Hujjatlarni tashkilotlarda papkalarga qanday qilib to'g'ri yopishtirish kerak: qoidalar va maslahatlar

Biznesni to'liq olib borishni ta'minlash uchun biznes qog'ozlarini zımbalash tartibini to'g'ri bajarish kerak. Bu sizga kerak bo'lganda hujjatni tezda topishga imkon bermaydi, balki ofis ishlarida tartibni ta'minlaydi.

Hujjatlarni qanday shtapel qilish kerak?

Ko'pincha, A4 formatida chiqarilgan ish qog'ozlari uchta teshik yordamida zımbalanadi. Buni amalga oshirish uchun siz quyidagilarni ishlatishingiz kerak:

• igna,
• iplar,
• Yelim,
• Ov,
• qog'oz.

Hujjatlarning chap chetidan siz nayza bilan teshik qilishingiz kerak. Ularning orasidagi masofa 3 dan 5 sm gacha bo'lishi kerak.Igna yordamida tikuv orqa tomondan boshlanishi kerak. Bunday holda, uzunligi kamida etti santimetr bo'lgan ipning bir qismini qoldirish kerak. Keyinchalik, yuqori teshik old tomondan, pastki teshik esa orqa tomondan teshiladi. Old tomondan siz pastki teshikni yana teshib, oldingi ip bilan bir xil uzunlikdagi ipni qoldirishingiz kerak. Keyinchalik, siz ikkita ipni tugunga bog'lashingiz va unga to'rtburchaklar qog'oz yopishtirishingiz kerak.

Hujjatlarni tikish uchun siz maxsus ish yuritish teshigidan foydalanishingiz mumkin. Bunday holda, ikkita teshik bo'ladi. Jarayonning ishonchliligini oshirish uchun hujjatlarda to'rtta teshik qilish mumkin. Jarayonni hujjatning yuqori qismida joylashgan ikkinchi teshikdan boshlashingiz kerak.

Shundan so'ng, igna yuqori teshikdan o'tishi kerak va yana yuqoridan ikkinchisi. Shundan so'ng, biz ignani yuqoridan uchinchi teshikka va to'rtinchi teshikka yo'naltiramiz.

Ip uzoq vaqt davomida tikilgan holda turishi uchun neylon mahsulotga ustunlik berish kerak. Ba'zi hollarda hujjatlar maxsus ip yordamida zımbalanadi. Ushbu protsedurani bajarish uchun siz bir necha marta oldindan katlanmış oddiy ipdan foydalanishingiz mumkin. Ba'zan hujjatlarni tikish nozik lavsan lentasi yordamida amalga oshiriladi.

Hujjatlarni zımbalashda siz simmetriya va vertikallikka rioya qilishingiz kerak. Teshiklar hujjatlarning chap tomonida bo'lishi kerak. Shu bilan birga, siz chetidan 0,5 dan 2 sm gacha chekinishingiz kerak.Agar zımbalanadigan qog'ozlar juda muhim bo'lsa, unda ularda beshta ponksiyon amalga oshiriladi. Bunday holda, biznes qog'ozlari orqa tomondan zımbalanadi.

Ish hujjatlarini sertifikatlash xususiyatlari

Ish hujjatlarini sertifikatlash

Ish qog'ozlari tikilgandan so'ng ular sertifikatlanishi kerak. Avval siz kichkina kvadrat qog'ozni olishingiz va ustiga yozishingiz yoki chop etishingiz kerak: "Tikilgan, raqamlangan, muhrlangan va imzolangan." Varaq amaldagi qonun hujjatlariga muvofiq imzolangan va muhrlangan bo'lishi kerak.

Hujjatlarni zımbalashda ularning varaqlari albatta raqamlangan bo'lishi kerak. Varaqlar soni nafaqat raqamlar, balki harflar bilan ham yozilishi kerak. Faqatgina ushbu protsedurani amalga oshirish uchun ishonchnomaga ega bo'lgan vakolatli shaxslar tasdiqlangan hujjatlar va asl nusxalarini imzolashlari kerak. Hujjatlarni korxonalarning o'zlari imzolagani ma'qul.

Imzoning yarmi yopishtirilgan varaqda, ikkinchi yarmi esa o'zlarida bo'ladigan tarzda imzolash kerak. Xuddi shunday, siz muhrni qo'yishingiz kerak. Amaldagi qonunchilikka ko'ra, hujjat tasdiqlangan yoki imzolangan sanani qo'yish kerak.

Hujjatlar faqat asl nusxasini imzolagan mas'ul shaxs tomonidan tasdiqlanishi mumkin. Agar hujjatni tasdiqlovchi shaxsning ishining asosi bo'lsa, uning yonida siz imzolagan shaxsning ismi va otasining ismi yoniga uning sanasi va vaqtini yozishingiz kerak.

Hujjatlarni me'yorlarga muvofiq shtapellash

Tikuv hujjatlarini shakllantirishda huquqiy normalar

Amaldagi qonunchilik normalariga muvofiq ish qog'ozlarini shtapel qilish kerak. Ushbu protsedura 2009 yilda Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan ish yuritish bo'yicha uslubiy tavsiyalarga muvofiq amalga oshirilishi kerak.

Shuningdek, ushbu protsedurani amalga oshirishda siz tegishli GOST R 51141-98 ga amal qilishingiz kerak.

Hujjatlarni majburiylashtirish jarayonini tartibga solish bir qator normalar bilan amalga oshiriladi. Avvalo, Markaziy Rossiya Federatsiyasining ko'rsatmalariga amal qilish kerak, ularning yordami bilan ish yuritishda asosiylari aniqlanadi.

Shuningdek, Soliq va yig'imlar vazirligi tomonidan tasdiqlangan hujjatlarning alohida shakllarini to'ldirish tartibida uslubiy tushuntirishlardan foydalanishingiz kerak. Hujjatlarni tikish davrida Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining ish yuritish bo'yicha standart yo'riqnomasi bilan tasdiqlangan buyrug'iga amal qilish tavsiya etiladi.

Agar siz hujjatlarni zımbalashda yuqoridagi barcha qoidalar va qoidalarga amal qilsangiz, bu ish yuritishda tartibni ta'minlaydi.

Hujjatlarning xilma-xilligi

Zamonaviy ofis ishlarida turli xil tikuvlarni bajarish mumkin. Ko'pincha buxgalteriya jurnallari tashkilotlarda birlashtiriladi. Jarayonni bajarish uchun siz igna yoki teshikdan foydalanishingiz mumkin. Ko'pgina hollarda, jurnallarda faqat ichki birlik miltillaydi.

Jurnallar juda ko'p varaqlarga ega va shuning uchun ularning ichki bloklarida teshiklar qilish uchun matkap yoki tornavida ishlatilishi mumkin. Bundan tashqari, teshiklarni qilishning yana bir usuli bor - qopqoqlar bilan birga. Ushbu usuldan foydalanganda, ko'p hollarda, teshiklar uchun maxsus mashinalardan foydalanish amalga oshiriladi.

Arxivda uzoq muddat saqlanadigan ish qog'ozlari qattiq muqovaga ega bo'lishi kerak.

Ushbu hujjatlardan olinadigan papkaning qalinligi to'rt santimetrdan oshmasligi kerak. Hujjatlarni miltillash jarayonini soddalashtirish uchun ko'p hollarda tikuv va bog'lash mashinalari yoki tayyor arxiv papkalaridan foydalaniladi. hujjatlarni maxsus banklarda tikish mumkin. Bundan tashqari, ularning qalinligi o'n santimetrdan oshmasligi mumkin.

Qog'oz blokini burg'ulash uchun yuqori samarali qog'oz burg'ulash mashinasi ishlatiladi.

Hujjatlarning xilma-xilligi

Hujjatlarni sudlarda va politsiyada o'chirishda ma'lum qoidalarga rioya qilish kerak. Ba'zi tuzilmalar oq ip yordamida hujjatlarni zımbalashni taqiqlaydi. Sud jarayonida hujjatlar faqat beshta teshikdan zımbalanishi kerak.

Ushbu protsedurani amalga oshirishda sudlar ishlab chiqarish materiali nozik qoplangan karton bo'lgan qopqoqlardan foydalanishni talab qiladi. Qopqoqni yarmiga bo'lish va hujjatlarni faqat bir tomondan yopish kerak.

Maxsus metall halqalar ko'pincha muhim qonuniy ahamiyatga ega bo'lgan narsalarni birlashtirish uchun ishlatiladi. Ular orqali yupqa atlas lenta o'ralgan, unda figurali stiker mavjud.

Ko'pincha taroqli papkalar hujjatlarni miltillash uchun ishlatiladi. Bu faoliyat ancha mehnat talab qiladi. Bu tizmalar va hujjatlardagi teshiklarni tekislash zarurati bilan bog'liq. Agar papkalar to'g'ri tuzilgan bo'lsa, ularning teshiklari zımba bilan qilingan hujjatlardagi teshiklarga mos keladi.

Hujjatlar turli yo'llar bilan amalga oshirilishi mumkin. Muayyan dasturiy ta'minot usulini tanlash to'g'ridan-to'g'ri hujjat turiga va ushbu protsedura qaysi usulda amalga oshirilishiga bog'liq.

Qopqoq dizayn xususiyatlari

Hujjatlarni bog'lash jarayoni to'g'ri bo'lishi uchun qopqoqni tanlash kerak. Ko'pgina hollarda, kartondan tayyorlangan mahsulotlarga ustunlik beriladi.

Qopqoqlar hujjatlarni uzoq muddatli saqlash uchun mo'ljallangan bo'lishi mumkin, shuningdek standart yoki nostandart bo'lishi mumkin.

Ko'pincha standart qopqoqlar hujjatlarni zımbalash uchun ishlatiladi. Ular hujjatlarning odatiy standart hajmida qo'llaniladi. Nostandart qoplamalar hujjatlarning o'ziga xos bo'lmagan, nostandart hajmi uchun ishlatiladi.

Agar saqlash arxivlarda 25 yildan ortiq davom etishi kerak bo'lsa, uchinchi turdagi qopqoqlardan foydalanish amalga oshiriladi. Ularni ishlab chiqarish materiali, albatta, qattiq karton bo'lishi kerak. Ish qog'ozlari arxivlarda etarlicha uzoq vaqt saqlanishi uchun material kislotasiz karton bo'lgan qopqoqlardan foydalaniladi.

Sarlavha sahifasida tashkilot nomi va hujjatlar guruhi ko'rsatilishi kerak. Tushuntirishlarni soddalashtirish uchun teshiklar orqa tomonda raqamlangan. Hujjatlarning qopqog'ida amaldagi qonunchilikka muvofiq, sarlavha tomonida sertifikatlash to'plami bo'lishi kerak. Bu qopqoqqa yopishtirilgan kichik qog'ozda bajarilishi kerak. Eslatmada tikilgan qog'ozlar soni haqidagi ma'lumotni ko'rsatish majburiydir.

Agar hujjatlarda chizmalar, fotosuratlar yoki chizmalar mavjud bo'lsa, bu ishonchnomada ko'rsatilishi kerak. Hujjatlar bilan papkani inventarizatsiya qilish har qanday shaxs tomonidan amalga oshirilishi mumkin. Ammo amaldagi qonunchilikka muvofiq ishonchnomadagi imzo dastlabki baholashdan so'ng muassasa direktori tomonidan qo'yilishi kerak.

Mikrodastur hujjatlari turli usullar bilan amalga oshirilishi mumkin. Muayyan birini tanlash bevosita tashkilotning xususiyatlariga bog'liq. Hujjatlarni o'chirishda amaldagi qonunchilikka rioya qilish kerak

Javob

Talabalik yillarida u davlat muassasasida stajyor bo‘lib ishlagan. Vazifa hujjatlarni to'g'ri rasmiylashtirishni o'rganish edi. Esimda, doimiy munozaralar bor edi - qancha teshik bo'lishi kerak - uchta yoki to'rtta. Umuman olganda, juda oson ish emas.

Javob