Qanday qilib hujjatlarni qo'lda iplar bilan tikish mumkin?

Ko'rinib turibdiki, qog'ozlarni elektron ko'rinishga o'tkazish haqida gapirmasa ham, nima uchun hujjatlarni shtapellash, qog'oz qisqichlari, ularni faylga katlash yoki yopishtirish mumkin? Biroq, siz ip bilan tikilgan choyshablarni olib yurishingiz kerak bo'lgan ko'p joylar mavjud: soliq idorasiga, arxivga, sudga va hokazo. Bu xavfsizlik darajasini oshirish uchun kerak: axir, to'g'ri tikilgan hujjatlarda varaqni ehtiyotkorlik bilan almashtirish mumkin emas. Buni bog'langan hujjatlarga qarash orqali osongina tekshirish mumkin.

Ko'rinishidan, hamma narsa juda oddiy: varaqlarni miltillang va ularni tasdiqlang. Ammo kotiblarni chalkashtirib yuboradigan bitta qiyinchilik bor - bu bitta tikuv qoidasining yo'qligi. Shu bilan birga, soliq idorasi yoki arxiv noto'g'ri biriktirilgan hujjatlarni qaytarish huquqiga ega, bu allaqachon sekin jarayonlarni kechiktirishi mumkin. Biroq, umidsizlikka tushmang: bu jarayon bajarilishi kerak bo'lgan bir nechta GOSTlar mavjud.

Hurmatli kitobxonlar! Maqolada huquqiy muammolarni hal qilishning odatiy usullari haqida gap boradi, ammo har bir holat individualdir. Qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni aniq hal qiling- maslahatchi bilan bog'laning:

(Moskva)

(Sankt-Peterburg)

(Hududlar)

Bu tez va tekinga!

Qaysi GOSTlar va standartlarni hisobga olish kerak

Fotosuratda hujjatlarni 3 teshikdan qanday qilib zımbalash kerakligi ko'rsatilgan

Yuqorida aytib o'tilganidek, asosiy qiyinchilik - bu yagona standartning yo'qligi. Biroq, ko'p hollarda A4 hujjatlariga nisbatan qo'llaniladigan umumiy sertifikatlash qoidalari mavjud. Ular haqida Federal Arxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-sonli buyrug'i va GOST R 51141-98 "Ish yuritish va arxiv ishi" bilan tasdiqlangan federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha yo'riqnomalarni ishlab chiqish bo'yicha yo'riqnomada bilib olishingiz mumkin.

Agar siz MChJni ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak bo'lsa, 2004 yil 26 fevraldagi N-110 "Yuridik shaxslarni, shuningdek jismoniy shaxslarni davlat ro'yxatidan o'tkazishda foydalaniladigan hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar" va "Metodik tushuntirishlar" bilan tanishib chiqing. yuridik shaxsni davlat ro‘yxatidan o‘tkazishda foydalaniladigan hujjatlar blankalarini to‘ldirish tartibi» (1-moddaning 3-bandi). Shuni ta'kidlash kerakki, tavsiyalarning aksariyati o'n yildan ortiq saqlanadigan hujjatlar uchun.

Biroq, yuqoridagi ma'lumotlarning to'g'riligiga shubhangiz bo'lsa, barcha nozikliklarni joyida oldindan aniqlab olish yaxshiroqdir. Ba'zan har bir varaq yoki raqam varaqlari yoki sahifalarini sertifikatlash talab qilinadi. Shuni ham yodda tutish kerak bir nechta varaqdan iborat barcha hujjatlar proshivkaga bo'ysunadi.

Qopqoq dizayni

Muqova hujjatning eng yaxshi saqlanishi uchun zarur. U ikki xil: normal va uzoq muddatli saqlash. Birinchisi - yupqa karton, ikkinchisi - zichroq, qattiqroq. Shu bilan birga, davlat saqlashiga topshiriladigan hujjatlar uchun qopqoq sifatida faqat kislotasiz kartondan foydalanish kerak.

A4 formatidagi varaqlardan tashkil topgan hujjatni tikish uchun 22,9 x 32,4 sm o'lchamdagi qopqoq ishlatiladi, ya'ni. varaqning o'zidan biroz kattaroq.

Agar korpusga tikilgan choyshablar nostandart o'lchamga ega bo'lsa, u holda qopqoq yon tomonlarda ruxsatsiz tegishli o'lchamlarga ega bo'lishi kerak. Kattaroq kuch uchun, unga qo'shimcha ravishda, old va orqa tomondan ingichka karton chiziqlar tikiladi, ular orqali arqon o'tishi kerak. Shu bilan birga, hatto elim uchun ham maxsus qoidalar mavjud: pastalar yo'q, faqat ish yuritish yoki silikat variantlari.

Agar siz hali tashkilotni ro'yxatdan o'tkazmagan bo'lsangiz, unda eng oson buni barcha kerakli hujjatlarni bepul yaratishga yordam beradigan onlayn xizmatlar yordamida amalga oshirish mumkin: Agar sizda allaqachon tashkilot bo'lsa va siz buxgalteriya hisobi va hisobotini qanday osonlashtirish va avtomatlashtirish haqida o'ylayotgan bo'lsangiz, unda quyidagi onlayn xizmatlar yordamga keladi. zavodingizdagi buxgalterni to'liq almashtiradi va ko'p pul va vaqtni tejaydi. Barcha hisobotlar avtomatik tarzda tuziladi, elektron imzo bilan imzolanadi va avtomatik ravishda onlayn tarzda yuboriladi. Bu soddalashtirilgan soliq tizimi, UTII, PSN, TS, OSNO bo'yicha yakka tartibdagi tadbirkor yoki MChJ uchun ideal.
Hamma narsa bir necha marta bosish bilan, navbat va stresssiz sodir bo'ladi. Buni sinab ko'ring va siz hayron qolasiz qanchalik oson bo'ldi!

Sahifalar

Varaqlarni aralashtirish va yo'qotishning oldini olish uchun hujjatni raqamlash amalga oshiriladi. Bu o'ziga xos xususiyatlar va qoidalarga ega bo'lgan tikuvning muhim qismidir:

• Raqamlarni qo'yishni boshlashdan oldin, siz qutidagi barcha bo'sh varaqlarni chiqarib olishingiz va inventarni bir chetga qo'yishingiz kerak - bu raqamlashda ko'rinmaydi. Keyin pastki hujjatlarni sana yoki mamlakat yoki alifbo kabi boshqa mezonlar bo'yicha tartiblang. Tenderlar bundan mustasno: ular uchun firmalarning o'zlari joyni ko'rsatadilar.
• Keyinchalik, sizga oddiy qalam kerak. Oddiy varaqlarda raqamlash yuqori o'ng burchakda joylashgan; tikilgan xaritalarda, fotosuratlarda, chizmalarda va hokazolarda - aksincha, orqa tarafdagi yuqori chap burchakda. Katta formatli varaqlar yuqori o'ng old tomonda joylashgan. Agar xarita bittaga yopishtirilgan bir nechta varaqlardan iborat bo'lsa ham, u hujjatdagi bitta varaqdir. Shu bilan birga, uning orqa tomonida varaqlar soni yoziladi: "Varaq No. xxx - xxx varaqlarining yopishtirish sxemasi". Bu varaqqa mahkam yopishtirilgan fotosuratlar, diagrammalar va qirqishlarga ham tegishli: "Varaq № xxx, xxx parchalari va xxx fotosuratlari orqa tarafdagi tavsifga muvofiq yopishtirilgan." Agar bunday qo'shimchalar faqat bitta burchakdan yopishtirilsa, ular alohida varaqlar bo'lib, alohida raqamlanadi.
• Katta formatli dasturiy ta'minotning xususiyatlarini darhol ta'kidlash kerak: varaqni kerakli formatga katlayın, hujjatlarga biriktiring va ip qaerga ketishini ko'ring. Aynan o'sha erda siz uni miltillashingiz kerak va boshqa joyda emas.
• Agar ishning ichida o'ziga xos raqamlangan hujjat (broshyura, jurnallar, gazetalar) mavjud bo'lsa, unda raqamlar umumiy raqamlarga to'g'ri kelsa, u o'zgarishsiz qoldirilishi mumkin. Aks holda, hujjat umumiy ro'yxatga kiritilgan holda qayta raqamlanishi kerak. Agar korpusga materiallar solingan konvert tikilgan bo'lsa, materiallar alohida raqamlangan bo'lishi kerak, konvertga kerakli raqamni qo'ying va ilovaning alohida inventarini tuzing. Bir ishning jildlari yoki qismlari ham alohida raqamlanadi.
• Agar raqamlashda xatoga yo'l qo'ysangiz, raqamlarni slash bilan ehtiyotkorlik bilan kesib tashlashingiz va uning yoniga kerakli raqamni qo'yishingiz kerak. Shu bilan birga, yangi sertifikat yozuvi tuziladi. Agar juda ko'p xatolar bo'lsa, fayl qayta raqamlanadi, eski sertifikat yozuvi chiziladi va yangisi tuziladi. Agar faylga yangi varaqlar qo'shilsa, hujjat to'liq raqamlanishi kerak bo'ladi. Istisno holatlarda siz raqamlar o'rniga harflardan foydalanishga ruxsat berishingiz mumkin: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Raqamlar qo'yilgandan so'ng, tasdiqlash yozuvi tuziladi. Unda faylga tikilgan barcha varaqlar to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud: umumiy soni, nimadan tikilganligi (kartalar, fotosuratlar, qirqishlar), ular qanday holatda (yirtilgan, ko'p dog'lar), qaysi varaq raqamlari etishmayapti, qaysi sanadan boshlab. raqamlash boshlandi. Qo'yishga ishonch hosil qiling imzo, transkript, lavozim, sana, varaq formati.

Hujjat tavsifi

Inventarizatsiya mavjud varaqlarni, ularning joylashuvi va konfiguratsiyasini nazorat qilish bilan taqqoslash uchun zarur. U raqamlanmaydi va birinchi varaqdan oldin qo'llaniladi. U quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak: kompaniya, shahar, sana, lavozimi va sertifikatlovchining to'liq nomi. Inventarizatsiyaning o'zi jadval shaklida taqdim etilishi mumkin, unda ilova qilingan hujjatning tuzilgan sanasi, uning nomi, qaysi varaqlarni olishi va ularning umumiy soni ko'rsatilgan.

Umumiy tavsif har doim hujjatga qo'shilishi kerak. Bunga qo'shimcha ravishda, korpus ichida alohida varaqlarda tuzilgan inventar yoki yopiq konvert bo'lishi mumkin.

Hujjatlarni sertifikatlash

Sertifikatlash, har bir varaqni alohida sertifikatlash talab qilinmasa, korpusni zımbalashning butun jarayonini toj qiladi. Sertifikatlash - bu barcha biriktirilgan hujjatlarni soliq, arxiv yoki boshqa organlarga topshirish uchun javobgar bo'lgan vakolatli shaxsning imzosi. U oxirgi varaqning orqa tomoniga joylashtiriladi.

Mikrodastur umuman qanday ishlaydi? Sizga kerak bo'ladi teshik, ip, ishonch uchun stiker, shuningdek qattiq ip, lenta, oddiy ip yoki shunga o'xshash narsa. Birinchi variantni ishlatish eng yaxshisidir - u etarlicha kuchli va yirtilmaydi. Sertifikatlash stikeri yupqa qog'oz bo'lib, unda quyidagi matn bosilgan:

Tikilgan, raqamlangan, imzolangan

va muhr _______ (_____) varaq ___

Bosh direktor

OOO "______"

TO'LIQ ISM"

Jarayonning o'zi quyidagicha ko'rinadi:

1. Choyshablarni olgandan so'ng, ularni teshikka soling va bir joyda ikki yoki undan ortiq teshik qiling. Agar varaqlar soni oz bo'lsa, siz ularni igna yoki avl bilan teshishingiz mumkin, lekin qog'ozni yirtib yubormaslik uchun ehtiyot bo'lishingiz kerak. Ipni ikkala teshikdan torting, shunda uning markazi tashqarida bo'ladi va dumlari orqada pastga tushadi. Ko'proq quvvat olish uchun ipni ikki marta burishingiz kerak.
2. Quyruqlarni tugunga bog'lang, ortiqcha ipni kesib oling (dumlarning uzunligi olti santimetrdan oshmasligi kerak) va tayyorlangan qog'ozni ustiga yopishtiring, shunda u tugunni qoplaydi, lekin uni butunlay yashirmaydi. Agar hujjat o'n yildan ortiq saqlanadigan bo'lsa, stiker papirus qog'ozidan tayyorlanadi.
3. Yelim quriganidan so'ng, stiker ko'rsatilgan shaxs tomonidan muhrlanadi va imzolanadi, shu bilan birga ular qog'ozning chetidan chiqmasligi kerak. Ba'zan ma'lumotni elim bilan qo'shimcha himoya qilish kerak bo'lishi mumkin. Ba'zi hollarda har bir varaqni sertifikatlash so'raladi. Bunday holda, orqa tomonda ko'rsatilgan vakolatli shaxsning imzosi pastki qismga qo'yiladi.

3 va 4 teshiklarda tikuv

Barcha o'zaro bog'lanish jarayoni yuqorida qisqacha tavsiflangan. Shu bilan birga, bir nechta mahkamlash variantlari ajralib turadi: uch va to'rt teshik uchun. Ularning umumiy printsipi bir xil bo'lib qoladi, faqat tafsilotlar farqlanadi:

• Kosonni uchta teshikka tikish uchun siz choyshabni uch marta teshib, ipni to'g'ri mahkamlashingiz kerak. Teshiklar orasidagi masofa uch santimetrdan oshmasligi kerak. Kosonni aylantiring va ipni o'rta teshikdan o'tkazing (uchi birinchi varaqdan chiqib ketishi kerak). Keyin ipni yuqori teshikdan, keyin pastki teshikdan va nihoyat o'rta teshikdan o'tkazing. Ipning ikkala uchi korpusning orqasida chiqib turadi va siz tugunni xavfsiz bog'lab, qog'oz parchasini yopishtirishingiz mumkin.
• Deyarli xuddi shu tarzda, to'rtta teshikka tikish amalga oshiriladi, ular orasidagi masofa bir yarim santimetrga teng. Hujjatni ag'daring va ipni yuqoridan ikkinchi teshikdan o'tkazing, so'ngra pastki teshikdan o'tkazing. Keyin ilon yasang: pastdan ikkinchi teshik - birinchi varaqdan yuqori teshik - yuqoridan ikkinchi teshik, hamma narsa boshlangan. Ipni tugunga bog'lang, pergament qog'ozini yopishtiring va hujjatlarni topshirishda imzo qo'ying.

Ba'zi hollarda, beshta teshik uchun dasturiy ta'minot mumkin, ammo printsip umuman o'zgarmaydi.

Ushbu jarayon quyidagi videoda bosqichma-bosqich tushuntiriladi:

Nima uchun hujjatlarni bog'lashingiz kerak

Har kimga hujjatlarni shtapellash qobiliyati kerak bo'lishi mumkin: hujjatlar biznes ochish uchun ariza berish, tenderda ishtirok etish, hujjatlarni arxivga yoki sudga topshirishda, buxgalteriya hisobotlari yoki xodimlar hujjatlarini topshirishda tikilgan. Shu bilan birga, nafaqat asl nusxalarini, balki talab qilinadigan joyga o'tkazib bo'lmaydigan muhim hujjatlarning nusxalarini ham shtapellash kerak.

Ko'pincha siz naqd pul va buxgalteriya hisobini, shuningdek ko'plab biznes hujjatlarini tikishingiz kerak: ish kitoblari, dizayn va soliq hujjatlari, notarial harakatlar. Ulardan ba'zilarida oldindan bilishingiz kerak bo'lgan maxsus proshivka talablari mavjud. Buxgalteriya hujjatlari beshta teshikdan, soliq va arxiv hujjatlari uchta teshikdan, kassa hujjatlari ko'pincha yuqori chap burchakdan tikiladi.

Umumiy qoidalarga qaramay, ba'zi holatlarning o'ziga xos xususiyatlari bor, ularni keyinroq tuzatishga majbur bo'lmaslik uchun oldindan aniqlab olish yaxshiroqdir. Va muhim haqiqatni eslang: faqat ushbu huquqlarga ega bo'lgan xodim hujjatlarni tikishi mumkin.