Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirish kerak?

Belgilangan qoidaga ko'ra, bir nechta varaqlardan iborat har qanday hujjat topshirilishi kerak. Bu ikki sababga ko'ra zarur, deb ishoniladi: hujjatlar yo'qolmasligi va ular qisman olib qo'yilmasligi yoki almashtirilmasligi uchun.

Shu bilan birga, ayrim hollarda, masalan, yakka tartibdagi tadbirkor yoki yuridik shaxslarni davlat organlarida ro'yxatdan o'tkazish, tenderda ishtirok etish uchun ariza berish, qonun hujjatlarida nazarda tutilgan materiallarni arxivga topshirish, hujjatlarni topshirish tartibi. federal organlar tomonidan taqdim etilgan ba'zi ko'rsatmalarda nazarda tutilgan.

Qonun chiqaruvchi tuzilmalarning nuqtai nazari

Shuni ta'kidlash kerakki, hujjatlarni topshirish tartibini tartibga soluvchi yagona tasdiqlangan tartib yo'q. Muayyan sohada hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi bir qator idoraviy ko'rsatmalar mavjud.

Shunday qilib, arxiv muassasalariga hujjatlarni topshirish tartibi federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalar bilan tartibga solinadi. . Moliya sohasida - Rossiya Markaziy bankining ko'rsatmasi bilan, Soliq vazirligida - tasdiqlangan hujjatlarning individual shakllarini to'ldirish tartibi bo'yicha uslubiy tushuntirishlar, shuningdek, ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnomalarni tasdiqlovchi ham mavjud. .

Ularning barchasi, umuman olganda, materiallarning dasturiy ta'minotining yagona tartibini tartibga soladi. Undan foydalanib, siz ko'p kechikishlardan qochasiz va vaqtingizni tejaysiz.

Ba'zi hollarda, masalan, xususiy tadbirkor tomonidan davlat ro'yxatidan o'tkazish uchun hujjatlar taqdim etilishi, noto'g'ri rasmiylashtirilgan hujjatlar kamchiliklarni bartaraf etish uchun sizga qaytariladi.

Asboblar va asosiy tushunchalar

Hujjatlarni miltillashda sizga quyidagi vositalar va materiallar kerak bo'ladi:

• Igna (awl, teshik teshuvchi) yoki burg'ulash - bu tikuv qilinadigan choyshablar soniga bog'liq;
• LSh-21 iplari yoki bank iplari;
• Arxiv ishlari uchun korpus qopqog'i 229×324 mm;
• 4x8 sm o'lchamdagi qog'oz stiker - sertifikat varaqasi;
• elim;
• Qaychi.

Mikrodastur bo'yicha bosqichma-bosqich ko'rsatma

Qoida tariqasida, hujjatlarni buyurtma qilish va dasturiy ta'minotni bu rahbarning buyrug'i bilan belgilab qo'yilgan yoki xizmat ko'rsatmalarida mustahkamlangan xodim amalga oshiradi.

Hujjatlarni miltillashda quyidagi ketma-ketlik kuzatiladi:

• Hujjatlar yig'iladi sana yoki raqamlash bo'yicha, to'g'ri tartibda va to'g'ri tomonda.
• Barcha qog'oz qisqichlari va shtapellar hujjatlarda mavjud bo'lganlar xalaqit bermaslik uchun olib tashlanadi.
• Endi siz katlashingiz kerak hujjatlar to'plami, agar ular kam bo'lsa - bu qiyin emas. Katta hajmli bo'lsa, maxsus qurilma qo'llaniladi.
• Keyingi qadam teshiklarni yaratishdir.. Hujjatni zımbalagandan so'ng, u o'qilishi kerak. Buning uchun teshiklar chetidan 1,5 sm gacha bo'lgan masofada amalga oshiriladi. Ulardan kamida 3 tasi bo'lishi kerak, agar hujjatlar muhim bo'lsa - 5 ta.

Birinchidan, ponksiyon joyidagi nuqtalarni belgilang. Markaziy teshik varaqning o'rtasida bo'lishi kerak, qolgan ikkitasi undan 3 sm masofada yuqoriga va pastga, agar ulardan beshtasi bo'lsa, keyingilari ham mos ravishda 3 sm masofada joylashgan.

• Agar varaqlar 5 tagacha bo'lsa- teshik igna yoki teshuvchi bilan, qalinroq hollarda - ov bilan amalga oshiriladi. Arxiv saqlashga topshiriladigan hujjatlarda 250 varaqgacha ruxsat etiladi, ularda elektr burg'ulash bilan teshiklar ochiladi yoki maxsus moslama ishlatiladi.
• Endi siz teshiklarga ip yoki ipni bog'lashingiz kerak. Quvvat uchun ular ikki marta tikiladi, ipning uchlari orqa tomonda bo'ladigan tarzda amalga oshiriladi. Uchlari uzunligi 6-7 sm, ular tugun bilan bog'langan, juda qattiq, iloji boricha tashqi qatlamga mahkam bog'langan.
• Tugun va ipning ustiga qog'oz stiker yopishtirilgan(sertifikat varag'i) 4x8 sm o'lchamda, lekin ipning uchlari ko'rinadigan va undagi tugun aniq ko'rinadigan tarzda. Yelim butun barg ustiga quyiladi va ehtiyotkorlik bilan yopishtiriladi, bu korpusni va undagi materiallarni saqlab qolish va ularning haqiqiyligini isbotlash uchun kerak. Siz Word-da matnni yozib, keyin tegishli o'lchamdagi chiziqni kesib, bargning bosma versiyasini tayyorlashingiz mumkin. Matn shunday:

Kosonda dantelli, raqamlangan va muhrlangan ___ (_______) varaqlar

Imzo ________________ (lavozim, familiya va bosh harflar)

• Endi siz hujjatlarni raqamlashingiz kerak. Raqamlar uchun joy - yuqori o'ng burchak, qora qalam bilan raqamlangan. Siyohga ruxsat berilmaydi. Raqamlar matnni qamrab olmasligi kerak.

Raqamlash qat'iy tartibga solinadi:

• faqat varaqlar raqamlangan va hech qanday holatda sahifalar;
• ishdagi inventar raqamlashtirilmaydi;
• konvertli harflar quyidagicha raqamlangan: birinchi navbatda konvertlar, keyin qolgan varaqlar raqamlanadi;
• allaqachon raqamlangan materiallar, hali ham raqamlangan;
• kattaroq varaqlar katlanmış va bitta raqam bilan raqamlangan;
• ishonchli biriktirilgan qo'shimcha materiallar bilan hujjatlar(sayohat blankalari, hisob-fakturalar, fotosuratlar) bitta raqam bilan belgilanadi. Bu quyidagicha amalga oshiriladi: asosiy varaqning teskari tomonida ilova qilingan hujjatlarning inventarizatsiyasi qo'lda yoziladi, faqat asosiy hujjat raqamlanadi, biriktirilgan materiallar soni inventar yozuvida ko'rsatiladi yoki u sertifikatlash varaqasida qayd etilgan: "Inventarizatsiya aylanmasiga ko'ra, juda ko'p varaqlar No varaqga kiritilgan";
• fotosuratlar ko'rinishidagi hujjatlarda, chizmalar, chizmalar raqamlari teskari tomonga yopishtirilgan;
• raqamlarning raqamlari qo'yiladi arab raqamlari formatida va o'sishda;
• ko‘p jildli hollarda har bir jildning sahifalari alohida raqamlanadi.
• elim quriganida guvohda varaqlar soni arab raqamlari va qavslar ichida so'z bilan kiritiladi, ishni tuzish uchun mas'ul shaxs tomonidan imzolanadi, huquqiy hujjatlar esa rahbar tomonidan imzolanadi va muhr bosiladi.

E'tibor bering, imzo va muhr uning bir qismi sertifikatlash varag'ida, bir qismi esa to'g'ridan-to'g'ri tasdiqlangan ishda joylashgan bo'lishi kerak. Kun tartibiga ko'ra, bu haqiqiylik va daxlsizlik kafolati hisoblanadi.

Barcha tikilgan hujjatlar to'plamiga inventar varag'i ilova qilinadi, unda quyidagilar ko'rsatiladi:

• Tashkilot nomi;
• Hujjatning nomi;
• Tayyorlangan sana;
• ilova qilingan materiallarning qisqacha ro'yxatini o'z ichiga olgan mundarija (tayyorlash maqsadining konspekti)4
• varaqlar soni;
• saqlash muddatlari;

va (majburiy!) Tuzuvchi (uning lavozimi, familiyasi) va imzosi ko'rsatilgan.

• Qoidalarga ko'ra, raqam inventarga kiritilmaydi.
• Arxivlash uchun tayyorlangan quti 229 × 324 sm (majburiy) qopqoq bilan ta'minlanadi, agar nostandart materiallar kiritilgan bo'lsa, qopqoq haqiqiy parametrlarga mos keladi.

Foto ko'rsatma