Paano mag-staple ng mga dokumento

Kinakailangang mag-flash ng mga dokumento para sa kanilang systematization.

Ang mga kumpanya at institusyon ay nag-flash ng mga dokumento na kailangang ilipat sa archive.

Ito ay maginhawa upang iimbak ang mga natahi na dokumento at, kung kinakailangan, isumite ang mga ito sa mga awtoridad sa inspeksyon nang hindi nababahala tungkol sa kaligtasan at ang posibilidad ng pagpapalit.

Sa teorya, ang simpleng bagay tulad ng kumikislap na mga dokumento ay hindi kinokontrol ng mga regulasyon. Mayroon lamang mga tagubilin kung paano ito gagawin:

Mga Alituntunin na inaprubahan ng Order of the Federal Archives 23. 12. 2009;
GOST 51141 para sa trabaho sa opisina;
Gayundin, ang mga patakaran sa trabaho sa opisina na naglalaman ng mga kinakailangan para sa flashing na dokumentasyon na binuo ng mga departamento ng industriya (ang Bangko Sentral ng Russian Federation, ang Ministri ng Mga Buwis at Tungkulin, atbp.).

Anong mga dokumento ang nangangailangan ng naturang pagpaparehistro

Sa mga institusyon at kumpanya, ang mga dokumento ay tinatahi ng halos lahat ng mga dibisyon sa istruktura.

Mga empleyado serbisyo ng tauhan hiwalay na i-systematize at i-flash ang mga sumusunod na dokumento sa pagtatapos ng taon ng kalendaryo:

utos ng tauhan,
pangkalahatang utos,
iskedyul ng mga tauhan.

Mga Accountant tahiin:

ulat ng gastos,
mga turnover sheet para sa mga materyal na asset,
sa itaas,
mga invoice,
mga sertipiko ng trabaho na isinagawa,
waybill,
cash book,
mga pahayag para sa pagtanggap ng sahod ng mga empleyado ng institusyon kung sakaling ibigay ang suweldo sa mga empleyado sa kanilang mga kamay.

mga klerk: papasok at papalabas na dokumentasyon.

Maaari kang mag-flash ng mga dokumento gamit ang mga sumusunod na tool:

stapler;
Mga Thread;
Espesyal na aparato.

Ngunit ang mga dokumentong tinahi ng mga thread ay ginagarantiyahan na hindi mapapalitan, na may kaugnayan sa modernong katotohanan.

Ang pinaka-maaasahan ay ang hemming ng mga kaso na may mga thread.

Pangkalahatang tuntunin para sa pagpaparehistro

Ang mga dokumentong kasunod na kailangang i-flash ay unang pinagsunod-sunod ayon sa petsa, maingat na nakakabit sa isa't isa, ang bawat sheet ay binibilang sa kanan na may mga Arabic numeral. Nagsisimula ang pagnunumero sa numerong 1. Ang imbentaryo ay hindi binibilang.

Para sa takip pumili ng isang espesyal na takip ng karton na "Kaso". Dumating ito sa iba't ibang laki at katangian. Para sa pagtahi ng mga karaniwang dokumento, isang regular na A4 binder ang ginagamit.
Ang mga sobre ay binibilang din sa mga dokumento. Sa kasong ito, ang sobre ay unang binilang, na sinusundan ng mga sheet at mga litrato na nasa loob nito.

Kung ang isang pagkakamali ay ginawa sa panahon ng pag-numero ng mga dokumento, pagkatapos ito ay i-cross out sa isang linya at ang pag-numero ay magpapatuloy. Sa kasong ito, ang sheet ay kailangang ma-certify na may inskripsyon na "Itama upang maniwala", ilagay ang pirma ng responsableng tao at i-seal ito.

Hakbang-hakbang na mga tagubilin para sa pamamaraang ito

Bago i-stapling ang mga dokumento, alisin ang lahat ng mga clip ng papel at staples mula sa stapler. Ayusin ayon sa petsa o sa kahalagahan at numero ang bawat sheet ng dokumento. Kung ang resultang kaso ay binubuo ng maraming mga sheet, pagkatapos ay maaari mong ikonekta ang mga dokumento na may mga espesyal na clip ng papel at simulan ang stitching.

Ihanda ang mga sumusunod mga kasangkapan at materyales:

Mga thread. Mas mainam na gumamit ng kapron.
Karayom. Piliin ang laki depende sa kapal ng mga dokumentong i-staple.
Pandikit na papel.
Sheet ng blangkong papel.
Folder paper, karton.

Pamamaraan:

Dapat sabihin na kung kailangan mong mag-flash ng higit pang mga sheet sa parehong oras, kailangan mong gumawa ng hindi bababa sa 4 na butas. Magbibigay ito ng katatagan at pagiging maaasahan kapag iniimbak ang natahi na dokumento.

Ang isang pinasimpleng paraan upang mag-flash ng mga dokumento ay ipinapakita sa pagtuturo ng video na ito:

Sino ang nagpapatunay at paano

Ang mga dokumento ay pinatunayan ng pinuno ng negosyo o indibidwal na negosyante. Mahalaga na ang bahagi ng pirma ay pareho sa nakadikit na papel at sa dokumento.

Ito ay nagkakahalaga ng pagsasabi na sa pamamagitan ng pagpirma sa mga naka-stitch na dokumento, ang ulo ay nagpapalagay ng mga obligasyon para sa kanilang nilalaman o humirang ng isang awtorisadong tao sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod para sa pagiging maaasahan.

Mga tampok ng pagpaparehistro ng dokumentasyon ng accounting

Ang pagtahi ng dokumentasyon ng accounting ay katulad ng pagtahi ng mga regular na dokumento. Ngunit may isang pagkakaiba. Para sa kumikislap na mga dokumento ng accounting, 5 butas ang ginawa, dahil ang mga kaso ay nakuha bilang isang resulta ng mas malaking kapal. Ang isang awtorisadong empleyado lamang ang maaaring mag-staple ng mga dokumento. Kadalasan ang accountant ay ang taong namamahala sa paggawa ng negosyo.

Ang pagnunumero ay ginagawa gamit ang isang simpleng lapis. Kapag nag-stapling ng mga dokumento, ang isang imbentaryo ng mga dokumento sa kaso ay pinagsama-sama.

imbentaryo ay binubuo ng mga sumusunod na seksyon:

Pamagat ng dokumento,
ang petsa kung kailan ginawa ang listahan,
listahan ng mga dokumento,
pirma ng responsableng tao.

Mga tampok ng paghahanda ng mga dokumento para sa pag-archive

Ang mga dokumento para sa pagsusumite sa archive ay inihanda ng mga empleyado ng mga dibisyon ng istruktura. Ang paghahanda mismo ay kinabibilangan ng:

Systematization ng mga dokumento.
Pagnunumero.
Pag-file ng mga dokumento sa isang folder, depende sa destinasyon.
Pagpuno sa paglalarawan.
Disenyo ng pabalat ng dokumento.

Ang pamamaraan sa itaas para sa pag-file ng mga dokumento ay nagsasangkot ng kanilang pangmatagalang imbakan, i.e. hindi bababa sa 25 taong gulang.

Kung ang mga dokumento ay maiimbak sa archive ng organisasyon wala pang 10 taon, pinapayagan ang ilang mga konsesyon, ibig sabihin, hindi mo maaaring isagawa ang:

Ang pag-numero ng mga sheet sa kaso.
Systematization ng mga sheet sa kaso.
Pag-stitching gamit ang mga thread, at iwanan para sa imbakan sa isang folder ng panali.

Ang pagkakasunud-sunod ng pagtahi ay kapareho ng sa normal na pagpapatupad. Kung sa isang kaso ay tahiin higit sa 250 mga sheet, pagkatapos ay kailangan mong hatiin ito sa ilang mga volume. Ang bawat volume ay nakatali.

Kung ang mga dokumento ay dapat itago mahigit 25 taon, pagkatapos bilang paghahanda para sa pagtahi, ang isang karagdagang takip ng karton ay inilalapat sa kaso, na nagpoprotekta sa mga dokumento at mga thread mula sa labis na alitan at nagbibigay ng mas magandang hitsura sa kaso.

Kapag nag-file ng mga file para sa archive, kinakailangan upang matiyak na ang teksto ay mananatiling nababasa. pagnunumero isinasagawa gamit ang isang simpleng lapis sa kanang sulok sa itaas. Hindi inirerekumenda na gumamit ng ball at gel pens, colored pencils at felt-tip pens para sa mga layuning ito.

A3 sheet bilang isang sheet at laylayan sa kaliwang gilid at nakatiklop. Kung ang sheet ay hemmed sa gitna, pagkatapos ay 2 sheet ay isasaalang-alang.

Mga larawan o larawan, at diagram at mapa may numero sa likod sa kaliwang sulok sa itaas. Ang mga sobre ay una at pangunahin ang bilang, na hiwalay sa kanilang mga papel na enclosure.

Kung ang kaso ay binubuo ng ilang mga volume, kung gayon ang mga ito (mga volume) ay binibilang nang hiwalay.

takip na-format tulad ng sumusunod:

Tukuyin ang pangalan ng organisasyon o institusyon.
Subdivision.
Shelf life.
Pangalan ng kaso.

Mahalagang sundin ang ilang mga kinakailangan. Pangalan ng institusyon maaaring magbago. Samakatuwid, kapag pinagsama-sama ang pabalat ng isang dokumento, kinakailangang magpahiwatig ng 2 pangalan. Ang mga pangalan ng mga institusyon ay ipinahiwatig sa nominative case. Ang lumang pangalan ay nasa mga bracket, ang bago ay dapat nasa ibaba nito.

Bilang karagdagan, ito ay ipinahiwatig paksa ng kaso. Ang mga ito ay maaaring mga gawa, mga invoice, mga order, atbp. pagkatapos ay ang yunit ng istruktura at ang panahon kung saan ang mga dokumento ay nasa loob nito o ang taon ng kalendaryo. Ito ang una at huling mga petsa ng mga dokumento.

Kung ang mga dokumento ay naka-staple para sa isang taon ng kalendaryo, kung gayon, halimbawa, ang "Mga Order ng 20015" ay dapat ipahiwatig. Nagpapahiwatig din ito buhay ng istante: pare-pareho o tiyak.

Ang imbentaryo ay hindi isinasaalang-alang kapag binibilang ang mga sheet sa kaso. Maaaring ilista ang mga kaso ayon sa kahalagahan. Halimbawa, charter, protocol, plano.

Ang isang video tutorial sa kung paano magdisenyo ng isang folder para sa pag-archive ay isinasaalang-alang dito:

Paghahanda para sa pagsusumite sa tanggapan ng buwis

Upang magparehistro bilang isang negosyante o legal na entity, pati na rin upang gumawa ng mga pagbabago sa impormasyon sa inspeksyon ng buwis, ang mga isinumiteng dokumento ay tinahi sa presensya ng isang notaryo. Ang mga pagbabago sa kasong ito ay hindi nalalapat, dahil sa ganitong paraan ginagarantiyahan ng notaryo na walang mga pagwawasto ang susunod pagkatapos ng sertipikasyon ng pirma ng aplikante.

Mula noong Hulyo 2013, maaari kang magsumite ng ulat sa tanggapan ng buwis nang hindi tinatahi ang dokumento. Ang item na ito ay hindi kasama sa Mga Alituntunin. Sa pagpapasya ng mga negosyante, mayroon na ngayong pagpipilian na magsumite ng mga dokumento sa isang stapled o stitched form.

Gayunpaman, ang mga patakaran ng trabaho sa opisina ay hindi nakansela. At samakatuwid, ito ay kanais-nais na i-flash nang manu-mano ang mga nasasakupang dokumento.