Paano mag-flash ng mga dokumento nang tama: diagram, sample, mga tagubilin

Ang nag-iisang pagtuturo para sa pag-stapling ng mga dokumento ay hindi pa nabuo. Ngunit ang mga rekomendasyon para sa paghahain ng mga kaso ay nakapaloob sa Methodological Recommendations ng Federal Archives, ang order ng Ministry of Culture of Russia para sa 2005 No. 536, ang mga tagubilin ng Central Bank sa pamamahala ng dokumento at sa GOST 51141, na kumokontrol sa mga patakaran para sa pag-iimbak ng mga dokumento.

Isaalang-alang ang mga pangunahing prinsipyo ng wastong pagtahi ng iba't ibang mga dokumento.

Takpan

Bago mag-flash ng mga dokumento, dapat mong isipin ang tungkol sa isang takip ng karton para sa bawat folder. Sila ay:

Ang impormasyon sa pabalat ay:

Pangalan ng organisasyon.
Ang pangalan ng departamento ng organisasyon (halimbawa, ang departamento ng human resources).
Index ng kaso.
Pamagat ng kaso.
Shelf life.
Numero ng volume.
Ang bilang ng mga sheet sa binder.
Petsa ng compilation ng binder.

imbentaryo

Ang bawat hanay ng mga dokumento ay binibigyan ng imbentaryo. Naglalaman ito ng impormasyon:

Pangalan ng dokumento.
Petsa ng binder.
Shelf life.
Anotasyon (iyon ay, isang paliwanag kung ano ang nilalaman ng dokumento at kung bakit kinakailangan na iimbak ito).
Listahan ng lahat ng mga dokumento na kasama sa binder, na nagpapahiwatig ng mga pahina sa bawat dokumento.
Data ng responsableng tao - ang compiler ng binder.

Kapag nagnunumero, hindi isinasaalang-alang ang imbentaryo. Ang imbentaryo ay maaaring i-file sa isang karaniwang folder, maaaring i-paste sa pabalat o iimbak nang hiwalay. Ngunit mas gusto pa rin ng mga klerk na i-flash ito: mas mataas ang posibilidad ng kaligtasan nito.

Pagnunumero ng sheet

Ang pagnunumero ay nakakabit Mga numerong Arabe(sa mga bihirang kaso - Romano), pataas. Karaniwan, ang pagnunumero ay hindi mahirap, ngunit ang isang bilang ng mga subtleties ay dapat isaalang-alang:

Mga paraan upang mag-flash ng mga dokumento

Mayroong ilang mga paraan upang itali ang mga dokumento:

Gamit ang isang karayom at sinulid. Angkop para sa maliliit na dokumento. Ang stitching ay ginagawa sa dalawang punctures, sa likod ang mga dulo ng thread ay pinagsama-sama. Ang isang piraso ng papel na may inskripsiyon ng kumpirmasyon at isang selyo ay nakakabit sa sinulid.
Gamit ang sinulid at isang butas na suntok. Ang pamamaraan ay katulad ng nauna, ngunit sa ganitong paraan maaari mong i-fasten ang isang mas malaking case sa isang pagkakataon. Karaniwang hindi apektado ang takip.
Gamit ang isang drill o distornilyador. Sa ganitong paraan, ang mga malalaking kaso ay pinagsama-sama. Maaaring gamitin ang isang makapal na lubid o kurdon bilang sinulid. Gayundin, ang pamamaraang ito ay ginagamit kung kinakailangan upang tahiin ang kaso kasama ang takip.
Sa tulong ng isang binding machine at isang autonomberer. Ang pamamaraang ito ay magagamit lamang sa mga bahay-imprenta.

Ang mga tala ng mga libro sa trabaho ay dapat na selyuhan ng selyo bago i-stapling.

Mga tagubilin sa larawan para sa pag-flash ng mga dokumento na may mga thread

Pangkalahatang scheme ng firmware ng dokumento

Paano mag-flash ng mga dokumento para sa archive

Ang mga dokumento ay dapat ibigay sa archive ng enterprise sa isang taon pagkatapos nilang makumpleto sa trabaho sa opisina. Matapos maimbak ang mga ito sa isang tiyak na oras sa organisasyon, dapat silang ilipat sa archive ng estado, rehiyonal o munisipyo. Ang mga deadline ay ang mga sumusunod:

75 taon - para sa mga dokumento sa mga tauhan, mga libro sa sambahayan, mga talaan ng mga notaryo na gawa at isang bilang ng iba pa.
20 taon - para sa mga proyekto sa pagtatayo ng kapital, dokumentasyong teknolohikal at disenyo, mga patente.
15 taon para sa siyentipikong dokumentasyon.
5 taon - para sa mga dokumento ng pelikula.
3 taon - para sa mga dokumento ng video at larawan.

Ang mga dokumento ay ipinasa sa archive ng mga empleyado ng serbisyo sa pamamahala ng dokumento. Kung walang ganoong partikular na yunit sa organisasyon, kung gayon ang sekretarya, isang espesyalista sa serbisyo ng tauhan o representante na pinuno, sa mga bihirang kaso, isang accountant, ang namamahala sa archive.

Bago maghanda ng mga dokumento para sa archive, kinakailangan na maghanap ng angkop na takip para sa kanila at magdagdag ng karagdagang impormasyon sa imbentaryo, tulad ng:

Ang petsa ng imbentaryo.
Numero ng volume (kung ang kaso ay binubuo ng ilang volume).
Apelyido at posisyon ng imbentor.

Ang pagpapatupad ng kaso mismo ay binubuo ng mga sumusunod na yugto:

Kontrol sa pagpapangkat ng mga dokumento sa kaso.
Paghahain.
Pagnunumero ng sheet.
Pag-aayos at pagguhit ng isang inskripsiyon ng kumpirmasyon na may selyo.
Pag-iipon ng isang paglalarawan ng kaso.

Video: Paano mag-flash ng mga dokumento para sa archive

Paano mag-flash ng mga dokumento para sa buwis

Ang firmware ng mga dokumento para sa serbisyo sa buwis ay bahagyang naiiba mula sa firmware ng mga dokumento para sa archive. Ang mga tampok nito ay:

Ang mga dokumento ay na-fasten sa 3 punctures, ang distansya sa pagitan ng mga ito ay hindi mas mababa sa 3 cm.
Ang kaso ay maaaring itahi sa isang karayom sa pananahi na may mga sinulid, bank twine o naylon thread.
Ang mga dokumento ay dapat na selyado sa pamamagitan ng pagdikit ng 3x5 cm na papel sa buhol.Ang mga dulo ng mga sinulid ay dapat manatiling libre.
Sa sticker ay isang inskripsiyon ng kumpirmasyon na may selyo.
Ang mga ulat sa accounting ay kailangang tahiin sa 5 butas, ang buhol ay idinidikit sa tissue paper.

Noong Hulyo 2013, nilinaw ng serbisyo sa pananalapi na ang mga aplikasyon at mga constituent na dokumento ay pinapayagang isumite nang hindi nai-file.

Video: Paano maayos na mag-flash ng mga dokumento para sa buwis

Inskripsyon ng sertipikasyon

Ginagawa ito pagkatapos maisampa at malagyan ng numero ang lahat ng mga dokumento. Ito ay isang piraso ng papel na 5x6 sentimetro. Ang inskripsiyon ay nakadikit sa likod ng huling sheet upang ayusin ang buhol ng sinulid na humahawak sa kaso.

Nakasaad dito:

Ang bilang ng mga sheet sa file (sa mga numero at sa mga salita).
Mga tampok ng mga nested na dokumento (halimbawa, kung ang ilan sa mga ito ay napunit).
Apelyido, posisyon at lagda ng compiler ng file.

Ang selyo ng kumpanya ay inilalagay sa inskripsiyon upang ang imprint nito ay pareho sa sticker (iyon ay, sa inskripsyon mismo) at sa sheet.

Paano ayusin ang mga bug

Ang pangunahing kinakailangan para sa mga nai-file na dokumento ay inviolability. Kung ang isang kamalian ay ginawa sa isang lugar - halimbawa, nakalimutan nilang mag-attach ng isang dokumento, kung gayon kinakailangan na i-file ito bilang isang hiwalay na dami, o i-disassemble ang buong file at muling i-reflash ito. Walang mga attachment o mga karagdagan ang pinapayagan sa nakatali na kaso.

Kung naganap ang mga error sa pagnunumero, pinahihintulutan ang paggamit ng lettered numbering. Nangangahulugan ito na ang parehong numero ay inilalagay sa nawawalang sheet, ngunit ang isang liham ay idinagdag dito, halimbawa: 15, 16, 16a, 16b, 17 ...

Kung ang pagnunumero ay nasira nang mas seryoso, pagkatapos ay kailangan itong gawin muli. Upang gawin ito, kinakailangan na maingat na i-cross out ang mga maling nakakabit na numero at magpasok ng mga bago.

Kailangan ding gumawa ng mga pagbabago sa inskripsiyon ng sertipikasyon: i-cross out ang lumang data, at ilagay ang mga bago sa tabi nito.