Правила за изготвяне на трудови книжки. Пълни инструкции за попълване на трудови книжки

Работното досие може да разкаже на работодателя за положителни и отрицателни аспектинов служител. В него се записват всички причини за уволнение, общ стаж и трудов стаж на конкретна длъжност или място на работа.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

За служител наличието на разрешително за работа се потвърждава от трудов стаж, кариераи евентуални награди от предишен работодател. Трудовата книжка е първият документ, въз основа на който при настъпване на определени условия или възраст ще Ви бъде отпусната пенсия.

Какви разпоредби регулират правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки? Каква информация съдържа? Ще дадем отговори на тези и други въпроси в статията.

Условия и законови изисквания

Всеки официален документ, което има ефект, трябва да бъде подкрепено с нормативна уредба.

Те включват:

• Кодекс на труда.Регламентира изготвянето на трудова книжка и др работни отношениямежду служител и работодател. Кодексът определя трудовата книжка и изброява отговорностите на работодателя за съхранение и попълване.
• Кодекс за административните нарушения. Нормативен акт, който урежда последиците от нарушението правни нормиотносно трудовата книжка, установена от Кодекса на труда на Руската федерация. Така двата документа представляват едно цяло.
• Резолюция на правителството „За трудовите книжки“съдържа образец и формуляр трудов договор, лайнер в трудова книжка, правила за пълнене и съхранение.
• Резолюция „За одобряване на инструкции за попълване на Кодекса на труда“.Инициатор на документа е Министерството на труда. Документът ясно определя откъде да започнете да попълвате, каква информация да въведете и как да коригирате грешки.

Днес работодателите имат пълното право да приемат и попълват трудови книжки от моделите от 1938, 1975 и 2003 г.

Кандидатстващите за работа на 1 януари 2004 г. имат право да предоставят за попълване последния образец на Кодекса на труда. Старите книги могат да бъдат заменени само с нови или проектирани.

Можете да разгледате основните документи тук:

Правила за поддържане на трудови книжки

Отговорни лица

Според закона работодателят трябва да създаде всички условия за поддържане и съхранение на трудови книжки.

Заповедта назначава служител на отдела за персонал или счетоводител за поддържане на трудови досиета. , издаване на заповеди за служители и поддържане на трудови книжки трябва да се попълват от служители на отдела за персонал. IN малки организацииТакъв отдел няма, а техните задължения са възложени на главния счетоводител.

Упълномощеният служител носи пълна отговорност за правилното изпълнение и поддържане на трудовите книжки.

Всички трудови документи трябва да се съхраняват в специален сейф при директора, счетоводителя или отдела за човешки ресурси.

По преценка на ръководителя е възможно да се съхранява на друго място, недостъпно за други служители.

Моля, имайте предвид, че изготвянето на заповед за лицето, отговорно за попълването на трудовите книжки, е задължително.

При първата проверка на работата на организацията инспекторът има пълното право да поиска заповед.

При липса на документ държавният инспектор има право да наложи административна глоба. Размерът варира от 5 до 50 минимални работни заплати.

В заповедта за назначаване на отговорно лице трябва да се посочи:

• фамилия, собствено име, бащино име на служителя;
• длъжност;
• текст на заповедта: „възлага отговорност за попълване на...”;
• Дата на изготвяне;
• подпис на служителя и ръководителя на организацията.

Примерен документ:

Примерна заповед за назначаване на отговорно лице

Каква информация се въвежда и как се форматира?

Когато кандидатства за работа за първи път, всеки трябва да предостави чиста трудова книжка на отдела за персонал или счетоводството.

Попълването трябва да става в присъствието на служител. Според закона това трябва да стане в 7-дневен срок от датата на сключване на трудовия договор.

Информация, която трябва да бъде включена в документа:

• Лични данни на служителя:фамилия, собствено име, бащино име и дата на раждане. Информацията се въвежда въз основа на предоставения паспорт или друг документ за самоличност.
• Информация за образованието:висше, средно, средно техническо. Информацията се въвежда на базата на диплома или удостоверение за завършено обучение образователна институция.
• Информация за заеманата длъжност:дата на приемане, име на организацията, в която е нает служителят, длъжност, номер и дата на заповедта.

При прехвърляне на друга длъжност, повишаване на квалификацията, наемане или награждаване всички записи трябва да бъдат записани в трудовата книжка.

Всеки запис се извършва не по-късно от 7 дни от датата на издаване на заповедта. При уволнение вписването трябва да се извърши в същия ден, а трудовата книжка да се предаде на служителя.

При въвеждане на нови данни в трудов документ лицето, упълномощено да го попълни, трябва да запознае служителя с информацията. Той от своя страна трябва да подпише личния картон.

Допълнителна информация:

• крайни срокове военна службаили вътрешни работи - на осн.
• условия на обучение с цел повишаване на квалификацията - въз основа на дипломи, сертификати или други документи, потвърждаващи обучението;
• възстановяване на непрекъснат трудов стаж, вписването се извършва на последно място въз основа на съответния документ;
• за връчване на държавни награди, почетни грамоти и др.

Причини за вписванията

Вписванията в трудовата книжка се извършват само въз основа на заповед.

Личните данни за служителя се въвеждат съгласно предоставените от него документи. Вписването се извършва не по-късно от 7 дни от датата на издаване на заповедта или указанието.

Имайте предвид, че за разлика от заповедта, която може да посочи основанието за прехвърляне, промяна в заплатата във връзка с преместване на друга длъжност, информацията не може да бъде напълно пренаписана в трудовата книжка.

Посочвате само причината за влизане (прехвърляне, уволнение), датата на заповедта.

Въз основа на заповедта в трудовата книжка се вписват:

• подбор на персонал;
• преместване на друга длъжност;
• присвояване на нови квалификации, тарифен графикили освобождаване от отговорност;
• награждаване, поощрение;
• уволнение.

Дати

Независимо в коя колона е посочена датата, всички записи се правят с арабски цифри. Месецът и датата се обозначават с двуцифрено число, годината с четирицифрено число.

Например преместване на служител на друга длъжност на 14 март 2020 г. Датата ще бъде написана: „03/14/2015“.

Цветове мастило

За съставяне на трудова книжка записите могат да се правят с химикал, гел или писалка. Цветовете на мастилото могат да бъдат сини, лилави или черни.

език

Според законодателството държавният език на Руската федерация е руският. Съответно всички записи в трудовата книжка се правят върху нея.

Изключение може да бъде вторият език, който се използва на територията на съставните образувания на Руската федерация. Първо се прави запис на руски, а след това на езика на републиката.

Имайте предвид, че това е възможно само ако работодателската организация се намира на територията на тази република. Например в Московска област няма да бъде разрешено допълнително въвеждане.

Не се допускат съкращения

Съгласно закона вписванията в трудовата книжка се правят възможно най-пълно. Всякакви съкращения на думи са забранени.

Серийни номера

На всеки запис в трудовата книжка се присвоява собствен сериен номер. Първият ред ще записва наемането на служителя. Следващите данни се въвеждат по ред под номера 2, 3, 4 и т.н.

Забранено е нарушаването на номерацията или започването й отново.

Срокове за внасяне

Както бе споменато по-горе, всяко вписване в трудовата книжка се извършва въз основа на заповед. Може да се впише не по-късно от 7 дни от датата на издаване на заповедта или указанието.

Промяна

Възможни са грешки при въвеждане на личната информация на служителя и информация за трудова дейност.

Съгласно закона, на заглавна страницаРазрешено е да се правят промени само във фамилното име и в реда „образование“. Невярната информация се зачертава с един ред, а вярната се записва над/под реда. В този случай на вътрешната страна на корицата се посочва документът, въз основа на който е направена корекцията. Поставят се датата, подписът на служителя, който е въвел информацията, и печатът на организацията.

Ако се открият грешки във въведената информация в предишни работни места, те могат да бъдат коригирани от служител на текущото място.

Пример за промени в заглавието:

Промени в заглавната страница при придобиване на нова професия

Корекции в трудовата дейност:

• след неправилно въвеждане се въвежда следващото число;
• дата на корекция;
• „номерът на запис е невалиден“;
• въведена е правилна информация;
• направена е поръчката, която е посочена до грешния запис.

Пример:

Пример за извършване на промени в документ

Вмъкване на дизайн

При чести смени на работа или премествания броят на свободните редове в трудовата книжка може да свърши.

В този случай се използва вложка. Дизайнът му е подобен на трудовия документ. Не може да се използва отделно.

TC трябва да показва наличието на вложка.

Забележка относно вложката:

Пример за бележка относно издаването на вложка

Запознаване на служителите

Работодателят няма право да скрие от служителя записи, които са вписани в трудовата книжка.

По закон той трябва да запознае служителя с цялата информация, включена в неговия документ.

След преглед служителят трябва да подпише получената информация в личната си карта.

Функции за индивидуални предприемачи

През 2006 г. беше въведен закон, който задължава отделните работодатели да правят вписвания в трудовите книжки на своите служители. Правата на индивидуалните предприемачи са изравнени с юридическите лица.

Трудовата книжка е отражение на пътя на всеки работещ човек. Този документ съдържа цялата му трудова биография: ниво на получено образование, квалификации, професионално развитие, отношение към трудови задължения. За да могат тези документи да изпълнят предназначението си, има стриктни правилапопълване на трудови книжки за 2016-2017г.

За какво е трудова книжка?

• Да записва всички промени в трудовата дейност на лицето;
• да отразява данни за причините за уволнения и награди;
• за потвърждаване на трудов (при изчисляване на пенсиите) и осигурителен стаж (при изчисляване на социални осигуровки).

И следователно трудовата книжка изисква отговорно отношение към себе си както от страна на нейния собственик, така и от страна на длъжностни лица, чиято отговорност е да съставят, поддържат и съхраняват документа в съответствие със закона.

Хроника на руския личен трудов документ във видео:

Законодателство за трудовите книжки

Регламентирани са стандартите за изготвяне на трудови книжки законодателни актове:

1 Кодекс на труда на Руската федерациясъдържа понятието „трудова книжка“, описва отговорностите на работодателя, свързани със съхранението и поддържането на трудовите книжки, и регламентира процедурата за тяхното регистриране. 2 V Код на административни нарушения RFса описани стандарти, които определят нивото на отговорност на работодателя за неспазване на правилата за поддръжка, регистрация, съхранение трудови документи. 3 Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“. Документът съдържа образец на трудов документ и добавка. Постановлението регламентира и стандартите за съхраняване и поддържане на лични трудови документи. 4 Министерството на труда и социалното развитие на Русия прие на 10 октомври 2003 г Резолюция № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки“. Документът съдържа строги стандарти за попълване на трудови документи (книги и вложки към тях) и алгоритъм за коригиране на грешки.

Как правилно да съставите справка за характер на служител и кой е отговорен за това в предприятието? Образци на готови документи можете да намерите тук: .

Кои служители могат да имат ненормирано работно време и как да го направят правилно, прочетете в.

При подготовка за отчет, предаване за проверка или за съхранение изисква документацията на организацията да бъде подшита с телбод. Описано е как да направите това правилно.

Правила за проектиране

Основните изисквания за попълване на трудови книжки са представени в таблицата:

Изисквания	Правила за попълване	Бележки
Сериен номер	На всеки запис се присвоява собствен сериен номер
Дати	Всички дати се записват само с арабски цифри в следния формат: XX - ден, XX - месец, XXXX - година	Например, когато посочвате датата 9 април 2017 г. в документ, записът трябва да изглежда така: 04/09/2017
Цвят на мастилото	Вписванията се правят с химикалка, химикал или гел химикал с устойчиво на светлина мастило, паста или гел.	Мастилото трябва да е лилаво, черно или синьо
Съкращения	В личните трудови документи не могат да се използват съкращения. Записите трябва да бъдат въведени точно, правилно и пълно.
език	Записите в личните трудови документи трябва да се водят на руски език	В републиките на Руската федерация през 2016-2017 г., съгласно правилата за попълване на трудови книжки, езикът на републиката може да се използва за извършване на записи, ако е официално установен
Съответствие на записа със заповедта	Следната информация се въвежда в личните трудови документи в строго съответствие със заповедите на ръководителя: относно наемането, относно уволнението, за преместване при смяна на позиция или място на работа, при промяна на квалификацията на специалист, за насърчаване, награждаване	Посочени са номерата и датите на съответните заповеди
Срокове за внасяне	Всички необходими записи трябва да бъдат направени своевременно в трудовата книжка на служител, който работи повече от пет дни в организация, от упълномощено лице. Ако лицето започва трудова дейност и за първи път му се издава трудова книжка, това трябва да стане не по-късно от седем дни от началото на трудовото правоотношение. Информацията при уволнение на служител се въвежда директно в деня на уволнението	При условие, че това е основното му място на работа и връзката е формализирана по трудов договор
Състав на информацията	лична информация, вида работа, извършена от служителя, превод, уволнение, причина за уволнение, информация за стимули, награди
Запознаване на служителите на организацията с документацията	1. Служителите трябва да са запознати с вписванията в личните си трудови книжки. След преглед на записите служителят подписва личната карта, където записите в трудовата книжка се дублират. 2. След приключване на трудовото правоотношение се заверяват вписванията в Кодекса на труда. След това се поставя подписът на ръководителя, подписът на служителя и печатът на организацията. 3. След попълване на заглавието, служителят подписва, като по този начин потвърждава правилността на въведената информация. Картината е поставена и върху заглавието на вложката и дубликата

Отговаря за поддържането на TC

Работодателят носи отговорност за правилното поддържане на личните трудови досиета.

Ръководител на организацията по вътрешен редназначава упълномощено лице и му възлага отговорности, свързани с отчитането, регистрацията, поддържането, съхранението и издаването на лични трудови книжа.

При неправилно спазване на Кодекса на труда отговорност носи определеното от управителя лице.

При извършване на проверки заповеди за назначаване упълномощено лицесе проверяват от Държавната инспекция по труда.

Как трябва да се съхраняват?

За съхраняване на трудови документи на служителите в организацията се отделя определено място без достъп от неупълномощени лица. Най-често за тези цели се използва железен шкаф, който се заключва, или сейф, където ТС на служителите се поставят в специални тави или кутии.

Вписва се информация за приетите и издадени трудови книжки на служителите Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложки към тях. Този дневник се изготвя, попълва и поддържа от HR специалист.

Дизайн на заглавната страница

Как правилно да проектирате заглавна страница, гледайте видеоклипа:

Регистрация при кандидатстване за работа

• Първо, във втората колона се изписва името на предприятието в пълна и съкратена версия или се поставя печатът на организацията.
• Първата колона съдържа поредния номер на записа.
• Във втората колона се записва датата, на която служителят е нает.
• В третата колона е записано, че служителят е „Приет/приет в „наименование на отдел” за „наименование на длъжност/професия”.
• В четвъртата колона трябва да запишете номера и датата на поръчката.

Превод

Ако служителят преведено от външна организация , тогава информацията за прехвърлянето се въвежда в TC, както следва:

1. Първо се записва информация за уволнение от мястото, където служителят е работил преди това.
2. След това се прави протокол за приемане на ново място.

За вътрешен трансферСлужителят просто трябва да направи запис за прехвърляне на ново място на работа, както следва:

• поставете номера на записа в първата колона;
• във втората колона посочете датата на прехвърляне;
• в 3-та колона направете бележка за превода;
• в четвъртата колона посочете номера и точната дата на заповедта за преместване на този служител.

Уволнение

Бележка за напускане:

Последователността на операциите при извършване на бележки за наемане, прехвърляне и уволнение съгласно правилата за попълване на трудови книжки 2016-2017:

Ако уволнен служител не вземе трудовата си книжка по някаква причина, работодателят го уведомява за необходимостта да се яви, за да предаде работния документ или да се съгласи да изпрати документа по пощата.

Почасова работа

Правенето на вписвания при непълно работно време не е задължително, но ако служителят желае, трябва да се направи такова вписване. За да направите това, служителят трябва да подготви копие трудов договор, заверено от директора на дружеството, и попълнете заявление по свободен образец.

Не се допускат грешки в корпоративната документация. При изготвяне на заповед за назначаване на временно изпълняващ длъжността разберете.

Индивидуалният предприемач (IP) е юридическо или физическо лице? Нека обясним.

Аутсорсингът е използването от организация или предприемач на нечий друг работна силаили оборудване за печалба. Кога и как е изгодно да се използва аутсорсинг: .

Поддържане на трудова книжка на индивидуален предприемач

Досиетата на персонала се извършват от индивидуални предприемачи на обща основа. Освен това, индивидуален предприемачможе да използва по-опростена схема за запис.

Заявление за работа с индивидуален предприемач:

1. Въведете пълното име на работодателя в третата колона.
2. В първата колона въведете номера на записа.
3. Запишете датата, на която служителят е нает във втората колона.
4. В третата колона запишете информацията за назначаването на служителя и посочете неговата позиция.
5. В четвърта колона посочете номера и датата на съответната заповед.

Физическите лица нямат право да съставят нови трудови книжки или да правят записи в съществуващи.

Грешки

Ако е направена грешка, как може да се поправи? Тук има някои особености. В зависимост от това къде е направена грешката, корекциите се правят по различни начини. Нека разгледаме два случая.

• 
  1. Как да коригирате информацията за работата си
• 
  2. Как се правят корекции на заглавната страница
  TK

Не можете да правите корекции на секции, като използвате зачертани. Първо трябва да потвърдите, че записът е невалиден, като направите съответната маркировка. След това въведете правилните данни. Повече информация:

1. Запишете номера на записа в първата колона.
2. Във втората колона запишете датата, на която записът е разпознат като неправилен.
3. Направете бележка „Запис № А е невалиден“ в 3-та колона.
4. Въведете датата отново, за да посочите новия правилен запис във 2-ра колона.
5. Направете нов запис в 3-та колона.
6. В четвърта колона посочете номера и датата на документа, въз основа на който са коригирани данните.

Не е трудно да се коригира грешка, допусната при попълване на заглавната страница. Зачеркнете невярната информация с един ред и запишете правилната информация. След това отбележете документа, потвърждаващ, че новите данни са верни.

Видеото обяснява правилата за извършване на промени в трудовата книжка:

Копие от трудова книжка

Правилно заверено копие от трудовата книжка се счита за потвърждаващ документ наемане на работачовек.

Как да заверя копие?

Упълномощено лице ще направи копия на всички страници от документа, които имат записи.

Листовете с копия се подпечатват, записва се текущата дата и резолюцията „копието е вярно“. Копие се подписва от инспектор ЧР.

На копието е необходимо да се отбележи, че лицето в момента е служител на организацията.

Дубликат

Дубликатът е преиздадено копие на трудовата книжка, което има същата юридическа сила като оригинала. Дубликатът е съставен и поддържан през 2016-2017 г. в съответствие с правилата и стандартите за попълване, установени за трудовите книжки.

Как да получите дубликат

Ако служител е загубил трудовия си кодекс, той трябва да се свърже с последното си място на работа и да уведоми работодателя за това, като напише декларация за загуба в свободна форма.

Специалист по човешки ресурси ще изготви и издаде дубликат на документ в срок от петнадесет дни.

Информация, съдържаща се в дубликат на ТС

1. Общ трудов стаж преди да се присъедините към тази организация. Трудовият стаж е посочен общо.
2. Информация за дейностите на служителя в тази организация.
3. Информация за награди и стимули, получени на последното ви работно място.

Дубликат може да бъде издаден и ако основният документ не е използваем или ако има такъв преценкаотносно неговата недействителност.

Подплата

Вмъкване в TC се създава, когато в документа не е останало място за допълнителни записи.

Вложката се счита за законно продължение на документа и се съставя по същия начин, но вложката е невалидна без ТС. Бележка за приложението на вложката трябва да бъде включена в доклада за работа.

Как да шиете вложка в работна книга и примерен дизайн на вложката, вижте видеоклипа:

Ако работодателят цени своите служители, тогава записването и поддържането на личните им работни документи се организира на подходящо ниво. Уважението към вашите служители е основата за просперитета и успеха на един бизнес.

Съдейки по аб. 3 с.л. 65 от Кодекса на труда на Русия, първият от документите, които се представят при приемане на работното място, е трудовата книжка (наричана по-долу TRKN). Задължение за представянето му има във всички случаи, освен при постъпване на работа за първи път или при сключване на трудов договор с клауза за непълно работно време.

Нормативно регулиране

Агенцията, упражняваща изпълнителната власт в Руската федерация, упълномощена от правителството на Русия, определя процедурата за регистрация, срокове за съхранение и нюанси за попълване на TRKN (параграф 2 от член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация), както и като унифицирана форма на документа.

Съответната уредба се извършва с Указ № 225 от 16 април 2003 г. (наричан по-нататък Указът).

Резолюцията се състои от:

• две приложения (формуляр TRKN и формуляр за вписване в TRKN);
• и Правила за поведение... (наричани по-долу Правилата).

Правилата се състоят от 8 раздела, включително процедурата за въвеждане на изменения в TRKN,формуляр за вписване, отговорност за неспазване на законовите изисквания и други разпоредби.

За това какво точно да напишете в определени колони (наричани по-долу GR) на TRKN, се казва в друг правен акт– Постановление на Министерството на труда № 69 от 10 октомври 2003 г. „За одобряване на инструкциите ...“. The нормативен документсъдържа 3 Приложения, основното от които е Приложение № 1 (наричано по-долу Указанията).

Накратко за основните точки

Ето списък на основните регулаторни разпоредби, посочени в Правилата за 2018 г. (накратко):

• всичко юридически лица, както и индивидуалните предприемачи, са длъжни да поддържат TRKN за всеки работник, който действително е работил повече от 5 дни (клауза 3 от Правилата);
• работодателите (наричани по-нататък и работодатели), които не са регистрирани като индивидуални предприемачи, нямат право да съставят и поддържат TRKN (параграф 3, параграф 3 от Правилата);
• записи (наричани по-нататък ZP) в TRKN за наложени дисциплинарни наказанияне са извършени (с изключение на случаите, когато такова наказание е прекратяване на трудовото правоотношение) (клауза 5 от Правилата);
• ако работникът няма TRKN по време на започване на работа, работодателят е длъжен да го издаде не по-късно от 1 седмица (клауза 8 от Правилата);
• всички искания за преместване, награждаване, промяна на длъжността и др., също се извършват в рамките на една седмица след издаване на съответния административен акт на ръководителя (клауза 10 от правилника);
• ако гражданин работи едновременно на основното си място на работа и на непълно работно време, данните за работа на непълно работно време трябва да се въвеждат в TRKN само по волята на служителя (клауза 20 от Правилата).

Накратко за формата TRKN

Формулярът TRKN е одобрен с решението.

Формулярът се състои от:

• заглавна карта,в които се въвеждат данни за трите имена на работника, дата на раждане, степен на образование, неговата професия, квалификация и специалност;
• „Информация за работа“(наричан по-долу раздел 1 от TRKN), който съдържа информация за деня на приемане при всеки работодател, деня на уволнение, прехвърляне, промени, включени в квалификационни справочниции т.н.;
• „Информация за награда“(наричан по-долу раздел 2 от TRKN), в който се въвеждат данни за наградите, получени от работника през периода на дейност (с позоваване на административния акт на работодателя).

Общи правила за попълване на TRKN

Основните разпоредби са регламентирани в раздел 1 от Инструкциите. Ето извадка от правилника:

• На всички листове TRKN датите са написани в този формат - DD. ММ. ГГГГ;
• ZP може да се извърши с помощта на фонтан или гел писалка;
• Възможните цветове на пастите за писалки са черен, син, лилав;
• намаленията на TRKN са строго забранени;
• в раздел 1 от TRKN и раздел 2 от TRKN зачертаването на PO не е разрешено - това може да се направи само на заглавната страница.

Процедурата за попълване на заглавната страница на TRKN

Както е посочено в клауза 8 от Правилата, работодателят е длъжен да издаде TRKN в рамките на една седмица след влизане на работника на работното мястои попълнете заглавната страница в негово присъствие.

За въвеждане на данни на заглавната страница, длъжностното лице кадрово обслужванеще трябва да вземете съответната информация:

• относно пълното име и датата на раждане на служителя - от паспорт или друг документ за самоличност (параграф „а“, параграф 9 от Правилата);
• за образованието и за текущата специалност - от дипломи или документи за завършено професионално обучение(сертификация), както и от документи, издадени от самия работодател и потвърждаващи наличието на специални знания.

В TRKN може да се въведе и заявление за непълно образование– за целта работникът трябва само да представи студентска книжка, книжка за оценки или удостоверение от образователна организация, заверен по регламентиран начин (параграф 4, точка 2.1. „Инструкции за попълване на трудови книжки“).

Първоначалното попълване на заглавната страница се извършва по следния начин:

• Служителят по персонала определя датата на завършване;
• работникът подписва подписа си, което показва, че е запознат;
• Кадровият служител полага подписа си в полето „Подпис на отговорника...”, а в полето „М.П.” Поставя се печатът на предприятието (IP), ако има такъв.

Как да промените (добавите) запис на заглавната страница на TRKN

Ако гражданин е променил своето фамилно или собствено име или се е появила актуализирана информация за неговата дата на раждане, поясненията се правят на заглавната страница по начина, посочен в параграф. 2, точка 2.3. Инструкции на Министерството на труда, а именно:

• валидното преди това фамилно име (име, дата на раждане) се зачертава с един ред;
• До него се изписва новото фамилно име (име, дата на раждане);
• направените промени се потвърждават с препратка към съответния документ за самоличност (акт за раждане, нов паспорт и др.) върху корицата на TRKN (виж образеца) и се заверяват с подписа на упълномощено лице от отдел „Човешки ресурси“.

Как да попълните раздел 1 от TRKN

Раздел 1 от TRKN съдържа 4 GR:

ГР	Как да го попълните
1	Тук се поставя поредният номер на заплатата. Например, когато кандидатствате за работа за първи път в живота си, RFQ за наемане на позиция ще бъде 1-во, следващото RFQ (за преместване, уволнение и т.н.) ще бъде 2-ро и т.н.
2	Изписва се датата на приемане при работодателя, датата на преместване, напускане на работа и др.
3	В случай на изготвяне на трудов договор се прави RFQ, съдържащ името на длъжността, за която сте назначен индивидуален, специалности, професии, наименование на структурен отдел. При уволнение се прави препратка към съответния параграф, част, член от Кодекса на труда на Руската федерация (вижте примера по-долу)
4	Ето подробностите за заповедта на директора (дата, номер), регламентираща съответно наемане, преместване, уволнение и др.

Как да промените запис в раздел 1 на TRKN

Както беше посочено по-рано, в раздел 1 от TRKN не можете да зачеркнете. Следователно, ако е необходимо да се промени нещо, поръчката се счита за невалидна.

Ето пример за анулиране на кандидатура за работа:

• в GR 1 се поставя поредният номер на „коригиращата” ПО (след „коригиращата” ПО може да има други, така че „коригиращата” ще има номер N+1, където N е номерът на последната налична PO в раздел 1 от TRKN);
• в ГР 2 е вписана датата за вписване на „коригираща” ПО;
• в ГР 3 е вписан текстът: „Записът за номер такъв и такъв е невалиден. Текст”, където Текст е съответната правилна формулировка (например „Назначен на длъжността електрогазозаварчик в структурно подразделение„Работници в магазина“);
• в GR 4 са записани данните на поръчката, по чиито условия се правят изменения.

При кандидатстване за работа при нов работодател в GR 3 пълното и съкратеното наименование на работодателя се въвежда като заглавие в съответствие с учредителната документация (клауза 3.1 от Инструкциите).

Попълване на раздел 2 от TRKN

Съгласно раздел 4 от инструкциите (последно издание № 2 от 31 октомври 2016 г.), раздел 2 от TRKN се попълва почти в същия ред като раздел 1 от TRKN, а именно:

Процедурата за промяна на ПО в представения раздел е подобна на процедурата, която се прилага за раздел 1 от TRKN.

В какви случаи се издава дубликат на TRKN и как се попълва?

Дубликат на TRKN подлежи на издаване в следните законово установени случаи:

• при наличие на писмена молба от служител, който желае да получи дубликат във връзка с наличието на съдебна оправдателна присъда (с цел TRKN да не съдържа PO, посочващо незаконно уволнение) (клауза 22 от Правилата);
• ако оригиналът на TRKN е изгубен - в представения случай дубликат се предоставя по писмено заявление от работника в рамките на 15 дни (клауза 31 от Правилата);
• в други случаи на повреда на TRKN (например, ако е изгорял, скъсан, замърсен и т.н.) (Аб. 3, клауза 33 от Правилата).

За процедурата за попълване на дубликат вижте раздел 7 Инструкции:

• на заглавната страница има знак „Дубликат“ в горния десен ъгъл;
• на корицата се изписва информация за датата и причината, довела до необходимостта от издаване на дубликат;

• в GR 3 заглавието съдържа информация за общия осигурителен стаж (без да се посочва колко време е работил служителят във всяка организация и т.н.), останалите GR в този ред са оставени празни.

• DD е посочено в GR 2. ММ. ГГГГ регистрация на трудов договор;
• в GR 3 - името на работодателя, структурния отдел, в който преди това е бил нает служителят, длъжност, професия и др.;
• в GR 4 - реквизити на местния документ, по силата на който е изготвена съответната поръчка в два екземпляра;
• ред по-долу, в GR 2 - денят на уволнението от предприятието, в GR 3 - причината за напускане с позоваване на Кодекса на труда на Руската федерация;
• и така нататък, ред по-долу, в GR 2 - денят на приемане при следващия работодател, в GR 3 - името на този работодател и т.н.

В раздел 7 от Инструкциите за поддържане на книги се посочва, че името на работодателя е изписано в GR 3, но в образците за попълване на дубликат на TRKN, представени в отворени интернет източници, става ясно, че името на работодателя е записано в GR 3 като отделно заглавие.

Приложение No1
с решение на Министерството на труда на Руската федерация
от 10 октомври 2003 г. N 69

Инструкции
за попълване на трудови книжки

С промени и допълнения от:

Тази инструкция в съответствие с параграф 13 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите (наричани по-нататък Правилата за поддържане на трудови книжки), одобрени с постановление на правителството Руска федерацияот 16 април 2003 г. N 225 „За трудовите книжки“, установява процедурата за попълване на трудови книжки, вложки в тях, дубликати на трудови книжки (наричани по-долу трудови книжки).

1. Общи положения

1.1. Вписванията на датите във всички раздели на трудовите книжки се извършват с арабски цифри (ден и месец - две цифри, година - четири цифри). Например, ако служител е нает на 5 септември 2003 г., в трудовата книжка се прави запис: „09/05/2003“.

Записите се правят внимателно, с фонтан или гел химикал, ролкова химикалка (включително химикал), светлоустойчиво мастило (паста, гел) в черен, син или лилав цвят и без съкращения. Например не е позволено да се пише "пр." вместо "поръчка", "изпращане". вместо "заповед", ​​"транс." вместо "преведен" и т.н.

1.2. В разделите „Информация за работа“ и „Информация за награди“ на трудовата книжка не се допуска задраскване на направени по-рано неточни, неправилни или други невалидни записи.

Например, ако е необходимо да се промени конкретен запис за заетост в раздела „Информация за длъжността“, след съответния последен запис в този раздел се посочва последващият сериен номер и датата на извършване на записа, в колона 3 записът се прави: „Записът с такъв и такъв номер е невалиден.“ След това се прави правилният запис: „Приет в такава и такава професия (длъжност)“ и в колона 4 датата и номерът на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, записът от който е неправилно въведен в трудовата книжка, се повтаря или се посочват датата и номерът на заповедта ( заповед ) или друго решение на работодателя, въз основа на което се прави правилното вписване.

По същия начин се анулира запис за уволнение или преместване на друга длъжност. постоянна работаако уволнението или прехвърлянето е признато за незаконно от работодателя, контролния и надзорния орган, органа за разрешаване на трудови спорове или съда и възстановяване на предишната работа или промяна на формулировката на причината за уволнение. Например: „Записът за номер такъв и такъв е невалиден, възстановен на предишна работа.“ При промяна на формулировката на причината за уволнение се прави запис: „Записът за номер такъв и такъв е невалиден, уволнен (посочено нова формулировка)". В колона 4 се посочва заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя за възстановяване на работа или промяна на формулировката на причината за уволнение.

Ако в трудовата книжка има запис за уволнение или преместване на друга постоянна работа, която впоследствие е обявена за невалидна, по писмено заявление на служителя се издава дубликат на трудова книжка, без да се прави запис, обявен за невалиден. В този случай в горния десен ъгъл на първата страница на дубликата на трудовата книжка се прави надпис: „Дубликат“. На първата страница (заглавна страница) на предишната работна книга е написано: „Вместо това е издаден дубликат“, като се посочва неговата серия и номер.

2. Попълване на информация за служителя

2.1. Информацията за служителя, предвидена в Правилата за поддържане на трудови книжки, посочена на първата страница (заглавна страница) на трудовите книжки, се попълва, както следва:

фамилията, собственото име и бащиното име се посочват изцяло, без съкращения или замяна на собствено и бащино име с инициали, датата на раждане се записва изцяло (ден, месец, година) въз основа на паспорт или друг документ за самоличност (за например военна карта, задграничен паспорт, шофьорска книжка и др.);

регистрация на образование (основно общо, средно общо, основно професионално, средно професионално, висше професионално и следдипломно професионално) се извършва само въз основа на надлежно заверени документи (удостоверение, сертификат, диплома и др.);

акт за незавършено образование на съответната степен може да се направи въз основа на представени надлежно заверени документи (ученическа книжка, книжка за успехи, удостоверение от учебно заведение и др.);

професия и/или специалност се посочват въз основа на документи за образование, квалификация или наличие на специални знания (при кандидатстване за работа, изискваща специални знания или специално обучение) или други надлежно оформени документи.

2.2. След като посочи датата на попълване на трудовата книжка, служителят удостоверява правилността на въведената информация с подписа си на първата страница (заглавна страница) на трудовата книжка.

Първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка също се подписва от лицето, отговорно за издаването на трудовите книжки, след което печата на организацията (печат на службата за персонал) (ако има печат), в която е била трудовата книжка поставя се първият попълнен.

2.3. Промените в записите в трудовите книжки относно фамилията, собственото име, бащиното име и датата на раждане се извършват въз основа на паспорт, акт за раждане, свидетелство за брак, удостоверение за развод, промяна на фамилното име, собствено име, бащино име и други документи и с позоваване на техния номер и дата.

Тези промени се правят на първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка. Предишното фамилно или собствено име, бащино име, дата на раждане се задраскват с един ред и се записват нови данни. Връзките към съответните документи се правят на вътрешната корица на трудовата книжка и се удостоверяват с подписа на работодателя или специално упълномощено от него лице и печата на организацията (или печата на службата за персонал) (ако има тюлен).

2.4. Промените (допълненията) на първата страница (заглавната страница) на трудовата книга на вписванията за придобито ново образование, професия, специалност се извършват чрез добавяне на съществуващи записи (ако вече съществуват) или попълване на съответните редове, без да се зачертават направените по-рано записи.

3. Попълване на информация за работа

3.1. В колона 3 на раздела „Информация за работа“ на трудовата книжка пълното име на организацията е посочено като заглавие, както и съкратеното име на организацията (ако има такова).

Под това заглавие в колона 1 се посочва поредният номер на извършваното вписване, в колона 2 се посочва датата на работа.

В колона 3 се прави запис за приемане или назначаване в структурна единица на организацията, като се посочва нейното конкретно име (ако условието за работа в конкретна структурна единица е включено в трудовия договор като съществено), името на длъжността (работата), специалността, професията, посочваща квалификациите, а колона 4 съдържа датата и номера на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, съгласно което служителят е нает. Записите на името на длъжност (работа), специалност, професия, показващи квалификации, се правят, като правило, в съответствие с щатното разписание на организацията. Ако в съответствие с федералните закони изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии е свързано с предоставяне на обезщетения или наличието на ограничения, тогава имената на тези длъжности, специалности или професии и квалификационни изискванияте трябва да отговарят на наименованията и изискванията, предвидени в съответните справочници за квалификация.

Направени промени и допълнения към по установения редв квалификационни справочници, щатно разписаниеорганизациите се довеждат до знанието на служителите, след което се правят подходящи промени и допълнения в техните трудови книжки въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателя.

Ако на служител бъде назначен нов ранг (клас, категория и т.н.) по време на работа, тогава се прави съответен запис за това по предписания начин.

Установяването на втора и последваща професия, специалност или друга квалификация за служител се отбелязва в трудовата книжка, като се посочват ранговете, класовете или другите категории на тези професии, специалности или нива на квалификация. Например, на ремонтник е назначена втора професия „Електро- и газозаварчик“ с присвояване на 3-та категория. В този случай в трудовата книжка в колона 1, колона 2 се посочва датата на създаване на втората професия, в колона 3 се прави запис: „Втората професия „Електро- и газозаварчик“ е създадена с присвояване 3-та категория”, в колона 4 се посочва съответното удостоверение, неговият номер и дата.

По искане на служителя информация за работата на непълно работно време се записва в трудовата книжка на мястото на основната работа въз основа на документ, потвърждаващ работата на непълно работно време. В колона 1 на раздела „Информация за работа“ на трудовата книжка се вписва поредният номер на записа, в колона 2 се посочва датата на наемане на работа като работник на непълно работно време, в колона 3 се прави запис за приемане или назначаване като работник на непълно работно време в структурна единица на организацията, като се посочва нейното конкретно име (ако условието за работа в конкретна структурна единица е включено в трудовия договор като основно), името на длъжността, специалността, професия с посочване на квалификация, в колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването, с позоваване на датата и номера му. По същия начин се прави запис за уволнение от тази работа.

3.2. Ако по време на работата на служителя името на организацията се промени, тогава се прави запис за това в отделен ред в колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка: „Организация такава и такава е преименувана на такава и такава дата“, а в колона 4 се вписва основанието за преименуване е заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, неговата дата и номер.

3.3. В трудовите книжки на лицата, изтърпели присъда на поправителен труд, се записва невключването на работното време през периода на изтърпяване на присъдата в непрекъснато старшинствосе въвежда по следния начин. В раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка в колона 1 се вписва поредният номер на вписването, в колона 2 - датата на вписване, в колона 3 се вписва: „Работно време от такъв и такъв дата (ден, месец, година) до такава и такава дата (ден, месец, година) не се зачита за непрекъснат трудов стаж.“ В колона 4 се посочва основанието за вписване в трудовата книжка - заповед (инструкция) или друго решение на работодателя (издадено в съответствие със съдебното решение), неговата дата и номер.

3.4. Когато непрекъснатият трудов стаж се възстановява по установения ред, в трудовата книжка на служителя на последното място на работа в колона 3 на раздела „Трудова информация“ се прави следният запис: „Непрекъснатият трудов стаж е възстановен от такова и такова число, месец, година”, в колона 4 се посочва съответното наименование на документа, въз основа на който е извършено вписването, с посочване на датата и номера му.

4. Попълване на информация за наградата

Процедурата за въвеждане на информация за награди е следната: в колона 3 на раздела „Информация за награди“ на трудовата книжка се посочва пълното име на организацията като заглавие, както и съкратеното име на организацията (ако всякакви); по-долу в колона 1 се въвежда поредният номер на записа (номерацията се увеличава през целия период на трудова дейност на служителя); В колона 2 се посочва датата на присъждането; В колона 3 се записва кой е наградил служителя, за какви постижения и с каква награда; В колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването, с позоваване на датата и номера му.

5. Попълване на информация за уволнение (прекратяване на трудов договор)

5.1. Записът за уволнение (прекратяване на трудов договор) в трудовата книжка на служителя се прави в следния ред: в колона 1 се вписва поредният номер на записа; В колона 2 се посочва датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор); в колона 3 се вписва причината за уволнението (прекратяване на трудовия договор); В колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването - заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, неговата дата и номер.

Датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор) се счита за последния работен ден, освен ако не е предвидено друго във федералния закон, трудов договор или споразумение между работодателя и служителя.

Например при прекратяване на трудовия договор със служител поради съкращаване на щата за последен ден на неговата работа се определя 10 октомври 2003 г. В трудовата книжка на служителя трябва да се направи следното вписване: в колона 1 от раздела „Информация за работа“ се вписва поредният номер на записа, в колона 2 се посочва датата на уволнение (10.10.2003 г.), в колона 3 се прави вписването: „Уволнен поради намаляване на броя на служителите на организацията, параграф 2 на член 81 Кодекс на трудаРуска федерация", в колона 4 се посочват датата и номерът на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя за уволнение.

5.2. При прекратяване на трудовия договор на основанията, предвидени в член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация (с изключение на случаите на прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя и поради обстоятелства извън контрола на страните (клаузи 4 и този член), запис за уволнение (прекратяване) се прави в трудовия договор на трудовата книжка) с позоваване на съответния параграф от този член.

Например: „Уволнен по споразумение на страните, параграф 1 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнен от по желание, ал.3 на чл.77

5.3. При прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя в трудовата книжка се прави запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор) с позоваване на съответния параграф на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация или други основания за прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя, предвидено в закона.

Например: „Уволнен поради ликвидация на организацията, параграф 1 от член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнен поради прекратяване на достъпа до държавна тайна, параграф 12 от член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. Руска федерация."

5.4. Когато трудовият договор е прекратен поради обстоятелства извън контрола на страните, в трудовата книжка се прави вписване относно основанията за прекратяване на трудовия договор с позоваване на съответния параграф на член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация. .

Например: „Уволнен поради неизбиране на длъжност, параграф 3 от член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Трудовият договор е прекратен поради смърт на служител, параграф 6 от член 83 от Кодекс на труда на Руската федерация."

5.5. Когато трудовият договор е прекратен на допълнителни основания, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация или други федерални закони, записите за уволнение (прекратяване на трудовия договор) се правят в трудовата книжка с позоваване на съответния член от Кодекса на труда. на Руската федерация или друг федерален закон.

Например: „Уволнен поради многократно грубо нарушение на устава на образователна институция, параграф 1 от член 336 от Кодекса на труда на Руската федерация в рамките на една година“ или „Уволнен поради достигане на възрастовата граница, установена за заемане на публична длъжност публичната служба, параграф 2 (1) на чл.25 Федерален законот 31 юли 1995 г. N 119-FZ „За основите на държавната служба на Руската федерация“.

5.6. Когато трудовият договор е прекратен по инициатива на служител по причини, свързани по закон с предоставянето на определени обезщетения и обезщетения, в трудовата книжка се прави запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор), като се посочват тези причини. Например: „Уволнена по собствено желание поради преместване на съпруга си на работа в друга област, параграф 3 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнена по собствено желание поради необходимостта да се грижи за дете под 14-годишна възраст, параграф 3 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация."

6. Характеристики на попълване на информация за уволнение (прекратяване на трудов договор) и наемане (назначаване) във връзка с прехвърлянето на служител на друга постоянна работа при друг работодател (към друга организация) или прехвърлянето му на избираема работа (позиция )

6.1. При уволнение (прекратяване на трудов договор) във връзка с прехвърляне на служител на друга постоянна работа при друг работодател (друга организация), в колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка се посочва какво заповед за извършване на прехвърлянето: по искане на служителя или с негово съгласие.

При наемане на ново място на работа се прави запис в трудовата книжка на служителя в колона 3 от раздела „Информация за работата“, предвиден в параграф 3.1 от тези инструкции, като се посочва, че служителят е приет (назначен) чрез трансфер.

6.2. При уволнение (прекратяване на трудов договор) във връзка с прехвърлянето на служител на изборна работа (длъжност) към друг работодател (към друга организация) в трудовата книжка се прави запис: „Уволнен във връзка с преместването на изборна работа (длъжност) в (посочете името на организацията) , параграф 5 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация."

На ново място на работа след инструктаж пълно имеизбран орган, както и съкратеното наименование на избрания орган (ако има такъв), в колона 3 от раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка се прави запис за каква работа (позиция) е избран служителят, и в колона 4 решението на избрания орган, дата и номер на приемането му.

7. Характеристики на попълване на дубликат на трудова книжка

7.2. Ако сте служител, преди да се присъедините към тази организация (до на този работодател) вече е работил, тогава при попълване на дубликат на трудовата книжка в раздела „Информация за работа“ в колона 3, на първо място се прави запис за общия и/или непрекъснат трудов стаж като служител, преди да се присъедини към това организация (към този работодател), потвърдени съответни документи.

Общият трудов стаж се записва общо, т.е. посочва се общият брой години, месеци, дни работа, без да се уточнява кой работодател, в какви периоди от време и на какви позиции е работил собственикът на трудовата книжка в миналото.

След това общият и/или непрекъснат трудов стаж, потвърден с надлежно оформени документи, се записва за отделните периоди на работа в следния ред: колона 2 посочва датата на наемане; В колона 3 се записва името на организацията (работодателя), в която е работил служителят, както и структурното звено и длъжността (длъжността), специалността, професията, като се посочват квалификациите, за които е нает служителят.

Ако представените документи потвърждават, че служителят е преместен на друга постоянна работа в същата организация (при същия работодател), тогава се прави и съответен запис за това.

След това в колона 2 се посочва датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор), а в колона 3 - причината (основание) за уволнение, ако документът, представен от служителя, съдържа такива данни.

В случай, че документите не съдържат изцяло горната информация за работа в миналото, в дубликата на трудовата книжка се вписва само информацията, налична в документите.

В колона 4 се посочват името, датата и номерът на документа, въз основа на който са направени съответните записи в дубликата. Оригиналните документи, потвърждаващи трудовия стаж, след изготвяне на копия от тях и надлежно заверени от работодателя или службата за персонал, се връщат на техния собственик. Работодателят е длъжен да съдейства на работника или служителя за получаване на документи, потвърждаващи неговия трудов стаж преди постъпване на работа при работодателя.

Всяка организация задължително трябва да има трудови книжки за всички, които работят там постоянно и за повече от пет дни. Служителите по човешки ресурси отбелязват тук цялата важна информация за професионална дейностнеговият собственик - това е изискването на Кодекса на труда и ще разгледаме примера и правилата за попълване на трудова книжка в днешната статия.

Позволено е да се правят бележки върху страниците на книгата със син (по избор лилав) или черен химикал, използването на различни видове съкращения се счита за грешка.

Информация на заглавната страница:

1. Име.Трябва да бъде написан в пълна форма, както в паспорта, без да се използват съкращения или инициали. Данните могат да бъдат намерени в паспорт, шофьорска книжка, военна лична карта и подобни документи.
2. Дата на раждане.За изписването му се използват арабски цифри. При посочване на деня и месеца се използват двуредни числа, а годината се изписва с четириредни числа.
3. образование.Този ред показва наличното ниво на образование, което може да бъде средно професионално, висше или друго. Тук можете да въведете информация за недовършени този моментобразование. Данните, необходими за правилното попълване на тази позиция, трябва да бъдат взети от документите, предоставени от служителя.
4. Специалност.Това включва основната работна специалност на собственика на книгата, получена от него в образователна институция. Тази информация също се проверява въз основа на предоставените документи за образование.
5. Дата на завършване.По правило тук се записва важна дата - денят, в който е направено първото вписване в книгата. Особеностпосочване на датата в този ред - месецът може да бъде написан с думи и това няма да се счита за грешка.
6. Подпис на собственика на книгата.Тук всичко е ясно, лицето, което търси работа, го подписва сам.
7. Подпис на служителя, който се занимава с всички въпроси, свързани с подготовката на такива документи.Тук има възможни варианти. В идеалния случай HR отделът трябва да отговаря за такива неща, съответно подписите в книгите се правят от неговия шеф. Въпреки това, не всяка компания има собствен отдел по персонала, така че често такава отговорност се възлага на счетоводител или дори на мениджър.
8. Тюлен.Тя потвърждава всичко, което беше казано по-рано. Това може да е официалният печат на компанията или нейния отдел по персонала, ако има такъв.

Въвеждане на данни за основната работа

1. Име на компанията.Изписва се в третата колона на таблицата, първо изцяло, без съкращения като LLC, CJSC и т.н., а след това съкратената форма на името се подписва допълнително в скоби.
2. Рекорден номер.Серийният номер на абсолютно всяка трудова книжка се въвежда в необходимата колона на таблицата, т.е., например, при първа работа ще бъде номер „1“, при преместване – „2“ и т.н. Трябва да се отбележи, че тази цифра е поставена на реда след името на компанията, а самото име образува нещо като „шапка“ над всички следващи марки.
3. Дата на.Датата на официално регистриране за работа се вписва в специално предназначените за целта колони на таблицата с арабски цифри. Що се отнася до реда, информацията се намира на същия ред като серийния номер на този запис.
4. Запис за регистрация на работа.Пише се в третата колона и започва на същия ред, на който е написана датата на работа. Посочва се името на подразделението на компанията, където е нает служителят, и неговата длъжност.
5. Посочване на документа, който е станал основа за наемане на работа на собственика на книжката.Обикновено те получават заповед за наемане на нов служител. Тази информация се въвежда в последната колона на същия ред като предишния запис.

Въвеждане на информация за непълно работно време

Понякога се случва служителят да изпълнява определени задължения, съчетавайки ги с основната си работа. Информация за това трудова инициативасе записват само по искане на служителя. Ако той има желание и поиска да направи бележка в книгата, тогава процедурата за въвеждане на данни ще бъде подобна на описаната по-рано, само името на организацията не е необходимо да се пише втори път.

Преместване в друг отдел или смяна на длъжността

Случва се служител да бъде прехвърлен за по-нататъшна работа в друг отдел или да промени позицията. Естествено, подобни промени в кариерата му трябва да бъдат записани в трудовия доклад.

1. Рекорден номер.Нов крайъгълен камък в раждането се отбелязва, разбира се, с ново число.
2. Дата на.Датата на официалния превод е изписана с арабски цифри.
3. Запис за преместване или заемане на нова длъжност.В третата колона напишете името на звеното, в което е прехвърлен собственикът на работата и новата му длъжност.
4. Основа на превода.Последната колона на таблицата записва данните за нареждането за превод.

Въвеждане на информация за уволнение

Уволнението на служител е причина за повторно вписване в трудовата книжка и то трябва да стане навреме, тъй като трябва да бъде върнато на собственика в последния работен ден. Забавянето на такъв въпрос може да доведе до глоба и изплащане на обезщетение на служител, който е спрял да работи в тази организация.

1. Сериен номер.Уволнението е друго вписване и трябва да има собствен номер в колоната, предвидена за това.
2. Дата на.Тук е посочена датата на последния работен ден - тя се счита за дата окончателно уволнение. Естествено, цифрите трябва да са арабски.
3. причини.В третата колона, където са записани длъжността и мястото на работа, трябва да направите бележка относно причината за уволнението, като не забравяте да се позовете на желаната статия TK. Например, ако уволнението е предшествано от непосредственото желание на служителя, трябва да се направи позоваване на член 77, параграф 3.
4. База.Последната колона съдържа данните от документа (обикновено заповед за уволнение), въз основа на който е извършено уволнението.
5. Тюлен.След като попълните всички записи, трябва да ги подпечатате, както и подписа на ръководителя на фирмата или друго упълномощено лице. Напусналият служител също подписва и уволнението може да се счита за валидно.

Правене на корекции

Понякога се случват грешки при записване на различна информация в отчета за работа, например вместо „старши инженер“ се пише просто „инженер“. Грешката, разбира се, трябва да бъде коригирана; вече сме написали по-подробна статия. Забранява се зачеркването или скриването на каквото и да било и има само един начин да се коригира - анулиране на погрешно посочените данни:

1. Номер . Въвежда се номерът на следващия запис.
2. Дата на. Записва се датата, от която грешният запис ще се счита за невалиден.
3. В третата колона се изписва следният текст: „Запис № _ е невалиден.“
4. Нов запис се прави с актуална и коректна информация, за която се посочва и собствен пореден номер и дата.