Paano mag-stitch ng mga dokumento nang tama sa trabaho sa opisina, sa archive, para sa mga layunin ng buwis?

Maraming mga negosyante, sekretarya at accountant, lalo na ang mga nagsisimula, ay may tanong: "Paano mag-staple ng mga dokumento?" Mukhang mahirap ito? Gayunpaman, ang lahat ay hindi gaanong simple. Ang mga dokumento ay isinumite sa mga awtoridad sa regulasyon o naka-archive, na nangangahulugang dapat itong iguhit bilang pagsunod sa lahat ng mga pamantayan at panuntunan. Tingnan natin ang mga nuances ng paksang ito.

Ang trabaho sa opisina ay isang kumplikadong proseso sa mga tuntunin ng gawaing papel. Nalalapat din ito sa firmware ng mga papeles ng negosyo. Hindi ka maaaring magtiklop ng isang salansan ng mga sheet at manahi. Kadalasan, eksaktong ibinabalik ang mga dokumento dahil mali ang pagkaka-format ng mga binder.

Upang maunawaan kung paano maayos na magtahi ng mga dokumento sa trabaho sa opisina, dapat mong pamilyar ang iyong sarili sa Mga Rekomendasyon sa Metodo. Inaprubahan sila ng Rosarkhiv (12/23/09).

Para saan ang mga dokumento?

Bago natin malaman kung paano maayos na mai-staple ang mga dokumento, talakayin natin kung bakit, sa katunayan, ito ay kinakailangan. Hindi alam ng lahat kung bakit ito ginagawa. Ngunit mayroong maraming mga organisasyon kung saan ang mga dokumento ay tinatanggap lamang sa tama, maayos na naisakatuparan na form. Halimbawa, kapag nagsumite sa archive, upang lumahok sa mga tender, kapag nagsumite ng mga papeles sa tanggapan ng buwis, atbp.

Nais naming tandaan na walang malinaw na pagtuturo sa bagay na ito. Gayunpaman, may mga regulasyon na namamahala sa pamamaraan para sa pagproseso ng dokumentasyon. Ito ay pinaniniwalaan na ang lahat ng mga papel ay dapat na tahiin kung ang kanilang mga volume ay higit sa isang sheet. Nalalapat din ito sa mga kopya, halimbawa, mga dokumento ng charter ng mga legal na entity (ang mga kopya ay hindi nagtataglay ng selyo ng negosyo). Bilang karagdagan, ang mga naka-stitch na sheet ay binibilangan ng mga Arabic numeral. Ang mga ito ay inilalagay sa kanang sulok sa itaas. Para sa mga kumikislap na dokumento, kakailanganin mo ng mga espesyal na thread - ikid, isang awl, isang karayom. Ang isang tala sa pagkumpirma na naglalaman ng impormasyon sa bilang ng mga pahina ay dapat na nakadikit sa likod ng huling sheet. Ito ay nilagdaan ng pinuno at ang selyo ng negosyo ay kinakailangan.

Disenyo ng takip

Ang paggawa ng mga dokumento nang maayos, dapat mong alagaan ang takip. Kadalasan ito ay karton. Bilang karagdagan, maaari itong idisenyo para sa pangmatagalang paggamit, maging karaniwan (A4 format) at hindi karaniwan.

Ang mga takip ay gawa sa makapal na karton sa mga kaso kung saan ang pangmatagalang pag-iimbak ng mga papel (higit sa dalawampu't limang taon) ay inaasahan sa simula. At para sa pagsusumite sa archive ng estado, ang isang mas simpleng opsyon ay angkop din.

Listahan ng mga dokumento

Bago mo tahiin ang mga dokumento, kailangan mong iguhit nang tama ang lahat sa loob ng kaso mismo, upang sa hinaharap ay hindi mo na kailangang burdahan ito. Pagkatapos ng lahat, maaaring naglalaman ito ng hindi isang pakete ng mga papel, ngunit marami. Sa kasong ito, ang bawat set ay dapat na tahiin nang hiwalay at naglalaman ng malinaw na impormasyon tungkol sa pangalan ng folder, petsa ng imbentaryo, listahan ng lahat ng mga sheet, buong pangalan. responsableng tao. Ang paglalarawan mismo ay hindi binibilang.

Paano wastong binilang ang mga sheet

Upang mabilang nang tama ang mga sheet, dapat mong malaman ang ilang mga patakaran:

1. Ang mga numero ay itinalaga sa mga sheet, ngunit hindi sa mga pahina. Alalahanin mo ito.
2. Ang paglalarawan ay hindi bilang.
3. Kung may mga titik sa mga papel, ang mga sobre ay unang binibilang, at pagkatapos ay ang bawat sheet sa turn.
4. Ang mga numero ng sheet ay inilalagay sa itaas na sulok (kanang sulok sa itaas) gamit ang isang simpleng lapis. Ginagamit ang mga numerong Arabe.
5. Kung ang file ay naglalaman ng higit sa isang volume, ang bawat isa sa kanila ay binibilang nang hiwalay.
6. Kung may mga dokumentong may sariling numbering sa loob, kailangan pa rin nilang dumaan sa general numbering.
7. Ang mga sheet ng malalaking format (A2, A3) ay nakabukas, at isang serial number ang inilalagay sa itaas na sulok. Ang mga ito ay hemmed lamang sa isang dulo.
8. Kung ang sheet ay naglalaman ng ganap na nakadikit na mga fragment, pagkatapos ay mayroon lamang itong isang numero, at sa ibaba dapat mong isulat ang buong listahan ng mga naka-paste na mga tseke at mga pahayag sa pamamagitan ng kamay.
9. Kung ang larawan, ang mga tseke ay naka-attach sa sheet na may isang gilid lamang, kung gayon sa kasong ito ang bawat isa sa kanila ay magkakaroon ng sarili nitong numero.
10. Ang mga diagram, mga guhit at mga larawan ay binibilang din.
11. Ang mga scheme at mapa na nakadikit mula sa ilang mga sheet ay may isang numero, ngunit ang pangkalahatang imbentaryo ay nagpapahiwatig kung gaano karaming mga sheet ang binubuo ng mga ito.

Pinapayagan ba ang mga error sa pagnunumero?

Bago ang pagtahi ng mga dokumento gamit ang mga thread, mas mahusay na tiyakin na ang lahat ay naka-frame nang tama. Lalo na suriin kung ang lahat ng mga pahina ay naglalaman ng mga tamang numero. Sa kaso ng maliliit na error (halimbawa, nawawala ang mga leaflet), pinapayagan ang pag-numero ng sulat, ngunit may pahintulot lamang ng mga manggagawa sa archive. Nangangahulugan ito na ang lahat ng mga sheet ay mananatiling walang mga pagwawasto, at isang numero (ng nakaraang sheet) at isang titik ay inilalagay sa mga nawawala.

Kung ang mga malalaking pagkakamali ay nagawa, pagkatapos ay kailangan mong gawing muli ang gawain nang buo. Para dito, kailangan ng simpleng lapis para mabura ang maling impormasyon. Ngunit kahit na gumamit ka ng panulat, hindi mahalaga. Ang mga lumang numero ay maayos na na-cross out, at ang mga bago ay idinagdag sa tabi ng mga ito. Sa kasong ito, nagbabago rin ang tala ng pagkilala. Siya, siyempre, ay hindi na-withdraw mula sa kaso. Maglagay na lang ng bago.

Paano mag-stitch ng mga dokumento gamit ang thread?

Kung naihanda mo na ang lahat ng mga dokumento at siguradong tama ang lahat ng mga attachment, maaari kang magpatuloy sa susunod na hakbang. Ang mga sheet ay tinahi lamang ng mga espesyal na thread (tinatawag din silang bank twine) at isang karayom. At kung paano mag-stitch ng mga dokumento sa trabaho sa opisina? Tingnan natin ang isang detalyadong pagtingin sa kung paano ito ginagawa nang sunud-sunod.

Kailangan itong ma-format sa paraang mababasa ito sa ibang pagkakataon. Samakatuwid, sa kaliwang bahagi, sa layo na isa at kalahating sentimetro mula sa gilid, tatlong butas ang tinusok ng isang awl, isa sa ilalim ng isa. Ang gitnang butas ay dapat na eksakto sa gitna, at ang iba pang dalawa ay dapat na tatlong sentimetro mula dito.

Kung maliit ang kaso, mas maginhawang gumamit ng hole punch. At para sa mabibigat na volume, mas mainam na kumuha ng awl. Kadalasan ang una at huling mga pahina ay nasisira. Samakatuwid, mas mahusay na kumuha at idikit ang mga piraso ng karton sa mga punto ng pagbutas kung saan lilipas ang ikid. Mas mainam na ihanda ang thread nang maaga bago i-stapling ang mga dokumento. Huwag masyadong patagalin, dahil maaari itong magkabuhol-buhol. Ang pitumpung sentimetro ay dapat sapat para sa iyo.

Upang gawing simple ang paliwanag, bilangin natin ang mga butas. Hayaan ang pinakamataas na isa ay numero 1, ang gitnang isa - 2, at ang ibaba - 3. Kaya, nagsisimula kaming magtahi mula sa likod ng kaso, hinila ang karayom ​​sa butas 2 (isang dulo ng ikid ay nananatili sa likod ng folder) sa harap na bahagi, pagkatapos ay ipinapasa namin ang karayom ​​sa butas 1, muli hilahin ang thread sa reverse side. Kapag ang libreng dulo ng ikid at ang karayom ​​ay nasa likod ng folder, pagkatapos ay sa tatlong butas kailangan mong ilipat muli sa harap na bahagi, at pagkatapos ay muli sa likod sa pamamagitan ng butas 2. Narito kung paano i-stitch ang mga dokumento sa isang archive.

Ang trabaho, tulad ng sinasabi nila, ay tapos na. Ang mga papel ay tinahi. Ngayon ay kailangan mong itali ang ikid sa isang buhol (sa likod). Ang buhol ay dapat sapat na masikip upang magkasya nang mahigpit sa huling pahina, dahil ito ay kailangang ma-secure ng isang tala ng kumpirmasyon, na nakatanim ng pandikit. Ang mga dulo ng ikid ay dapat na malayang nakabitin mula sa ilalim ng nakadikit na papel.

Pinapatunayan namin ang mga dokumento na may pirma

Kung paano maayos na magtahi ng mga dokumento, tila naisip. Ngayon ay nananatili pa ring patunayan ang paghaharap gamit ang isang lagda. Yun pala ang tawag dun - assuring. Ginagawa ito sa isang hiwalay na sheet at nakadikit sa likod ng huling pahina. Ang tala ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa bilang ng mga stitched na papel, na nagpapahiwatig ng mga tampok (marahil, ito ay ang pagkakaroon ng mga sertipiko, mga larawan, mga guhit, mga guhit).

Ang tala sa sertipikasyon ay direktang nilagdaan ng direktor o ng kanyang kinatawan, na nagpapahiwatig ng kanyang posisyon. Ang tala mismo ay maingat na nakadikit sa ikid kung saan namin pinagtali ang kaso. Ang selyo ng negosyo ay inilalagay sa ibabaw nito. Ngunit mayroong isang caveat. Ang imprint ng selyo ay dapat na bahagyang nasa tala, at bahagyang nasa sheet ng kaso mismo. Ito ay isang napakahalagang punto. At dapat itong tandaan.

Sinaklaw namin ang hakbang-hakbang kung paano mag-stitch ng mga dokumento. Ang mga larawang ipinakita sa artikulo ay mas malinaw na magpapakita ng proseso.

Mayroon bang anumang pagkakaiba sa paghahanda ng mga dokumento para sa buwis?

Ito ay hindi walang dahilan na gusto naming bigyang-pansin ang paghahanda ng mga dokumento para sa mga layunin ng buwis. Ang pag-alam sa mga nuances at mga tampok ay magbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang ilang mga problema, lalo na ang nitpicking sa bahagi ng pagkontrol sa mga tao. Ang kapabayaan sa bagay na ito ay maaaring magbunga ng mga hindi kinakailangang paghahabol.

Mayroong maraming mga ganitong kaso kapag ang mga kaso ay ibinalik, na udyok ng hindi wastong pagpapatupad. Ito ay hindi para sa wala na ang Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation ay nagbigay ng isang espesyal na paliwanag (liham Blg. 03-02 na may petsang Oktubre 29, 2015) tungkol sa kawastuhan ng pagkakaloob ng mga stitched na dokumento, pati na rin ang kanilang mga kopya sa papel na anyo.

Nais kong ipaalala sa iyo na sa panahon ng mga inspeksyon, ang awtoridad sa buwis ay may karapatang humingi ng mga kopya ng mga dokumento sa papel na anyo na dapat na sertipikado. Ipinaliwanag ng Ministri ng Pananalapi na ang isang kopya ay isang kopya na ganap na nagpaparami ng orihinal. Tanging ang bersyon na naglalaman ng lahat ng mga detalye na nagbibigay sa papel ng legal na puwersa ay itinuturing na sertipikado. Kasabay nito, ang departamento ay nagbibigay ng mga rekomendasyon kung paano maayos na i-staple ang mga dokumento at ang kanilang mga kopya. Maging ang mga photocopy ay isinampa. At hindi sila tinatanggap sa anumang iba pang anyo.

Paano magtahi ng mga dokumento para sa buwis?

Ipinapalagay na ang panali ay hindi dapat masyadong malaki, hindi hihigit sa isang daan at limampung mga sheet. Ang pagnunumero ng mga sheet ay kinakailangan lamang sa Arabic numeral (solid), simula sa una. Ang lahat ng mga sheet ay stitched sa dalawa o apat na punctures na may isang espesyal na thread. Ang mga dulo ng thread na ito ay dapat na nakaunat sa likod na bahagi ng huling pahina at nakatali doon na may isang malakas na buhol.

Ang mga rekomendasyon ay ibinibigay hindi lamang sa kung paano mag-staple ng mga dokumento, kundi pati na rin kung paano ayusin ang isang sticker ng papel sa likod. Dapat itong masakop ang lugar ng firmware at ang node mismo. Ang mga sukat ng isang sticker ay hindi lalampas sa apatnapu't limampung milimetro. Naglalaman ito ng napatunayang lagda na nagsasaad ng bilang ng mga pahinang may bilang. Ang lahat ng ito ay nilagdaan ng pinuno ng organisasyon o ng ibang kinatawan na may ganitong awtoridad. Susunod, inilalagay ang selyo ng kumpanya - sa paraang nakukuha nito ang sticker at ang pirma na may buong pangalan. ang taong nagpatunay ng mga dokumento.

Malinaw na binibigyang-diin ng Tanggapan na kapag nag-file ng mga file, dapat tiyakin ang kaligtasan at integridad ng mga orihinal at kanilang mga kopya. Ang mga tinahi na dokumento ay ibinibigay sa tanggapan ng buwis na may cover letter. Ipinapahiwatig nito ang batayan para sa pag-file ng mga pag-file, ang kanilang numero, ang bilang ng mga sheet sa bawat isa sa kanila.

Sa halip na isang afterword

Sa aming artikulo, pinag-usapan namin kung paano maayos na magtahi ng mga dokumento sa isang archive, para sa mga layunin ng buwis o sa trabaho lamang sa opisina. Maraming kontrobersya tungkol dito, dahil walang iisang pamantayan. Ngunit kung hindi mahirap lumikha ng isang pag-file ng mga pahayagan at mga dokumento para lamang sa pag-iimbak sa opisina para sa isang tiyak na oras, kung gayon ang pagbubuklod at pagpapatupad ng mga papeles para sa pagsusumite sa kanilang mga awtoridad sa regulasyon ay dapat gawin nang may buong responsibilidad upang maiwasan ang mga problema. Karaniwang pinaniniwalaan na ang pag-file ay ang pinaka-maaasahang paraan upang mag-imbak ng mga papeles ng negosyo, dahil mas mahirap baguhin o pekein ang mga ito. Umaasa kami na ang aming impormasyon ay magiging kapaki-pakinabang sa iyo.