จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ - พื้นฐาน ประเภท คุณสมบัติ กฎเกณฑ์ในการทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ การจำแนกประเภทของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ เนื้อหาของจดหมายโต้ตอบสามารถ

CORRESPONDENCE Correspondence เป็นชื่อทั่วไปของเอกสารที่มีเนื้อหาต่างๆ ที่ใช้เป็นเครื่องมือในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างรวดเร็วระหว่างองค์กร การติดต่อทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในกลุ่มสารคดีของสถาบันต่างๆ เนื่องจากเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างองค์กร การโต้ตอบจึงกินพื้นที่ประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก 1

ชนิด จดหมายทางธุรกิจและชื่อของพวกเขา (จดหมาย, โทรเลข, เทเล็กซ์, โทรสาร (แฟกซ์), ข้อความโทรศัพท์) จะถูกกำหนดโดยวิธีการส่งข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก - การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การติดต่อทางจดหมายนั้นแตกต่างกันไปตามประเภทต่างๆ: จากจดหมายและโทรเลขที่มีลักษณะเป็นบรรทัดฐาน เจ้าหน้าที่รัฐบาลก่อนการอุทธรณ์ของประชาชนและการสมัครมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ข้อเรียกร้อง การชี้แจง การยืนยัน การร้องขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ 2

จดหมายบริการเป็นชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ ซึ่งมีความโดดเด่นด้วยวิธีพิเศษในการส่งข้อความ - ส่งทางไปรษณีย์ 3

ตามกฎแล้วควรเขียนจดหมายในกรณีที่วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่ใช่เอกสารเป็นไปไม่ได้หรือยาก (คำอธิบายด้วยวาจาคำแนะนำ: ส่วนตัวหรือทางโทรศัพท์ ฯลฯ ) หากจำเป็นต้องส่งข้อมูลอย่างเร่งด่วน โทรเลข ข้อความโทรศัพท์ ฯลฯ จะถูกร่างขึ้นในสำนักงาน 1. จดหมายร้องขอ (คำร้องขอ ข้อเรียกร้อง ข้อเสนอเพื่อให้ข้อมูลหรือดำเนินการ) 2. จดหมายตอบกลับ (ข้อมูลที่ร้องขอ ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำ การปฏิเสธข้อมูล และการโต้ตอบ) 3. จดหมายปะหน้า (แนบเอกสารที่ไม่มีที่อยู่หรือเป็น วัตถุวัสดุ). 4

ขอแนะนำให้เตรียมจดหมายในประเด็นเดียว หากคุณต้องการติดต่อองค์กรพร้อมกันในประเด็นต่างๆ หลายประการ ขอแนะนำให้เขียนจดหมายแยกกันสำหรับแต่ละประเด็น จดหมายอาจเกี่ยวข้องกับหลายประเด็นหากเกี่ยวข้องกันและจะได้รับการพิจารณาในหน่วยโครงสร้างเดียวขององค์กรของผู้รับ ข้อความในจดหมายอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษรและเนื้อหา ตัวอักษรธรรมดาประกอบด้วยสองส่วน: บทนำและบทสรุป ตัวอักษรที่ซับซ้อนเชิงองค์ประกอบประกอบด้วยส่วนที่จำเป็นดังต่อไปนี้: บทนำ ส่วนหลัก (หลักฐาน) และบทสรุป 6

บทนำให้เหตุผลสำหรับคำถาม: เหตุผลของคำถามหรือคำถาม เรื่องสั้น- หากเหตุผลในการเขียนจดหมายเป็นเอกสารใด ๆ จะมีการระบุลิงก์ไปยังจดหมายนั้น ส่วนหลัก (หลักฐาน) กำหนดสาระสำคัญของปัญหา แสดงหลักฐาน หรือการโต้แย้ง ส่วนหลักจะต้องน่าเชื่อถือเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องของแนวทางแก้ไขที่เสนอ บทสรุประบุจุดประสงค์หลักของจดหมาย ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมาย สิ่งที่ผู้เขียนต้องการเน้นความสนใจ มีการใช้แผนการก่อสร้างอื่น ๆ ซึ่งอาจขาดองค์ประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งหรือลำดับการจัดเรียงอาจแตกต่างกัน 7

มาตรฐาน จดหมายธุรกิจมีโครงสร้างดังต่อไปนี้ คำอุทธรณ์ คำนำ ข้อความหลัก บทสรุป ลายเซ็น ปลงท้าย ภาคผนวก 8

Postscript (lat. post scriptum - "หลังเขียน") เป็นตัวลงท้ายของจดหมายที่กรอกและลงนามแล้ว โดยปกติจะแสดงด้วยตัวย่อภาษาละติน "P" ส." ใช้ตัวย่อ "P" ด้วย ป.ล. "(lat. post scriptum) หรือ "P. S. S. "(lat. post sub scriptum) สำหรับคำลงท้ายที่สร้างขึ้นหลังคำลงท้าย 9

จดหมายธุรกิจมีความสำคัญทางกฎหมาย ดังนั้นรูปแบบจึงต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการ ข้อความในจดหมายไม่ควรมีการตีความหลายครั้ง ข้อกำหนดทั่วไปข้อความในจดหมายธุรกิจ: ความกระชับ ความชัดเจน และความถูกต้องของการนำเสนอ ข้อความจะต้องนำเสนออย่างถูกต้องตามกฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนในปัจจุบันในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ในความเป็นจริงภาษาของเอกสารราชการเป็นชุดของถ้อยคำที่เบื่อหู, ถ้อยคำที่เบื่อหู, มาตรฐานที่มีลักษณะเป็นเอกภาพ ใน จดหมายอย่างเป็นทางการมีความจำเป็นต้องระบุสาระสำคัญของเรื่องอย่างชัดเจนและรัดกุมโดยรักษาน้ำเสียงที่เป็นกลาง 10

ข้อความของตัวอักษรธรรมดาไม่ควรเกินหนึ่งหรือสองหน้าพิมพ์ดีด ตัวอักษรที่ซับซ้อนสามารถมีข้อความได้สูงสุดห้าหน้า แบบฟอร์มการนำเสนอข้อความต่อไปนี้ใช้ในตัวอักษร: พหูพจน์คนแรก (“กรุณาส่ง”, “เราส่งเพื่อการพิจารณา”); ในบุรุษที่ 1 เอกพจน์ (“ฉันเห็นว่าจำเป็น”, “โปรดเน้น”); จากบุคคลที่สามเอกพจน์ (“กระทรวงไม่คัดค้าน”, “VNIIDAD พิจารณาว่าเป็นไปได้”) ในการติดต่อทางธุรกิจ รูปแบบการนำเสนอข้อความที่เป็นที่ยอมรับคือการใช้บุรุษที่หนึ่งเป็นพหูพจน์ (เราถาม แจ้ง ชี้นำ เตือน ส่ง ฯลฯ) เนื่องจากเจ้าหน้าที่ผู้ลงนามในจดหมายพูดในนามขององค์กร สิบเอ็ด

การนำเสนอข้อความของจดหมายในเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง (ฉันถาม, เสนอ, โดยตรง ฯลฯ ) เป็นไปได้ในสองกรณี: จดหมายถูกวาดบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ; จดหมายเป็นความลับหรือมีที่อยู่ส่วนตัวถึงผู้รับ จดหมายที่วาดในรูปแบบ A4 จะต้องมีชื่อเรื่องของข้อความที่ตอบคำถาม "เกี่ยวกับอะไร": "ในการละเมิดภาระผูกพันตามสัญญา" "ในการให้ความช่วยเหลือทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค" ในรูปแบบ ก 5 หัวข้อไม่อาจระบุได้ 12

จดหมายได้รับการรับรองโดยผู้เขียน หัวหน้าแผนกของผู้เขียน และหากจำเป็น รับรองโดยหัวหน้าผู้มีส่วนได้เสีย การแบ่งส่วนโครงสร้างตลอดจนรองหัวหน้าองค์กรที่กำกับดูแลทิศทางหากจดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จดหมายรับรองสำเนาที่สองที่ยังคงอยู่ในองค์กร จดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ของเขาในความสามารถที่มอบให้เขา เช่นเดียวกับหัวหน้าแผนกโครงสร้างอิสระ หากพวกเขาได้รับสิทธิ์นี้ 13

จดหมายจะต้องมีบันทึกเกี่ยวกับผู้ดำเนินการซึ่งติดอยู่ที่ด้านล่างของแผ่นงานซึ่งลงนามโดยผู้จัดการ ไม่อนุญาตให้ทำการแก้ไขหรือเพิ่มเติมใดๆ ในจดหมายที่ลงนามแล้ว วันที่ของจดหมายคือวันที่ลงนาม 14

รายละเอียดที่จำเป็นในจดหมาย ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลความเป็นมาเกี่ยวกับองค์กร รหัสขององค์กร สถานะหลัก ทะเบียนเลขที่(OGRN) นิติบุคคล, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ เลขทะเบียน ลิงค์เลขทะเบียนและวันที่ ผู้รับ ชื่อหัวเรื่อง (เมื่อเขียนจดหมายในรูปแบบ A 4) ข้อความ ลายเซ็น หมายเหตุเกี่ยวกับผู้จัดการมรดก ใน จดหมายปะหน้า– หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของเอกสารแนบในหนังสือค้ำประกัน – ตราประทับ 15

หนังสือร้องขอคือจดหมายอย่างเป็นทางการที่ส่งไปเพื่อรับข้อมูลหรือเอกสารอย่างเป็นทางการ ข้อความในจดหมายร้องขอมีเหตุผลสำหรับความจำเป็นในการให้ข้อมูลหรือเอกสารและคำชี้แจงที่แท้จริงของคำขอ เหตุผลอาจมีการอ้างอิงถึงกฎหมายและอื่น ๆ กฎระเบียบเอกสารองค์กรและกฎหมายเนื่องจากองค์กรไม่มีสิทธิ์ขอข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงาน จดหมายร้องขอมักจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตอย่างเป็นทางการ 16

จดหมายร้องขอต้องมีจดหมายตอบกลับ จดหมายขอเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดบังคับของจดหมายร้องขอ ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ผู้รับ ชื่อเรื่องของข้อความ (หากวาดตัวอักษรในรูปแบบ A 4) ลายเซ็น หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 17

จดหมายร้องขอเป็นจดหมายบริการที่มีวัตถุประสงค์เพื่อรับข้อมูล บริการ สินค้า ที่จำเป็นสำหรับองค์กรออโต้อาร์ยู สถานการณ์การจัดการจำนวนมากทำให้เกิดการร่างหนังสือร้องขอ หนังสือร้องขอจะต้องมีเหตุผลสำหรับการร้องขอและคำชี้แจงของการร้องขอนั้นเอง การให้เหตุผลต้องอยู่ก่อนคำแถลงคำขอ การให้เหตุผลอาจขาดหายไปในกรณีที่คำขอนั้นชัดเจน โดยมีลักษณะโดยทั่วไป และหากการดำเนินการที่ประกอบขึ้นเป็นคำขอนั้นเป็นความรับผิดชอบขององค์กร หน่วยงาน หรือเจ้าหน้าที่ 19

คำขอระบุโดยใช้คำกริยา “ถาม”: “เราขอให้คุณดำเนินการ...”, “เราขอให้คุณจัดเตรียม...”, “เราขอให้คุณแจ้ง...” ฯลฯ คำขอสามารถ จัดทำขึ้นโดยไม่มีคำกริยา "ถาม" เช่น "เราหวังว่าจะมีการแก้ไขปัญหาในเชิงบวก ... " "เราหวังว่าคุณจะพิจารณาว่าเป็นไปได้ที่จะพิจารณาคำอุทธรณ์ของเรา" เป็นต้น จดหมายฉบับหนึ่งอาจมีหลายฉบับ คำขอ ในกรณีนี้จะใช้วลีภาษาต่อไปนี้: "เรายังขอให้คุณพิจารณา (จัดหา ความประพฤติ...)" "ในเวลาเดียวกันเราขอให้คุณ..." จดหมายขอเขียนไว้บนหัวจดหมาย 20

รายละเอียดบังคับของจดหมายร้องขอ ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ผู้รับ ชื่อเรื่องของข้อความ (หากวาดตัวอักษรในรูปแบบ A 4) ลายเซ็น หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 21

จดหมายตอบกลับคือจดหมายอย่างเป็นทางการที่จัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อจดหมายร้องขอหรือจดหมายสอบถาม คำตอบอาจเป็นค่าบวกหรือลบก็ได้ (จดหมายปฏิเสธ) เมื่อเขียนจดหมายตอบกลับจะต้องปฏิบัติตามหลักการของความเท่าเทียมทางภาษา: ในข้อความของจดหมายตอบกลับควรใช้สำนวนภาษาและคำศัพท์เดียวกันกับที่ผู้เขียนใช้ จดหมายริเริ่มโดยมีเงื่อนไขว่าหนังสือร้องขอจะต้องเขียนให้ถูกต้องตามภาษา คุณไม่ควรใส่ลิงก์ไปยังจดหมายที่ได้รับในข้อความของจดหมายตอบกลับ (“ถึงจดหมายของคุณลงวันที่ _____________. . . “) หากต้องการเชื่อมโยงไปยังจดหมายที่ได้รับ รายละเอียดแบบฟอร์มจะรวม "ลิงก์ไปยังวันที่และหมายเลขของเอกสารที่ได้รับ" ซึ่งมีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายริเริ่ม 24

คำตอบเชิงลบจะต้องมีเหตุผล คุณไม่สามารถปฏิเสธคำขอโดยไม่มีคำอธิบายได้ ดังนั้นจึงแนะนำให้เริ่มจดหมายปฏิเสธโดยให้เหตุผลในการปฏิเสธ: "เกี่ยวข้องกับ +" จดหมายตอบรับจะเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายตอบกลับ ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ลิงก์ ไปยังหมายเลขลงทะเบียนและวันที่, ผู้รับ, ชื่อเรื่องของข้อความ (เมื่อเขียนจดหมายในรูปแบบ A4), ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง 25

หนังสือค้ำประกันคือจดหมายบริการที่มีภาระผูกพันหรือคำยืนยัน หนังสือค้ำประกันจ่าหน้าถึงองค์กรต่างๆ สามารถรับประกันการชำระเงินสำหรับงาน ผลิตภัณฑ์ บริการ ค่าเช่า คุณภาพและระยะเวลาของงาน ฯลฯ ข้อความในหนังสือค้ำประกันประกอบด้วยคำขอที่ส่งถึงผู้สื่อข่าวและมีสูตรสำคัญทางกฎหมาย: “เรารับประกันการชำระเงิน (การให้บริการ) ฯลฯ)” วลีนี้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญทางกฎหมายของข้อความ หากจดหมายรับประกันการชำระเงิน ผู้เขียนจะแจ้งให้เขาทราบ รายละเอียดธนาคาร. 2 27

หนังสือค้ำประกันจะต้องลงนามโดยบุคคลสองคนเสมอ: หัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หนังสือค้ำประกันยังได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กร หนังสือค้ำประกันเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดบังคับของหนังสือค้ำประกัน ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขทะเบียน ผู้รับ , ชื่อเรื่องของข้อความ (เมื่อวาดตัวอักษรบนหัวจดหมายรูปแบบ A 4), ลายเซ็นต์, ประทับตรา, หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 28

การเรียกร้องอาจทำได้เกี่ยวกับ: คุณภาพของสินค้า หากไม่สอดคล้องกับคุณภาพที่ระบุไว้ในสัญญา รวมถึงการไม่ปฏิบัติตามความครบถ้วนสมบูรณ์ของสินค้าและการแบ่งประเภท ปริมาณของสินค้าหากไม่ตรงกับที่ระบุไว้ในสัญญาหรือในเอกสารการขนส่ง กำหนดเวลาการส่งมอบหากถูกละเมิด การบรรจุและการติดฉลากสินค้า เช่น การบรรจุหีบห่อที่ไม่เหมาะสมหรือการติดฉลากไม่ถูกต้องทำให้สินค้าเสียหาย การละเมิดกำหนดเวลาการชำระเงินและฝ่ายอื่น ๆ ในการชำระหนี้ร่วมกัน เงื่อนไขอื่น ๆ ของสัญญา 31

จดหมายร้องเรียนเป็นเอกสารซึ่งเป็นจดหมายเชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการเรียกร้องที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ดำเนินการ เอกสารนี้ไม่มีรูปแบบรวมที่จัดตั้งขึ้นโดยสหพันธรัฐรัสเซีย ในการนี้การเรียกร้องจะทำเป็นลายลักษณ์อักษรบนหัวจดหมายของบริษัทหรือกระดาษมาตรฐานรูปแบบ A4 ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไรก็ตาม หนังสือเรียกร้องจะต้องมีรายละเอียดและข้อมูลที่จำเป็น: 32

โดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา หนังสือเรียกร้องจะต้องมีรายละเอียดและข้อมูลที่จำเป็น: 1. มุ่งหน้าไปยังข้อความซึ่งแสดงลิงก์ไปยังข้อตกลงที่ร่างหนังสือเรียกร้องนี้จัดทำขึ้น 2. ชื่อเต็มขององค์กรตาม เอกสารประกอบที่ได้ส่งหนังสือเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนไป 3. ที่อยู่ที่แน่นอนขององค์กร 4. พื้นฐานในการร่างข้อเรียกร้องนี้ (ลิงก์ไปที่ เอกสารราชการเช่นสัญญาจัดหาหรือ หนังสือค้ำประกัน- 5. หัวข้อของการเรียกร้อง เช่น สิ่งที่ถูกละเมิด (คุณภาพ เงื่อนไขการจัดส่ง การส่งมอบสินค้าสั้น ฯลฯ) 6. หลักฐานการละเมิด (ลิงก์ไปยังเอกสารประกอบ) 33

7. รายการข้อกำหนดเฉพาะที่เสนอโดยผู้เขียนจดหมายเรียกร้อง สิ่งเหล่านี้มักรวมถึง: การเปลี่ยนสินค้าที่เสียหายหรือชำรุด; ลดราคาสินค้า ( มูลค่าของเงินตราการลดราคาจะต้องได้รับความเห็นชอบจากทั้งสองฝ่าย) การชดเชยความเสียหายโดยตรง การบอกเลิกสัญญา ฯลฯ 34

เมื่อนำเสนอหลักฐานความถูกต้องของการเรียกร้อง ขอแนะนำไม่เพียงแต่เพื่อระบุภาระผูกพันเฉพาะของสัญญาที่ถูกละเมิด แต่ยังรวมถึงการอ้างอิงถึงบรรทัดฐานทางกฎหมายที่อาจเป็นพื้นฐานสำหรับการนำเสนอข้อกำหนดบางประการ หากผู้เรียกร้องเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากฝ่ายที่มีความผิดสำหรับความเสียหายหรือการคืนเงินจำนวนหนึ่ง การเรียกร้องจะต้องมีการคำนวณการเรียกร้องด้วย (หากการคำนวณมีความซับซ้อนเพียงพอ สามารถรวมไว้เป็นภาคผนวกของการเรียกร้องได้) จากข้อความที่ร้องเรียนควรมีความชัดเจนว่าใครต้องการทำไมและอะไร 35

หากมีการเรียกร้องเกี่ยวกับปริมาณสินค้า ผู้ขายอาจขอให้จัดส่งสินค้าที่สูญหายเพิ่มเติมหรือคืนเงินค่าสินค้าที่ยังไม่ได้ส่งมอบ หากการร้องเรียนเกี่ยวข้องกับคุณภาพของสินค้าผู้ซื้ออาจเรียกร้องให้กำจัดข้อบกพร่องในสินค้าหรือลดราคาจากต้นทุนของสินค้า ผู้ซื้ออาจเสนอให้ผู้ขายกำจัดข้อบกพร่องในสินค้าด้วยตนเอง แต่ในกรณีนี้ผู้ขายจะต้องจ่ายค่าซ่อมแซมให้กับผู้ซื้อ ตามกฎแล้วข้อบกพร่องเล็กน้อยจะถูกกำจัดโดยผู้ซื้อเอง แต่เป็นค่าใช้จ่ายของผู้ขายซึ่งจะชดใช้ค่าซ่อม ผู้ขายจะคืนเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการส่งคืนผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องหรือการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์อื่น 36

หากการเรียกร้องนั้นสมเหตุสมผล ผู้ขายจะถูกบังคับให้: เปลี่ยนสินค้าที่ชำรุดด้วยสินค้าใหม่ จัดหาสินค้าที่ขาดหายไป จัดทำส่วนลดเปอร์เซ็นต์จากต้นทุนของผลิตภัณฑ์ จ่ายค่าปรับ การเรียกร้องจะต้องอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง อาจรุนแรง แต่ไม่ควรหยาบคาย การเรียกร้องอาจมีคำเตือนเกี่ยวกับการติดต่อในภายหลังทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความตั้งใจของผู้ซื้อ ศาลอนุญาโตตุลาการเพื่อปกป้องสิทธิของตนหากผู้ขายไม่ปฏิบัติตามข้อเรียกร้อง 37

การตอบสนองต่อหนังสือเรียกร้องสิทธิ์ ตามกฎแล้วระยะเวลาในการตอบกลับการเรียกร้องหลังจากได้รับสัญญาถูกกำหนดไว้ในสัญญา (เช่น 10 วัน 30 วัน) ในช่วงเวลานี้ ผู้ขาย (ผู้จัดส่ง) มีหน้าที่พิจารณาข้อเรียกร้องและตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษร หากไม่ได้รับการตอบกลับข้อเรียกร้องจะถือว่าข้อเรียกร้องได้รับการยอมรับแล้วและผู้ซื้อมีสิทธิยื่นคำร้องต่อศาลอนุญาโตตุลาการโดยมีข้อเรียกร้องในการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายจากบัญชีของผู้ขาย การตอบสนองต่อข้อเรียกร้องจะถูกส่งไปยังผู้ซื้อสินค้า (บริการ) โดยทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือทางโทรเลข (เทเล็กซ์) ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในสัญญาผู้ขายจะต้องแจ้งให้คู่สัญญาทราบเกี่ยวกับการปฏิเสธการเรียกร้องหรือการยอมรับเพื่อประกอบการพิจารณา 38

จดหมายระหว่างประเทศ จดหมายธุรกิจระหว่างประเทศมีโครงสร้างที่ชัดเจน ชุดรายละเอียดเฉพาะ และตำแหน่งที่มั่นคงของจดหมายแต่ละฉบับ จดหมาย บริษัทต่างประเทศพิมพ์บนหัวจดหมายโดยมีระยะขอบ 1 นิ้ว (2.54 มม.) ที่มุมซ้ายบนหรือตรงกลางด้านบนของแผ่นงานมีโลโก้และชื่อบริษัท (อุปกรณ์ประกอบฉาก 1) หากบริษัทไม่ค่อยมีใครรู้จักและไม่ทราบชื่อที่ชัดเจน โปรไฟล์ของกิจกรรมอาจถูกระบุ เช่น "การเช่าเหมาลำเรือ" "องค์กรทัวร์" "การขายอสังหาริมทรัพย์" "การพัฒนาทางวิทยาศาสตร์ ” ฯลฯ 41

ภายใต้ชื่อของบริษัทหรือในช่องด้านล่างของแผ่นงาน ให้ระบุที่อยู่สำนักงานซึ่งประกอบด้วยที่อยู่ทางไปรษณีย์และโทรเลข หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของสำนักงานตัวแทนของบริษัทและสาขา จำนวน ใบอนุญาตประกาศหรือจดทะเบียน (รายละเอียด 2) รายละเอียดภายหลังทั้งหมดของจดหมายจะถูกพิมพ์จากขอบด้านซ้าย การอ้างอิงเอกสาร (หมายเลข) (รายละเอียด 3) อาจเป็นดิจิทัล ตัวอักษร หรือตัวเลข เช่น: อ้างอิง: 101; Ref: MS หากจดหมายเป็นการตอบกลับ คุณลักษณะ 3 จะระบุหมายเลขขาออกของจดหมายริเริ่ม เช่น: การอ้างอิงของคุณ 12 42

วันที่ (แอตทริบิวต์ 4) จะถูกระบุในลักษณะตัวอักษรและตัวเลข เช่น 17 สิงหาคม 2546 สามารถวางวันที่ไว้ที่ขอบของระยะขอบซ้ายหรือขวาของเอกสาร ที่อยู่ของผู้รับ (รายละเอียด 5) ประกอบด้วย ทีละบรรทัด ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ชื่อ บริษัท; เลขที่บ้านและถนน เมือง, เขตไปรษณีย์ (รหัสไปรษณีย์); ประเทศ. 43

ที่อยู่เกริ่นนำ (ข้อเสนอ 6) จะเขียนขึ้นบรรทัดใหม่ โดยเว้นระยะห่างระหว่างบรรทัดสี่บรรทัดจากที่อยู่ จดหมายธุรกิจเริ่มต้นด้วยคำว่า “เรียน” - - - ชื่อของจดหมาย (รายละเอียด 7) ระบุไว้หลังที่อยู่เกริ่นนำ ชื่อเรื่องถูกกำหนด: RE: - ตัวย่อของคำว่า "เกี่ยวกับ" (ค่อนข้าง); ในเรื่อง: - ตัวย่อของการรวมกัน "ในเรื่อง" (เกี่ยวกับ); หัวเรื่อง - (หัวเรื่อง, หัวข้อ, คำถาม); ชื่อเรื่องถูกขีดเส้นใต้ ชื่อนี้เป็นทางเลือกที่จำเป็น แต่เป็นการบ่งชี้ว่าเป็นกฎเกณฑ์ของมารยาทที่ดี ชื่อเรื่องปรากฏในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการเป็นหลัก ปัญหาทางกฎหมาย. 44

ข้อความ (ข้อเสนอ 8) สามารถพิมพ์ได้จากขอบของระยะขอบด้านซ้าย ( รุ่นที่ทันสมัย) และให้จุดเริ่มต้นของแต่ละย่อหน้าเยื้องจากเส้นสีแดง (เวอร์ชันคลาสสิก) ตามกฎแล้วย่อหน้าจะถูกแยกออกจากกันด้วยการเว้นวรรคบรรทัดเพิ่มเติม ซึ่งทำให้เนื้อหาของจดหมายง่ายต่อการรับรู้ นอกจากนี้ ประโยคหลักของตัวอักษรสามารถเน้นด้วยแบบอักษร ขีดเส้นใต้ ฯลฯ การเว้นวรรคสองบรรทัดหลังข้อความในตัวอักษรบ่งบอกถึง "สูตรความสุภาพขั้นสุดท้าย" (ข้อเสนอที่ 9) 45

หลังจาก "สูตรสุดท้ายของความสุภาพ" จะมีการเว้นวรรคอย่างน้อยห้าบรรทัดสำหรับลายเซ็นส่วนตัวของผู้เขียนจดหมาย (อุปกรณ์ประกอบฉาก 10) ด้านล่างลายเซ็นระบุการถอดรหัส: ชื่อและนามสกุลในบรรทัดถัดไปตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร ตำแหน่งจะไม่ถูกระบุหากจดหมายลงนามโดยหัวหน้าบริษัท หากมีเอกสารแนบในจดหมาย (แอตทริบิวต์ 11) จะมีการระบุไว้ดังต่อไปนี้: สิ่งที่ส่งมาด้วย (ภาคผนวก): หมายเลขคำสั่งซื้อ 34 เมื่อส่งสำเนาจดหมาย ("สำเนาคาร์บอน") ไปยังผู้รับหลายคนให้ระบุชื่อของบุคคล หรือบริษัทที่พวกเขาถูกส่งไป (คุณสมบัติ 12) 46

จดหมายคำสั่ง จดหมายคำสั่ง (คำสั่ง) เป็นจดหมายบริการที่ผู้รับได้รับแจ้งข้อมูลที่มีลักษณะเป็นทางการ จดหมายแจ้งข้อมูลมักมีลักษณะเป็นมาตรฐานและส่งโดยหน่วยงานและฝ่ายบริหาร ระดับที่แตกต่างกันองค์กรรองหรือองค์กรบางประเภท จดหมายข้อมูลอาจอ้างอิงบทบัญญัติบางประการของกฎหมายและข้อบังคับอื่น ๆ แบบคำต่อคำ เอกสารทางกฎหมายอาจมีคำแนะนำและข้อเสนอแนะ 49

จดหมายข้อมูลอาจมีไฟล์แนบ ความยาวของจดหมายข่าวมีตั้งแต่หนึ่งย่อหน้าไปจนถึงหลายหน้า โดยปกติ, จดหมายข่าวลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จดหมายแจ้งข้อมูลถูกเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดที่จำเป็นในจดหมายข้อมูล ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสขององค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน วันที่ หมายเลขจดทะเบียน , ผู้รับ, ชื่อเรื่องของข้อความ (เมื่อเตรียมตัวอักษรในรูปแบบ A หัวจดหมาย 4), ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ดำเนินการ 50

เมื่อสรุปสัญญากับพันธมิตรต่างประเทศ จะใช้เล็ตเตอร์ออฟเครดิตซึ่งผู้ขายขอให้จัดทำหนังสือค้ำประกันจากธนาคารของผู้ซื้อพร้อมหมายเลขบัญชีสกุลเงินต่างประเทศและการค้ำประกันของธนาคารในการชำระเงินโดยผู้ซื้อสำหรับสินค้าหรือบริการ จดหมายปะหน้าจะถูกวาดขึ้นเมื่อเอกสารหลักที่ส่งไปยังผู้รับต้องมีคำอธิบายเพิ่มเติม จดหมายปะหน้าระบุวัตถุประสงค์ในการจัดส่งเอกสารหลัก สิ่งที่ต้องทำ และภายในกรอบเวลาใด หากจดหมายปะหน้าไม่มีความหมายก็ไม่ควรเขียนขึ้นเพราะในกรณีนี้จะกลายเป็นพิธีการที่ไม่จำเป็น 52

การติดต่อทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในกลุ่มสารคดีของสถาบันต่างๆ เป็นการเชื่อมโยงกับ องค์กรภายนอกถือเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่จำเป็นในการดำเนินการใดๆ กิจกรรมผู้ประกอบการ- การโต้ตอบใช้เวลาประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย โทรเลข โทรสาร โทรสาร ข้อความโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการส่งข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายโต้ตอบแบ่งออกเป็นหลายประเภท: ตั้งแต่จดหมายเชิงบรรทัดฐานและโทรเลขจากหน่วยงานของรัฐไปจนถึงคำอุทธรณ์ของประชาชนและแอปพลิเคชันมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

เมื่อดำเนินการโต้ตอบคุณต้องปฏิบัติตาม ข้อกำหนดต่อไปนี้:

- จดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาภายในกรอบความสามารถที่มอบให้เขา
- ตัวอักษรจะต้องเขียนอย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่มีจุดบกพร่องหรือการแก้ไขร้ายแรง
- ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร จดหมายจะต้องนำเสนอด้วยภาษาธุรกิจที่สงบ สม่ำเสมอ เป็นทางการ มีข้อโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง สมบูรณ์และชัดเจนในลักษณะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ
- มีข้อมูลที่เป็นกลางเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่นำเสนอ และหากจำเป็น ก็มีคำอธิบายและเนื้อหาเสริม

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางจดหมายควรใช้เฉพาะในกรณีที่การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นด้วยวิธีอื่นยากหรือเป็นไปไม่ได้เท่านั้น ( การสนทนาทางโทรศัพท์, การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

จดหมายธุรกิจเป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง จะมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายทันทีที่กรอกรายละเอียดและลงนามในเอกสารโดยเจ้าหน้าที่

รายละเอียดของจดหมายธุรกิจประกอบด้วย: ตราแผ่นดิน สหพันธรัฐรัสเซีย- แขนเสื้อของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ); ชื่อบริษัท ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร วันที่เอกสาร หมายเลขทะเบียนเอกสาร อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร ปลายทาง; ชื่อเรื่องของข้อความ; ข้อความเอกสาร ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน ลายเซ็น; ประทับตรา; ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและการส่งไปยังไฟล์

จดหมายถูกวาดขึ้นเป็นสองชุด - ฉบับแรกจัดทำในแบบฟอร์ม (กระดาษเปล่า) และส่งไปยังผู้รับและฉบับที่สองถูกส่งไปยังไฟล์

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจแสดงด้วยตัวอักษร เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ- เนื่องจากมีความหลากหลาย เอกสารประเภทนี้จึงฟรีและมีมาตรฐานน้อยที่สุดภายใต้ข้อกำหนดเดียวกันต่อไปนี้ กล่าวคือ จดหมายจะต้องมีความชัดเจน ความเรียบง่ายในการนำเสนอ ความครบถ้วนของข้อมูล น้ำเสียงในการนำเสนอที่ให้ความเคารพ (ข้อกำหนดด้านมารยาททางธุรกิจ) การรู้หนังสือ

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการแบ่งออกเป็นหัวข้อธุรกิจ (จดหมายธุรกิจ) และเชิงพาณิชย์ (จดหมายพาณิชย์) การโต้ตอบด้วยความช่วยเหลือของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ กฎหมาย การค้าและรูปแบบอื่น ๆ ที่เป็นทางการเรียกว่าการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายที่จัดทำขึ้นระหว่างการสรุปและดำเนินธุรกรรมเชิงพาณิชย์เกี่ยวกับปัญหาการขายและการจัดหาซึ่งมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบทางการค้า (เช่น จดหมายร้องขอ จดหมายเตือน (ข้อเสนอ) จดหมายเรียกร้องและการตอบกลับ ถึงพวกเขา). ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันการทำงาน ตัวอักษรสามารถแบ่งออกเป็นแบบที่ต้องการและแบบที่ไม่ต้องการการตอบกลับ

การติดต่อทางธุรกิจ เช่น คำพูด หมายถึง รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจด้วยวาจา อย่างไรก็ตาม การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีข้อได้เปรียบที่ไม่มีเงื่อนไขหลายประการมากกว่าการพูดด้วยวาจา โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้เรียบเรียงมีโอกาสที่จะคิด จัดระเบียบความคิด และปรับเปลี่ยนข้อความหากจำเป็น ดังนั้นข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรจึงมักใช้ถ้อยคำอย่างระมัดระวังมากกว่าข้อความด้วยวาจา นอกจากนี้ผู้รับข้อความยังมีโอกาสตรวจสอบได้ตลอดเวลา

เพื่อดำเนินการติดต่อทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิผล คุณจำเป็นต้องรู้และสามารถนำไปใช้ได้ มาตรฐานการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ กฎเกณฑ์ในการสร้างออกแบบและจัดระเบียบงานด้วยตัวอักษร ควรจำไว้ว่าจดหมายธุรกิจเช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ ที่สร้างโดยองค์กรนั้นเป็นองค์ประกอบของภาพลักษณ์ เพื่อให้การสื่อสารทางธุรกิจมีประสิทธิผล จำเป็นต้องรู้องค์ประกอบทั้งหมด (รวมถึงแน่นอนว่าการติดต่อทางธุรกิจ) ความรู้ที่ช่วยให้มั่นใจได้ ความสามารถในการสื่อสาร- สื่อสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจคือจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจ - เป็นเอกสารที่ใช้ในการส่งข้อมูลในระยะห่างระหว่างผู้สื่อข่าวสองคนซึ่งอาจถูกกฎหมายหรือ บุคคล- แนวคิดของ "จดหมายธุรกิจ" ใช้เป็นชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ ซึ่งจัดทำขึ้นตาม GOST ส่งทางไปรษณีย์โทรสารหรือวิธีอื่น ในกรณีนี้ เอกสารคือข้อมูลเกี่ยวกับสื่อที่จับต้องได้ซึ่งมีผลทางกฎหมาย ลักษณะเฉพาะของจดหมายธุรกิจและความแตกต่างจากเอกสารเช่นสัญญาหรือคำสั่งคือมีการควบคุมที่เข้มงวดน้อยกว่า แต่ดังที่ได้กล่าวไปแล้วว่ามีผลทางกฎหมาย ดังนั้นจดหมายจึงถูกลงทะเบียนและเก็บไว้ในองค์กรเป็นเอกสารขาออกและขาเข้า

การจำแนกประเภทจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจสามารถดำเนินการได้ตาม สัญญาณต่างๆ: วัตถุประสงค์และเนื้อหาของเอกสาร ความสำคัญและความเร่งด่วน ความสำคัญในการแก้ไขปัญหาบางประการ ลักษณะของสื่อวัสดุและวิธีการบันทึก เป็นต้น สำหรับการจำแนกประเภทการติดต่อทางธุรกิจ จำเป็นต้องมอบหมายเอกสารให้กับระบบเอกสารการจัดการและหมวดหมู่ของข้อความที่ส่งผ่านเครือข่ายการสื่อสาร รายการเหตุผลที่สามารถจัดระบบการติดต่อทางธุรกิจได้นั้นกว้างขวางมาก นี่คือการจำแนกประเภทของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจตามนั้น เหตุผลหลัก

โดย สายพันธุ์ การติดต่อทางธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นทางการและส่วนบุคคลตลอดจนภายนอกและภายใน

1. จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ:
- การติดต่อสื่อสารภายนอก – ผู้รับเป็นคู่สัญญาภายนอก ตัวอย่างเช่น จดหมายแจ้งข้อมูล การร้องเรียน คำขอทางการค้า ฯลฯ
- จดหมายภายใน – ผู้รับคือพนักงานขององค์กรของคุณ เช่น คำสั่ง คำสั่ง คำกล่าว บันทึกและอื่น ๆ
2. จดหมายธุรกิจส่วนตัว:
- การติดต่อสื่อสารภายนอก – ผู้รับเป็นคู่สัญญาภายนอก (ความกตัญญู การเชิญ การแสดงความยินดี การแสดงความเสียใจ ฯลฯ );
- จดหมายภายใน - ผู้รับคือพนักงานขององค์กรของคุณ (ความกตัญญูคำเชิญ จดหมายแนะนำและอื่นๆ)

โดย วิธีการดำเนินการ การติดต่อทางธุรกิจเกิดขึ้น:

บนกระดาษ;
โดยอีเมล.

โดย แบบฟอร์มออกเดินทาง จดหมายธุรกิจอาจเป็น:

ซองจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์หรือทางไปรษณีย์
อิเล็กทรอนิกส์ส่งไปที่ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยอีเมล;
แฟกซ์ที่ส่งทางแฟกซ์

ขึ้นอยู่กับ ผู้รับ (ผู้รับ) จดหมายธุรกิจคือ:

จดหมายเวียนจ่าหน้าถึงผู้รับหลายคนพร้อมกัน
จดหมายปกติจ่าหน้าถึงผู้รับเฉพาะรายหนึ่ง
โดย คุณสมบัติการเรียบเรียง จดหมายธุรกิจแบ่งออกเป็น:
ด้านเดียวพิจารณาประเด็นเดียว
ปัญหาหลายมิติกล่าวถึงหลายประเด็นพร้อมกัน

โดย โครงสร้าง จดหมายธุรกิจต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

สิ่งที่ได้รับการควบคุมจะถูกรวบรวมตามรูปแบบที่กำหนดขึ้น สิ่งนี้ไม่เพียงนำไปใช้กับเนื้อหาด้านมาตรฐานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบกระดาษ องค์ประกอบของรายละเอียด ฯลฯ ตัวอักษรเหล่านี้มีโครงสร้างข้อความที่ชัดเจน
ไม่ได้รับการควบคุมมีข้อความของผู้เขียนและรวบรวมในรูปแบบอิสระไม่มี ตัวอย่างที่จัดตั้งขึ้น- ตัวอักษรเหล่านี้ไม่มีโครงสร้างข้อความที่เข้มงวด และมีการใช้วลีมาตรฐานไม่บ่อยนัก

โดย สัญญาณการทำงาน จดหมายธุรกิจคือ:

จดหมายริเริ่ม - รวบรวมตามความคิดริเริ่มของผู้รับเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ มีสองประเภท:
- – จดหมายที่ต้องการคำตอบ (จดหมายคำขอ, จดหมายเสนอ, จดหมายร้องเรียน, จดหมายร้องขอ, จดหมายอุทธรณ์);
- – จดหมายที่ไม่ต้องการคำตอบ (จดหมายเตือน, จดหมายเตือน, จดหมายแจ้งเตือน, จดหมายปะหน้า, จดหมายยืนยัน)
จดหมายตอบกลับ - เป็นจดหมายอย่างเป็นทางการที่จัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อจดหมายร้องขอหรือ จดหมายร้องขอ- ข้อความในจดหมายตอบกลับควรใช้ภาษาและคำศัพท์เดียวกันกับที่ผู้เขียนใช้ในจดหมายเริ่มต้น โดยมีเงื่อนไขว่าจดหมายร้องขอจะต้องเขียนอย่างถูกต้องในแง่ของภาษา หากคุณต้องเขียนจดหมายปฏิเสธ ขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยเหตุผลในการปฏิเสธ: "เกี่ยวข้องกับ..." คำตอบเชิงลบจะต้องมีเหตุผล คุณไม่สามารถปฏิเสธคำขอโดยไม่มีคำอธิบายได้ ในกรณีที่ได้รับคำตอบเชิงลบ ขอแนะนำให้ให้ข้อมูลแก่ผู้รับว่าใครสามารถให้คำตอบเชิงบวกต่อคำขอหรือคำขอนี้ได้

โดย พื้นฐานเฉพาะเรื่อง จดหมายธุรกิจคือ:

จดหมายเชิงพาณิชย์ ใช้ในการเตรียมการสำหรับการสรุปธุรกรรมทางการค้าตลอดจนการปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญา การโต้ตอบเกี่ยวกับโลจิสติกส์และการขายถือเป็นการโต้ตอบเชิงพาณิชย์ จดหมายธุรกิจต่อไปนี้จัดอยู่ในประเภทเชิงพาณิชย์:
- – สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม - การอุทธรณ์จากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายเกี่ยวกับความปรารถนาที่จะสรุปข้อตกลงตามกฎโดยไม่ต้องระบุเงื่อนไข ข้อความในจดหมายมีเหตุผลสำหรับความจำเป็นในการให้ข้อมูลหรือเอกสารและคำชี้แจงที่แท้จริงของคำขอ จดหมายร้องขอมักจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอย่างเป็นทางการ เหตุผลอาจรวมถึงการอ้างอิงถึงกฎหมายและข้อบังคับอื่น ๆ และเอกสารขององค์กรและกฎหมาย จดหมายร้องขอต้องมีจดหมายตอบกลับ
- – จดหมายเสนอ ) – คำแถลงความปรารถนาที่จะสรุปธุรกรรมที่ระบุเงื่อนไขเฉพาะของธุรกรรม จะถูกส่งไปยังพันธมิตรที่มีศักยภาพพร้อมข้อเสนอสินค้า บริการ ความร่วมมือ ฯลฯ ข้อเสนออาจถูกส่งตามความคิดริเริ่มขององค์กรผู้เขียนหรือเพื่อตอบสนองต่อจดหมายร้องขอ หากมีการส่งจดหมายข้อเสนอไปยังผู้รับเป็นครั้งแรก จดหมายดังกล่าวไม่เพียงประกอบด้วยข้อเสนอเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรของผู้เขียนด้วย
- – การร้องเรียน (หนังสือร้องเรียน) – การเรียกร้องต่อฝ่ายในการทำธุรกรรมที่ละเมิดภาระผูกพันของตนภายใต้สัญญาและการเรียกร้องค่าชดเชยสำหรับการสูญเสีย มีข้อความเกี่ยวกับการค้นพบการไม่ปฏิบัติตามสินค้าหรือบริการตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในสัญญา วัตถุประสงค์ของการเรียกร้อง (การบุกเบิก) คือการชดเชยความสูญเสียอันเป็นผลมาจากการละเมิดเงื่อนไขของสัญญา การเรียกร้องจะถูกส่งไปยังฝ่ายที่มีความผิดทางไปรษณีย์ลงทะเบียน (หรือด้วยการรับทราบการรับ) พร้อมด้วยสำเนาเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันความถูกต้องของการเรียกร้องและมีผลบังคับเป็นหลักฐานอย่างสมบูรณ์สำหรับทั้งสองฝ่าย
- – จดหมายยืนยัน - นี่คือจดหมายอย่างเป็นทางการซึ่งผู้รับยืนยันข้อตกลง ความตั้งใจ การรับข้อมูล เอกสาร ฯลฯ ที่ได้บรรลุก่อนหน้านี้ สูตรภาษาทั่วไปสำหรับจดหมายประเภทนี้คือ: “เรายืนยัน (การรับเอกสาร ข้อตกลงเบื้องต้น ความยินยอม...)” เมื่อยืนยันข้อตกลงเบื้องต้น ข้อความในจดหมายจะต้องสรุปสาระสำคัญโดยสังเขป
จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ (จริงๆ แล้วจดหมายธุรกิจ) – ใช้ในการแก้ไขปัญหาต่างๆ ขององค์กร กฎหมาย ความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจและการเงิน ตามวัตถุประสงค์ จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์แบ่งออกเป็นดังต่อไปนี้:
– จดหมายขอบคุณ – มีการแสดงความขอบคุณด้วยเหตุผลบางประการ จดหมายประเภทนี้เขียนในรูปแบบที่อิสระกว่าตัวอักษรอื่นๆ ตามกฎแล้วจะมีการออกความกตัญญูบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร แต่สามารถออกเป็นไปรษณียบัตรได้ ข้อความ จดหมายขอบคุณเขียนด้วยรูปแบบที่กระชับ เป็นมิตร และเป็นทางการ โดยอ้างอิงถึงเหตุการณ์ที่ทำให้ผู้ส่งแสดงความขอบคุณต่อผู้รับ จดหมายแสดงความขอบคุณได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของผู้ส่งและในบางกรณีโดยตราประทับขององค์กร
– หนังสือค้ำประกัน – มีภาระผูกพันหรือการยืนยันภาระผูกพันบางประการ สามารถรับประกันการจ่ายเงินสำหรับงาน ค่าเช่า คุณภาพและระยะเวลาของงานหรือวันที่ส่งมอบ ฯลฯ หนังสือค้ำประกันมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การรับประกันเป็นลายลักษณ์อักษรแก่ผู้รับเพื่อยืนยันคำมั่นสัญญา ความตั้งใจ หรือการกระทำบางประการของผู้เขียนไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง อีกประการหนึ่งที่กระทบต่อผลประโยชน์ของผู้รับ หนังสือค้ำประกันมีลักษณะทางกฎหมายโดยสมบูรณ์ มีความชัดเจน ถูกต้อง และใช้ถ้อยคำที่ไม่คลุมเครือ หนังสือค้ำประกันจะต้องระบุประเภทของการดำเนินการที่จะดำเนินการ จดหมายดังกล่าวอาจเริ่มต้นด้วยคำแถลงสาระสำคัญของการค้ำประกันที่มอบให้แก่ผู้รับ ตัวอย่างเช่น: “ฉันรับประกันด้วยจดหมายฉบับนี้...” คุณลักษณะของจดหมายประเภทนี้คือการปรากฏตัวพร้อมกับลายเซ็นของผู้เขียน (เช่นผู้อำนวยการขององค์กร) ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโดยตรงในด้านการเงินหรือประเด็นอื่น ๆ
– จดหมายข้อมูล เกี่ยวข้องกับการแจ้งเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือข้อเท็จจริงบางอย่างที่เป็นที่สนใจหรืออาจเป็นที่สนใจของผู้รับ ตามกฎแล้วจดหมายแจ้งข้อมูลมีลักษณะมาตรฐาน บางครั้งมีบทบัญญัติคำต่อคำของเอกสารทางกฎหมายและกฎหมายเชิงบรรทัดฐานอื่นๆ จดหมายแจ้งข้อมูลคือจดหมายบริการที่แจ้งข้อมูลอย่างเป็นทางการแก่ผู้รับ ตามกฎแล้วจดหมายข้อมูลจะถูกลงนามโดยหัวหน้าองค์กรและในกรณีนี้ การส่งจดหมายจำนวนมาก(เช่น สำหรับลูกค้าทั้งหมดของบริษัท) ต้องไม่มีลายเซ็นด้วยตนเองเลย:
– จดหมายเตือนความจำ มีการเตือนการปฏิบัติตามข้อตกลง ภาระผูกพัน และมาตรการที่จะดำเนินการในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพัน ใช้ในกรณีที่องค์กรผู้สื่อข่าวไม่ได้ดำเนินการอันเนื่องมาจากองค์กรนั้น หน้าที่รับผิดชอบหรือข้อตกลงที่ยอมรับ;
– จดหมายร้องขอ มีการร้องขอให้ดำเนินการหรือหยุดการกระทำบางอย่างหรือเพื่อสนับสนุนการดำเนินการ ฯลฯ วัตถุประสงค์ของจดหมายดังกล่าวคือการได้รับข้อมูล บริการ สินค้า และการเริ่มต้น การกระทำบางอย่างที่จำเป็นสำหรับองค์กรผู้เขียน หนังสือร้องขอมีเหตุผลสำหรับการร้องขอและคำชี้แจงซึ่งจะต้องนำหน้าด้วยเหตุผล จดหมายร้องขอต้องมีจดหมายตอบกลับ
– จดหมายแสดงความเสียใจ มีความเห็นอกเห็นใจด้วยเหตุผลบางอย่าง โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงความเห็นอกเห็นใจและสนับสนุนผู้รับเกี่ยวกับเหตุการณ์เศร้าหรือการสูญเสียอื่นๆ เมื่อเขียนข้อความแสดงความเสียใจ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกคำพูดที่จริงใจที่เหมาะสมซึ่งสามารถสนับสนุนผู้รับความโศกเศร้าได้ การแสดงความเสียใจจะออกในรูปแบบที่ถูกต้องและรอบคอบบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการหรือไปรษณียบัตรพิเศษ และรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของผู้ส่ง
– หนังสือเชิญประชุม มีคำเชิญไปงานบางอย่าง แตกต่างจากหนังสือแจ้งตรงที่ห้ามเขียนบนหัวจดหมาย มีรูปแบบ สี องค์ประกอบการออกแบบเพิ่มเติม เช่น เครื่องประดับ ภาพวาด เป็นต้น เมื่อเชิญคนจำนวนมาก จะใช้ข้อความเชิญที่สร้างไว้ล่วงหน้าแบบลายฉลุ จดหมายเชิญสามารถส่งทางแฟกซ์ได้ แต่ในโอกาสพิเศษโดยเฉพาะ ควรส่งคำเชิญทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่ง คำเชิญจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และเวลาของกิจกรรมตลอดจนชื่อ คำเชิญจะต้องระบุการแต่งกายที่ยอมรับได้ รวมถึงจำนวนบุคคลที่คำเชิญสมัครด้วย ตามกฎแล้ว การเชิญถือเป็นการส่วนตัว แต่ในระหว่างงานสาธารณะ คำเชิญอาจไม่เป็นส่วนตัวก็ได้
– จดหมายแสดงความยินดี มีการแสดงความยินดีในบางโอกาส ตามกฎแล้วตัวอักษรดังกล่าวเขียนในรูปแบบอิสระและอาจมีขนาดเล็ก - หนึ่งหรือสองประโยคหรือค่อนข้างละเอียด ในกรณีหลังนี้ จดหมายแสดงความยินดีจะกำหนดขั้นตอนหลักของชีวิต กิจกรรมของบุคคลที่กล่าวถึงการแสดงความยินดี และความสำเร็จที่สำคัญที่สุดของเขา หากจดหมายจ่าหน้าถึงองค์กร องค์กรนั้นจะสรุปความสำเร็จที่สำคัญและสำคัญที่สุดขององค์กร ขอแสดงความยินดีอาจเป็นเรื่องส่วนตัวหรือมวลชนก็ได้ ในกรณีแรกที่อยู่ของผู้รับจะต้องเป็นส่วนตัว - ตามชื่อและนามสกุล ในกรณีที่สองอาจเป็นเรื่องทั่วไป เช่น “Dear friends!” ในทั้งสองกรณี ผู้ส่งจะต้องลงนามแสดงความยินดีเป็นการส่วนตัว (ใช้โทรสารเมื่อส่งการแสดงความยินดีในพิธีมิสซา)

สรุป – นี่คือจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งที่มุ่งนำเสนอผู้เชี่ยวชาญต่อนายจ้างให้ครบถ้วนและได้เปรียบที่สุด เนื่องจากจดหมายเรซูเม่มีความเกี่ยวข้องมากสำหรับคนหนุ่มสาวที่สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย เราจะเน้นรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายประเภทนี้

จดหมายสมัครงาน ก่อนอื่น เราทราบว่าไม่มีและไม่สามารถมีเรซูเม่เดียวสำหรับทุกโอกาสได้ แต่ละครั้งคุณควรคิดถึงคุณสมบัติที่จะได้รับการประเมินมูลค่าก่อน งานใหม่และแก้ไขเรซูเม่ของคุณตามนั้น ข้อมูลที่นำเสนอในเรซูเม่จะต้องเชื่อถือได้ และหากเป็นไปได้ จะต้องครบถ้วน และเรซูเม่นั้นจะต้องสั้น (ไม่เกินหนึ่งถึงหนึ่งหน้าครึ่ง) จดหมายดังกล่าวสะดวกสำหรับการทำความรู้จักครั้งแรกกับบุคคลที่ถูกส่งไป นอกจากนี้ความสามารถในการกำหนดอย่างชัดเจนและรัดกุมแสดงให้เห็นว่าเพียงพอ ระดับสูงวัฒนธรรมทั่วไปของผู้ส่ง

เมื่อเขียนเรซูเม่คุณควรปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ต่างๆ อย่างเคร่งครัด ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวจะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่น่าดึงดูดของผู้เชี่ยวชาญในตลาดแรงงานและสร้างความสนใจให้กับนายจ้าง เนื้อหาของพวกเขามีดังต่อไปนี้

1. แนะนำตัวเอง. ระบุนามสกุล ชื่อ วันเกิด และจำนวนปีที่สำเร็จการศึกษา ที่อยู่ติดต่อ(รวมถึงอิเล็กทรอนิกส์) และโทรศัพท์
2. เป้า. ระบุชื่อตำแหน่งงานที่ต้องการรับให้แน่ชัด ถ้อยคำของมันจะต้องตรงกับที่กล่าวไว้ทุกประการ บางคนเขียนแทนตำแหน่ง: “ฉันต้องการได้งานที่น่าสนใจซึ่งสอดคล้องกับการศึกษาและประสบการณ์การทำงานของฉัน” การกำหนดลักษณะนี้ทำให้เกิดความสับสนในหมู่นายจ้างและไม่ได้รับการสนับสนุน อย่าระบุหลายตำแหน่งพร้อมกัน ซึ่งจะช่วยลดโอกาสได้ เนื่องจากบริษัทต้องการผู้เชี่ยวชาญในบางตำแหน่ง
3. การศึกษา. ระบุว่าที่ไหน เมื่อไร และอะไร สถาบันการศึกษาสำเร็จการศึกษาและ (หากคุณเพิ่งสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย) ว่าคุณได้เกรดเท่าไหร่หากแน่นอนว่ามีบางอย่างที่จะ "อวด" ความพร้อมใช้งาน ระดับวิทยาศาสตร์และอันดับจะเพิ่มโอกาสของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องระบุรางวัลของการแข่งขัน โอลิมปิก การประชุม รวมถึงรางวัลของโรงเรียน ฯลฯ ต้องเขียนรายละเอียด ระบุคณะ สาขาวิชา หัวข้ออนุปริญญา ระบุจำนวนอนุปริญญา ประกาศนียบัตร และใบรับรองที่มี
4. ประสบการณ์ – นี่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดและสมบูรณ์ที่สุดของเรซูเม่ ควรนำเสนอรายละเอียดข้อเท็จจริงที่ "เปลือยเปล่า" เท่านั้น หลีกเลี่ยงการประเมินตนเองที่ประจบสอพลอ เช่น "ประสบการณ์การทำงานที่กว้างขวาง" "ความสามารถในการทำงานเป็นทีม" ฯลฯ เรซูเม่ถูกร่างขึ้นเพื่อให้ผู้จัดการได้ข้อสรุปที่จำเป็นเอง สำหรับงานแต่ละประเภทจำเป็นต้องระบุโดยย่อและถูกต้อง: ระยะเวลาที่ถูกต้องถึงเดือนที่ใกล้ที่สุด (โดยประมาณ) สถานที่ทำงาน; ชื่อของโครงการ (ประเภทงาน คุณสมบัติ) คำอธิบายสั้น ๆโครงการสำหรับ 1-2 บรรทัด บทบาทในงานที่ทำ ขอแนะนำให้จัดทำรายการให้นานที่สุด ยิ่งมีประสบการณ์มากเท่าไรก็ยิ่งมีโอกาสได้งานมากขึ้นเท่านั้น งาน (โครงการ) และนายจ้างจะต้องแสดงรายการตามลำดับเวลาย้อนกลับ เช่น งานสุดท้ายควรจดไว้ก่อน เลขสุดท้าย - วินาที ฯลฯ
5. ข้อมูลเพิ่มเติม. หากความต้องการเฉพาะของงานในอนาคตจำเป็นต้องระบุ: ความเป็นเจ้าของ ภาษาต่างประเทศ- ความสามารถในการทำงานกับคอมพิวเตอร์ ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน ใบขับขี่; ความพร้อมของรถยนต์ ฯลฯ
6. ข้อมูลส่วนตัว. ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับชีวประวัติทางอุตสาหกรรมของคุณควรนำเสนออย่างละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และเกี่ยวกับประวัติส่วนตัวของคุณให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ นี่จะแสดงให้เห็นว่าชีวิตของผู้เชี่ยวชาญมุ่งเน้นไปที่งานมากกว่าการพักผ่อน
7. ปรับเรซูเม่ของคุณให้ตรงกับความต้องการของนายจ้าง สิ่งสำคัญคือประวัติย่อของผู้เชี่ยวชาญจะต้องคำนึงถึงงานและตำแหน่งในอนาคตด้วย ตัวอย่างเช่น หากผู้สมัครสมัครตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญแต่ต้องมีเอกสารประกอบ ซอฟต์แวร์คุณไม่ควรให้ความสำคัญกับความจริงที่ว่าผู้สมัครเป็นโปรแกรมเมอร์ระดับสูงแม้ว่าเขาจะเป็นก็ตาม
8. ทัศนคติต่อการเดินทางเพื่อธุรกิจ หากบริษัทจ้างงานอยู่ต่างประเทศหรืองานโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ แนะนำให้ระบุความสัมพันธ์กับการเดินทางเพื่อธุรกิจและการย้ายที่อยู่ไปยังเมืองอื่น ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจุด i ทั้งหมดได้ทันที
9. ความพร้อมของคำแนะนำ ในตอนท้ายของเรซูเม่ ให้ระบุชื่อนามสกุล ตำแหน่ง และผู้ติดต่อของบุคคลที่สามารถแนะนำผู้สมัครให้เป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถได้ ขอแนะนำให้สอบถามล่วงหน้าสำหรับคนที่คุณสามารถไว้วางใจในการเขียนจดหมายแนะนำตัวได้
10. จดหมายปะหน้า. ตามกฎแล้วเรซูเม่จะถูกส่งเป็นไฟล์แนบไปที่ อีเมล- อย่างไรก็ตาม ไม่ควรว่างเปล่า คุณควรเขียนบรรทัดประกอบหลายบรรทัดโดยคุณต้องระบุเหตุผลที่คุณสนใจทำงานในบริษัทนี้และความเห็นของผู้สมัครเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมในการพัฒนาของบริษัท
11. ฉันจำเป็นต้องระบุระดับเงินเดือนที่ต้องการหรือไม่? ในแต่ละกรณีขึ้นอยู่กับสถานการณ์ แต่ควรระลึกไว้ว่าการสนทนาเกี่ยวกับเงินเดือนก่อนสิ้นสุดการสัมภาษณ์มักจะทำให้นายจ้างอยู่ในท่าอก ท้ายที่สุดเขายังไม่ทราบความสามารถของผู้ร้องรายนี้ยังไม่ได้ประเมินว่าเขา "มีค่า" มากเพียงใดในระดับค่านิยมของเขาดังนั้นจึงไม่สามารถตอบล่วงหน้าได้ว่าเขาพร้อมที่จะให้เงินเดือนตามที่กำหนดหรือไม่
12. ความพร้อมของรูปถ่าย ยินดีที่จะมีไว้ในเรซูเม่ของคุณ

ดู: การติดต่อทางธุรกิจ: ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ, business-letters.ru

การติดต่อทางธุรกิจมีบทบาทสำคัญในกลุ่มสารคดีของสถาบันต่างๆ การเชื่อมโยงกับองค์กรภายนอกถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ การโต้ตอบใช้เวลาประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก

เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

จดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาภายใต้กรอบความสามารถที่มอบให้เขา
ตัวอักษรจะต้องเขียนอย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่มีจุดบกพร่องหรือการแก้ไขใดๆ
ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร จดหมายจะต้องนำเสนอด้วยภาษาธุรกิจอย่างเป็นทางการที่สงบ สม่ำเสมอ มีข้อโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วนและชัดเจนในลักษณะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ
มีข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่นำเสนอ และหากจำเป็น ก็มีคำอธิบายและเนื้อหาเสริม

การแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านทางจดหมายควรใช้เฉพาะในกรณีที่การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นด้วยวิธีอื่นยากหรือเป็นไปไม่ได้ (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

สำหรับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์(ข้อ 5 กฎหมายของรัฐบาลกลาง“เกี่ยวกับข้อมูล สารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล”):

เอกสารที่ได้รับจากระบบข้อมูลอัตโนมัติได้รับผลทางกฎหมายหลังจากลงนามโดยเจ้าหน้าที่ในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
อำนาจทางกฎหมายของเอกสารที่จัดเก็บ ประมวลผล และส่งโดยใช้ข้อมูลอัตโนมัติและระบบโทรคมนาคมสามารถยืนยันได้ด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์
อำนาจทางกฎหมายของอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัลได้รับการยอมรับหากมีในระบบอัตโนมัติ ระบบข้อมูลซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รับรองการระบุลายเซ็น และอยู่ภายใต้หลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้สำหรับการใช้งาน

รายละเอียดจดหมายธุรกิจประกอบด้วย:

สัญลักษณ์ประจำรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย
แขนเสื้อของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย
ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ);
ชื่อบริษัท
ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร
วันที่เอกสาร
หมายเลขทะเบียนเอกสาร
อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร
ปลายทาง;
ชื่อเรื่องของข้อความ;
ข้อความเอกสาร
ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน
ลายเซ็น;
ประทับตรา;
ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง
หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและการส่งไปยังไฟล์

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจจะแสดงด้วยตัวอักษรเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เนื่องจากมีความหลากหลาย เอกสารประเภทนี้จึงฟรีและมีมาตรฐานน้อยที่สุดภายใต้ข้อกำหนดเดียวกันต่อไปนี้ กล่าวคือ จดหมายจะต้องมีความชัดเจน ความเรียบง่ายในการนำเสนอ ความครบถ้วนของข้อมูล น้ำเสียงในการนำเสนอที่ให้ความเคารพ (ข้อกำหนดด้านมารยาททางธุรกิจ) การรู้หนังสือ

*จดหมายระบุว่าเป็นไปตามที่ตกลงมาไม่จำเป็นต้องมีการตอบกลับ

ขึ้นอยู่กับผู้รับ จดหมายจะถูกแบ่งออกเป็นแบบปกติและแบบวงกลม (ส่งจากองค์กรหนึ่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง

ตามคุณสมบัติการเรียบเรียงตัวอักษรจะแบ่งออกเป็นด้านเดียว (เฉพาะสำหรับการแก้ปัญหาเดียว) และหลายด้านโดยพิจารณาจากหลายประเด็น

*โดยปกติจะประกอบด้วยส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้า ย่อหน้าย่อย ประกอบด้วยคำร้องขอ คำขอโทษ และการค้ำประกัน
**อ้างอิงถึงจดหมายมารยาท

จดหมายบริการ (ธุรกิจ)- ชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ ซึ่งแยกแยะด้วยวิธีพิเศษในการส่งข้อความ - ส่งทางไปรษณีย์

ตัวอักษรถูกวาดในรูปแบบพิเศษ A4 หรือ A5 ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อความตัวอักษร รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายคือ: ชื่อขององค์กร - ผู้เขียน, รายละเอียดทางไปรษณีย์ขององค์กร - ผู้เขียน, วันที่, หมายเลขเอกสาร, ลิงก์ไปยังวันที่และหมายเลขของเอกสารขาเข้า, ผู้รับ, ชื่อข้อความ, ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดงในการครอบคลุมจดหมาย - หมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของไฟล์แนบ

ด้วยเหตุผลหลายประการ ขอแนะนำให้ร่างข้อความจดหมายธุรกิจตามแผน ในกรณีที่ไม่มีประสบการณ์และมีอารมณ์เชิงลบมากเกินไป (เช่น ในสถานการณ์ขัดแย้ง) สิ่งนี้จะช่วยนำเสนอคำถามได้อย่างถูกต้อง

วิธีหนึ่งในการสร้างแผนข้อความคือการทำงานตามลำดับต่อไปนี้:

รวบรวมฐานข้อมูลข้อเท็จจริง - เอกสาร ภาพประกอบ สถิติและตัวบ่งชี้อื่น ๆ ในหัวข้อของข้อความ
จัดทำข้อสรุปตามฐานข้อมูล
โดยใช้ผลการวิจัยเป็นพิมพ์เขียวในการเขียนข้อความ

ข้อความในจดหมายต้องมีเหตุผล สอดคล้อง น่าเชื่อถือ และอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง ข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ต้องนำเสนออย่างเป็นกลาง กระชับ และชัดเจน ข้อความในจดหมายไม่ควรมีการตีความที่แตกต่างกัน

การใช้งาน ข้อความมาตรฐานและข้อความลายฉลุช่วยให้การติดต่อทางธุรกิจง่ายขึ้น

ข้อความในจดหมายอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษรและเนื้อหา ตัวอักษรธรรมดาประกอบด้วยหนึ่งหรือสองส่วน: บทนำและบทสรุป ตัวอักษรที่ซับซ้อนเชิงองค์ประกอบประกอบด้วยคำนำ ส่วนหลัก (หลักฐาน) และบทสรุป

บทนำให้เหตุผลของคำถาม เหตุผลของคำถาม หรือประวัติโดยย่อของคำถาม หากเหตุผลในการเขียนจดหมายเป็นเอกสารใด ๆ จะมีการระบุลิงก์ไปยังจดหมายนั้น

ส่วนหลัก (หลักฐาน) กำหนดสาระสำคัญของปัญหาและให้หลักฐานหรือการโต้แย้ง ส่วนหลักจะต้องน่าเชื่อถือเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องของแนวทางแก้ไขที่เสนอ

โดยสรุป วัตถุประสงค์หลักของจดหมายระบุไว้

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมาย สิ่งที่ผู้เขียนต้องการเน้นความสนใจ มีการใช้แผนการก่อสร้างอื่น ๆ ซึ่งอาจขาดองค์ประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งหรือลำดับการจัดเรียงอาจแตกต่างกัน

ข้อความของจดหมายเขียนด้วยอักษรตัวแรกเป็นพหูพจน์ (เราถามเราส่ง)

เพื่อให้การประมวลผลตัวอักษรง่ายขึ้นและเร่งการดำเนินการ ไม่แนะนำให้พิจารณาประเด็นที่แตกต่างกันตั้งแต่สองประเด็นขึ้นไปในจดหมายฉบับเดียว ความยาวของจดหมายไม่ควรเกินสองหน้า ในกรณีพิเศษ อนุญาตให้ใช้ตัวอักษรพิมพ์ดีดได้ไม่เกินห้าหน้า

จดหมายที่วาดในรูปแบบ A4 จะต้องมีชื่อเรื่องของข้อความซึ่งสร้างขึ้นตามรูปแบบ "เกี่ยวกับอะไร" เช่น:
“การละเมิดข้อผูกพันตามสัญญา”
“เรื่องการให้ความช่วยเหลือด้านวิทยาศาสตร์และวิชาการ”

หากจดหมายเป็นการตอบกลับ แบบฟอร์มจดหมายจะระบุหมายเลขและวันที่ของจดหมายที่จะตอบกลับ

หากจดหมายจ่าหน้าถึงที่อยู่มากกว่าสี่แห่ง ผู้รับเหมาจะรวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมาย

จดหมายได้รับการรับรองโดยหัวหน้าแผนกที่เตรียมจดหมายหากจำเป็น - โดยหัวหน้าแผนกโครงสร้างที่สนใจรวมถึงรองหัวหน้าขององค์กร - ภัณฑารักษ์ของทิศทางที่เกี่ยวข้องหากจดหมายจะลงนามโดย หัวหน้าองค์กร จดหมายได้รับการรับรองในสำเนาที่สองซึ่งยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญขององค์กรเพื่อการจัดเก็บ

จดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ของเขาในความสามารถที่มอบให้เขา เช่นเดียวกับหัวหน้าแผนกโครงสร้างอิสระ หากพวกเขาได้รับสิทธิ์นี้

การติดต่อทางธุรกิจไม่เพียงแต่เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางการค้าและธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางธุรกิจที่ซับซ้อนอีกด้วย และกฎเกณฑ์ยังได้รับการสอนเป็นพิเศษให้กับพนักงานในหลักสูตรอีกด้วย

องค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของจดหมายธุรกิจคือการสร้างและรักษาชื่อเสียงที่มั่นคงของบริษัท การสร้างทัศนคติที่จริงจังต่อคุณในส่วนของคู่ค้าและลูกค้า นอกเหนือจากประเด็นด้านการจัดการแล้ว การเขียนเชิงธุรกิจถือเป็นระเบียบวินัยขององค์กร และจากมุมมองทางเทคนิค การเขียนเชิงธุรกิจยังเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทต่างๆ ที่มีการถือครองหรือแผนกในรูปแบบเดียวกัน

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

การติดต่อทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับเอกสารหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทมีกฎการดำเนินการและการนำเสนอของตัวเอง และอาจแตกต่างกันในรูปแบบการนำเสนอและวิธีการนำเสนอเนื้อหา ผู้เชี่ยวชาญแบ่งการเขียนทางธุรกิจออกเป็น: 1. จดหมายแสดงความขอบคุณ 2. จดหมายเชิงพาณิชย์ (จดหมายปะหน้า คำสั่ง คำเตือน การนำเสนอ การปฏิเสธ หนังสือค้ำประกัน ฯลฯ) 3. คำขอและข้อกำหนด 4. การขอโทษและการโต้แย้ง 5. จดหมายแสดงความยินดี 6.จดหมายแสดงความเสียใจ

แม้แต่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ก็ยังคำนึงถึงลักษณะของจดหมายแต่ละประเภทด้วย เทมเพลตสำเร็จรูปรูปแบบการเขียนและกฎเกณฑ์มารยาทในการเขียนทางธุรกิจ

กฎเกณฑ์สำหรับการติดต่อทางธุรกิจ

คู่ค้าและลูกค้าสามารถเข้าใจถึงความน่าเชื่อถือและความสำเร็จของธุรกิจของคุณได้จากการเขียน เรียบเรียง และบรรจุจดหมายธุรกิจของคุณอย่างไรและอย่างไร ดังนั้น การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจ คุณจึงสร้างชื่อเสียงในธุรกิจได้ ดังนั้นเกี่ยวกับกฎ:แบบฟอร์มจดหมาย บริษัท ที่ดีใช้ในการติดต่อสื่อสารเท่านั้น หัวจดหมายพร้อมรายละเอียดบริษัท (ตำแหน่งมุมหรือตามยาว) และองค์ประกอบเอกลักษณ์องค์กร เอกลักษณ์องค์กรเกี่ยวข้องกับการใช้โลโก้และการใช้แบบอักษรขององค์กร และรายละเอียดจะต้องระบุชื่อขององค์กรและตัวย่อ ที่อยู่ตามกฎหมายและทางไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมลและเว็บไซต์ เค้าโครงหน้า.ตัวอักษรเขียนบนแผ่นที่มีระยะขอบ (20 มม. ทางด้านซ้าย, 10 มม. ทางด้านขวา, 20 มม. ที่ด้านบนและด้านล่าง) หากเอกสารมีแผ่นที่สองและแผ่นถัดไป จะมีหมายเลขกำกับอยู่ตรงกลางที่ด้านบนของ หน้า. สไตล์. จดหมายเขียนไว้เท่านั้น สไตล์ธุรกิจที่เป็นทางการ- กับ สรุปสาระสำคัญของประเด็น การใช้ถ้อยคำที่ชัดเจน วลีที่เป็นมาตรฐาน เงื่อนไขที่จำเป็น: จดหมายครอบคลุมประเด็นเดียวหรือหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องกัน มิฉะนั้นควรเขียนจดหมายหลายฉบับจะดีกว่า โครงสร้างข้อความโดยทั่วไป จดหมายธุรกิจประกอบด้วยสามส่วน: 1. ที่อยู่ถึงผู้รับ (“เรียน ...!”) 2. บทนำ (คำชี้แจงเหตุผลและเหตุผลของจดหมาย) 3. ส่วนหลัก (เสนอแนวทางแก้ไข คำร้องขอ คำแนะนำในการแก้ปัญหา) 4. บทสรุป (สรุปพร้อมสรุป) ภาษา. วลีควรเรียบง่าย กระชับ ชัดเจน และไม่คลุมเครือ ไม่รวมอารมณ์ ศัพท์เฉพาะ ภาษาพูด ภาษาวิภาษวิธี และรายละเอียดที่ไม่จำเป็น (ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกด และเครื่องหมายวรรคตอนด้วย)!