Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirish kerak: diagramma, namuna, ko'rsatmalar

Hujjatlarni zımbalash bo'yicha yagona yo'riqnoma ishlab chiqilmagan. Ammo ishlarni topshirish bo'yicha tavsiyalar Federal arxivning uslubiy tavsiyalarida, Rossiya Madaniyat vazirligining 2005 yildagi 536-sonli buyrug'ida, Markaziy bankning hujjat aylanishi bo'yicha ko'rsatmalarida va GOST 51141 da mavjud. hujjatlarni saqlash.

Turli hujjatlarni to'g'ri tikishning asosiy tamoyillarini ko'rib chiqing.

Qopqoq

Hujjatlarni miltillashdan oldin, har bir jild uchun karton qopqog'i haqida o'ylashingiz kerak. Ular:

Muqovadagi ma'lumotlar:

Tashkilot nomi.
Tashkilot bo'limining nomi (masalan, kadrlar bo'limi).
Ishlar indeksi.
Ish sarlavhasi.
Saqlash muddati.
Jild raqami.
Bog'lovchidagi varaqlar soni.
Bog'lovchining tuzilgan sanasi.

inventarizatsiya

Har bir hujjatlar to'plami inventar bilan ta'minlanadi. Unda ma'lumotlar mavjud:

Hujjat nomi.
Birlashtiruvchi sana.
Saqlash muddati.
Annotatsiya (ya'ni, hujjatda nima borligi va nima uchun uni saqlash kerakligi haqida tushuntirish).
Har bir hujjatdagi sahifalarni ko'rsatgan holda, biriktiruvchiga kiritilgan barcha hujjatlar ro'yxati.
Mas'ul shaxsning ma'lumotlari - bog'lovchi tuzuvchi.

Raqamlashda inventar hisobga olinmaydi. Inventarizatsiya umumiy papkaga joylashtirilishi mumkin, qopqoq ichiga yopishtirilishi yoki alohida saqlanishi mumkin. Ammo kotiblar hali ham uni porlashni afzal ko'rishadi: uning xavfsizligi ehtimoli yuqori.

Varaqlarni raqamlash

Raqamlash qo'yilgan Arab raqamlari(kamdan-kam hollarda - Rim), ko'tarilish. Odatda raqamlash qiyin emas, lekin bir qator nozikliklarni hisobga olish kerak:

Hujjatlarni o'chirish usullari

Hujjatlarni bog'lashning bir necha yo'li mavjud:

Igna va ip bilan. Kichik hujjatlar uchun javob beradi. Tikuv ikkita ponksiyonda amalga oshiriladi, orqa tomonda ipning uchlari bir-biriga mahkamlanadi. Ipga tasdiqlash yozuvi va muhri bo'lgan qog'oz parchasi biriktirilgan.
Ip va teshik bilan. Usul avvalgisiga o'xshash, ammo shu tarzda siz bir vaqtning o'zida kattaroq qutini mahkamlashingiz mumkin. Qopqoq odatda ta'sir qilmaydi.
Matkap yoki tornavida bilan. Shu tarzda, katta hajmdagi korpuslar bir-biriga tikiladi. Ip sifatida qalin arqon yoki shnurdan foydalanish mumkin. Bundan tashqari, bu usul ishni qopqoq bilan birga tikish kerak bo'lsa ishlatiladi.
Bog'lash mashinasi va avtonomer yordamida. Bu usul faqat bosmaxonalarda mavjud.

Ish daftarlarining jurnallari zımbalamadan oldin muhr bilan muhrlangan bo'lishi kerak.

Hujjatlarni iplar bilan miltillash uchun foto ko'rsatmalar

Hujjat proshivkasining umumiy sxemasi

Arxiv uchun hujjatlarni qanday o'chirish kerak

Hujjatlar ish yuritishda tugallangandan bir yil o'tgach, korxona arxiviga topshirilishi kerak. Tashkilotda ma'lum vaqt saqlanganidan keyin ular davlat, viloyat yoki shahar arxiviga topshirilishi kerak. Muddatlari quyidagicha:

75 yil - kadrlar to'g'risidagi hujjatlar, xo'jalik kitoblari, notarial harakatlar yozuvlari va boshqalar uchun.
20 yil - kapital qurilish loyihalari, texnologik va loyiha hujjatlari, patentlar uchun.
Ilmiy hujjatlar uchun 15 yil.
5 yil - kino hujjatlari uchun.
3 yil - video va foto hujjatlar uchun.

Hujjatlar arxivga hujjat aylanishi xizmati xodimlari tomonidan topshiriladi. Agar tashkilotda bunday maxsus bo'linma bo'lmasa, arxivga kotib, kadrlar xizmati mutaxassisi yoki rahbar o'rinbosari, kamdan-kam hollarda buxgalter rahbarlik qiladi.

Arxiv uchun hujjatlarni tayyorlashdan oldin ular uchun mos qopqoqni topish va inventarga qo'shimcha ma'lumotlarni kiritish kerak, masalan:

Inventarizatsiya sanasi.
Jild raqami (agar ish bir necha jilddan iborat bo'lsa).
Ixtirochining familiyasi va lavozimi.

Ishning ijro etilishining o'zi quyidagi bosqichlardan iborat:

Ishda hujjatlarning guruhlanishini nazorat qilish.
Ariza berish.
Varaqlarni raqamlash.
Muhr bilan tasdiqlovchi yozuvni mahkamlash va rasmiylashtirish.
Ish tavsifini tuzish.

Video: arxiv uchun hujjatlarni qanday o'chirish

Soliq uchun hujjatlarni qanday o'chirish kerak

Soliq xizmati uchun hujjatlarning dasturiy ta'minoti arxiv uchun hujjatlarning proshivkalaridan bir oz farq qiladi. Uning xususiyatlari quyidagilardir:

Hujjatlar 3 ta ponksiyonda mahkamlanadi, ular orasidagi masofa 3 sm dan kam emas.
Koson iplar, bank iplari yoki neylon iplar bilan tikuv ignasi bilan tikilishi mumkin.
Hujjatlar tugunga 3x5 sm o'lchamdagi qog'oz yopishtirish orqali muhrlangan bo'lishi kerak.Iplarning uchlari bo'sh qolishi kerak.
Stikerda muhr bilan tasdiqlovchi yozuv mavjud.
Buxgalteriya hisobotlarini 5 ta teshikka tikish kerak, tugun qog'oz qog'oz bilan yopishtirilgan.

2013 yil iyul oyida fiskal xizmat arizalar va ta'sis hujjatlarini taqdim etmasdan topshirishga ruxsat berilganligini aniqladi.

Video: Soliq uchun hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirish kerak

Sertifikatlash yozuvi

Bu barcha hujjatlar topshirilgandan va raqamlangandan keyin amalga oshiriladi. Bu 5x6 santimetr o'lchamdagi qog'oz parchasi. Yozuv oxirgi varaqning orqa tomoniga yopishtirilgan, shunda korpusni ushlab turadigan ipning tugunini mahkamlanadi.

Unda shunday deyilgan:

Fayldagi varaqlar soni (raqamlar va so'zlar bilan).
Ichki hujjatlarning xususiyatlari (masalan, ularning ba'zilari yirtilgan bo'lsa).
Fayl kompilyatorining familiyasi, lavozimi va imzosi.

Kompaniyaning muhri yozuvga shunday qo'yilganki, uning izi stikerda (ya'ni yozuvning o'zida) ham, varaqda ham bo'lishi kerak.

Xatolarni qanday tuzatish kerak

Taqdim etilgan hujjatlarning asosiy talabi daxlsizlikdir. Agar biror joyda noaniqlik yuzaga kelsa - masalan, ular hujjatni biriktirishni unutgan bo'lsa, uni alohida jild sifatida topshirish yoki butun faylni qismlarga ajratish va yana qayta yoqish kerak. Bog'langan holatda hech qanday qo'shimchalar yoki qo'shimchalarga yo'l qo'yilmaydi.

Agar raqamlashda xatolik yuz bergan bo'lsa, harfli raqamlashdan foydalanishga ruxsat beriladi. Bu shuni anglatadiki, etishmayotgan varaqda bir xil raqam qo'yilgan, ammo unga harf qo'shiladi, masalan: 15, 16, 16a, 16b, 17 ...

Agar raqamlash jiddiyroq buzilgan bo'lsa, uni yana qilish kerak bo'ladi. Buning uchun noto'g'ri qo'yilgan raqamlarni diqqat bilan kesib tashlash va yangilarini kiritish kerak.

Sertifikatlash yozuviga ham o'zgartirishlar kiritish kerak bo'ladi: eski ma'lumotlarni kesib tashlang va uning yoniga yangilarini qo'ying.