Mehmonga ko'ra hujjatni qanday o'chirish kerak

Muhim hujjatlarni arxivga yoki bankka topshirish, soliq yoki boshqa moliya tashkilotiga hisobot taqdim etish uchun hujjatlarni yonib-o'chirish kerak. Bunday ro'yxatga olish tartibi individual varaqlarni tasodifiy yo'qotishning mumkin emasligini ta'minlaydigan amaliy sabablarga, shuningdek xavfsizlik choralariga bog'liq. Ko'p sahifali hujjatni qanday qilib to'g'ri o'chirishni aniqlashga arziydi.

Qonunchilik asoslari

Bugungi kunga kelib, GOSTga muvofiq hujjatlarni tikishning umumiy me'yoriy tamoyillari mavjud emas. Hujjat aylanishining terminologik ta'riflarini o'z ichiga olgan GOST R 51141-98 "Ish yuritish va arxivlash" asosiy standarti rasmiy hujjatlarni miltillash tartibini tartibga solmaydi.

Davlat organlari uchun materiallar tayyorlashda tayanilishi kerak bo'lgan normativ hujjatlar orasida quyidagilar ajralib turadi:

Federal arxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-sonli tavsiyalari;
Madaniyat vazirligining 2005 yil 8 noyabrdagi 536-sonli ish yuritishning namunaviy tamoyillari to'g'risidagi buyrug'i;
ish materiallarini yuritish va rasmiylashtirish bo'yicha Markaziy bankning rahbarligi;
2003 yil 18 aprelda tasdiqlangan Federal Soliq xizmati qoidalari, ayrim turdagi hujjatlarni to'ldirish va majburiy bajarish tartibini tavsiflaydi.

Ish yuritish masalasida qat'iy tartibga solinmaganligi sababli, kerakli hisobotlarni tayyorlashda hujjatlar yuboriladigan muassasaning tavsiyalarini o'rganish kerak bo'ladi. Bundan tashqari, xususiy korxona yoki yuridik shaxsni davlat organida ro'yxatdan o'tkazishda, tenderga ariza berishda yoki arxiv mazmuni uchun materiallarni topshirishda, miltillashda federal hukumat tomonidan belgilangan ko'rsatmalarga rioya qilish kerak.

Hujjatlarni GOSTga muvofiq qanday qilib to'g'ri o'chirish kerakligi haqidagi fotosuratlar quyida joylashtiriladi. Ba'zi yuqori ixtisoslashgan proshivka ma'lumotlari ham ta'sir qiladi. Masalan, soliq uchun hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirish kerak.

To'ldirishni talab qiladigan hujjatlar turlari

Shuni hisobga olish kerakki, faqat ma'lum turdagi hujjatlarni o'chirish kerak, ularning mazmuni bir nechta varaqlarda joylashgan, ro'yxatga olish uchun mo'ljallangan, nazorat qiluvchi organlar, shu jumladan soliq organlari. Arxivlanadigan tender materiallari va papkalarni shakllantirishda proshivka ham majburiydir.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri tikish va shtapel qilish kerakligini tahlil qilishdan oldin, davlat va boshqa organlarga topshirishdan oldin maxsus tayyorlash tartibini talab qiladigan qog'oz turlarini aniqlash kerak:

arxiv hujjatlari (depozit uchun tayyorlangan materiallar);
kiruvchi va chiquvchi hujjatlar;
buxgalteriya hisobotlari (avans, aylanma varaqlari, schyot-fakturalar, bajarilgan ishlar dalolatnomalari, kassa kitoblari, yo'l varaqalari va boshqalar);
kadrlar bo'yicha qarorlar (buyruqlar, xodimlar ro'yxati);
tekshirish uchun soliq organiga (ayrim turlari), pensiya jamg'armasiga yuborilgan hujjatlar;
hujjatlarning nusxalari, notarial tasdiqlangan va tasdiqlangan.

Ofis ishi murakkab va mashaqqatli jarayon bo'lib, ma'lum bilim va ko'nikmalarni talab qiladi. Tikilgan hujjatlarni tizimga olib kirish, shuningdek uni saqlash qulayroqdir. Ehtiyotkorlik bilan mahkamlangan varaqlarni jilddan ehtiyotkorlik bilan almashtirish yoki olib tashlash deyarli mumkin emas, shuning uchun muhim ma'lumotlarni soxtalashtirish yoki yo'qotish xavfi minimallashtiriladi.

Qopqoq dizayni

Hujjatni to'g'ri yoritishdan oldin barcha kerakli materiallarni tayyorlashingiz kerak. Har bir alohida jild uchun karton qopqog'i talab qilinadi. Qopqoqlarga quyidagilar kiradi:

standart qog'ozlar uchun ishlatiladigan 22,9 dan 32,4 sm gacha bo'lgan standart;
nostandart, A4 dan boshqa kattaroq formatdagi varaqlar uchun ishlatiladi;
uzoq muddatli saqlash - ko'proq bardoshli materialdan tayyorlangan va o'zboshimchalik shakliga ega bo'lishi mumkin (25 yildan ortiq saqlash muddati bo'lgan hujjatlar uchun hisoblangan).

Kislotasiz karton davlat idoralariga yetkazib berish uchun ishlatiladi. Muqovalar boshqa materiallar orasida jildni tez va oson qidirish uchun zarur bo'lgan identifikatsiya ma'lumotlarini ko'rsatadi. Avvalo, muassasaning nomi, bo'linmasi, materiallar nomining matni belgilanadi. Berilgan ish indeksi, saqlash muddatlari, papka raqami ham belgilangan. Quyida varaqlarning umumiy soni va bog'lovchining shakllanish sanasi keltirilgan.

Hujjat tavsifi

Tikilgan hujjatlarning mazmuni va muddatlarini ochib beruvchi tavsiflovchi ma'lumotlar majburiydir. Unda hujjatning nomi, ishni bog'lash sanasi, saqlash muddati ko'rsatilgan. Bundan tashqari, inventarizatsiyaga izoh qo'shiladi, bu tushuntirish yozuvi bo'lib, unda material mazmunining barcha nuqtalari ta'kidlangan, sahifalar mavzular ro'yxatiga muvofiq ko'rsatilgan va ushbu qog'ozlarni saqlash sababi ham qayd etilgan. . Oxirida ariza berish uchun mas'ul bo'lgan vakolatli shaxsning shaxsiy ma'lumotlari qayd etiladi.

Tavsif umumiy raqamlashtirishga kiritilmagan. Ko'pincha inventar papka bilan birga topshiriladi yoki orqa tomondan qopqoqqa yopishtiriladi (ba'zi hollarda u inventarizatsiya uchun maxsus papkada joylashgan).

Inventarga mos keladigan hajmlar 20 sm balandlikdagi qoziqlarga solinadi va bog'lanadi.Materiallar raqamlarning o'sishi bo'yicha saralanadi. Keyin ishlarni maxsus tuzilmaviy bo'limda saqlash yoki arxiv xodimlariga topshirish mumkin. Materiallarni arxivda saqlash muddati o‘tganidan keyin ular belgilangan tartibda yo‘q qilinadi.

Varaqlarni raqamlash qoidalari

Tikilgan hujjatda varaqlarni qanday tikish va hisoblash mumkin? Raqamlash jarayoni kotib uchun jiddiy muammolarni keltirib chiqarmaydi. Raqamlash qora qalam bilan amalga oshiriladi. Siyohdan foydalanishga ruxsat berilmaydi. Raqamni to'g'ri ko'rsatishning asosiy tamoyillari quyidagilardan iborat:

belgilash jarayonida arab raqamlari qo'llaniladi (juda kamdan-kam hollarda - Rim raqamlari);
raqamlar o'sish tartibida;
varaqlar sahifalar emas, raqamlangan (shu bilan birga sahifalash alohida bo'lishi mumkin);
raqamlar sahifaning yuqori qismida o'ng burchakda joylashgan bo'lishi kerak;
belgilarni matn ustiga qo'yib bo'lmaydi;
arizalar asosiy hujjat bilan umumiy ro'yxatda raqamlanadi (agar ilova alohida papkada ajratilmagan bo'lsa).

Mikrodastur uchun materiallar har doim xronologiya bo'yicha joylashtirilgan: eng qadimgilaridan tortib to yaqinda yaratilganlarga qadar.

Agar faylda xat bo'lsa, uni konvertdan raqamlashni boshlash kerak, so'ngra undagi varaqlarni qayta sanash kerak. Bir nechta jildlar mavjud bo'lganda, ularning har biri alohida raqamlanadi. Katta formatli materiallar yuqori o'ng burchakda raqamlangan, ikki yoki uch marta katlanmış va keyin bir uchida zımbalanadi.

Agar varaqda bir emas, balki bir nechta turli xil hujjatlar (cheklar, blankalar) mavjud bo'lsa, ushbu bo'laklarning inventarizatsiyasi tuziladi va varaq odatdagi ketma-ketlikda raqamlanadi. Biroq, agar bir-biriga yopishtirilgan qog'ozlar mavjud bo'lsa, har bir varaq umumiy inventarga kiritilgan holda alohida raqamlanishi kerak.

To'g'ri ketma-ketlikni hisoblash va yozishda xatolarga yo'l qo'yilganda, etishmayotgan raqamlarni oldingi varaqdagi raqamdan foydalanib, unga harf qo'shilishi bilan raqamlashga ruxsat beriladi (masalan, 11 va keyin 11a, 11b).

Agar raqamlash yo'qolsa yoki jiddiy buzilgan bo'lsa, varaq raqamlarini qayta yozish kerak. Noto'g'ri raqam chiziladi va uning yoniga to'g'ri raqam qo'yiladi. Agar proshivka allaqachon sertifikat bilan muhrlangan bo'lsa, unda tuzatishlar ham amalga oshiriladi.

Tozalash usullari

Hujjatni to'g'ri o'chirishning bir necha yo'li mavjud:

Igna va ip bilan. Ushbu parametr kichik ariza berish zarur bo'lgan hollarda qo'llaniladi. Tikuv ikkita ponksiyon bilan amalga oshiriladi, hosil bo'lgan teshiklardan ip o'tkaziladi, uning uchlari hujjatning orqa tomoniga mahkamlanadi. Tugunga muhr bilan tasdiqlangan yozuvli qog'oz varaq yopishtiriladi.
Teshik zımbası (awl) va ipdan foydalanish. Hujjatlarni teshik bilan qanday o'chirish kerak? Ko'proq miqdordagi materiallarga kelsak, bu usul eng maqbul hisoblanadi. Bunday holda, hujjatning qopqog'i proshivkaga duchor bo'lmaydi.
Teshiklar va shnur uchun teshik. Hujjatni teshiklar uchun teshik bilan qanday miltillash mumkin? Yaroqlilik muddati 10 yildan ortiq bo'lmagan hujjatlarni qayta ishlash uchun metall yoki plastmassa materialdan tayyorlangan armatura ishlatilishi mumkin. Arxiv tarkibi uchun bu usul amalda qo'llanilmaydi, 5 yilgacha bo'lgan saqlash muddati bundan mustasno.
Matkap (tornavida) yordamida. Asboblardan foydalanish juda katta hajmlarni bog'lash zarur bo'lganda oqlanadi. Bunday holda, materiallar etarlicha qalin arqon yoki lenta bilan bog'lanadi. Bunday holda, ko'pincha korpus bilan birga qopqoqni miltillash kerak bo'ladi.
Bog'lash mashinasida va avtoraqamchida. Ushbu parametr faqat katta va katta materiallarni tikish uchun bosmaxonalarda mavjud.

Mikrodastur buyurtmasi

Odatda, hujjatlarni tayyorlash muassasaning buyrug'iga yoki uning lavozim yo'riqnomalariga muvofiq kotib funktsiyalariga ega bo'lgan mutaxassis tomonidan amalga oshiriladi. Hujjatni bosqichma-bosqich qanday o'chirish kerak? Hujjatlarni miltillash tartibi quyidagi fikrlarni o'z ichiga oladi:

Hujjatlarni sana va sahifa raqami bo'yicha to'g'ri ketma-ketlikda, yuzlari yuqoriga qarab joylashtiring.
Tayyorlangan materiallardan har qanday begona qismlarni olib tashlash: shtapellar, qavslar va boshqalar.
Barcha varaqlarni tekis qatlamga yotqizish (agar varaqlar ko'p bo'lsa, ma'lum bir qurilma ishlatiladi).
Teshiklar qilish (ular matn joylashgan chetlardan tashqariga chiqmasligi va varaqning chetidan 1,5 sm uzoqroqda joylashgan bo'lishi kerak). Standart hujjatlar uchun 3 ta ponksiyon (ba'zan 4) amalga oshiriladi, muhim qog'ozlar uchun 5 ta qilish kerak.Markaziy teshik o'rtada, qolgan teshiklar har biri 3 sm oraliqda joylashgan bo'ladi.

Olingan teshiklarga mos ip o'raladi (agar ip ingichka bo'lsa, u ikki marta o'tkazib yuboriladi), ularning uchlari faylning orqa tomonidagi tugun bilan o'rnatiladi. Trikotaj iplar ustiga to'rtburchaklar varaq (4 dan 8 sm gacha) biriktirilgan, shunda uchlari ko'rinadigan bo'ladi. Stiker raqamlangan va bog'langan varaqlar sonini va tikuvni amalga oshirgan xodimning ma'lumotlarini ko'rsatadi.

RB hujjatlarini qanday qilib to'g'ri o'chirish kerak? Xuddi yuqoridagi maqolada aytib o'tilganidek.

Sertifikatlash yozuvi

Ushbu protsedura majburiydir va barcha materiallarni miltillash va raqamlashdan keyin amalga oshiriladi. Sertifikatlash yozuvi - bu mikrodasturning orqa qismidagi ip tuguniga biriktirilgan kichik qog'oz.

Ushbu qog'oz tikilgan varaqlar sonini ko'rsatadi (so'zlar va raqamlarda talab qilinadi). Bundan tashqari, faylda shikastlangan / shikastlangan varaqlar mavjudligini ko'rsatish kerak.

Materiallarni tikishni amalga oshirgan mas'ul shaxsning shaxsiy ma'lumotlari qayd etiladi va uning imzosi ham qo'yiladi. Yozuv ustiga muassasa muhri qo‘yiladi. Muhr yozuvning o'zini qoplashi va varaqning bir qismiga o'tishi kerak.

Arxiv uchun proshivka

Arxivlash uchun material hujjatni qanday qilib to'g'ri o'chirish bo'yicha ma'lum ko'rsatmalarga rioya qilishni talab qiladi. Qog'ozni tikishni boshlashdan oldin, barcha keraksiz mahkamlagichlarni, ilgaklarni yoki proshivkaga xalaqit beradigan boshqa elementlarni olib tashlashingiz kerak. Choyshablarning butun ro'yxati tartibda joylashtirilgan, stek har tomondan ham tuzilgan.

Arxiv uchun hujjatlarni qanday o'chirish kerak?

Standart hujjatlar uchun maxsus igna yoki awl yordamida uchta ponksiyon amalga oshiriladi. Teshiklar bir-biridan bir xil masofada joylashgan (uch santimetr), markaziy qismdan boshlab, ular varaqning o'rtasida joylashgan bo'lishi kerak.

Materiallarni tikish stackning chap tomonida amalga oshiriladi. Varaqning chetidan, shuningdek hujjatning matn qismidan chekinish (bir yarim santimetr) talab qilinadi. Tishlash uchun ishlatiladigan ip kuchli bo'lishi va taxminan 70 santimetr bo'lishi kerak. Dastlab, bog'lash hujjatning oxiridagi markaziy teshikdan boshlanadi va ipning qolgan dumi 15 santimetrga qadar cho'ziladi. Keyin igna eng yuqori teshikka kiritiladi, pastki teshikka va yana markaziy teshikka cho'ziladi. Oxir-oqibat, tugun kamida 6-8 santimetr uchlari bilan bog'lanadi. Tasdiqlash varag'i hosil bo'lgan tugun ustiga yopishtirilgan.

10 yildan ortiq muddatga doimiy saqlanadigan materiallar inventarizatsiya bo‘yicha arxivga topshiriladi. U ishlarning umumiy soni, ularning davlat raqamlari (so'zlar va raqamlar bilan yozilgan), sana va hujjatlarni qabul qilish va topshirishda ishtirokchilarning imzolari ko'rsatilgan sertifikat yozuvi bilan tasdiqlangan.

Ma'lum bo'lishicha, arxiv uchun hujjatlarni qanday qilib to'g'ri yo'naltirish bo'yicha qoidalar unchalik ko'p emas. Asosiysi, ularga qat'iy rioya qilish.

Soliq uchun hujjatlarni shakllantirish

Federal soliq xizmati uchun hujjatlarni qanday qilib miltillash va muhrlash kerak? Ushbu muassasada hujjatlarni tayyorlash yuqoridagi tavsiyalar batafsil tavsiflangan standart standart jarayonlardan deyarli farq qilmaydi. Biroq, arxivga o'tkazilgan materiallarning dasturiy ta'minotidan hali ham ba'zi farqlar mavjud. Rasmiy hujjatlar maxsus ip yoki ip bilan tikiladi. Odatdagidek, 3 ta teshik ochiladi, buxgalteriya hisobotlari uchun 5 ta kerak. Tikilgan qog'ozlar iplarning bog'langan tuguniga yopishtirilgan 3 dan 5 sm gacha bo'lgan chiziq bilan muhrlanadi.

Soliq xizmatiga taqdim etilgan arizalar va ta'sis hujjatlari uchun yaqinda bo'lsa-da, ariza berish shart emas. Albatta, bu ma'lum darajada ortiqcha: ko'proq foyda keltiradigan bo'sh vaqt ko'proq bo'ladi.

Ishlar tugallangandan keyin bir yil o'tgach, materiallar idora arxiviga topshiriladi. Agar bu mavjud bo'lmasa, ular davlat yoki shahar omboriga o'tkaziladi. O'rtacha, notarial hujjatlar 75 yilgacha saqlanadi.

Tikilgan hujjatlar uchun eng muhim talablardan biri bu daxlsizlikdir. Shuning uchun, har qanday varaq yoki material qoldirilsa, uni kiritish uchungina ishlamaydi. Buni amalga oshirish uchun siz ishni naqshlashingiz va uni qayta shakllantirishingiz yoki o'tkazib yuborilgan hujjatni alohida rasmiylashtirishingiz kerak bo'ladi. To'liq tayyor bog'lovchiga varaqlarni qo'shish yoki olib tashlash mumkin emas.

Endi soliq yoki arxiv uchun hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirish va muhrlash aniq.