Hujjatlarni qanday shtapel qilish kerak

Hujjatlarni tizimlashtirish uchun ularni o'chirish kerak.

Kompaniyalar va muassasalar arxivga o'tkazilishi kerak bo'lgan hujjatlarni fleshlaydi.

Tikilgan hujjatlarni saqlash va agar kerak bo'lsa, xavfsizlik va almashtirish imkoniyati haqida qayg'urmasdan, ularni tekshirish organlariga topshirish qulay.

Nazariy jihatdan, hujjatlarni miltillash kabi oddiy masala qoidalar bilan tartibga solinmaydi. Buni qanday qilish bo'yicha faqat ko'rsatmalar mavjud:

Federal arxivlar 23. 12. 2009 yildagi buyrug'i bilan tasdiqlangan ko'rsatmalar;
Ofis ishlari uchun GOST 51141;
Shuningdek, sanoat idoralari (Rossiya Federatsiyasi Markaziy banki, Soliqlar va yig'imlar vazirligi va boshqalar) tomonidan ishlab chiqilgan miltillovchi hujjatlarga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga olgan ish yuritish qoidalari.

Qanday hujjatlar bunday ro'yxatga olishni talab qiladi

Muassasa va kompaniyalarda hujjatlar deyarli barcha tarkibiy bo'linmalar tomonidan tikilgan.

Xodimlar kadrlar xizmati kalendar yil oxirida quyidagi hujjatlarni alohida tizimlashtirish va o'chirish:

xodimlarga buyurtmalar,
umumiy buyurtmalar,
kadrlar jadvali.

Buxgalterlar tikuv:

xarajatlar hisoboti,
moddiy boyliklarning aylanma varaqlari,
tepalik,
fakturalar,
bajarilgan ishlar sertifikatlari,
yo'l varaqalari,
kassa kitobi,
ish haqi o'z qo'lida xodimlarga berilgan taqdirda, muassasa xodimlari tomonidan ish haqini olish to'g'risidagi bayonotlar.

kotiblar: kiruvchi va chiquvchi hujjatlar.

Hujjatlarni quyidagi vositalar yordamida fleshlash mumkin:

stapler;
Iplar;
Maxsus jihozlar.

Ammo iplar bilan tikilgan hujjatlar almashtirilmasligi kafolatlanadi, bu zamonaviy haqiqatda dolzarbdir.

Eng ishonchli narsa - bu iplarni iplar bilan bog'lash.

Ro'yxatdan o'tishning umumiy qoidalari

Keyinchalik yondirilishi kerak bo'lgan hujjatlar avval sana bo'yicha saralanadi, bir-biriga ehtiyotkorlik bilan biriktiriladi, har bir varaq o'ng tomonda arab raqamlari bilan raqamlanadi. Raqamlash 1 raqamidan boshlanadi. Inventar raqamlanmaydi.

Qopqoq uchun maxsus karton qopqog'ini tanlang "Case". U turli o'lcham va sifatlarda keladi. Standart hujjatlarni tikish uchun oddiy A4 bog'lovchi ishlatiladi.
Hujjatlarda konvertlar ham raqamlangan. Bunday holda, birinchi navbatda konvert raqamlanadi, keyin esa undagi varaqlar va fotosuratlar qo'yiladi.

Agar hujjatlarni raqamlashda xatolikka yo'l qo'yilgan bo'lsa, u bir qator bilan kesib tashlanadi va raqamlash davom etadi. Bunday holda, varaq "Ishonish uchun tuzatilgan" yozuvi bilan tasdiqlanishi, mas'ul shaxsning imzosi va muhri bo'lishi kerak.

Ushbu protsedura bo'yicha bosqichma-bosqich ko'rsatmalar

Hujjatlarni zımbalamasdan oldin barcha qog'oz qisqichlari va zımbalarni zımbadan olib tashlang. Hujjatning har bir varag'ini sana yoki ahamiyati bo'yicha tartiblang va raqamlang. Olingan ish ko'plab varaqlardan iborat bo'lsa, unda siz hujjatlarni maxsus qog'oz qisqichlari bilan ulashingiz va tikuvni boshlashingiz mumkin.

Quyidagilarni tayyorlang asboblar va materiallar:

Iplar. Kaprondan foydalanish yaxshidir.
Igna. Zımbalanadigan hujjatlarning qalinligiga qarab o'lchamni tanlang.
Qog'oz elim.
Bo'sh qog'oz varag'i.
Papka qog'ozi, karton.

Jarayon:

Aytish kerakki, agar siz bir vaqtning o'zida ko'proq varaqlarni porlashingiz kerak bo'lsa, siz kamida 4 teshik qilishingiz kerak. Bu tikilgan hujjatni saqlashda barqarorlik va ishonchlilikni beradi.

Hujjatlarni o'chirishning soddalashtirilgan usuli ushbu video ko'rsatmada ko'rsatilgan:

Kim va qanday sertifikat beradi

Hujjatlar korxona rahbari yoki yakka tartibdagi tadbirkor tomonidan tasdiqlanadi. Imzoning bir qismi yopishtirilgan qog'ozda ham, hujjatda ham bo'lishi muhimdir.

Aytish joizki, tikilgan hujjatlarni imzolash orqali rahbar ularning mazmuni bo'yicha majburiyatlarni oladi yoki ishonchliligi uchun buyruq bilan vakolatli shaxsni tayinlaydi.

Buxgalteriya hujjatlarini rasmiylashtirish xususiyatlari

Buxgalteriya hujjatlarini tikish oddiy hujjatlarni tikishga o'xshaydi. Ammo bitta farq bor. Buxgalteriya hujjatlarini miltillash uchun 5 teshik qilinadi, chunki holatlar kattaroq qalinlik natijasida olinadi. Faqatgina vakolatli xodim hujjatlarni shtapellashi mumkin. Ko'pincha buxgalter biznes uchun mas'ul shaxs hisoblanadi.

Raqamlash oddiy qalam bilan amalga oshiriladi. Hujjatlarni shtapellashda ishdagi hujjatlarning inventarizatsiyasi tuziladi.

inventarizatsiya quyidagi bo'limlardan iborat:

Hujjatning nomi,
ro'yxat tuzilgan sana,
hujjatlar ro'yxati,
mas'ul shaxsning imzosi.

Hujjatlarni arxivga tayyorlash xususiyatlari

Arxivga topshirish uchun hujjatlar tuzilmaviy bo‘linmalar xodimlari tomonidan tayyorlanadi. Tayyorgarlikning o'zi quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Hujjatlarni tizimlashtirish.
Raqamlash.
Belgilangan joyga qarab hujjatlarni bitta papkaga joylashtirish.
Tavsifni to'ldirish.
Hujjat qopqog'i dizayni.

Hujjatlarni topshirishning yuqoridagi tartibi ularni uzoq muddatli saqlashni o'z ichiga oladi, ya'ni. kamida 25 yoshda.

Agar hujjatlar tashkilot arxivida saqlansa 10 yildan kam, ba'zi imtiyozlarga ruxsat beriladi, ya'ni siz bajara olmaysiz:

Kosondagi varaqlarning raqamlanishi.
Ishdagi varaqlarni tizimlashtirish.
Iplar bilan tikib, biriktiruvchi papkada saqlash uchun qoldiring.

Tikish tartibi oddiy bajarilishdagi kabi. Agar bir holatda tikilgan bo'lsa 250 varaqdan ortiq, keyin uni bir necha jildga bo'lishingiz kerak. Har bir jild bog'langan.

Agar hujjatlar saqlanishi kerak bo'lsa 25 yildan ortiq, keyin tikuvga tayyorgarlik ko'rishda, hujjatlar va iplarni haddan tashqari ishqalanishdan himoya qiladigan va korpusga yanada chiroyli ko'rinish beradigan qo'shimcha karton qopqoq qo'llaniladi.

Fayllarni arxivga topshirishda matn o'qilishi mumkin bo'lishini ta'minlash kerak. raqamlash yuqori o'ng burchakda oddiy qalam bilan amalga oshiriladi. Ushbu maqsadlar uchun shar va jel qalamlari, rangli qalamlar va flomasterlardan foydalanish tavsiya etilmaydi.

A3 varaq bitta varaq va etaklari chap chetida raqamlangan va buklangan. Agar varaq o'rtada kesilgan bo'lsa, u holda 2 varaq ko'rib chiqiladi.

Rasmlar yoki rasmlar, shuningdek diagrammalar va xaritalar yuqori chap burchakda orqa tomonda raqamlangan. Konvertlar, birinchi navbatda, qog'oz qutilaridan alohida raqamlangan.

Agar ish bir necha jilddan iborat bo'lsa, ular (jildlar) har biri alohida raqamlanadi.

qopqoq quyidagicha formatlangan:

Tashkilot yoki muassasa nomini ko'rsating.
Bo'lim.
Saqlash muddati.
Ish nomi.

Muayyan talablarga rioya qilish muhimdir. Tashkilot nomi o‘zgarishi mumkin. Shuning uchun, hujjatning muqovasini tuzishda 2 ta nomni ko'rsatish kerak. Nominativ holatda muassasalarning nomlari ko'rsatilgan. Eski ism qavs ichida, yangisi uning ostida bo'lishi kerak.

Bundan tashqari, u ko'rsatilgan ish mavzusi. Bu aktlar, schyot-fakturalar, buyurtmalar va boshqalar bo'lishi mumkin. keyin tuzilmaviy birlik va unda hujjatlar mavjud bo'lgan davr yoki kalendar yil. Bu hujjatlarning birinchi va oxirgi sanalari.

Agar hujjatlar kalendar yili uchun yopishtirilgan bo'lsa, unda, masalan, "20015 yilgi buyurtmalar" ko'rsatilishi kerak. Bu ham ko'rsatadi saqlash muddati: doimiy yoki o'ziga xos.

Korpusdagi varaqlarni raqamlashda inventar hisobga olinmaydi. Vaziyatlarni ahamiyatiga ko'ra sanab o'tish mumkin. Masalan, nizom, bayonnomalar, rejalar.

Arxivlash uchun papkani loyihalash bo'yicha video darslik bu erda ko'rib chiqiladi:

Soliq idorasiga topshirishga tayyorgarlik

Tadbirkor yoki yuridik shaxs sifatida ro'yxatdan o'tish, shuningdek soliq inspektsiyasidagi ma'lumotlarga o'zgartirishlar kiritish uchun taqdim etilgan hujjatlar notarius ishtirokida tikiladi. Bu holda yangiliklar qo'llanilmaydi, chunki bu tarzda notarius arizachining imzosi tasdiqlangandan keyin hech qanday tuzatishlar kiritilmasligini kafolatlaydi.

2013 yil iyul oyidan boshlab siz soliq idorasiga hujjatni tikmasdan hisobot topshirishingiz mumkin. Ushbu band ko'rsatmalardan chiqarib tashlangan. Tadbirkorlarning ixtiyoriga ko'ra, endi hujjatlarni oddiygina tikilgan yoki tikilgan shaklda topshirish imkoniyati mavjud.

Biroq, ofis ishi qoidalari bekor qilinmagan. Va shuning uchun ta'sis hujjatlarini qo'lda yondirish maqsadga muvofiqdir.