Образец на лист за работно време. Правила и образец за попълване на график

График за време- това е документ, който съдържа информация за действително отработеното време и броя на отсъствията на месец за всеки служител на организацията. Въз основа на него се правят изчисления и начисляване заплати.

Ако графикът се води ръчно, се използва стандартният формуляр T-12, ако контролът за присъствие и неявяване се извършва автоматично (турникет), се използва формуляр T-13.

Попълване на лист за време

Всеки работен ден се води график за последния ден от месеца, като се сумира общият брой отработени часове и отсъствия от всеки служител.

Компилиран този документв един екземпляр и прехвърлен в счетоводството.

Ще предоставим инструкции за попълване на график за времеи изчисляване на заплатите по примера на формуляр T-12 ( униформа Т-12И униформа Т-13почти еднакви по състав на детайлите).

• В горната част посочваме името на организацията в съответствие с учредителни документии име структурна единица, ако фирмата разполага с такъв.
• Попълнете клетките „Номер на документа“ и „Дата на съставяне“ (обикновено последният ден на отчетния месец).
• В клетката „Отчетен период“ посочете периода от първия до последния ден на отчетния месец.
• В първата колона на първия раздел на листа за работно време (1. Отчитане на работното време) посочваме поредния номер на служителя.
• Попълваме 2-ра и 3-та колона въз основа на информация от личните карти на служителите (формуляр № Т-2), които са създадени въз основа на заповед (инструкция) за наемане.
• В 4-та и 6-та колона въвеждаме кода на работното време (взет от символите на листа за време) и информация за броя на отработените часове за всеки ден от месеца.
• В 5-та и 7-ма колона отбелязваме междинните резултати за 1-ва/2-ра половина на месеца: в горната клетка въвеждаме броя на отработените дни, в долната клетка - броя на отработените часове през отчетния период.
• Колони 8-17 от формуляра за отчитане на работното време се попълват в края на отчетния месец.
  Последните отработени дни не включват тези, когато служителят е отсъствал от работното място (почивни дни, отпуск по болест, командировки, отсъствия и др.). Стойността в колона 8 се формира чрез сумиране на стойностите от горните клетки на колони 5 и 7, стойността на 9-та колона се формира чрез сумиране на стойностите от долните клетки на 5-та и 7-ма колона.
• В 14-та и 16-та колона въвеждаме броя на дните и часовете.
• В 15-та колона посочваме кода за причината за отсъствие (взимаме го от символите на графика).
• В 17-та колона въвеждаме общия брой почивни дни и празници за всеки служител за отчетния месец.

Вторият раздел на графика (2. Изплащане на заплати на персонала, колони 18-55) се поддържа от счетоводния отдел.

Този документ е подписан от лицето, отговорно за попълването му график за време, както и ръководител на структурно звено, служител кадрово обслужванеили директор на дружеството.

Всяка организация трябва да има график за работно време, независимо от формата на собственост. За липсата му се предвижда административно наказание както за самата организация, така и за нейните отговорни служители.

От статията ще научите:

• За какво е отчетната карта?
• Каква форма трябва да използвате за водене на записи?
• Регистрация на формата
• Как да запълним
• Какви данни се използват за изчисляване на доходите на служителите?

Избягвайте грешки при попълване документи за персонала, списание „Заплата” ще ви помогне. Когато се абонирате за списанието, вече получавате няколко бонуса. Изберете.

Кой има нужда от график за работното време и защо?

Той съдържа информация за действително отработените часове и броя на отсъствията на месец за всеки служител на организацията (престой, болест, отсъствие и др.). Този документ е необходим:

• касиер счетоводител. Въз основа на информацията в отчета на служителите се изплащат заплати, отпуски, обезщетения и командировъчни.
• данъчни власти. Ако организацията не поддържа график за време, тогава по време на проверките може да се провери правилността на изчисляването или удържането на данъци от заплатите. За да направите това, достатъчно е да сравните данните за отработените дни, посочени в графика, с данните за изплащането на заплатите. И ако например на служител се плаща заплата за неотработени дни, компанията може да бъде обвинена в надуване на разходите и, следователно, в занижаване на данъчната основа за данък върху дохода. За такова нарушение компанията може да бъде глобена от 20 до 40% от сумата на неплатения данък (член 122 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Освен това те ще бъдат задължени да платят липсващата сума на данъка в бюджета, както и санкции.
• представители на ФСС на Русия. Може да се изисква при проверка на правилността на изчисляването на обезщетенията, изплащани от фонда;
• инспекция по труда . Въз основа на него трудовиците могат да преценят дали са нарушени правата на работниците, например по отношение на спазването на трудовите стандарти. часове извънреден труд. Ако бъде установено нарушение, ще трябва да платите глоба. Размерът му за организация е от 30 000 до 50 000 рубли, за мениджъри - от 1000 до 5000 рубли. Ако управителят многократно нарушава трудовото законодателство, той може да бъде дисквалифициран за период от една до три години;
• статистически органи. С негова помощ се съставят редица отчети, например формуляр № P-4.

Ваши колеги също четат:

Каква е санкцията за пропусната отчетна карта?

Трудовото законодателство не установява отделен член за неподдържане на досиета на персонала. Въпреки това, ако фирмата не води протокол, тя може да бъде подведена под отговорност съгласно част 1 на член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация за нарушаване на трудовото законодателство. За длъжностни лица - предупреждение или глоба от 1000 до 5000 рубли. За организация - глоба от 30 000 до 50 000 рубли.

Който го попълва

Ръководителят на компанията назначава служители, отговорни за поддържането на графики за време. По правило това са ръководители на отдели. Назначаването на отговорните лица се формализира със заповед (образец по-долу) и отговорните служители се запознават с нея срещу подпис. В компании с голям брой служители може да има отделна ставка за хронометрист. Хронометристът предава този документ на отдела за персонал, оттам той отива в счетоводния отдел вече завършен.

Каква форма може да бъде?

Организациите могат да използват един от двата унифицирани формуляра, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1:

• униформа Т-12
• униформа Т-13

Формуляр T-12 се използва както за записване на периода на работа, така и за изчисляване на заплатите. Компаниите, които водят записи на работното време и отделно плащанията на персонала, могат да попълнят само раздел 1, „Записи на работното време“. Може да се използва, ако работното време се отразява автоматично.

Компанията може също така да разработи свой собствен документ, като вземе предвид съществуващите нужди. В същото време той трябва да съдържа редица задължителни подробности. Програмите за счетоводство на персонала съдържат унифицирани формуляри.

Таблица. Задължителни подробности

Отчетът се съставя в един екземпляр и се предава в счетоводството. Имайте предвид: във фирми, в които се изчислява аванс за действително отработено време, информацията трябва да се подава в счетоводния отдел поне веднъж месечно.

Графикът съдържа информация за служителите, които работят на базата трудови договори, на принципа “една позиция - една позиция”. Изпълнение на задължения на друга основна длъжност работно времеза да комбинирате професии или да заместите временно отсъстващ служител, не се отразява в графика за време. Не са включени и изпълнителите, работещи на основата граждански договори. Но ако служителят е вътрешен работник на непълно работно време, тогава информацията за него трябва да бъде отразена два пъти.

Трябва да започнете да попълвате от заглавката на документа. Тук се посочва пълното наименование на компанията в съответствие с учредителните документи и нейния код според указателя OKPO, на следващия ред - за коя структурна единица се съставя тази отчетна карта, ако има такава.

След това се записват поредният номер на документа, датата на изготвяне (обикновено последният ден от отчетния период), както и периодът, който обхваща (обикновено календарен месец).

След заглавката преминаваме към попълване на основната част на документа.

Колона 1 съдържа поредния номер на служителя.

В колони 2 и 3 се посочва пълното име на служителя, неговата длъжност и присвоеният номер на персонала. Тези колони трябва да бъдат попълнени въз основа на информация от личните карти на служителите (формуляр № T-2), които са създадени в съответствие със заповедта (инструкцията) за наемане.

Колона 4 се използва за ежедневно записване на присъствието или отсъствието на служителя. За всеки ден се отделят две клетки една под друга - горната съдържа кодово обозначение, обикновено под формата на буква или цифра, долната съдържа броя на отработените часове или може да се остави празна.

Ако символиНяма разпоредба за времето, което трябва да бъде отразено в графика; организацията може да въведе собствено буквено (цифрово) обозначение. Например, ако трябва да отразите почивките за хранене на дете, предоставени на работещи жени, които имат деца на възраст под една година и половина (част 1 от член 258 от Кодекса на труда на Руската федерация), можете да въведете буквен код KR и числото 37. Тъй като такива почивки са включени в работното време и се заплащат в размер на средната печалба за разлика от нормалното работно време, тогава в долните редове трябва да посочите продължителността на почивката (част 4 от член 258 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Обозначения в ведомостта

В колона 5 се посочва колко дни и часове са отработени за всяка половина от месеца - дни отгоре, часове отдолу.

В колона 6 се посочват същите данни, но за целия месец.

Колони 7-9 са предназначени да отразяват информацията, необходима за изчисляване на заплатите. Ако всички служители, включени в документа, използват един и същ код на заплата и съответна сметка, тогава в заглавката на тази таблица трябва да попълните съответните колони със същото име. В този случай колони 7-8 директно в реда на служителя остават празни и трябва само да посочите данни в колона 9.

Ако през месеца кодовете и сметките на служителите се различават, тогава в колона 7 посочете съответния цифров код необходим типзаплати. Например код 2000 се използва за заплата, 2012 за отпуск и обезщетение, 2300 за отпуск по болест и т.н.

След това в колона 8 е необходимо да въведете номера на сметката съгласно сметкоплана, който съответства този видплащане. В колона 9 се посочва броят на отработените дни или часове според записания вид плащане.

В колони 10-13 се въвежда информация за отсъствието на служителя от работното място - тук трябва да посочите кода, съответстващ на причината, както и за колко дни или часове се отнася.

Документът се подписва от лицето, отговорно за попълването му, както и от ръководителя на структурното звено, служител по човешки ресурси или директор на фирмата.

По-долу ще намерите правилен пример за попълване на график.

Моля, обърнете внимание: може да се добави допълнителен лист към основния график. Например, може да се изисква, ако служител е уволнен в началото или средата на месеца. Да приемем, че служител напуска на 8 ноември. След това дните, в които е работил, се отразяват на отделен лист от графика, а на 9 ноември се прави запис „Уволнен“. В края на месеца този лист (за един служител) се прикрепя към основния график, в който вече не е необходимо да се дублира информация за уволнения служител.

Друг случай, когато може да се изисква допълнителен лист, е когато служител е отсъствал от работа, но не се е обадил или не е посочил причината. В такава ситуация, преди да изпратите графика на графика в счетоводния отдел, колоната „Бележки за присъствие и отсъствие от работа по дни от месеца“ може да остане празна. Ако към момента на подаване на отчета служителят не се е явил и не е представил документи, в отчета се отбелязва забележка за неявяване по неизвестни причини - код НН или 30.

След като служителят представи подкрепящи документи, например удостоверение за отпуск по болест, кодът NN трябва да бъде заменен с код B или 19. В този случай към затворения график се прилага допълнителен лист с точна информация за този служител.

Срок на съхранение на листовете за време

Изразходваният отчет се архивира в специални папки и в края на годината се предава в архива, където трябва да се съхранява най-малко пет години. Ако компанията е вредна и опасни условиятруд, след което трябва да се съхранява 75 години (Заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558).

Как да изчислим доходите на служителите

Всички кодове в ведомостта са разделени на две групи: платени и неплатени.

Неплатени, например, включва код "B" - почивни дни и неработни празници. За удобство сме предоставили списък с неплатени кодове в таблицата по-долу.

Таблица. Кодове, които не трябва да се заплащат

* Работниците, които участват в стачката, нямат право на заплати през този период. Но по колективен договор, местен нормативен актМоже да се предоставят компенсационни плащания.

Използвайки платените кодове от графика, счетоводителят ще определи какво плащане трябва да бъде изчислено. Всяко плащане има своя собствена процедура за изчисление. За удобство съставихме таблица, в която ще намерите списък с най-често срещаните платени кодове и процедурата за изчисляване на плащанията за всеки код.

Таблица. Процедурата за изчисляване на плащанията за платени кодове

Всеки работодател трябва да регистрира броя на отработените часове от служителите. В този случай организационно-правната форма на предприятието няма значение. Документът, който трябва да бъде попълнен, се нарича лист за работно време.

За тези цели федерална служба държавна статистикаразработени и одобрени няколко различни формуляра:

1. Формуляр 0504421. Приложим за бюджетни предприятия. Друго име на хартията е график за работно време (TURV).
2. Формуляр № Т-12.
3. Формуляр № Т-13

Документите започнаха да се прилагат въз основа на съответното решение № 1 от 01.05.2004 г. Изтеглете формуляри № Т-12 и Формуляр № Т-13 във формат Word и Excel в тази статия.

Наличието на график позволява на счетоводния отдел и отдела за човешки ресурси на организацията:

• Вземете предвид часовете, прекарани на работното място от всеки от наетите работници.
• Следете за спазването на работните графици (присъствие/отсъствие, закъснение).

Тази информация помага при изчисляването на заплатите за всеки служител и съставянето на статистика. Разполагайки с информация за графика, служител на отдела за персонал ще може да оправдае санкциите, наложени на работника (например за закъснение). И счетоводителят ще обясни колко законни са плащанията на обезщетения и други обезщетения.

Съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работникът има право да поиска извлечение от работодателя с неговите данни от графика.

Моля, обърнете внимание: от януари 2013 г. унифицираните формуляри на документи не са задължителни. Въпреки че техният формат е прост и лесен за използване. В същото време работодателите не са освободени от задължението да поддържат тези записи. Това е, което се казва Кодекс на труда(част 4 член 91). Мениджърите имат право да контролират работното време на служителите по всеки удобен начин.

Надзорен орган

Установените форми на първични счетоводни документи имат инструкции за употреба:

• Генерирането и поддържането на документация трябва да се извършва само от упълномощено лице.
• Хартията се предоставя за подпис на ръководството на отдела и служителя на отдел „Човешки ресурси“.
• След това графикът за време в Excel се прехвърля на служителя на счетоводния отдел.

Конкретната позиция, чийто представител трябва да попълни TURV, не е предвидена от правилата. Всеки служител може да бъде назначен за ръководител.

След избор на отговорно лице се изготвя заповед или се записва възложеното задължение трудов договоризбран служител. В противен случай служителят има право да не прави разписания.

Ако организацията има впечатляващ персонал, във всеки отдел се избира отговорно лице. TURV се извършва, както следва:

• През месеца на фактуриране назначеният служител записва информация за своя отдел.
• След това ръководителят на отдела проверява всички данни и общия дизайн. Ако няма грешки, той подписва отчета и го предава на служителя по персонала.
• Служителите на отдел Човешки ресурси проверяват данните и записват параметрите, необходими за тяхната дейност. След това документът се заверява с подпис и се изпраща в счетоводството.

Малките организации следват опростена верига. Отделът по човешки ресурси трябва да съхранява графика за работното време там.

Разлика между формите

Формуляр T-13 е приложим в организации, които имат специален турникет. Това е името на система, която автоматично записва времето, когато служителите пристигат на работа - с нейна помощ можете да проследите нечие отсъствие.

Формуляр № T-12 се счита за универсален документ. Структурата му се различава от формуляр № T-13 в присъствието на допълнителен раздел 2. Тази колона се използва за записване на материални сетълменти с работници за извършената от тях работа. Ако сетълментите със служители се въвеждат в отделен формуляр, тогава този раздел не се попълва. Отчетната карта можете да изтеглите от тук:

Въвеждане на данни

За да избегнете грешки, трябва внимателно да разберете как да попълните график. Упълномощено лицеможе да използва една от двете опции:

• Непрекъснато пълнене. Този метод се характеризира с ежедневно въвеждане на информация за всеки служител (пристигнал/недошъл).
• Попълване на отклонения. При тази опция се записват само служители, които закъсняват или не се явяват на работа.

Като пример можете да разгледате формуляра T-13, като използвате метода на непрекъснато приложение. Правилата за попълване на график са следните:

1. В горния десен ъгъл трябва да посочите името на фирмата и да посочите подразделението.
2. Проверете кода в базите данни на Росстат генерално класиране(OKPO) и го въведете в съответното поле.
3. Посочете поредния номер на документа и датата на изготвянето му. Използва се последният ден от отчетния период (месец).
4. Посочете датите на отчетния период. Хартията се издава след месец.
5. Посочете трите имена на работниците и техните длъжности. За всеки служител се отделя отделен ред с пореден номер.
6. Отбележете присъствието на служителя на работното място или причината за отсъствието му (командировка, ваканция, почивен ден и др.) За въвеждане на данни се използват определени съкращения. Тук се въвежда и броя на отработените часове.
7. Обобщете часовете и работните дни за период на фактуриране. В колона 5 се въвежда информация за всеки 15 дни, в колона 6 - за целия месец.
8. Въведете данни за изчисляване на дохода. Определеният код за вида на възнаграждението в графика ви позволява да посочите естеството на средствата, дължими на служителя. Например, кодовете за заплащане на отпуск са 2012, а основният месечен доход е 2000. Тук също трябва да посочите счетоводната сметка, от която се извършва дебитът. Колона 9 е предназначена за вписване на часовете (дни), изразходвани за всеки вид заплащане за трудова дейност.
9. В колони от 10 до 12 се посочват причините за неявяването и времето на неявяване.
10. Заверката на хартията се извършва от няколко лица. Изискват се не само подписи отговорен служител, но началника на отдела и служителя по персонала.

Пример за попълване на формуляр № T-12:

Персоналният номер, присвоен на служител, трябва да бъде записан във всички местни документи на компанията. След уволнението на служител неговият номер остава наличен известно време (обикновено няколко години).

Графикът на работното време е основният документ за наблюдение на трудовия процес.

Използва се от счетоводители при изчисляване на заплати, бонуси, глоби;

служители на отдел Човешки ресурси за изготвяне на компетентни вътрешни политики на организацията; лидери на компанията.

Документът служи и за предоставяне на данъчна отчетност, систематизиране и организиране на информация за работния процес.

Формулярът за попълване на графика е официално установен и има две модификации - T12 и T13.

Ръководството на организацията самостоятелно решава кой да избере.

Разликата е в метода на записване на данни, формулярът T-12 е най-често срещаният формуляр и включва ръчно попълване на графика, модификацията T-13 се използва за автоматично попълване. Можете да изтеглите техни образци от интернет. За да попълните формуляра T-13, можете да използвате всеки удобна програмаза счетоводители.

От 01.01.2013 г., с постановление на Държавния статистически комитет на Руската федерация, организацията има право да въвежда допълнителни колони и страници в документа, да променя графика в границите действащото законодателствопо свое усмотрение.

Оценките се вписват в отчета установена проба, които са придружени с поясняващи ги документи.

Такива знаци включват:

1. Закъснявам. Трябва да бъде с придружител обяснителна бележка. 2. Отсъствие от работа. Придружено с обяснителна записка и разпореждане за вида на наказанието.
2. Отсъствия по болест, родителски отпуск, дни на дарение, отсъствия, свързани с преминаването на медицински прегледпо посока на службата за военна регистрация и вписване. Издава се при наличие на своевременно представен и попълнен болничен лист или друг документ.
3. Ваканции. Знакът се поставя при наличие на молба от служител или удостоверение от образователна институцияи заповед, подписана от директора или лицето, което го замества.
4. Обработка. Придружава се с документ, подписан от началник отдел, звено, отдел или бригадир.
5. Ходи на работа през уикендите и празниците. Придружено с писмена декларация от служителя за неговото съгласие, подписана от прекия му началник.
6. Бизнес пътувания. В този случай на счетоводния отдел се предоставя удостоверение за пътуване с печата на организацията и датата на пристигане и заминаване на служителя.

Ако служител бъде уволнен, клетките за отработеното време в листа за работно време остават празни

Заповедта за уволнение, подписана от ръководителя на организацията, е приложена към отчета.

Правила за попълване на графика

Задължението за попълване на формуляра за график се налага на служител от счетоводния отдел или отдела за човешки ресурси със заповед и е включено в длъжностната му характеристика.

В първия заглавна страницаФормулярът за график трябва да отразява пълното име на организацията и структурното звено, ако има такова, началната дата на поддържане на документа и крайната дата, когато е затворен.

Вторият лист съдържа таблица за отчитане на работното време и информация за служителите.

В таблицата се посочват поредният номер на реда, фамилията и инициалите на служителя и номерът на личното му досие. Броят на колоните съответства на броя на дните в месеца.

Във всяка клетка се въвежда броят на отработените часове или за стандартна смяна се взема предвид общият брой дни. Отбелязани са и почивните дни и неработните дни.

Извънредни ситуации: отсъствие, закъснение и други се обозначават с буквени или цифрови кодове. Всички белези трябва да се правят въз основа на присъствието или отсъствието на служителя на работното място.

Лицето, отговорно за поддържането на графики, трябва лично да контролира всичко

Във формуляра T-12 се поддържат отделно 2 раздела: „запис на работното време“ и „разплащания с персонал“. Вторият раздел записва всички плащания и глоби, дължими на служителя, реквизити и кореспондиращи сметки за начисляването им.

Листът за работното време се съставя в един екземпляр. н

Документът трябва да съдържа подписите на ръководителя на организацията или нейното подразделение и счетоводителя.

Ако трети служител е участвал в попълването на графика, той също трябва да удостовери с подписа си правилността и автентичността на предоставените данни.

Съгласно Закона за счетоводството от 6 декември 2011 г., попълването на графика е възможно както в електронна, така и в ръкописна форма.

Възможни санкции за неправилно попълнен отчет

По време на финансови и данъчни проверки одиторите могат да открият следните видове нарушения:

1. Несъответствие между данните за заплатите, посочени в графика и първичните отчетни документи.
2. Несъответствие между данните за заплатите, посочени в графика и документите за плащане и сетълмент.
3. Неправилно използване на кодови обозначения и извънреден труд и извънреден труд, които не са взети предвид.
4. Неправилно изчисляване на размера на обезщетенията за удостоверения за временна неработоспособност.

Тези нарушения могат да доведат до глоба до 5000 рубли, наложена на работодателя или счетоводителя.

Липса на график в организацията съгласно статията
5.27 от Административния кодекс може да доведе до налагане на глоба до 50 000 рубли на ръководителя на отдел.

Обезпечение правилно попълванеграфик и ведомост за заплати е:

1. Навременно предоставяне от служители на всички необходими документиобосноваване на всяко неспазване на правилата за работа.
2. Когато поддържате ръкописни графици, използвайте копия и чернови.
3. Ако причината за закъснението или отсъствието на служителя от работното място е неясна, използвайте съответните кодове.
4. Маркировки могат да се правят само ако са предоставени подкрепящи документи.

Кодове, използвани в листа за време:

Примерен лист за работно време Т-12

Проследяването на времето е много важна задача. Служителят не иска да загуби трудно спечелените си пари, а организацията от своя страна не се стреми да плаща за отсъствия.

Навременното и правилно поддържане на отчетна документация за записване на работното време ще помогне да се избегнат подобни недоразумения.

За какво е?

Часовникът е установен документ, който носи информация за спазването на работното време от всеки служител. С други думи, това е таблица, в която се въвеждат данни за присъствието или неявяването на всеки от служителите на организацията.

Въз основа на този документ се изчисляват заплатите и бонусите или се налагат санкции за закъснение, отсъствие и други отклонения от работния график.

Такава отчетна карта трябва да съществува в един екземпляр и да се съхранява от служителя, който е назначен отговорен за нейното изготвяне. Най-често тази работа се поверява на отдел Човешки ресурси и счетоводство, понякога на ръководител на отдел или старши мениджър. Назначаването на длъжността „хронометрист“ или по-скоро възлагането на съответните задължения трябва да бъде отразено в трудовия договор.

Опции на формата

Можете да вземете под внимание колко дни и часове е работил служителят, като използвате различни методи, но Роскомстат е подготвил специални формуляри. Те са прости и лесни за използване, с тяхна помощ можете ясно да проследявате „присъствието“ на работата си и впоследствие да използвате ефективно получените данни.

За бюджетни организацииВъведена е специална форма на отчет за работното време № 0504421.

За всички останали организации и предприятия бяха одобрени формуляри Т-12 и Т-13. Последните се различават един от друг по това, че Т-13 се използва там, където явките и неявките се контролират не от хора, а с помощта на автоматизирани системи(турникети). Дойдох на работа, регистрирах се на пункта с пропуск и продължих. По този начин е лесно да се контролират закъсненията, отсъствията и други отклонения от работния график.

Най-често се попълват формуляри на формуляр Т-13 автоматичен режим, или с частично използване на технически средства.

Листовете за работно време във формуляр Т-12 също се попълват с цел изчисляване на заплатите, така че е удобно да поверите поддържането на такъв график на счетоводител.

Как да го попълните правилно

Най-важните аспекти на воденето на разписания:

• таблицата съществува в едно копие;
• попълва се ежедневно въз основа на официални документи(болнични, заповеди, инструкции и др.);
• Забранено е премахването на колони или полета от общоприетата таблица.

Все пак можете да промените таблицата. Понякога възникват ситуации, когато трябва да добавите допълнителни полета към съществуващ формуляр. Например да се вземе предвид определено работно време за нестандартни смени. В този случай извършването на промени е възможно, но само след подписване на съответната заповед на управителя.

Преди началото на отчетния месец (2-3 дни предварително), отговорният служител отваря графика. Сега е моментът да решите какъв метод на поведение ще изберете. Това може да бъде цялостна регистрация - ежедневни бележки за присъствие/неявяване или само въвеждане на отклонения от режима - закъснения, нощни смени, извънреден труд и др.

Пример за попълване на график с помощта на примера на формуляр T-12

Първо се попълват заглавката и първите три колони. Тази информация, като правило, остава постоянна - структурна единица, пълни имена на служители, номера на персонала.

В колони от 4 до 7 се вписват ежедневно бележки за присъствие, отсъствие, почивни дни и отпуск по болест. За целта се използват специални означения за всяка от причините. И така, отпускът по болест се обозначава с код B, почивният ден се обозначава с RV и годишен отпуск- О Т. Пълният списък с обозначения можете да намерите в най-унифициран вид на първия лист.

Важно е да запомните, че всички белези се поставят върху графика единствено въз основа на всеки документ. Може да е болничен лист, вътрешен редили заповед за извънреден труд, подписана от познат служител.

Често възникват ситуации, когато не е напълно ясно какъв код да поставите. Например, служител е в платен отпуск и му е присвоен OT код. Но по това време той имаше неблагоразумието да се разболее и не отиде на работа на уречената дата.

Ако служителят не ни е предупредил, тогава е препоръчително да въведете NN кодовете (неявяване по неизвестни причини) и след получаване отпуск по болесткоригирайте тези обозначения на код „B“. Ако служител е намерил начин да съобщи за заболяването си, той може веднага да маркира код „B“.

Може би в такава ситуация е по-добре първо да запишете кодовете „NN“ и „B“ с молив, за да не разваляте външния вид на документа, който съществува в едно копие. Ако формата се поддържа в в електронен формат, тогава такива проблеми няма да възникнат.

Някои отсъствия обикновено се броят в „дни“, тъй като служителят не може да бъде във ваканция само половин ден или да излезе в отпуск по болест за три часа. В този случай под буквеното обозначение се оставя празна колона. Ако служителят е закъснял с 30 минути или е работил 4 часа извънреден труд, тогава под буквеното обозначение се посочва времето на отклонение от работния график.

В колони 5 и 7 се дават междинен и краен сбор на отработените дни, а в колони от 8 до 17 се дава пълен отчет за всеки служител - колко е работил, колко е почивал, колко е пропуснал и защо. От заглавието на заглавката над всяка колона става ясно какви данни да се обобщят.

Характеристики на поддържането на графика в бюджетните организации

Формуляр № 0504421 също се използва за наблюдение на спазването на режима на работа, но има малко по-различно име „Отчитане на използването на работното време“, което отразява спецификата на работата на бюджетните организации. В тази отчетна карта можете да намерите обозначения като „почивни дни за обучение“, „заместване в група за удължен ден“, „отпуск за обучение“.

Процедурата за поддържане на такъв график не се различава от унифицираните счетоводни форми T-12 и T-13:

• съхранява се в един екземпляр;
• отваря 2-3 дни преди началото на отчетния период;
• използвани без промени в стандартната форма.

Възприети са и две процедури за регистрация - непрекъсната (отбелязват се всички яви и неявявания) и с посочване на отклоненията.

В самата таблица има няколко разлики. В заглавката на отчетната карта, в допълнение към името на организацията, структурната единица и периода на поддръжка, нейният тип трябва да бъде посочен с номер. Ако графикът за работно време е подаден „както е“, без да се правят промени, тогава той се нарича основен и се маркира в тази колона като „0“. При всяка следваща корекция трябва да посочите номера на промяната по ред.

Първите четири колони се попълват веднага - това са пълните имена на служителите, номерата на персонала и длъжностите. Следните колони се попълват с напредване на периода. В горната част на колоните се посочват отклоненията от режима на работа в часове (ако има такива), в долната част има буквено обозначение на причината за отклонението. В колони 20 и 37 се обобщават съответно междинни и месечни резултати.

В този формуляр не се предоставят допълнителни изчисления. В края на периода на фактуриране този документ се прехвърля в счетоводния отдел, където въз основа на него ще бъдат изчислени заплатите на служителите на бюджетната организация.

Списъкът на символите, използвани в този лист за работно време (формуляр № 0504421), може да бъде намерен в таблицата:

Как се определя ваканцията?

Думата ваканция по въпросите на персонала съчетава много понятия. Започвайки от и завършвайки с отпуск по майчинство. Много млади майки няма да се съгласят, но това също е ваканция, въпреки че е предвидена за гледане на малко дете.

Всяка от тези ваканции е отбелязана по свой начин в графика и си струва да се обърне специално внимание на най-често срещаните видове ваканции и тяхната регистрация.

Навреме

Въз основа на заповедта за ваканция, която трябва да включва подписа на самия отпускащ, графикът се отбелязва с код „OT“, ако това е основната ваканция, или код „OD“, ако е допълнителна.

За ваша сметка

Има моменти, когато служителят трябва да вземе няколко дни отпуск извън обичайния си график. Причините може да са различни, но решението е само едно – отпуск без заплащане.

Законодателството предвижда няколко причини за такъв отпуск - сватба, раждане на бебе или по-тъжни събития, като смъртта на близък роднина. В тези случаи трябва да въведете кода “OZ”.

Ако служителят има друга причина и той получава такъв отпуск в съгласие с ръководителя, тогава се използва кодът „ПРЕДИ“. И в двата случая марката се прави въз основа на съответна заповед, подписана от служителя.

обучение

Съчетаването на работа и обучение в наше време е по-скоро норма, отколкото изключение и законодателството по този въпрос подкрепя такива работници, като гарантира отпуск за обучение. След приемане на съответното заявление от служителя и получаване на заповедта, подписана от студента, можете безопасно да маркирате кода „U“ в отчета за целия период на отпуск за обучение.

Струва си да се отбележи, че ако служител се разболее по време на следващата сесия, тогава такъв отпуск не се удължава за периода на отпуск по болест и код „B“ може да бъде въведен само в дните след края на отпуска за обучение, в случай че че служителят не е имал време да се възстанови преди края на отпуска и е предоставил болничен лист, потвърждаващ отсъствието му след края на сесията.

За бременност и раждане

Такъв блажен период за жените служители, разбира се, не трябва да бъде засенчен от бюрокрация с документи, следователно отпускът по майчинство се предоставя въз основа на болничен лист, кодът в отчета е „P“; Същият код се използва и при осиновяване на новородено бебе.

За гледане на деца

И след това се издава заповед за отпуск за отглеждане на дете до тригодишна възраст. Такъв отпуск се обозначава с код „OZH“.

Работата с документи винаги е отговорна задача, но познаването на основите на попълването на графики ще ви спести от спорове по време на изплащане на заплати и други дребни проблеми от този вид.

Видео - изготвяне на график и изчисляване на заплатите в 1C: