Hujjatlarni 2, 3 va 4 teshiklar uchun, shuningdek burchak uchun iplar bilan qanday kesish kerak

Hujjatlar yaxlitligini ta'minlash uchun zımbalanadi. Ketma-ket raqamlash, shuningdek, varaqlarni shnur yoki ip bilan mahkamlash bu muammoni to'liq hal qiladi.

Ba'zan bog'lash tashkilot tomonidan belgilangan qoidalarga muvofiq, ba'zan esa qonunga muvofiq kerak bo'ladi. Ushbu maqolada biz ofis ishlarida hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirishni ko'rib chiqamiz.

Qanday hujjatlar biriktirilishi kerak?

Ish yuritishda hujjatlar ko'pincha uni arxivga o'tkazish yoki bank va boshqa moliya institutlariga taqdim etish uchun biriktiriladi. Shuningdek, byudjetdan tashqari jamg'armalarga va Federal Soliq xizmatiga hisobotlarni topshirishda dasturiy ta'minot hujjatlari talab qilinadi. Hujjat nafaqat tikilgan, balki raqamlangan bo'lishi kerak. Qog'ozlar ip yoki lenta yoki maxsus mashinalar yordamida bir-biriga tikiladi.

Quyidagi turdagi hujjatlar proshivkaga tegishli:

• buyurtmalar (ham umumiy, ham shaxsiy);
• kadrlar bilan ta'minlash;
• hisobotlar (masalan, oldindan hisobot);
• schyot-fakturalar;
• bajarilgan ishlar aktlari;
• kassa kitobi;
• bayonotlar.

Shuningdek, tenderda qatnashish uchun ariza berishda va boshqa hollarda hujjatlar varaqlarini tikish kerak.

Video - arxivlashdan oldin fayllarni qanday tikish kerak:

Qoidalar

Bugungi kunda hujjatlarni miltillash tartibini tartibga soluvchi me'yoriy-huquqiy baza juda keng, ammo ko'pgina qoidalar uzoq vaqt davomida yangilanmagan.

Shunday qilib, hujjatlarni miltillash jarayonini tartibga soluvchi asosiy hujjat - bu Rossiya Federatsiyasi Soliqlar va yig'imlar vazirligining 2003 yil 18 apreldagi buyrug'i bo'lib, unda ma'lum turdagi qog'ozlarni to'ldirish bo'yicha umumiy ko'rsatmalar, shu jumladan ularni miltillash.

Ushbu hujjatga qo'shimcha ravishda quyidagi qoidalarni ajratib ko'rsatish mumkin:

• GOST R 51141-98 “Ofis ishi va arxivlash. Shartlar va ta'riflar".
• Federal Soliq Xizmatining 2012 yil 25 yanvardagi N MMV-7-6/25 buyrug'i. Ushbu buyruqqa binoan, tashkilot yoki yakka tartibdagi tadbirkorni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlarni topshirishda hujjatlarning majburiy proshivkalari bekor qilinadi, ammo Federal Soliq xizmati hali ham tikilgan varaqlarni qabul qilishni afzal ko'radi.

Video - narsalarni qanday qilib to'g'ri topshirish kerak:

Faoliyatning ayrim yo'nalishlari bo'yicha hujjatlarning dasturiy ta'minoti soha uchun mas'ul tashkilotlarning alohida qarorlari bilan tartibga solinadi. Shunday qilib, bank sohasidagi dasturiy ta'minot Rossiya Federatsiyasi Markaziy bankining "Rossiya Federatsiyasi Markaziy bankida ish yuritish to'g'risida" gi yo'riqnomasi bilan tartibga solinadi.

Davlat organlariga qo'yiladigan talablar

Hujjatlarni davlat organlariga topshirishga qo'yiladigan talablar hujjatlarni topshirish paytida, masalan, arxivga qo'yiladigan talablardan farq qiladi. Shunday qilib, sudga yoki soliq idorasiga hujjatlarni topshirish uchun siz quyidagi qoidalarga amal qilishingiz kerak:

• hujjatlar 3 ta teshikka mahkamlanishi kerak;
• ponksiyonlar orasidagi masofa 3 sm dan oshmasligi kerak;
• qog'oz ip yoki ingichka ip bilan tikiladi;
• Oxirgi sahifaga 3x5 sm o'lchamdagi qog'oz yopishtiriladi, unga autentifikatsiya imzosi va muhr qo'yiladi.

Buxgalteriya hisobotlariga maxsus talablar qo'yiladi, oxirgi varaqdagi tugun to'qima qog'oz bilan muhrlangan bo'lishi kerak.

Hujjatlarni qanday o'chirish kerak

Hujjatlar ikkala ip, dantel yoki lenta bilan tikilishi mumkin. Ushbu jarayonga mas'uliyat bilan yondashish kerak, chunki agar proshivka sifatsiz, zaif bo'lsa, qog'ozlarni osongina ajratish mumkin, bunga yo'l qo'ymaslik kerak, chunki ular boshqa hujjat biriktirilmasligi yoki uning bir qismi bo'lishi mumkin bo'lgan tarzda tikilgan. yo'qolmoq.

Bundan tashqari, agar siz davlat organlariga topshirish uchun qog'ozlarni yondirayotgan bo'lsangiz, noto'g'ri bajarilgan dasturiy ta'minot Federal Soliq xizmati, byudjetdan tashqari jamg'armalar yoki sud ularni qabul qilishdan bosh tortishiga olib kelishi mumkin.

2 ponksiyonda

2 teshikdagi proshivkaning o'zi oddiy. Teshiklarni igna yoki teshik bilan qilish mumkin. Albatta, ipni, lentani yoki shnurni teshikdan yasalgan teshiklardan o'tkazish osonroq.

Teshilishlar varaqning chap chetidan (oddiy kitob kabi) undan 1-2 sm masofada bo'lishi kerak. Qog'ozni teshganingizdan so'ng, ipni teshikdan bir necha marta o'tkazib, ipning uchlarini oxirgi sahifada tugun bilan bog'lashingiz kerak.

Hujjatlar 2 teshikdan iplar bilan qanday tikilganligini ko'rsatadigan video:

Har bir varaqning yuqori o'ng burchagida siz sahifa raqamini qo'yishingiz kerak.

Shundan so'ng, tikilgan hujjatlarni ipning uchlariga 3x5 sm qog'oz yopishtirish orqali mahkamlash kerak, shunda uchlari uning ostidan ko'rinadi. Qog'ozga "Tikilgan va raqamlangan" yozuvi qo'yiladi va sahifalar soni ham ko'rsatiladi. Shundan so'ng, qog'ozlar qayerda taqdim etilishiga qarab, mansabdor shaxsning imzosi, muhri, sanasi kabi ma'lumotlar qog'ozga qo'yiladi.

3 teshik uchun

Uch teshikli proshivka bilan vaziyat biroz murakkabroq, ayniqsa, agar siz darhol choyshabni ip va igna bilan teshib qo'ysangiz va teshikdan foydalanmasangiz. Qog'ozni uchta teshikka aylantirish uchun diagramma bilan quyidagi bosqichma-bosqich ko'rsatmalarga amal qiling:

1. Birinchi teshikni igna va ip bilan varaqning o'rtasiga tikish uchun hujjatning orqa tomonida qiling.

1. Igna bilan ikkinchi ponksiyon hujjatning old tomonida amalga oshiriladi.

1. Keyingi ponksiyon uchinchi teshikning orqa qismidan amalga oshirilishi kerak

1. Keyingi bosqichda biz igna va ipni birinchi teshikka o'tkazib yuboramiz - hujjatning old tomonidagi o'rtada.

1. Keyin iplarni mahkam bog'lab qo'ying, shunda ular tikilgan choyshablarni bir-biriga mahkam tortadi va fotosuratda ko'rsatilganidek, tugunni bog'laydi.

Videoda hujjatlarni 3 teshikka qanday tikish kerakligi aniq tushuntirilgan:

4 teshik uchun

Ushbu turdagi proshivka faqat alohida ahamiyatga ega bo'lgan hujjatlar uchun amalga oshiriladi.

Hujjatlarni 4 ta teshikka tikish uchun quyidagi diagramma va bosqichma-bosqich ko'rsatmalarga amal qiling:

Agar zımbalanadigan hujjatda ko'plab varaqlar mavjud bo'lsa, u holda zımba, matkap yoki maxsus mashina yordamida to'rtta teshikni oldindan tayyorlash mumkin.

1. Ikkinchi teshikning orqa qismidan ipni chetidan boshlang.

1. Keyinchalik, ip chetiga va ilgari o'tgan teshikka eng yaqin bo'lgan teshikka o'raladi.

1. Keyin biz ipni birinchi bosqichda bo'lgani kabi yana bog'laymiz.

1. Keyingi - old tomondan keyingi teshikdan

1. Orqa tomondan haddan tashqari ponksiyonda

1. To'rtinchi qadamda biz o'tgan teshikning old tomonidan

1. Va ipning uchlarini ulang

1. Shu bilan birga, biz ipni hujjatlar varaqlarini mahkam siqib qo'yishi uchun tortib olishga harakat qilamiz

1. Ipni tugun bilan bog'lash qoladi

1. Ortiqcha ip uchlarini kesib oling

Agar hujjatlar to'g'ri tikilgan bo'lsa, varaqlarni raqamlash va tugunning tepasiga "Tikilgan, raqamlangan va ______ (______) varaq muhri bilan muhrlangan" yozuvi bilan qog'oz yopishtirish va sertifikatlovchining zarur ma'lumotlarini qo'yish qoladi ( lavozimi, imzosi va to'liq ismi).

Video - qutini 4 teshikka qanday tikish kerak:

burchakka

Ba'zi qog'ozlar burchakda, ya'ni yuqori chap burchakda zımbalanmış bo'lishi mumkin. Buning uchun burchakda bir yoki ikkita teshik qilish kerak va ular orqali ipni bir necha marta o'tkazish kerak.

Video - burchak orqali tikilgan hujjatlar namunasi:

Qog'oz varag'i, boshqa hollarda bo'lgani kabi, ip tuguniga yopishtiriladi va unga sertifikatlash uchun zarur bo'lgan tafsilotlar qo'yiladi.

Qanday qilib varaqlarni raqamlash kerak

Ko'pgina hollarda, dasturiy ta'minot paytida varaqlarni raqamlash qiyinchiliklarga olib kelmaydi, ammo ba'zi nuanslarni hisobga olish kerak:

• ko'pincha sahifa raqamlari ortib borayotgan arab raqamlarida joylashtiriladi;
• Varaq raqami yuqori o'ng tomonda joylashgan. Shakl varaqning mazmuniga kirmasligi kerak;
• agar ilovalar mavjud bo'lsa, ular ham raqamlangan bo'lishi kerak (uzluksiz raqamlash qo'llaniladi);
• agar hujjatlarga konvertli xatlar ilova qilingan bo'lsa, u holda konvertdagi raqam birinchi navbatda, so'ngra faqat xat varaqlariga qo'yiladi;
• agar siz bir nechta jildli ishni raqam qilsangiz, ularning har biri alohida raqamlanadi;
• agar nostandart formatdagi varaqni raqamlash zarur bo'lsa, raqam yuqori o'ng burchakda ham joylashtiriladi. Agar varaq hujjatdan tashqariga chiqsa, u umumiy tartibda katlanadi va topshiriladi;
• agar varaqda kichik bo'laklarning bir nechta skanerlari bo'lsa (masalan, cheklar), unda varaq uchun inventarni tuzish va uni umumiy tartibda raqamlash bilan hujjatlar to'plamiga biriktirish tavsiya etiladi.

Tikilgan hujjatni qanday tasdiqlash kerak

Varaqlarni miltillash va raqamlashdan so'ng, hujjatlar to'plami sertifikatlangan bo'lishi kerak. Uni mahkamlash uchun qog'oz orqa tarafdagi ip tuguniga yopishtiriladi, shunda ipning eng uchlari bo'sh qoladi.

Qog'ozda siz varaqlar sonini (ham raqamlarda, ham so'zlarda) ko'rsatishingiz kerak. Agar bog'langan hujjatda yirtilgan yoki shikastlangan sahifalar bo'lsa, bu sertifikatlash qog'ozida ham ko'rsatilishi mumkin.

Bundan tashqari, u varaqlarni tikgan yoki ularni tasdiqlovchi shaxsning to'liq ismi, lavozimi va imzosini ko'rsatadi (masalan, bosh). Muhr qog'ozning ustiga shunday joylashtiriladiki, uning izi ham sertifikat qog'ozida, ham oxirgi varaqda bo'ladi.

Tuzatishlar

Miltillaganda, kotib bir qator xatolarga yo'l qo'yishi mumkin, ular xayriyatki, tuzatilishi mumkin. Ulardan eng keng tarqalganini ko'rib chiqing:

• hujjatlarning bir qismi kiritilmagan. Kotib uning bir qismini allaqachon tikilgan hujjatga biriktirmagan bo'ladi. Bunday holda, ikkita echim bor: siz etishmayotgan qismni alohida jild sifatida kesishingiz yoki hujjatni qayta tiklashingiz mumkin. Hech qanday holatda siz etishmayotgan qismni allaqachon tikilgan qog'ozlar paketiga qo'sha olmaysiz;
• raqamlashda xato. Agar raqamlashda varaq yo'q bo'lsa, unda siz adabiy raqamlashga murojaat qilishingiz mumkin, ya'ni raqamdan keyin harf yozishingiz mumkin, masalan, 14, 15, 15a, 16 ... Agar raqamlashda jiddiy xatolarga yo'l qo'yilgan bo'lsa, unda noto'g'ri raqamlarni kesib tashlashingiz va ularni qayta yozishingiz mumkin. Agar sertifikatlash qog'ozida ko'rsatilgan varaqlar soni adashgan bo'lsa, undagi varaqlar sonini to'g'ri qilish uchun ham tuzatish kerak.

Mikrodastur hujjatlari unga varaqlarni almashtirish yoki kiritish imkoniyatini istisno qilish uchun kerak. Hujjatning ahamiyatiga qarab, uni 2, 3 yoki hatto 4 teshikka tikish mumkin. Mikrodasturdan so'ng varaqlar raqamlanadi va tugunga varaqlar soni va guvohning ismini ko'rsatadigan sertifikat qog'ozi biriktiriladi. Qog'ozning ustiga muhr, sana va boshqa kerakli ma'lumotlar qo'yiladi.

Video - arxiv uchun hujjatlarni miltillash va qattiq muqova qilish: