Hujjatlarni qanday o'chirish kerak

Agar tashkilot juda ko'p hujjatlar bilan ishlayotgan bo'lsa va ularning xavfsizligi katta ahamiyatga ega bo'lsa, unda oddiy saqlash uchun siz hujjatlarni qandaydir tarzda tartibga solishingiz kerak. Bunday holda, proshivka hujjatlari foydali bo'ladi. Qog'ozlarni zımbalagandan so'ng, hech qanday hujjat yo'qolmasligiga amin bo'lishingiz mumkin. Qanday hujjatlar topshirilganligini va nima uchun bu sodir bo'lishini ko'rib chiqing.

Nima uchun hujjatlarni iplar bilan tikish kerak

Hujjatlarni tikish qonun bilan talab qilinadi va bu hujjatlarni bog'lashning yagona sababi emas. Hukumatning 439-sonli qarori hujjatlarni GOST standartlariga muvofiq shtapel qilish bo'yicha ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi.

Bundan tashqari, hujjatlarning majburiy bo'lishi uni har qanday muassasaga to'g'ri topshirish uchun talab qilinadi, shunda kelajakda varaqlarning etishmasligi haqida hech qanday savol tug'ilmaydi. Shuningdek, barcha muassasalar uchun bir nechta varaqlarni topshirishda hujjatlarni topshirish kerak bo'lgan yagona qoida mavjud. Ba'zan bankdagi hujjatlarni tegishli bo'linmalarning xodimlariga yopishtirish va ularga bo'lim raqamini yozish kerak bo'ladi va hujjatlar sudda ham tikiladi va faylga kiritiladi.

Endi savol buni qanday qilib to'g'ri qilishdir. Ba'zi xodimlar vahima qila boshlaydilar va proshivka juda qattiq qoidalarga ega deb o'ylashadi, shtapel varag'i blok harflar bilan imzolanishi kerak, ip faqat neylon bo'lishi kerak va hokazo.

Biroq, hujjatlarni qanday topshirish kerakligi haqida aniq ko'rsatmalar yo'q. E'tibor berish kerak bo'lgan asosiy narsa - proshivka uchun kerakli hujjatlarni yo'qotmaslik, chunki ularning xavfsizligi hujjatlarni mahkamlashning asosiy vazifasidir. Va ba'zida shunday bo'ladiki, uchinchi shaxslar firibgarlik yoki ma'lumotni yashirish maqsadida papkadagi varaqlarni almashtirishi yoki hatto joylashtirishi mumkin.

Yo'qolgan qog'ozlar yo'qligini tekshirish uchun barcha tikilgan varaqlar raqamlangan bo'lishi kerak. Bog'langan hujjatlarning orqa tomonida kichik qog'oz varag'i yopishtirilgan bo'lib, u erda tashkilot muhri qo'yilgan. Xavfsizlik maqsadida shtamp bog'langan qog'ozdan tashqariga chiqishi kerakligi talab qilinadi.

Tegishli yozuv yopishtirilgan qog'ozda amalga oshiriladi: tikilgan, raqamlangan (shu bilan birga, sahifalar soni so'zlar va raqamlar bilan yozilgan), bog'langan, muhrlangan. Hujjatlarni majburiy tayyorlagan rahbar yoki xodim hujjatlarni tasdiqlaydi.

Tikilgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish namunasi

Ish yuritishda hujjatlar proshivkasini sozlash

Rossiya Adliya vazirligining talablariga ko'ra, hujjatlarning butun to'plami tartibda, standartlarga muvofiq arxivlangan va hokazo bo'lishi uchun hujjatlarni tizimlashtirish zarur. Hozirgi vaqtda deyarli har bir kompaniyada ko'plab qog'ozlar mavjud. . Hujjatlarning to'g'ri saqlanishi uchun ular arxivga o'tkaziladi, u erdan arizaga ko'ra arxiv varaqlarini olishingiz mumkin, ishda foydalanilgan qog'ozlar xodimlar uchun jamoat mulki bo'lib qoladi.

Muhim! Qaysi hujjatlar shtamplanganligini va bu jarayon qanday huquqiy hujjatlar asosida amalga oshirilishini bilish kerak.

Ko'chirilishi kerak bo'lgan hujjatlar

Katta hajmdagi hujjatlar bilan shug'ullanadigan har bir kompaniya xodimi, ularning hammasi ham tikuvga tobe emasligini tushunishi kerak. Hujjat kamida ikkita varaqdan iborat bo'lsa, uni yopishtirish kerak.

Kadrlar bo'limi xodimlari quyidagi asl nusxalarni taqdim etadilar:

tasdiqlangan davlatlar;
shaxsiy va umumiy buyurtmalar tarkibi.

Buxgalterlar tikishlari kerak:

topshiriqlar bo'yicha hisobotlar;
schyot-fakturalar;
schyot-fakturalar;
texnik pasportlar;
daromad kitoblari;
aylanma va hisob balansi to'g'risidagi hisobot;
mehnat aktlari;
agar ish haqi korxonaning kassasida naqd pulda bo'lsa - ish haqi bo'yicha bayonotlar.

Eslatma! Yuridik shaxslar bilan ishlaydigan xodimlar hujjatlarni qanday o'chirishni bilishlari kerak, ammo bu holda hujjatlar nusxalardir, shuning uchun muhr bosilishi shart emas. Umuman olganda, deyarli barcha kompaniyalar hujjat proshivkalari bilan shug'ullanadi, farq faqat ishni bajarish jarayonida.

Hujjatlarni tikishni tartibga soluvchi aktlar

Qonunchilik darajasida kompaniyaning har bir tuzilmasi tomonidan hujjatlarni miltillash standartlari aniqlanmagan, ammo varaqlarni tikishning umumiy qoidalari mavjud. Rosarxivning 76-sonli "Idora ishi va arxiv ishi" buyrug'i, Madaniyat vazirligining 536-sonli buyrug'ida hujjatlar qanday bog'langanligi, ish yuritish bo'yicha standart ko'rsatmalar bo'yicha tavsiyalar mavjud.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 439-sonli qarori nima uchun bu zarur va bu qanday sodir bo'lishining umumiy nazariyasiga ega, ammo Rossiya Federatsiyasining "Arxiv ishi to'g'risida" gi qonuni faqat barcha tashkilotlarning hujjatlarni saqlash majburiyatini tavsiflaydi, ammo qonun buni qanday qilish kerakligini ko'rsatmaydi. 02 - 213-sonli “Markaziy bankda ish yuritish to‘g‘risida”gi buyrug‘ida barcha banklardagi arxivda hujjatlarni saqlash me’yorlari ham bayon etilgan. Soliq uchun nizomni qanday yoqish kerak , soliq inspektsiyasi tomonidan belgilanadi. Soliq xizmati tadbirkorlik faoliyati bilan shug‘ullanuvchi jismoniy shaxslarning hujjatlari saqlanishini ham nazorat qiladi.

GOST bo'yicha hujjatlarni mahkamlash varianti

Mikrodastur uchun maxfiy hujjatlarni tayyorlash metodologiyasi

Hujjatlarni tikishdan oldin, ular proshivka uchun ba'zi tayyorgarlik bosqichlaridan o'tishlari kerak. To'g'ri proshivka jarayoni Federal arxivning 76-sonli buyrug'i bilan tartibga solinadi. Birinchidan, varaqlar raqamlangan bo'lishi kerak, bu varaqning yo'qolishi yoki ma'lumotlarning yashirilishini oldini oladi. Inventar sahifasidan tashqari barcha varaqlar raqamlangan. Agar proshivka bilan konvert bo'lsa, u holda konvert birinchi navbatda raqamlanadi va unga ilova qilingan hujjatlardan keyin.

Bo'sh varaqlar proshivkaga kiritilmagan - ular yo'q qilinadi. Agar biron-bir rasm, diagramma va boshqalar biriktirilgan bo'lsa, u holda raqam yuqori chap tomonda teskari tomonga joylashtiriladi. Agar katta formatli varaq biriktirilgan bo'lsa, u holda varaqning raqami o'z navbatida yuqori burchakning o'ng tomoniga joylashtiriladi. Mas'ul xodim yozuvni tasdiqlaydi, uning lavozimini, imzosini, tuzilgan sanasini, varaqlar sonini ko'rsatadi.

Tikilgan hujjatlarda seriya raqami bo'lmagan inventar bo'lishi kerak. Tavsif quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak:

hujjatning nomi, sanasi;
barcha topshirilgan hujjatlar ro'yxati, ularning raqami, rahbarning imzosi.

Birinchi bosqichdan o'tganingizdan so'ng, siz proshivkaning asosiy bosqichiga o'tishingiz mumkin.

Hujjatlarni miltillash bo'yicha bosqichma-bosqich ko'rsatmalar

Keling, asta-sekin ko'rsatmalar bilan hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirishni aniqlaylik. Dastlab, hujjatlarning proshivkalari ikkita, uchta teshik va hatto to'rt va beshta mikrodasturni taqdim etishini tushunishingiz kerak. Keling, har bir variant bilan batafsilroq tanishib chiqamiz.

ikkita teshikda

Katta ahamiyatga ega bo'lmagan hujjatlar eng oddiy variantlardan biri - ikkita teshik bilan zımbalanadi. Ammo bunday oddiy usul bilan ham, ko'plab xodimlar hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirishni qiziqtirmoqda. Chalkashmaslik uchun siz quyidagi qoidalarga amal qilishingiz mumkin:

choyshablarni teshishdan oldin ularni tekislash kerak. Ikkita teshik qilish uchun siz teshik yoki oddiy ignadan foydalanishingiz mumkin;
keyin uning uchlari orqa tomonda uchrashishi uchun ikkita teshikdan ip o'tkazishingiz kerak (yaxshisi kuchli foydalaning);
iplarni bog'lash kerak. Tugunga kuchli qog'oz yopishtiriladi, ko'pincha uchburchak shaklida bo'ladi. Chop etilgan qog'oz chop etiladi.

Bu hujjatlarni o'chirishning eng oson usullaridan biridir. Boshqa variantlar keng tarqalgan, ammo amalga oshirish qiyinroq.

Eslatma! Choyshablar yo'qolmasligi uchun tugunni yopishtiring. Shuningdek, varaqlar soni, protsedurani amalga oshirgan mutaxassisning ma'lumotlari ham belgilanadi. Da'vo muddati 10 yildan ortiq bo'lgan hujjatlar uchun tugunni yopishtirish uchun to'qima qog'ozidan foydalanish tavsiya etiladi.

uchta teshikda

Amaldagi proshivka texnikasi ikkita teshik bilan bir xil, ammo ponksiyon uchta teshikka qilingan. Teshiklar orasidagi masofa 3 sm dan oshmasligi kerak:

boshqa tomondan, ipni chizish kerak, lekin o'rta teshik orqali. Ya'ni, oxiri dastlabki varaqdan bo'lishi kerak, stokda taxminan 7 sm qoldirilishi kerak;
keyin ipni va ignani yuzdan yopishtirishingiz kerak, uni hujjatning boshqa tomonidagi pastki teshikka yo'naltirishingiz kerak;
shundan so'ng, ip yana o'rta teshikdan tortilishi kerak, shuning uchun ikkita tikilgan tugun hosil bo'ladi;
endi siz ipni kesib, ipning birinchi burilishida bo'lgani kabi, 7 smni tejashingiz kerak. Uchlari bir-biriga bog'langan bo'lishi kerak.

Hujjatlarning xavfsizligi uchun mas'ul xodim to'rtburchaklar varaqni yopishtiradi, unga xodimning ismini, imzosini, shuningdek tikilgan varaqlar sonini yozish kerak.

to'rtta teshikda

To'rtta teshik qilish kerak, ularning orasidagi masofa 1,5 sm bo'lishi kerak.Keyin, orqa tomondan ikkinchi teshikka ipni kiritishingiz kerak, uni birinchi teshikdan tortib, keyin ikkinchi, uchinchi va to'rtinchi teshikdan o'tkazing. teshiklar.

4 teshikda proshivka namunasi

beshta teshikda

Ko'pincha buxgalteriya hisobotlarida besh teshikli tikuv qo'llaniladi, chunki bunday hujjatlar to'plami qolganlarga nisbatan ancha katta qalinlikka etadi. Beshta teshik orasidagi masofa 5 sm gacha bo'lishi kerak.Ushbu sxemada siz hujjatni zımbalayıcı yoki matkaplar bilan pressdan ham foydalanishingiz mumkin. Bu holda choyshablar shikastlanmasligi uchun karton qoplama sifatida ishlatilishi kerak.

Hujjatni 5 teshikda qanday qilib bosqichma-bosqich miltillash mumkin:

ipni o'rta teshikka kiritish kerak, 10 sm qoldirib, keyin ip yuqoridan ikkinchi teshikdan o'tadi;
orqa tomondan ip birinchi teshikka kiradi va keyin yana ikkinchi teshikka kiradi. Buni qilgandan so'ng, bir chekka tayyor;
orqa tomondan ip yana o'rta teshikka kiritiladi va to'rtinchisi orqali chiqariladi;
endi yana ipni eng pastki teshikka kiritish va old tomondan to'rtinchi teshikka yo'naltirish kerak;
shunday qilib, orqa tomonda, bir-biriga bog'langan bo'lishi kerak bo'lgan ikkita bo'lak ip olinadi.

Maxfiy hujjatlar bilan konvertni qanday o'chirish kerak

Maxfiy hujjatlar uzatish paytida shaffof bo'lmagan qoplarda saqlanishi kerak. Maxfiy paketda uni shaxsan topshirish kerakligi yoki bu maxfiy ma'lumotlar ekanligi ko'rsatilgan.

Bunday hujjatlar ko'ndalang shtapellanadi.

Tikilgan hujjatlarni qanday tasdiqlash kerak

Mas'ul xodim hujjatlarni tasdiqlashi shart, busiz hujjatlarni tekshirish uchun topshirish yoki saqlashga yuborish mumkin bo'lmaydi. Shu bilan birga, xatolarga yo'l qo'ymaslik kerak, chunki tekshirish paytida ko'plab muammolar paydo bo'lishi mumkin. Shuning uchun, vaqtni o'tkazib yubormaslik yaxshiroqdir.

Muhim! Hujjatlarni imzolagan xodim uning taqdim etilishi va mazmuni uchun to'liq javobgarlikni o'z zimmasiga oladi. Mas'uliyat boshqa xodimga o'tkazilishi mumkin, lekin faqat alohida buyruq mavjud bo'lsa.

Hujjatlarni sertifikatlash

Umuman olganda, hujjatlarning dasturiy ta'minoti qimmatli qog'ozlar uchun yaxshi himoya hisoblanadi va taqdim etilgan barcha hujjatlarning haqiqiyligini tasdiqlaydi. Hujjatlarni topshirishda hujjatlarni qanday qilib to'g'ri raqamlash va bu jarayon qanday sodir bo'lishini aniqlab, siz hujjatlarni qaytarish va ularni qayta tizimlashtirish zarurati haqida tashvishlana olmaysiz.