Paano mag-flash ng mga dokumento nang tama?

Ayon sa itinatag na panuntunan, anumang dokumento na binubuo ng higit sa isang sheet ay napapailalim sa pag-file. Ito ay pinaniniwalaan na ito ay kinakailangan para sa dalawang kadahilanan: upang hindi mawala ang mga dokumento at hindi sila bahagyang masamsam o mapalitan.

Kasabay nito, sa ilang mga kaso, halimbawa, ang pagpaparehistro ng isang indibidwal na negosyante o mga ligal na nilalang sa mga katawan ng estado, pag-file ng isang aplikasyon para sa pakikilahok sa isang malambot, pagsusumite ng mga materyales na ibinigay ng batas sa archive, ang pamamaraan para sa pag-file ng mga dokumento ay na ibinigay ng ilang mga tagubiling ibinigay ng mga pederal na awtoridad.

Ang punto ng pananaw ng mga istrukturang pambatasan

Dapat tandaan na walang nag-iisang naaprubahang pamamaraan na kumokontrol sa pamamaraan para sa paghahain ng mga dokumento. Mayroong ilang mga tagubilin sa departamento na namamahala sa gawain sa mga dokumento sa isang partikular na industriya.

Kaya ang pamamaraan para sa pag-file ng mga dokumento sa mga institusyon ng archival ay kinokontrol ng mga rekomendasyong Methodological para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, naaprubahan. . Sa sektor ng pananalapi - sa pamamagitan ng Instruksyon ng Central Bank of Russia, sa Tax Ministry - Mga paliwanag ng metodolohikal sa pamamaraan para sa pagpuno ng mga indibidwal na anyo ng mga dokumento na naaprubahan, mayroon ding isa na nag-aapruba ng mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina. .

Ang lahat ng mga ito ay kinokontrol, sa pangkalahatan, ang isang solong pamamaraan para sa firmware ng mga materyales. Gamit ito, maiiwasan mo ang maraming pagkaantala at makatipid ng iyong oras.

Sa ilang mga kaso, halimbawa, ang pagsusumite ng mga dokumento ng isang pribadong negosyante para sa pagpaparehistro ng estado, ang mga maling nai-file na dokumento ay ibabalik sa iyo upang maalis ang mga pagkukulang.

Mga tool at pangunahing konsepto

Kapag nag-flash ng mga dokumento, kakailanganin mo ang mga sumusunod na tool at materyales:

• Needle (awl, hole punch) o drill - depende ito sa bilang ng mga sheet na tatahi;
• Mga Thread LSh-21 o bank twine;
• Case cover 229×324 mm para sa archival cases;
• Sticker ng papel 4x8 cm - sheet ng sertipikasyon;
• pandikit;
• Gunting.

Hakbang-hakbang na gabay sa firmware

Bilang isang patakaran, ang pag-order at firmware ng mga dokumento ay isinasagawa ng isang empleyado kung kanino ito ay ibinibilang sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng ulo o na-enshrined sa mga tagubilin sa serbisyo.

Kapag nag-flash ng mga dokumento, ang sumusunod na pagkakasunud-sunod ay sinusunod:

• Nakasalansan ang mga dokumento ayon sa mga petsa o pagnunumero, sa tamang pagkakasunod-sunod at sa tamang panig.
• Lahat ng mga paperclip at staples na makukuha sa mga dokumento ay inalis upang hindi makagambala.
• Ngayon ay kailangan mong tiklop isang pakete ng mga dokumento, kung kakaunti ang mga ito - hindi ito mahirap. Sa kaso ng isang malaking volume, isang espesyal na aparato ang ginagamit.
• Ang susunod na hakbang ay ang paggawa ng mga butas.. Pagkatapos i-stapling ang dokumento, dapat itong mabasa. Upang gawin ito, ang mga butas ay ginawa sa layo na hanggang 1.5 cm mula sa gilid. Dapat mayroong hindi bababa sa 3 sa kanila, kung ang mga dokumento ay mahalaga - 5.

Una, markahan ang mga punto sa lugar ng pagbutas. Ang gitnang butas ay dapat nasa gitna ng sheet, ang iba pang dalawa sa layo na 3 cm mula dito pataas at pababa, kung mayroong lima sa kanila, kung gayon ang mga susunod ay nasa layo din na 3 cm, ayon sa pagkakabanggit.

• Kung hanggang 5 ang mga sheet- ang isang butas ay ginawa gamit ang isang karayom ​​o isang butas na suntok, sa mas makapal na mga kaso - na may isang awl. Hanggang sa 250 na mga sheet ang pinapayagan sa mga dokumento na inilipat sa imbakan ng archive, ang mga butas ay drilled sa kanila gamit ang isang electric drill o isang espesyal na aparato ay ginagamit.
• Ngayon ay kailangan mong i-thread ang isang thread o twine sa mga butas. Para sa lakas, sila ay stitched dalawang beses, ginawa sa paraan na ang mga dulo ng thread ay nasa likod na bahagi. Ang haba ng mga dulo ay 6-7 cm, sila ay nakatali sa isang buhol, napakahigpit, nang mahigpit hangga't maaari sa panlabas na sheet.
• Ang isang sticker ng papel ay nakadikit sa ibabaw ng buhol at sinulid(certificate sheet) 4x8 cm ang laki, ngunit upang ang mga dulo ng thread ay makikita, at ang buhol dito ay malinaw na nakikita. Ang pandikit ay ibinuhos sa buong dahon at maingat na nakadikit, ito ay kinakailangan upang mapanatili ang kaso at ang mga materyales na nakapaloob dito at patunayan ang kanilang pagiging tunay. Maaari kang maghanda ng naka-print na bersyon ng dahon sa pamamagitan ng pag-type ng teksto sa Word at pagkatapos ay gupitin ang isang strip ng naaangkop na laki. Ang teksto ay ganito:

Sa kaso, nilagyan, binilang at tinatakan ang ___ (_______) na mga sheet

Lagda _________________ (posisyon, apelyido at inisyal)

• Ngayon ay kailangan mong bilangin ang mga dokumento. Lugar para sa mga numero - kanang sulok sa itaas, na may bilang sa itim na lapis. Bawal ang tinta. Hindi dapat saklaw ng mga numero ang teksto.

Mahigpit na kinokontrol ang pagnunumero:

• mga sheet lamang ang binibilang at sa anumang kaso ay mga pahina;
• ang imbentaryo sa kaso ay hindi napapailalim sa pagnunumero;
• Ang mga titik na may mga sobre ay binibilang ng mga sumusunod: unang binilang ang mga sobre, pagkatapos ay ang natitirang mga sheet;
• mga materyales na may bilang na, ay pa rin bilang muli;
• ang mga malalaking sheet ay nakatiklop at binibilangan ng isang numero;
• mga dokumento na may ligtas na nakakabit na mga kasamang materyales(mga travel form, invoice, larawan) ay itinalaga ng isang numero. Ginagawa ito tulad ng sumusunod: sa likurang bahagi ng pangunahing sheet, ang isang imbentaryo ng mga nakapaloob na dokumento ay nakasulat sa pamamagitan ng kamay, tanging ang pangunahing dokumento ang binibilang, ang bilang ng mga nakalakip na materyales ay ipinahiwatig sa tala sa imbentaryo, o ito ay nabanggit sa sheet ng sertipikasyon: "Napakaraming mga sheet ang nakapaloob sa sheet No. ayon sa turnover ng imbentaryo";
• sa mga dokumento sa anyo ng mga larawan, mga guhit, mga numero ng guhit ay nakakabit sa reverse side;
• ang mga digit ng mga numero ay inilalagay sa Arabic numeral na format at pataas;
• sa mga multi-volume na kaso, ang mga pahina ng bawat volume ay hiwalay na binibilang.
• kapag natuyo ang pandikit sa saksi, ang bilang ng mga sheet ay ipinasok sa Arabic numerals at sa mga bracket sa mga salita, ito ay nilagdaan ng taong responsable para sa pag-compile ng kaso, at mga legal na dokumento - sa pamamagitan ng ulo at naselyohang.

Pakitandaan na ang pirma at selyo ay dapat ilagay upang ang bahagi nito ay matatagpuan sa certification sheet, at bahagi nang direkta sa certified case. Ayon sa nakagawian, ito ay itinuturing na isang garantiya ng pagiging tunay at hindi masusugatan.

Ang lahat ng tinahi na hanay ng mga dokumento ay sinamahan ng isang sheet ng imbentaryo, na nagpapahiwatig ng:

• Pangalan ng organisasyon;
• Pamagat ng dokumento;
• Petsa ng paghahanda;
• talaan ng nilalaman (abstract ng layunin ng paghahanda) na naglalaman ng maikling listahan ng mga nakapaloob na materyales4
• bilang ng mga sheet;
• mga panahon ng imbakan;

at (kinakailangan!) Ang compiler (kanyang posisyon, apelyido), at ang kanyang pirma ay ipinahiwatig.

• Ayon sa mga patakaran, ang isang numero ay hindi inilalagay sa imbentaryo.
• Ang isang case na inihanda para sa pag-archive ay binibigyan ng isang takip na 229 × 324 cm (kinakailangan), kapag ang mga hindi karaniwang materyales ay kasama, ang takip ay tumutugma sa mga tunay na parameter.

Pagtuturo sa larawan