang magsumite ng isang ulat sa isang buwis o iba pang organisasyon sa pananalapi, kinakailangang i-flash ang mga dokumento. Ang ganitong pamamaraan ng pagpaparehistro ay dahil sa mga praktikal na dahilan na nagsisiguro sa imposibilidad ng aksidenteng pagkawala ng mga indibidwal na sheet, pati na rin ang mga hakbang sa seguridad. Ito ay nagkakahalaga ng pag-uunawa kung paano maayos na mag-flash ng isang multi-page na dokumento.

Pambatasang katwiran

Sa ngayon, walang pangkalahatang mga prinsipyo ng regulasyon para sa pag-uugnay ng dokumentasyon alinsunod sa GOST. Ang pangunahing pamantayan GOST R 51141-98 "Trabaho sa opisina at pag-archive", na naglalaman ng mga terminolohikal na kahulugan ng daloy ng dokumento, ay hindi kinokontrol ang pamamaraan para sa pag-flash ng mga opisyal na papel.

Kabilang sa mga normatibong kilos na dapat umasa kapag naghahanda ng mga materyales para sa mga katawan ng estado, ang mga sumusunod ay namumukod-tangi:

mga rekomendasyon ng Federal Archives No. 76 ng Disyembre 23, 2009;
Kautusan ng Ministri ng Kultura Blg. 536 na may petsang Nobyembre 8, 2005 sa mga karaniwang prinsipyo para sa gawaing opisina;
gabay ng Bangko Sentral sa pagpapanatili at pagpapatupad ng mga materyales sa negosyo;
mga alituntunin ng Federal Tax Service, na inaprubahan noong Abril 18, 2003, na naglalarawan sa pamamaraan para sa pagpuno at pagbubuklod ng ilang uri ng mga dokumento.

Dahil sa kakulangan ng mahigpit na regulasyon sa usapin ng trabaho sa opisina, kapag inihahanda ang mga kinakailangang ulat, kinakailangan na pag-aralan ang mga rekomendasyon ng mismong institusyon kung saan ipapadala ang mga papeles. Bilang karagdagan, kapag nagrerehistro ng isang pribadong negosyo o legal na entity sa isang ahensya ng gobyerno, nag-a-apply para sa isang malambot, o naglilipat ng mga materyales para sa nilalaman ng archival, kinakailangang sundin ang mga tagubilin na inireseta ng pederal na pamahalaan kapag nag-flash.

Ang mga larawan kung paano maayos na mag-flash ng mga dokumento alinsunod sa GOST ay mai-post sa ibaba. Maaapektuhan din ang ilang lubos na dalubhasang impormasyon ng firmware. Halimbawa, kung paano maayos na mag-flash ng mga dokumento para sa buwis.

Mga uri ng dokumentasyon na nangangailangan ng pag-file

Mahalagang isaalang-alang na kinakailangan na mag-flash lamang ng ilang mga uri ng mga dokumento, ang nilalaman nito ay matatagpuan sa higit sa isang sheet, na nilayon para sa pagpaparehistro, mga awtoridad sa regulasyon, kabilang ang mga awtoridad sa buwis. Ang firmware ay ipinag-uutos din kapag bumubuo ng mga malambot na materyales at mga folder na i-archive.

Bago pag-aralan kung paano maayos na magtahi at mag-staple ng mga dokumento, mahalagang alamin ang mga uri ng mga papel na nangangailangan ng isang espesyal na pamamaraan ng paghahanda bago ilipat sa gobyerno at iba pang mga katawan:

dokumentasyon ng archival (mga materyales na inihanda para sa deposito);
mga papasok at papalabas na papel;
mga ulat sa accounting (advance, turnover sheet, mga invoice, mga gawaing isinagawa, mga cash book, waybill, atbp.);
mga desisyon ng tauhan (mga order, listahan ng mga tauhan);
mga dokumento na ipinadala sa awtoridad sa buwis (ilang mga uri), pondo ng pensiyon para sa pag-verify;
mga kopya ng mga dokumento, notarized at certified.

Ang trabaho sa opisina ay isang kumplikado at maingat na proseso na nangangailangan ng ilang kaalaman at kasanayan. Ito ay mas maginhawa upang dalhin ang stitched dokumentasyon sa system, pati na rin iimbak ito. Ang maingat na pagkakabit ng mga sheet ay halos imposible na maingat na palitan o alisin sa folder, kaya ang mga panganib ng palsipikasyon o pagkawala ng mahalagang impormasyon ay mababawasan.

Disenyo ng takip

Bago mo maayos na i-flash ang dokumento, kailangan mong ihanda ang lahat ng kinakailangang materyales. Ang isang takip ng karton ay kinakailangan para sa bawat indibidwal na folder. Kasama sa mga cover ang:

standard, na may sukat na 22.9 by 32.4 cm, na ginagamit para sa mga karaniwang papel;
hindi pamantayan, ginagamit para sa mga sheet na may mas malaking format maliban sa A4;
pangmatagalang imbakan - gawa sa mas matibay na materyal at maaaring magkaroon ng di-makatwirang hugis (kinakalkula para sa mga dokumentong may istanteng buhay na higit sa 25 taon).

Ang karton na walang acid ay ginagamit para sa paghahatid sa mga ahensya ng gobyerno. Ang mga pabalat ay nagpapahiwatig ng impormasyon ng pagkakakilanlan na kinakailangan para sa mabilis at madaling paghahanap ng folder sa iba pang mga materyales. Una sa lahat, ang pangalan ng institusyon, dibisyon, mga salita ng pangalan ng mga materyales ay inireseta. Ang ibinigay na index ng kaso, mga panahon ng imbakan, numero ng folder ay naayos din. Nasa ibaba ang kabuuang bilang ng mga sheet at ang petsa ng pagbuo ng binder.

Paglalarawan ng dokumento

Ang mapaglarawang impormasyon na nagpapakita ng nilalaman at oras ng mga natahi na dokumento ay sapilitan. Itinatala nito ang pangalan ng dokumento, ang petsa ng lacing ng kaso, ang panahon ng imbakan. Bilang karagdagan, ang imbentaryo ay sinamahan ng isang anotasyon, na isang paliwanag na tala kung saan ang lahat ng mga punto ng nilalaman ng materyal ay naka-highlight, ang mga pahina ay ipinahiwatig ayon sa listahan ng mga paksa, at ang dahilan para sa pag-iimbak ng mga papel na ito ay nabanggit din. . Sa dulo, ang personal na data ng awtorisadong tao na responsable para sa pag-file ay naitala.

Ang paglalarawan ay hindi kasama sa pangkalahatang pagnunumero. Kadalasan, ang imbentaryo ay isinampa kasama ng folder o nakadikit sa takip mula sa likod (sa ilang mga kaso ay matatagpuan ito sa isang espesyal na folder para sa mga imbentaryo).

Ang mga volume na tumugma sa imbentaryo ay isinalansan at itinali sa mga tambak na 20 cm ang taas. Ang mga materyales ay pinagsunod-sunod sa pataas na pagkakasunud-sunod ng mga numero. Pagkatapos ang mga kaso ay maaaring iwanang naka-imbak sa isang espesyal na departamento ng istruktura o ilipat sa kawani ng archive. Matapos ang pag-expire ng panahon para sa pagpapanatili ng mga materyales sa archive, sila ay nawasak alinsunod sa itinatag na pamamaraan.

Mga panuntunan sa pagnunumero ng sheet

Paano mag-stitch at magbilang ng mga sheet sa isang stitched na dokumento? Ang proseso ng pagnunumero ay hindi nagdudulot ng malubhang problema para sa klerk. Ang pagnunumero ay ginagawa sa itim na lapis. Ang paggamit ng tinta ay hindi pinapayagan. Ang mga pangunahing prinsipyo para sa tamang indikasyon ng numero ay ang mga sumusunod:

sa proseso ng pagtatalaga, ginagamit ang mga numerong Arabe (napakabihirang - mga Romano);
ang mga numero ay nasa pataas na pagkakasunud-sunod;
ang mga sheet ay binibilang, hindi mga pahina (bagaman ang pagination ay maaari ding hiwalay na naroroon);
ang mga numero ay dapat na matatagpuan sa tuktok ng pahina sa kanang sulok;
ang mga simbolo ay hindi maaaring ipatong sa teksto;
ang mga aplikasyon ay binibilang sa isang karaniwang listahan na may pangunahing dokumento (sa kondisyon na ang aplikasyon ay hindi inilalaan sa isang hiwalay na folder).

Ang mga materyales para sa firmware ay palaging inilatag ayon sa kronolohiya: mula sa pinakauna hanggang sa mga nabuo kamakailan.

Kung mayroong isang liham sa file, kinakailangan upang simulan ang pag-numero nito mula sa sobre, at pagkatapos ay isalaysay ang mga sheet na nakapaloob dito. Kapag may ilang volume, ang bawat isa sa kanila ay binibilang nang hiwalay. Ang malalaking format na materyales ay binibilang sa kanang sulok sa itaas, nakatiklop ng dalawa o tatlong beses, at pagkatapos ay naka-staple sa isang dulo.

Sa kaso kung walang isa, ngunit maraming iba't ibang mga dokumento (mga tseke, mga form) sa sheet, isang imbentaryo ng mga fragment na ito ay pinagsama-sama, at ang sheet ay binibilang sa karaniwang pagkakasunud-sunod. Gayunpaman, kung may mga papel na pinagdikit, ang bawat sheet ay dapat na hiwalay na bilang na may kasama sa pangkalahatang imbentaryo.

Kapag nagkakamali kapag nagbibilang at nagsusulat ng tamang pagkakasunud-sunod, ang mga nawawalang numero ay pinahihintulutang bilangin gamit ang numero mula sa nakaraang sheet na may pagdaragdag ng isang titik dito (halimbawa, 11 at pagkatapos ay 11a, 11b).

Kapag ang pagnunumero ay nawawala o seryosong lumabag, kinakailangang muling isulat muli ang mga numero ng sheet. Ang maling numero ay na-cross out at ang tamang numero ay inilalagay sa tabi nito. Kung ang firmware ay na-sealed na sa isang pagpapatunay, ang mga pagwawasto ay ginagawa din dito.

Mga pamamaraan ng hemming

Mayroong ilang mga paraan upang maayos na mag-flash ng isang dokumento:

Gamit ang isang karayom at sinulid. Ang pagpipiliang ito ay ginagamit sa mga kaso kung saan kinakailangan na mag-isyu ng isang maliit na pag-file. Ang stitching ay tapos na sa dalawang punctures, isang thread ay sinulid sa pamamagitan ng mga butas na nabuo, ang mga dulo nito ay fastened sa likod ng dokumento. Ang isang piraso ng papel na may inskripsiyon na pinatunayan ng isang selyo ay idinidikit sa buhol.
Gamit ang isang hole punch (awl) at sinulid. Paano mag-flash ng mga dokumento gamit ang isang hole punch? Ang pamamaraang ito ay ang pinaka-katanggap-tanggap pagdating sa mas malaking dami ng mga materyales. Sa kasong ito, ang takip ng dokumento ay hindi napapailalim sa firmware.
Hole punch para sa eyelets at cord. Paano mag-flash ng isang dokumento na may butas na suntok para sa mga eyelet? Ang mga kabit na gawa sa metal o plastik na materyal ay maaaring gamitin para sa pagproseso ng mga dokumento na may shelf life na hindi hihigit sa 10 taon. Para sa nilalaman ng archival, ang pamamaraang ito ay halos hindi ginagamit, maliban sa isang panahon ng imbakan na hanggang 5 taon.
Paggamit ng drill (screwdriver). Ang paggamit ng mga tool ay nabibigyang-katwiran kapag kinakailangan na magtali ng napakalaking volume. Sa kasong ito, ang mga materyales ay konektado sa isang sapat na makapal na lubid o tape. Sa kasong ito, kadalasan ay kinakailangan na i-flash ang takip kasama ang kaso.
Sa isang binding machine at isang autonomberer. Ang pagpipiliang ito ay magagamit lamang sa mga bahay ng pag-print para sa pagtahi ng malaki at malalaking materyal.

Order ng firmware

Karaniwan, ang paghahanda ng dokumentasyon ay pinangangasiwaan ng isang espesyalista na pinagkalooban ng mga tungkulin ng isang klerk alinsunod sa pagkakasunud-sunod ng institusyon o ng kanyang mga paglalarawan sa trabaho. Paano mag-flash ng isang dokumento nang sunud-sunod? Ang pamamaraan para sa pag-flash ng mga dokumento ay naglalaman ng mga sumusunod na puntos:

Ayusin ang mga dokumento ayon sa petsa at numero ng pahina sa tamang pagkakasunod-sunod, nakaharap.
Pag-alis ng anumang mga banyagang bahagi mula sa mga inihandang materyales: staples, braces, atbp.
Ang paglalagay ng lahat ng mga sheet sa isang pantay na stack (kung mayroong isang malaking bilang ng mga sheet, isang tiyak na kabit ay ginagamit).
Paggawa ng mga butas (hindi sila dapat lumampas sa mga margin kung saan matatagpuan ang teksto, at dapat na matatagpuan 1.5 cm pa mula sa gilid ng sheet). Para sa karaniwang mga dokumento, 3 butas ang ginawa (minsan 4), para sa mahahalagang papel, dapat gawin ang 5. Ang gitnang butas ay matatagpuan sa gitna, ang iba pang mga butas ay nasa pagitan ng 3 cm bawat isa.

Ang isang angkop na thread ay sinulid sa mga nagresultang punctures (kung ang thread ay manipis, pagkatapos ito ay nilaktawan nang dalawang beses), ang mga dulo nito ay naayos na may isang buhol sa likod ng file. Ang isang hugis-parihaba na sheet (4 hanggang 8 cm) ay nakakabit sa mga niniting na mga thread upang manatiling nakikita ang mga dulo. Ang sticker ay nagpapahiwatig ng bilang ng mga may bilang at laced sheet at ang data ng empleyado na nagsagawa ng stitching.

Paano i-flash nang tama ang mga dokumento ng RB? Tulad ng inilarawan sa artikulo sa itaas.

Inskripsyon ng sertipikasyon

Ang pamamaraang ito ay ipinag-uutos at isinasagawa pagkatapos ng pag-flash at pag-numero ng lahat ng materyal. Ang inskripsiyon ng sertipikasyon ay isang maliit na piraso ng papel na nakakabit sa isang thread knot sa likod ng firmware.

Ang papel na ito ay nagpapahiwatig ng bilang ng mga natahi na sheet (kinakailangan sa mga salita at numero). Bilang karagdagan, kinakailangan upang ipahiwatig kung may mga nasira / nasira na mga sheet sa file.

Ang personal na data ng taong namamahala na nagsagawa ng pagtahi ng mga materyales ay naitala, at ang kanyang pirma ay inilalagay din. Ang selyo ng institusyon ay inilalagay sa ibabaw ng inskripsiyon. Dapat takpan ng selyo ang inskripsyon mismo at pumunta sa bahagi ng sheet.

Firmware para sa archive

Ang materyal para sa pag-archive ay nangangailangan ng pagsunod sa ilang mga tagubilin kung paano maayos na mag-flash ng isang dokumento. Bago mo simulan ang pagtahi ng papel, dapat mong alisin ang lahat ng hindi kinakailangang mga fastener, kawit o iba pang elemento na nakakasagabal sa firmware. Ang buong listahan ng mga sheet ay nakaayos sa pagkakasunud-sunod, ang stack ay nabuo kahit na sa lahat ng panig.

Paano mag-flash ng mga dokumento para sa archive?

Para sa mga karaniwang dokumento, tatlong punctures ang ginawa gamit ang isang espesyal na karayom o awl. Ang mga butas ay matatagpuan sa parehong distansya mula sa bawat isa (tatlong sentimetro), simula sa gitna, na dapat na matatagpuan nang eksakto sa gitna ng sheet.

Ang pagtahi ng mga materyales ay isinasagawa sa kaliwang bahagi ng stack. Ang isang indent (isa at kalahating sentimetro) ay kinakailangan mula sa gilid ng sheet, pati na rin mula sa bahagi ng teksto ng dokumento. Ang sinulid na ginamit para sa sinulid ay dapat na matibay at mga 70 sentimetro. Sa una, ang lacing ay nagsisimula mula sa gitnang butas sa dulo ng dokumento at umaabot hanggang sa ang natitirang buntot ng sinulid ay 15 sentimetro. Pagkatapos ang karayom ay ipinasok sa pinakamataas na butas, na nakaunat sa ibabang butas at muli sa gitna. Sa huli, ang isang buhol ay nakatali na may mga dulo na hindi bababa sa 6-8 sentimetro. Ang isang verification sheet ay nakadikit sa nabuong buhol.

Ang mga materyales ng permanenteng imbakan para sa isang panahon ng higit sa 10 taon ay inilipat sa archive ayon sa imbentaryo. Ito ay pinatunayan ng isang inskripsiyon ng sertipikasyon, na nagpapahiwatig ng isang indikasyon ng kabuuang bilang ng mga kaso, ang kanilang mga plaka ng lisensya (nakasulat sa mga salita at numero), ang petsa at mga pirma ng mga kalahok sa pagtanggap at paghahatid ng mga dokumento ay inilalagay sa ibaba.

Ito ay lumabas na walang napakaraming mga regulasyon kung paano maayos na mag-flash ng mga dokumento para sa archive. Ang pangunahing bagay ay mahigpit na sumunod sa kanila.

Pagbuo ng mga dokumento para sa buwis

Paano mag-flash at magsely ng mga dokumento para sa Federal Tax Service? Ang paghahanda ng mga papel sa institusyong ito ay halos hindi naiiba sa mga karaniwang karaniwang proseso, kung saan ang mga rekomendasyon sa itaas ay inilarawan nang detalyado. Gayunpaman, mayroon pa ring ilang mga pagkakaiba mula sa firmware ng mga materyales na inilipat sa archive. Ang mga opisyal na dokumento ay tinahi kasama ng isang espesyal na sinulid o ikid. Sa karaniwang paraan, 3 butas ang ginawa, 5 ang kinakailangan para sa mga ulat ng accounting. Ang mga naka-stitch na papel ay tinatakan ng isang strip na 3 sa 5 cm, na nakadikit sa isang nakatali na buhol ng mga thread.

Bagama't kamakailan lamang para sa mga aplikasyon at mga dokumentong nasasakupan na isinumite sa Serbisyo sa Buwis, hindi kinakailangan ang paghahain. Siyempre, ito ay sa ilang sukat ng isang plus: magkakaroon ng mas maraming libreng oras na maaaring gugulin nang may mas malaking benepisyo.

Pagkatapos ng isang taon pagkatapos ng pagkumpleto ng mga kaso, ang mga materyales ay ipinasa sa archive ng opisina. Kung hindi ito magagamit, ililipat sila sa imbakan ng estado o munisipyo. Sa karaniwan, ang dokumentasyon ng notaryo ay pinananatili hanggang sa 75 taon.

Ang isa sa mga pinakamahalagang kinakailangan para sa mga naka-stitch na dokumento ay ang inviolability. Samakatuwid, sa kaso ng pagtanggal ng anumang sheet o materyal, hindi ito gagana para lamang ipasok ito. Upang gawin ito, kakailanganin mong bordahan ang kaso at buuin itong muli o iguhit nang hiwalay ang napalampas na dokumento. Hindi pinapayagang magdagdag o mag-alis ng mga sheet sa isang ganap na tapos na binder.

Ngayon ay malinaw na kung paano maayos na mag-flash at magsely ng mga dokumento para sa buwis o archive.