Hujjatlarni ofis ishlarida, arxivda, soliqqa tortish uchun qanday qilib to'g'ri tikish kerak?

Ko'pgina tadbirkorlar, kotiblar va buxgalterlar, ayniqsa yangi boshlanuvchilar, "Hujjatlarni qanday qilib shtapel qilish kerak?" Bu qiyin bo'lib tuyuladimi? Biroq, hamma narsa juda oddiy emas. Hujjatlar nazorat qiluvchi organlarga topshiriladi yoki arxivda saqlanadi, ya'ni ular barcha me'yor va qoidalarga rioya qilgan holda rasmiylashtirilishi kerak. Keling, ushbu mavzuning nuanslarini batafsil ko'rib chiqaylik.

Hujjatlarni rasmiylashtirish - bu ish yuritish nuqtai nazaridan murakkab jarayon. Bu ish qog'ozlarining proshivkalariga ham tegishli. Siz shunchaki choyshablarni yig'ib, tikib bo'lmaydi. Ko'pincha hujjatlar to'g'ridan-to'g'ri qaytariladi, chunki bog'lovchilar noto'g'ri formatlangan.

Hujjatlarni ofis ishida qanday qilib to'g'ri tikish kerakligini tushunish uchun siz uslubiy tavsiyalar bilan tanishishingiz kerak. Ular Rosarkhiv tomonidan tasdiqlangan (12/23/09).

Hujjatlar nima uchun?

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri yopishtirishni aniqlashdan oldin, keling, aslida nima uchun bu kerakligini muhokama qilaylik. Bu nima uchun qilinganligini hamma ham bilmaydi. Ammo ko'plab tashkilotlar mavjud, ularda hujjatlar faqat to'g'ri, to'g'ri rasmiylashtirilgan shaklda qabul qilinadi. Masalan, arxivga topshirishda, tenderlarda qatnashishda, soliq idorasiga hujjatlarni topshirishda va hokazo.

Shuni ta'kidlashni istardikki, bu borada aniq ko'rsatma yo'q. Biroq, hujjatlarni qayta ishlash tartibini tartibga soluvchi qoidalar mavjud. Agar ularning hajmi bir varaqdan ko'p bo'lsa, mutlaqo barcha qog'ozlar tikilgan bo'lishi kerak, deb ishoniladi. Bu, masalan, yuridik shaxslarning ustavi hujjatlarining nusxalari uchun ham amal qiladi (nusxalarda korxona muhri bo'lmaydi). Bundan tashqari, tikilgan varaqlar arab raqamlari bilan raqamlangan. Ular yuqori o'ng burchakda joylashgan. Hujjatlarni miltillash uchun sizga maxsus iplar kerak bo'ladi - ip, ip, igna. Sahifalar soni haqidagi ma'lumotni o'z ichiga olgan tasdiqlovchi yozuv oxirgi varaqning orqa tomoniga yopishtirilgan bo'lishi kerak. U rahbar tomonidan imzolanadi va korxona muhri talab qilinadi.

Qopqoq dizayni

Hujjatlarni to'g'ri tuzishda siz qopqoqqa g'amxo'rlik qilishingiz kerak. Ko'pincha bu karton. Bundan tashqari, u uzoq muddatli foydalanish uchun mo'ljallangan bo'lishi mumkin, standart (A4 format) va nostandart bo'lishi mumkin.

Qog'ozlarni uzoq muddatli saqlash (yigirma besh yildan ortiq) dastlab kutilgan hollarda qalin kartondan qopqoqlar tayyorlanadi. Va davlat arxiviga topshirish uchun oddiyroq variant ham mos keladi.

Hujjatlar ro'yxati

Hujjatlarni tikishdan oldin, kelajakda uni kashta tikishingiz shart emasligi uchun korpusning o'zida hamma narsani to'g'ri chizishingiz kerak. Axir, unda bitta paket qog'oz emas, balki bir nechta bo'lishi mumkin. Bunday holda, har bir to'plam alohida tikilgan bo'lishi kerak va papka nomi, inventarizatsiya sanasi, barcha varaqlar ro'yxati, to'liq ism haqida aniq ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak. mas'ul shaxs. Tavsifning o'zi raqamlanmagan.

Qanday qilib varaqlar to'g'ri raqamlangan

Varaqlarni to'g'ri raqamlash uchun siz ba'zi qoidalarni bilishingiz kerak:

1. Raqamlar varaqlarga beriladi, lekin sahifalarga emas. Buni eslab qoling.
2. Tavsif raqamlanmagan.
3. Agar qog'ozlar orasida harflar bo'lsa, u holda konvertlar birinchi navbatda raqamlanadi va shundan keyingina har bir varaq navbat bilan raqamlanadi.
4. Varaq raqamlari oddiy qalam bilan yuqori burchakda (yuqori o'ng burchakda) joylashtirilgan. Arab raqamlari ishlatiladi.
5. Agar faylda bir nechta jild bo'lsa, ularning har biri alohida raqamlanadi.
6. Ichkarida o'z raqamlanishi bo'lgan hujjatlar mavjud bo'lsa, ular hali ham umumiy raqamlashdan o'tishlari kerak.
7. Katta formatdagi varaqlar (A2, A3) ochiladi va yuqori burchakda seriya raqami joylashtiriladi. Ular faqat bir uchida o'ralgan.
8. Agar varaqda to'liq yopishtirilgan bo'laklar bo'lsa, unda u faqat bitta raqamga ega va pastki qismida siz yopishtirilgan cheklar va bayonotlarning to'liq ro'yxatini qo'lda yozishingiz kerak.
9. Agar fotosurat, cheklar varaqqa faqat bir tomoni bilan biriktirilgan bo'lsa, unda bu holda ularning har biri o'z raqamiga ega bo'ladi.
10. Diagrammalar, chizmalar va fotosuratlar ham raqamlangan.
11. Bir nechta varaqlardan yopishtirilgan sxemalar va xaritalar bitta raqamga ega, ammo umumiy inventar ularning nechta varaqdan iboratligini ko'rsatadi.

Raqamlash xatolariga ruxsat beriladimi?

Hujjatlarni iplar bilan tikishdan oldin, hamma narsa to'g'ri tuzilganligiga ishonch hosil qilish yaxshiroqdir. Ayniqsa, barcha sahifalarda to'g'ri raqamlar mavjudligini tekshiring. Kichkina xatolar bo'lsa (masalan, varaqalar yo'q) xatlarni raqamlashga ruxsat beriladi, lekin faqat arxiv xodimlarining roziligi bilan. Bu shuni anglatadiki, barcha varaqlar tuzatishlarsiz qoladi va etishmayotganlarga raqam (oldingi varaq) va harf qo'yiladi.

Agar qo'pol xatolarga yo'l qo'yilgan bo'lsa, unda siz ishni butunlay qayta bajarishingiz kerak bo'ladi. Buning uchun noto'g'ri ma'lumotlarni o'chirish uchun oddiy qalam kerak. Ammo qalam ishlatgan bo'lsangiz ham, bu muhim emas. Eski raqamlar chiroyli tarzda chizilgan va ularning yoniga yangilari qo'shiladi. Bunday holda, tasdiq yozuvi ham o'zgaradi. U, albatta, ishdan chetlanmaydi. Faqat yangisini qo'ying.

Hujjatlarni ip bilan qanday tikish mumkin?

Agar siz barcha hujjatlarni tayyorlagan bo'lsangiz va barcha qo'shimchalar to'g'ri ekanligiga ishonchingiz komil bo'lsa, keyingi bosqichga o'tishingiz mumkin. Choyshablar faqat maxsus iplar (ular bank iplari deb ham ataladi) va igna bilan tikiladi. Va ofis ishida hujjatlarni qanday tikish kerak? Keling, buni qanday qilib bosqichma-bosqich amalga oshirishni batafsil ko'rib chiqaylik.

U keyinchalik o'qilishi mumkin bo'lgan tarzda formatlanishi kerak. Shuning uchun, chap tomonda, chetidan bir yarim santimetr masofada, bir-birining tagida uchta teshik teshilgan. O'rta teshik aniq o'rtada bo'lishi kerak, qolgan ikkitasi esa undan uch santimetr bo'lishi kerak.

Agar ish kichik bo'lsa, u holda teshikni zımbadan foydalanish qulayroqdir. Va og'ir hajmlar uchun avlni olish yaxshiroqdir. Ko'pincha birinchi va oxirgi sahifalar buziladi. Shuning uchun, ip o'tadigan teshik joylarida karton chiziqlarni olib, yopishtirish yaxshiroqdir. Hujjatlarni zımbalamadan oldin ipni oldindan tayyorlash yaxshiroqdir. Uni juda uzoq qilmang, chunki u chigallashishi mumkin. Siz uchun yetmish santimetr etarli bo'lishi kerak.

Tushuntirishni soddalashtirish uchun keling, teshiklarni raqamlaymiz. Eng yuqori qismi 1-raqam, markaziy - 2 va pastki - 3 bo'lsin. Shunday qilib, biz ignani 2-teshikdan tortib, korpusning orqa qismidan tikishni boshlaymiz (ipning bir uchi papka orqasida qoladi). old tomonga, keyin biz ignani 1-teshikdan o'tkazamiz, yana ipni qarama-qarshi tomonga tortamiz. Ipning bo'sh uchi va igna jildning orqasida joylashganida, uchinchi teshik orqali siz yana old tomonga, so'ngra 2-teshik orqali orqaga o'tishingiz kerak. Hujjatlarni arxivga qanday qilib birlashtirish haqida.

Ish, ular aytganidek, tugadi. Qog'ozlar tikilgan. Endi siz ipni tugunga (orqa tomonda) bog'lashingiz kerak. Tugun oxirgi sahifaga mahkam o'rnatilishi uchun etarlicha qattiq bo'lishi kerak, chunki u elim bilan ekilgan tasdiqlash yozuvi bilan mahkamlanishi kerak. Ipning uchlari yopishtirilgan qog'oz ostidan erkin osilib turishi kerak.

Biz hujjatlarni imzo bilan tasdiqlaymiz

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri tikish kerakligi aniqlanganga o'xshaydi. Endi arizani imzo bilan tasdiqlash qoladi. Aytgancha, uni ishonchli deb atashadi. U alohida varaqda amalga oshiriladi va oxirgi sahifaning orqa tomoniga yopishtiriladi. Eslatmada xususiyatlarni ko'rsatuvchi tikilgan qog'ozlar soni to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak (ehtimol, bu sertifikatlar, fotosuratlar, chizmalar, chizmalar mavjudligi).

Sertifikatlash to'g'risidagi eslatma bevosita direktor yoki uning o'rinbosari tomonidan imzolanadi, u o'z lavozimini ko'rsatadi. Eslatmaning o'zi biz korpusni bog'lagan ipga ehtiyotkorlik bilan yopishtirilgan. Uning ustiga korxona muhri qo'yilgan. Ammo bitta ogohlantirish bor. Muhrning izi qisman eslatmada, qisman esa ishning o'zida bo'lishi kerak. Bu juda muhim nuqta. Va eslash kerak.

Hujjatlarni qanday qilib tikish kerakligini bosqichma-bosqich ko'rib chiqdik. Maqolada keltirilgan fotosuratlar jarayonni yanada aniqroq namoyish etadi.

Soliq uchun hujjatlarni tayyorlashda farqlar bormi?

Soliq solish maqsadida hujjatlarni rasmiylashtirishga alohida e’tibor qaratmoqchi ekanligimiz bejiz emas. Nuanslar va xususiyatlarni bilish sizga ba'zi muammolardan, xususan, nazorat qiluvchi shaxslar tomonidan nitpiklanishdan qochish imkonini beradi. Bu masalada beparvolik keraksiz da'volarni keltirib chiqarishi mumkin.

Ishlarning noto'g'ri ijro etilishi sababli qaytarilgan holatlar ko'p. Rossiya Federatsiyasi Moliya vazirligi tomonidan tikilgan hujjatlarni, shuningdek ularning qog'oz ko'rinishidagi nusxalarini taqdim etishning to'g'riligi to'g'risida maxsus tushuntirish (2015 yil 29 oktyabrdagi 03-02-sonli xat) bejiz emas edi.

Sizga shuni eslatib o'tmoqchimanki, tekshirishlar davomida soliq organi tasdiqlanishi kerak bo'lgan qog'oz shaklidagi hujjatlar nusxalarini talab qilishga haqlidir. Moliya vazirligining tushuntirishicha, nusxa asl nusxani to'liq takrorlaydigan nusxadir. Faqat qog'ozga yuridik kuch beradigan barcha tafsilotlarni o'z ichiga olgan versiya tasdiqlangan hisoblanadi. Shu bilan birga, bo'lim hujjatlarni va ularning nusxalarini to'g'ri shtapellash bo'yicha tavsiyalar beradi. Hatto fotonusxalari ham topshiriladi. Va ular boshqa shaklda qabul qilinmaydi.

Hujjatlarni soliqqa qanday tikish kerak?

Bog'lovchi juda katta bo'lmasligi kerak, bir yuz ellik varaqdan oshmasligi kerak deb taxmin qilinadi. Varaqlarni raqamlash faqat birinchisidan boshlab arab raqamlarida (qattiq) talab qilinadi. Barcha varaqlar maxsus ip bilan ikki yoki to'rtta ponksiyonda tikiladi. Ushbu ipning uchlari oxirgi sahifaning orqa tomoniga cho'zilgan va u erda kuchli tugun bilan bog'langan bo'lishi kerak.

Tavsiyalar nafaqat hujjatlarni shtapel qilish, balki orqa tarafdagi qog'oz stikerni qanday tartibga solish bo'yicha ham berilgan. U proshivka joyini va tugunning o'zini qoplashi kerak. Stikerning o'lchamlari qirq-ellik millimetrdan oshmaydi. Unda raqamlangan sahifalar sonini ko'rsatuvchi tasdiqlangan imzo mavjud. Bularning barchasi tashkilot rahbari yoki bunday vakolatga ega bo'lgan boshqa vakil tomonidan imzolanadi. Keyinchalik, korxona muhri qo'yiladi - shunda u stiker va imzoni to'liq nomi bilan oladi. hujjatlarni tasdiqlagan shaxs.

Ofis fayllarni topshirishda asl nusxalarning va ularning nusxalarining saqlanishi va yaxlitligi ta'minlanishi kerakligini aniq ta'kidlaydi. Tikilgan hujjatlar soliq idorasiga qo'shimcha xat bilan taqdim etiladi. U arizalarni topshirish uchun asoslarni, ularning soni, ularning har biridagi varaqlar sonini ko'rsatadi.

Keyingi so'z o'rniga

Bizning maqolamizda biz hujjatlarni arxivga qanday qilib to'g'ri joylashtirish, soliqqa tortish uchun yoki shunchaki ofis ishlarida gaplashdik. Bu borada juda ko'p tortishuvlar mavjud, chunki yagona standart yo'q. Ammo, agar gazetalar va hujjatlarni ma'lum vaqt davomida ofisda saqlash uchun topshirish qiyin bo'lmasa, muammolarni oldini olish uchun ularni tartibga soluvchi organlarga topshirish uchun hujjatlarni rasmiylashtirish va rasmiylashtirish barcha mas'uliyat bilan qabul qilinishi kerak. Umuman olganda, hujjatlarni topshirish biznes hujjatlarini saqlashning eng ishonchli usuli hisoblanadi, chunki ularni o'zgartirish yoki soxtalashtirish qiyinroq. Umid qilamizki, bizning ma'lumotlarimiz siz uchun foydali bo'ladi.