Paano mag-flash ng mga dokumento

Kung ang isang organisasyon ay gumagana sa isang malaking bilang ng mga dokumento, at ang kanilang kaligtasan ay napakahalaga, kung gayon para sa simpleng pag-iimbak, kailangan mong kahit papaano ay ayusin ang mga dokumento. Sa kasong ito, ang dokumentasyon ng firmware ay magiging kapaki-pakinabang. Pagkatapos i-stapling ang mga papel, makatitiyak kang walang dokumentong mawawala. Isaalang-alang kung anong mga dokumento ang isinampa at kung bakit ito nangyayari.

Bakit tumahi ng mga dokumento na may mga thread

Ang pagtatahi ng mga dokumento ay kinakailangan ng batas, at hindi lamang ito ang dahilan kung bakit dapat itali ang mga dokumento. Kasama sa Dekreto ng Pamahalaan Blg. 439 ang patnubay sa kung paano mag-staple ng mga dokumento ayon sa mga pamantayan ng GOST.

Bilang karagdagan, ang pagbubuklod ng dokumentasyon ay kinakailangan para sa tamang paglipat nito sa anumang institusyon, upang sa hinaharap ay walang mga katanungan tungkol sa kakulangan ng anumang mga sheet. Gayundin, para sa lahat ng institusyon, mayroong isang panuntunan na kapag naglilipat ng higit sa isang sheet, kailangang magsampa ng dokumentasyon. Minsan kinakailangan na mag-stitch ng mga dokumento sa bangko sa mga empleyado ng mga nauugnay na departamento at isulat ang numero ng departamento sa kanila, at ang dokumentasyon ay itinahi din sa korte at ipinasok sa isang file.

Ngayon ang tanong ay kung paano ito gagawin ng tama. Ang ilang mga empleyado ay nagsimulang mag-panic at iniisip na ang firmware ay may napakahigpit na mga panuntunan, na ang staple sheet ay dapat na naka-sign sa mga block letter, ang thread ay dapat na naylon lamang, atbp.

Gayunpaman, walang malinaw na mga alituntunin kung paano dapat isampa ang dokumentasyon. Ang pangunahing bagay na dapat sundin ay hindi mawala ang mga kinakailangang papel para sa firmware, dahil ang kanilang kaligtasan ay ang pangunahing gawain ng pag-fasten ng dokumentasyon. At kung minsan nangyayari na ang mga ikatlong partido para sa layunin ng pandaraya o pagtatago ng impormasyon ay maaaring palitan ang mga sheet sa folder, o kahit na ilatag ang mga ito.

Upang matiyak na walang nawawalang mga papel, ang lahat ng natahi na mga sheet ay dapat na may bilang. Sa reverse side ng nakatali na dokumentasyon, isang maliit na sheet ng papel ang nakadikit, kung saan ang selyo ng organisasyon ay nakakabit. Para sa mga layuning pangseguridad, mayroong kinakailangan na ang selyo ay lumampas sa nakagapos na papel.

Ang isang naaangkop na entry ay ginawa sa nakadikit na papel: stitched, numbered (gayunpaman, ang bilang ng mga pahina ay nakasulat sa mga salita at numero), laced, selyadong. Ang pinuno o empleyado na naghanda ng mga dokumento para sa pagbubuklod ay nagpapatunay sa dokumentasyon.

Sample ng pagpaparehistro ng naka-stitch na dokumentasyon

Pagsasaayos ng firmware ng mga dokumento sa trabaho sa opisina

Ayon sa mga kinakailangan ng Ministri ng Hustisya ng Russia, ang systematization ng dokumentasyon ay kinakailangan upang ang buong pakete ng mga papel ay maayos, naka-archive ayon sa mga pamantayan, atbp. Sa ngayon, halos bawat kumpanya ay may malaking bilang ng mga papeles . Para sa wastong pangangalaga ng mga dokumento, inilipat sila sa archive, mula sa kung saan, sa pag-apply, maaari kang makakuha ng mga naka-archive na sheet, ang mga papel na ginamit sa trabaho ay nananatili sa pampublikong domain para sa mga empleyado.

Mahalaga! Kinakailangang malaman kung anong mga dokumento ang naka-staple, at batay sa kung anong mga legal na aksyon ang nagaganap ang prosesong ito.

Mga dokumentong dapat i-flash

Ang bawat empleyado ng kumpanya na nakikitungo sa isang malaking halaga ng dokumentasyon ay dapat na maunawaan na hindi lahat ng ito ay napapailalim sa pagtahi. Ang dokumento ay dapat na nakatali kung ito ay binubuo ng hindi bababa sa dalawang sheet.

Ang mga empleyado ng departamento ng mga tauhan ay nag-flash ng mga sumusunod na orihinal:

mga naaprubahang estado;
komposisyon ng personal at pangkalahatang mga order.

Dapat tahiin ng mga accountant:

mga ulat ng pagtatalaga;
mga invoice;
mga invoice;
teknikal na pasaporte;
mga libro ng kita;
pahayag ng turnover at balanse ng account;
mga gawa ng trabaho;
kung ang suweldo ay cash sa cash desk ng negosyo - mga pahayag para sa suweldo.

Tandaan! Ang mga empleyado na nakikitungo sa mga legal na entity ay dapat alam kung paano mag-flash ng mga dokumento, gayunpaman, sa kasong ito, ang mga dokumento ay mga kopya, kaya hindi kinakailangang maglagay ng selyo. Sa pangkalahatan, halos lahat ng mga kumpanya ay nakikitungo sa firmware ng dokumento, ang pagkakaiba ay nasa proseso lamang ng paggawa.

Mga kilos na kumokontrol sa pagtahi ng mga dokumento

Sa antas ng pambatasan, ang mga pamantayan para sa flashing na dokumentasyon ng bawat istraktura ng kumpanya ay hindi tinukoy, ngunit may mga pangkalahatang tuntunin para sa pagtahi ng mga sheet. Ang pagkakasunud-sunod ng Rosarkhiv "Trabaho sa opisina at negosyo sa archival" No. 76, ang pagkakasunud-sunod ng Ministri ng Kultura No. 536 ay may mga rekomendasyon kung paano nakatali ang mga dokumento, mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina.

Ang Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation No. 439 ay may pangkalahatang teorya kung bakit ito kinakailangan at kung paano ito nangyayari, gayunpaman, ang batas ng Russian Federation "Sa Pag-archive" ay naglalarawan lamang ng obligasyon ng lahat ng mga organisasyon na mapanatili ang dokumentasyon, ngunit ang hindi ipinapahiwatig ng batas kung paano ito dapat gawin. Order No. 02 - 213 "Sa gawaing klerikal sa Bangko Sentral" ay naglalarawan din ng mga pamantayan para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa isang archive sa lahat ng mga bangko. Paano mag-flash ng charter para sa isang buwis , idinidikta ng tax inspectorate. Kinokontrol din ng serbisyo sa buwis ang kaligtasan ng mga dokumento para sa mga indibidwal na nakikibahagi sa mga aktibidad na pangnegosyo.

Pagpipilian para sa pag-fasten ng mga dokumento ayon sa GOST

Pamamaraan para sa paghahanda ng mga kumpidensyal na dokumento para sa firmware

Bago i-stitching ang mga dokumento, kailangan nilang ipasa sa ilang mga hakbang sa paghahanda para sa firmware. Ang tamang proseso ng firmware ay kinokontrol ng Order No. 76 mula sa Federal Archives. Una, ang mga sheet ay dapat na bilang, ito ay maiwasan ang sheet mula sa pagkawala o impormasyon na nakatago. Ang mga sheet ay binilang lahat, maliban sa pahina ng imbentaryo. Kung mayroong isang sobre na may firmware, kung gayon ang sobre ay unang binibilang, at pagkatapos ng mga dokumento na nakapaloob dito.

Ang mga blangkong sheet ay hindi naka-embed sa firmware - sila ay nawasak. Kung ang anumang mga larawan, diagram, atbp. ay nakalakip, pagkatapos ay ang numero ay inilalagay sa reverse side sa kaliwang tuktok. Kung ang isang malaking format na sheet ay naka-attach, pagkatapos ay ang bilang ng sheet sa turn ay inilalagay sa kanang bahagi sa itaas na sulok. Ang responsableng empleyado ay nagpapatunay sa inskripsiyon, nagpapahiwatig ng kanyang posisyon, lagda, petsa ng pagbuo, bilang ng mga sheet.

Ang tinahi na dokumentasyon ay dapat may imbentaryo na hindi naglalaman ng serial number. Dapat isama sa paglalarawan ang sumusunod na impormasyon:

pangalan ng dokumento, petsa;
listahan ng lahat ng mga file na dokumento, ang kanilang numero, pirma ng ulo.

Matapos maipasa ang unang yugto, maaari kang magpatuloy sa pangunahing yugto ng firmware.

Hakbang-hakbang na mga tagubilin para sa pag-flash ng mga dokumento

Alamin natin kung paano maayos na mag-flash ng mga dokumento gamit ang mga thread ng sunud-sunod na mga tagubilin. Sa una, kailangan mong maunawaan na ang firmware ng mga dokumento ay nagbibigay para sa firmware sa dalawa, tatlong butas, at kahit apat at lima. Kilalanin natin ang bawat opsyon nang mas detalyado.

sa dalawang butas

Ang mga dokumentong hindi gaanong mahalaga ay naka-staple sa isa sa mga pinakasimpleng opsyon - dalawang butas. Ngunit kahit na may ganitong simpleng pamamaraan, maraming empleyado ang nagtataka kung paano mag-flash ng mga dokumento nang tama. Upang hindi malito, maaari mong sundin ang mga sumusunod na patakaran:

bago masuntok ang mga sheet, kailangan nilang i-level. Upang makagawa ng dalawang butas, maaari kang gumamit ng isang butas na suntok o isang regular na karayom;
pagkatapos ay kailangan mong i-thread (mas mabuti na gumamit ng isang malakas) sa pamamagitan ng dalawang butas upang ang mga dulo nito ay matugunan sa likod na bahagi;
kailangang itali ang mga thread. Ang matibay na papel ay nakadikit sa buhol, kadalasan sa anyo ng isang tatsulok. Ang naka-print na papel ay naka-print sa.

Ito ay isa sa mga pinakamadaling paraan upang mag-flash ng dokumentasyon. Ang iba pang mga opsyon ay mas karaniwan, ngunit mas mahirap ipatupad.

Tandaan! Idikit ang buhol upang walang pagkawala ng mga sheet. Ang bilang ng mga sheet ay inireseta din, ang data ng espesyalista na nagsagawa ng pamamaraan. Para sa mga dokumentong iyon na may batas ng mga limitasyon na higit sa 10 taon, inirerekumenda na gumamit ng tissue paper upang idikit ang buhol.

sa tatlong butas

Ang pamamaraan ng firmware na ginamit ay kapareho ng sa dalawang butas, gayunpaman, ang pagbutas ay ginawa sa tatlong butas. Ang distansya sa pagitan ng mga butas ay hindi dapat higit sa 3 cm:

sa kabilang banda, kinakailangan upang gumuhit ng isang thread, ngunit sa pamamagitan ng gitnang butas. Iyon ay, ang dulo ay dapat na mula sa paunang sheet, mga 7 cm ang dapat iwanang sa stock;
pagkatapos ay dapat mong idikit ang sinulid at karayom mula sa mukha, ituro ito sa ibabang butas sa kabilang panig ng dokumento;
pagkatapos nito, ang thread ay dapat na muling iguguhit sa gitnang butas, kaya bumubuo ng dalawang stitched knots;
ngayon kailangan mong i-cut ang thread at i-save ang 7 cm, tulad ng sa unang pagliko ng thread. Ang mga dulo ay dapat na itali.

Para sa kaligtasan ng mga dokumento, ang responsableng empleyado ay nakadikit ng isang hugis-parihaba na sheet, dito kinakailangan na isulat ang pangalan ng empleyado, lagda, pati na rin ang bilang ng mga stitched sheet.

sa apat na butas

Kinakailangan na gumawa ng apat na butas, ang distansya sa pagitan ng kung saan ay dapat na 1.5 cm. Susunod, kailangan mong ipasok ang thread sa pangalawang butas mula sa likod, hilahin ito sa unang butas, pagkatapos ay ipasa ito sa pangalawa, pangatlo at ikaapat butas.

Sample ng firmware sa 4 na butas

sa limang butas

Kadalasan, ang limang butas na tahi ay ginagamit sa mga ulat ng accounting, dahil ang isang hanay ng naturang dokumentasyon ay umabot sa isang mas malaking kapal kumpara sa iba. Sa pagitan ng limang butas, ang distansya ay dapat na hanggang sa 5 cm.Sa scheme na ito, maaari ka ring gumamit ng stapler ng dokumento o isang press na may mga drills. Upang sa kasong ito ang mga sheet ay hindi nasira, ang karton ay dapat gamitin bilang mga takip.

Paano mag-flash ng isang dokumento sa 5 butas nang sunud-sunod:

ang thread ay dapat na ipasok sa gitnang butas, nag-iiwan ng 10 cm Pagkatapos ang thread ay dumadaan sa pangalawang butas mula sa itaas;
mula sa likod, ang thread ay napupunta sa unang butas, at pagkatapos ay pumasok muli sa pangalawang butas. Matapos magawa ito, handa na ang isang gilid;
mula sa likod, ang isang thread ay ipinasok muli sa gitnang butas at output sa pamamagitan ng ikaapat;
ngayon muli ang thread ay dapat na ipasok sa pinakamababang butas at idirekta mula sa harap na bahagi sa ikaapat na butas;
kaya, sa likod na bahagi, dalawang piraso ng thread ang nakuha, na dapat na konektado sa bawat isa.

Paano mag-flash ng sobre na may mga lihim na dokumento

Ang kumpidensyal na dokumentasyon ay dapat itago sa mga opaque na bag sa panahon ng paghahatid. Ang lihim na pakete ay nagsasaad na dapat itong ibigay nang personal, o ito ay ipinahiwatig na ito ay classified na impormasyon.

Ang mga naturang dokumento ay naka-staples nang crosswise.

Paano i-certify ang mga natahi na dokumento

Ang responsableng empleyado ay obligado na patunayan ang dokumentasyon; kung wala ito, hindi posible na isumite ang dokumentasyon para sa pag-verify o ipadala ito para sa imbakan. Kasabay nito, hindi dapat gumawa ng mga pagkakamali, dahil maraming mga problema ang maaaring lumitaw sa panahon ng pag-verify. Samakatuwid, ito ay mas mahusay na hindi makaligtaan ang sandali.

Mahalaga! Ang empleyadong pumirma sa dokumentasyon ay may buong responsibilidad para sa pagsusumite at nilalaman nito. Ang responsibilidad ay maaaring ilipat sa ibang empleyado, ngunit kung mayroong isang hiwalay na order.

Sertipikasyon ng mga dokumento

Sa pangkalahatan, ang firmware ng dokumentasyon ay isang mahusay na proteksyon para sa mga seguridad at kinukumpirma na ang lahat ng mga dokumento na isinampa ay tunay. Ang pagkakaroon ng figure out kung paano tama ang bilang ng mga dokumento kapag nag-file at kung paano nagaganap ang prosesong ito, hindi ka maaaring mag-alala tungkol sa pagbabalik ng mga dokumento at ang pangangailangan na muling i-systematize ang mga ito.