Практическо ръководство за попълване на трудови книжки. Правила за попълване на трудова книжка

Днес трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ трудовия стаж и разкриващ професионалния път на служителя. Именно въз основа на този документ те разглеждат трудовия стаж, изчисляват обезщетения и други плащания, записват стимули и награди, с които работодателят стимулира своя служител за добросъвестно изпълнениеслужебни задължения.

Какви стандарти да следваме

Процедурата за поддържане, попълване и съхранение е разгледана подробно в следните документи:

1. Процедурата за предоставяне на работодателите на формуляри за трудова книжка и вложки в трудовата книжка, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 22 декември 2003 г. № 117n.

Процедура за регистрация при наемане на работа

Каква информация трябва да бъде включена в трудовата книжка?

Общи изисквания

Първа страница

Това включва личните данни на собственика на трудовата книжка:

• ПЪЛНО ИМЕ.;
• дата на раждане;
• информация за образованието;
• професия;
• специалност.

Цялата информация се въвежда въз основа на документите, предоставени от служителя. Инструкции за употреба трудови досиета 2020 г. не добави никаква нова информация. Не е включена информация от думите на служителя. След напълване работник по персоналакойто е въвел информацията, подписва и подава трудов работникза да може да провери дали всичко е въведено правилно. Ако всичко е наред, служителят се подписва. Ако са допуснати грешки или неточности, формулярът трябва да бъде унищожен. В този случай ще бъде създадена нова форма за заетост, но служителят вече няма да плаща нищо за нея, тъй като грешката е направена от работодателя.

Подробности за работата

Този раздел предоставя информация:

• относно наемането на работа;
• промоция;
• преводи (постоянни);
• присвояване на рангове;
• относно уволнението.

Цялата информация се въвежда в строго съответствие с формулировката, посочена в трудовия договор на служителя и съответния ред. С всеки направен запис около трудова дейност, работодателят е длъжен да уведоми собственика му за преместването и уволнението срещу подпис в личния му картон.

Информация за награди

По същество не се различава много от предишния раздел, но има някои нюанси. Този раздел съдържа информация за наградата:

• държавни награди;
• Почетни грамоти, значки, значки, дипломи;
• други видове стимули, предоставяни от определен работодател.

Информацията за паричните бонуси, които са редовни, не е включена в този раздел.

Обща процедура за поддръжка и съхранение

Според правилата отговорността за безопасността на формите за работа се носи от работодателя. Назначава и служител, отговорен за поддържането на формулярите (поне двама, за да има възможност за заместване). Такова решение се формализира със заповед.

Заповед за поддържане на трудови досиета, образец

Всяка организация за свои собствени цели трябва да закупи чисти документи. Те могат да се съхраняват в отдела за персонал и се издават при регистриране на служители, които са наети за първи път, както и при необходимост от издаване на дубликат. Всички формуляри подлежат на стриктна отчетност и се съхраняват в съответствие с правилата.

За да отчитате TC, трябва да водите две книги:

• приходно-разходна книга за отчитане на ТС и вложки в тях (поддържа се от счетоводния отдел на дружеството). Съдържа информация относно използването на формуляри, като се посочва серия и номер на всеки документ;
• (управлява се от отдела за персонал). В него се записват всички документи, приети за съхранение от служителите при наемане и уволнение, като се посочват серия и номер.

Книгите на служителите и притурките трябва да се съхраняват в сейф в отдел „Човешки ресурси“, за да се гарантира тяхната безопасност.

Техническата документация се съхранява от ръководителя до деня на срещата на служителя. В някои случаи гражданин за представяне пред Пенсионния фонд или органите за социална защита. Собственикът е отговорен за съхранението му през това време.

Правила за издаване на копия от трудови книжки

от общо правило, при писмено заявление от служителя администрацията е длъжна да направи копие от трудовата книжка и да го издаде на служителя в тридневен срок от датата на заявлението. Копието се заверява с протокол, печат на организацията (ако има такъв) и подпис с препис на отговорния служител на персонала.

МИНИСТЕРСТВО НА ТРУДА И СОЦИАЛНОТО РАЗВИТИЕ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

РЕЗОЛЮЦИЯ

За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки

Документ с направени промени:
(Официален интернет портал правна информация www.pravo.gov.ru, 16.11.2016 г., N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

В съответствие с (Сборник от закони Руска федерация, 2003, N 16, чл.1539) Министерство на труда и социално развитиеРуска федерация

решава:

1. Одобряване:

Указания за попълване на трудови книжки съгласно Приложение № 1;

формата на приходно-разходната книга за записване на формулярите на трудовата книжка и вложката в нея в съответствие с Приложение № 2;

форма на книга за записване на движението на трудови книжки и вложки в тях в съответствие с Приложение № 3.

2. Да се ​​признае за невалидно на територията на Руската федерация:

Резолюция на Държавния комитет по труда от 20 юни 1974 г. N 162 „За одобряване на Инструкциите за реда за водене на трудови книжки в предприятия, институции и организации“;

Постановление на Държавния комитет по труда на СССР от 2 август 1985 г. N 252 „За внасяне на изменения и допълнения в Инструкциите за реда за водене на трудови книжки в предприятия, институции и организации, одобрени с Решение на Държавния комитет по труда от 20 юни , 1974 N 162”;

Резолюция на Държавния комитет по труда на СССР от 31 март 1987 г. N 201 „За въвеждане на допълнения към Инструкциите за реда за водене на трудови книжки в предприятия, институции и организации“;

параграф 2 от решението на Държавния комитет по труда на СССР от 15 август 1990 г. N 332 „За отмяна и изменение на решенията на Държавния комитет по труда по въпросите на непълното работно време“;

Постановление на Държавния комитет по труда на СССР от 19 октомври 1990 г. N 412 „За изменение на Инструкциите за реда за водене на трудови книжки в предприятия, учреждения и организации, одобрени с Постановление на Държавния комитет по труда от 20 юни 1974 г. N 162 (изменен с решение на Държавния комитет по труда на СССР от 2 август 1985 г. N 252).

министър
труд и социално развитие
Руска федерация
А. Починок

Регистриран
в Министерството на правосъдието
Руска федерация
11 ноември 2003 г
рег. N 5219

Приложение № 1. Инструкции за попълване на трудови книжки

Тази инструкция, в съответствие с параграф 13 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите (наричани по-нататък Правилата за поддържане на трудови книжки), одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 „За трудовите книжки“, установява процедурата за попълване на трудови книжки, вложки в тях, дубликати на трудови книжки (наричани по-долу трудови книжки).

1. Общи положения

1.1. Вписванията на датите във всички раздели на трудовите книжки се извършват с арабски цифри (ден и месец - две цифри, година - четири цифри). Например, ако служител е нает на 5 септември 2003 г., в трудовата книжка се прави запис: „09/05/2003“.

Записите се правят внимателно, с фонтан или гел химикал, ролкова химикалка (включително химикал), светлоустойчиво мастило (паста, гел) в черен, син или лилав цвят и без съкращения. Например не е позволено да се пише "пр." вместо "поръчка", "изпращане". вместо "заповед", ​​"транс." вместо "преведен" и т.н.

1.2. В разделите „Информация за работа“ и „Информация за награди“ на трудовата книжка не се допуска задраскване на направени по-рано неточни, неправилни или други невалидни записи.

Например, ако е необходимо да се промени конкретен запис за заетост в раздела „Информация за длъжността“, след съответния последен запис в този раздел се посочва последващият сериен номер и датата на извършване на записа, в колона 3 записът се прави: „Записът с такъв и такъв номер е невалиден.“ След това се прави правилният запис: „Приет в такава и такава професия (длъжност)“ и в колона 4 датата и номерът на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, записът от който е неправилно въведен в трудовата книжка, се повтаря или се посочват датата и номерът на заповедта ( заповед ) или друго решение на работодателя, въз основа на което се прави правилното вписване.

По същия начин се анулира запис за уволнение или преместване на друга длъжност. постоянна работаако уволнението или прехвърлянето е признато за незаконно от работодателя, контролния и надзорния орган, органа за разрешаване на трудови спорове или съда и възстановяване на предишната работа или промяна на формулировката на причината за уволнение. Например: „Записът за номер такъв и такъв е невалиден, възстановен на предишна работа.“ При промяна на формулировката на причината за уволнение се прави запис: „Записът за номер такъв и такъв е невалиден, уволнен (посочено нова формулировка)". В колона 4 се посочва заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя за възстановяване на работа или промяна на формулировката на причината за уволнение.

Ако в трудовата книжка има запис за уволнение или преместване на друга постоянна работа, която впоследствие е обявена за невалидна, по писмено заявление на служителя се издава дубликат на трудова книжка, без да се прави запис, обявен за невалиден. В този случай в горния десен ъгъл на първата страница на дубликата на трудовата книжка се прави надпис: „Дубликат“. На първата страница (заглавна страница) на предишната работна книга е написано: „Вместо това е издаден дубликат“, като се посочва неговата серия и номер.

2. Попълване на информация за служителя

2.1. Информацията за служителя, предвидена в Правилата за поддържане на трудови книжки, посочена на първата страница (заглавна страница) на трудовите книжки, се попълва, както следва:

фамилията, собственото име и бащиното име се посочват изцяло, без съкращения или замяна на собствено и бащино име с инициали, датата на раждане се записва изцяло (ден, месец, година) въз основа на паспорт или друг документ за самоличност (за например военна карта, задграничен паспорт, шофьорска книжка и др.);

регистрация на образование (основно общо, средно общо, основно професионално, средно професионално, висше професионално и следдипломно професионално) се извършва само въз основа на надлежно заверени документи (удостоверение, сертификат, диплома и др.);

акт за незавършено образование на съответната степен може да се направи въз основа на представени надлежно заверени документи (ученическа книжка, книжка, свидетелство образователна институцияи така нататък.);

професия и/или специалност се посочват въз основа на документи за образование, квалификация или наличие на специални знания (при кандидатстване за работа, изискваща специални знания или специално обучение) или други надлежно оформени документи.

2.2. След като посочи датата на попълване на трудовата книжка, служителят удостоверява правилността на въведената информация с подписа си на първата страница (заглавна страница) на трудовата книжка.

Първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка също се подписва от лицето, отговорно за издаването на трудови книжки, след което се поставя печатът на организацията (печат кадрово обслужване) (ако има печат), в който за първи път е попълнена трудовата книжка.
със заповед на Министерството на труда на Русия от 31 октомври 2016 г. N 588n.

2.3. Промените в записите в трудовите книжки относно фамилията, името, бащиното име и датата на раждане се извършват въз основа на паспорт, акт за раждане, свидетелство за брак, развод, промяна на фамилия, име, бащино име и други документи и по отношение на техния номер и дата.

Тези промени се правят на първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка. Предишното фамилно или собствено име, бащино име, дата на раждане се задраскват с един ред и се записват нови данни. Връзките към съответните документи се правят на вътрешната корица на трудовата книжка и се удостоверяват с подписа на работодателя или специално упълномощено от него лице и печата на организацията (или печата на службата за персонал) (ако има тюлен).
(Изменения параграф, влязъл в сила на 27 ноември 2016 г. със заповед на Министерството на труда на Русия от 31 октомври 2016 г. N 588n.

2.4. Промените (допълненията) на първата страница (заглавната страница) на трудовата книга на вписванията за придобито ново образование, професия, специалност се извършват чрез добавяне на съществуващи записи (ако вече съществуват) или попълване на съответните редове, без да се зачертават направените по-рано записи.

3. Попълване на информация за работа

3.1. В колона 3 на раздела „Информация за работа“ на трудовата книжка пълното име на организацията е посочено като заглавие, както и съкратеното име на организацията (ако има такова).

Под това заглавие в колона 1 се посочва поредният номер на извършваното вписване, в колона 2 се посочва датата на работа.

В колона 3 се записва приемането или назначаването на структурно подразделениеорганизация, като се посочва нейното конкретно наименование (ако условието за работа в конкретна структурна единица е включено в трудовия договор като съществено), името на длъжността (работата), специалността, професията, посочваща квалификациите, а в колона 4 датата и номер на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, съгласно което служителят е нает. Записите на името на длъжност (работа), специалност, професия, показващи квалификации, се правят, като правило, в съответствие с щатното разписание на организацията. Ако в съответствие с федералните закони изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии е свързано с предоставянето на обезщетения или наличието на ограничения, тогава наименованието на тези длъжности, специалности или професии и квалификационни изискванияте трябва да отговарят на наименованията и изискванията, предвидени в съответните справочници за квалификация.

Направени промени и допълнения към по установения ред V квалификационни справочници, щатното разписание на организацията се предоставя на вниманието на служителите, след което се правят подходящи промени и допълнения в техните трудови книжки въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателя.

Ако на служител бъде назначен нов ранг (клас, категория и т.н.) по време на работа, тогава се прави съответен запис за това по предписания начин.

Установяването на втора и последваща професия, специалност или друга квалификация за служител се отбелязва в трудовата книжка, като се посочват ранговете, класовете или другите категории на тези професии, специалности или нива на квалификация. Например, на ремонтник е назначена втора професия „Електро- и газозаварчик“ с присвояване на 3-та категория. В този случай в трудовата книжка: в колона 1 на раздела "Информация за работа" се вписва поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на установяване на втората професия, в колона 3 се вписва записът : „Втората професия „Електро- и газозаварчик” е създадена с присвояване на 3-та категория” , в колона 4 се посочва съответното удостоверение, неговия номер и дата.

По искане на служителя информация за работата на непълно работно време се записва в трудовата книжка на мястото на основната работа въз основа на документ, потвърждаващ работата на непълно работно време. В колона 1 на раздела „Информация за работа“ на трудовата книжка се вписва поредният номер на записа, в колона 2 се посочва датата на наемане на работа като работник на непълно работно време, в колона 3 се прави запис за приемане или назначаване като работник на непълно работно време в структурна единица на организацията, като се посочва нейното конкретно име (ако условието за работа в конкретна структурна единица е включено в трудовия договор като основно), името на длъжността, специалността, професия с посочване на квалификация, в колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването, с позоваване на датата и номера му. По същия начин се прави запис за уволнение от тази работа.

3.2. Ако по време на работата на служителя името на организацията се промени, тогава се прави запис за това в отделен ред в колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка: „Организация такава и такава е преименувана на такава и такава дата“, а в колона 4 се вписва основанието за преименуване е заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, неговата дата и номер.

3.3. В трудовите книжки на лицата, изтърпели присъда на поправителен труд, се записва невключването на работното време през периода на изтърпяване на присъдата в непрекъснато старшинствосе въвежда по следния начин. В раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка в колона 1 се вписва поредният номер на вписването, в колона 2 - датата на вписване; в колона 3 се прави запис: „Работното време от тази и тази дата (ден, месец, година) до тази и тази дата (ден, месец, година) не се зачита за непрекъснат трудов стаж.“ В колона 4 се посочва основанието за вписване в трудовата книжка - заповед (инструкция) или друго решение на работодателя (издадено в съответствие със съдебното решение), неговата дата и номер.

3.4. Когато непрекъснатият трудов стаж се възстановява по установения ред, в трудовата книжка на служителя на последното място на работа в колона 3 на раздела „Трудова информация“ се прави следният запис: „Непрекъснатият трудов стаж е възстановен от такова и такова число, месец, година”, в колона 4 се посочва съответното наименование на документа, въз основа на който е извършено вписването, с посочване на датата и номера му.

4. Попълване на информация за наградата

Процедурата за въвеждане на информация за награди е следната: в колона 3 на раздела „Информация за награди“ на трудовата книжка се посочва пълното име на организацията като заглавие, както и съкратеното име на организацията (ако всякакви); по-долу в колона 1 се въвежда поредният номер на записа (номерацията се увеличава през целия период на трудова дейност на служителя); В колона 2 се посочва датата на присъждането; В колона 3 се записва кой е наградил служителя, за какви постижения и с каква награда; В колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването, с позоваване на датата и номера му.

5. Попълване на информация за уволнение (прекратяване на трудов договор)

5.1. Запис за уволнение (прекратяване) трудов договор) в трудовата книжка на служителя се извършва в следния ред: в колона 1 се вписва поредният номер на записа; В колона 2 се посочва датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор); в колона 3 се вписва причината за уволнението (прекратяване на трудовия договор); В колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването - заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, неговата дата и номер.

Датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор) се счита за последния работен ден, освен ако не е предвидено друго във федералния закон, трудов договор или споразумение между работодателя и служителя.

Например при прекратяване на трудовия договор със служител поради съкращаване на щата за последен ден на неговата работа се определя 10 октомври 2003 г. В трудовата книжка на служителя трябва да се направи следното вписване: в колона 1 от раздела „Информация за работа“ се вписва поредният номер на записа, в колона 2 се посочва датата на уволнение (10.10.2003 г.), в колона 3 се прави запис: „Уволнен поради намаляване на броя на служителите на организацията, параграф 2 ", в колона 4 се посочват датата и номерът на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя за уволнение.

5.2. При прекратяване на трудовия договор на основанията, предвидени в член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация (с изключение на случаите на прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя и поради обстоятелства извън контрола на страните (клаузи 4 и 10 от този член), в трудовата книжка се прави запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор) с позоваване на съответния параграф от този член.

Например: „Уволнен по споразумение на страните, параграф 1“ или „Уволнен от по желание, член 77, параграф 3 от Кодекса на труда на Руската федерация."

5.3. При прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя в трудовата книжка се прави запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор) с позоваване на съответния параграф на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация или други основания за прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя, предвидено в закона.

Например: „Уволнен поради ликвидация на организацията, параграф 1 от член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнен поради прекратяване на достъпа до държавна тайна, параграф 12 от член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. Руска федерация."

5.4. Когато трудовият договор е прекратен поради обстоятелства извън контрола на страните, в трудовата книжка се прави вписване относно основанията за прекратяване на трудовия договор по съответния параграф.

Например: „Уволнен поради неизбиране на длъжност, параграф 3 от член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Трудовият договор е прекратен поради смъртта на служителя, параграф 6 от член 83 от Кодекс на труда на Руската федерация."

5.5. Когато трудовият договор е прекратен на допълнителни основания, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация или други федерални закони, записите за уволнение (прекратяване на трудовия договор) се правят в трудовата книжка с позоваване на съответния член от Кодекса на труда. на Руската федерация или др федерален закон.

Например: „Уволнен поради повторно грубо нарушение на устава на образователна институция, параграф 1 от член 336 от Кодекса на труда на Руската федерация в рамките на една година“ или „Уволнен поради достигане на възрастовата граница, установена за провеждане на публични позиция публичната служба, параграф 2, параграф 1 от член 25 от Федералния закон от 31 юли 1995 г. N 119-FZ „За основите на държавната служба на Руската федерация“.

5.6. Когато трудовият договор е прекратен по инициатива на служител по причини, свързани по закон с предоставянето на определени обезщетения и обезщетения, в трудовата книжка се прави запис за уволнение (прекратяване на трудовия договор), като се посочват тези причини. Например: „Уволнена по собствено желание поради преместване на съпруга си на работа в друго населено място, параграф 3 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнена по собствено желание поради необходимост от грижа за дете на възраст под 14 години, параграф 3 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация.

6. Характеристики на попълване на информация за уволнение (прекратяване на трудов договор) и наемане (назначаване) във връзка с прехвърлянето на служител на друга постоянна работа при друг работодател (към друга организация) или прехвърлянето му на избираема работа (позиция )

6.1. При уволнение (прекратяване на трудов договор) във връзка с прехвърляне на служител на друга постоянна работа при друг работодател (друга организация), в колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка се посочва какво заповед за извършване на прехвърлянето: по искане на служителя или с негово съгласие.

При наемане на ново място на работа се прави запис в трудовата книжка на служителя в колона 3 от раздела „Информация за работата“, предвиден в параграф 3.1 от тези инструкции, като се посочва, че служителят е приет (назначен) чрез трансфер.

6.2. При уволнение (прекратяване на трудов договор) във връзка с прехвърлянето на служител на изборна работа (длъжност) към друг работодател (към друга организация) в трудовата книжка се прави запис: „Уволнен във връзка с преместването на изборна работа (длъжност) в (посочете името на организацията) , параграф 5 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация."

На ново място на работа след инструктаж пълно имеизбран орган, както и съкратеното наименование на избрания орган (ако има такъв), в колона 3 от раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка се прави запис за каква работа (позиция) е избран служителят, и в колона 4 решението на избрания орган, дата и номер на приемането му.

7. Характеристики на попълване на дубликат на трудова книжка

7.1. Дубликат на трудовата книжка се попълва в съответствие с раздели 1 - 6 от тези инструкции.

7.2. Ако сте служител, преди да се присъедините към тази организация (до на този работодател) вече е работил, тогава при попълване на дубликат на трудовата книжка в раздела „Информация за работа“ в колона 3, на първо място се прави запис за общия и/или непрекъснат трудов стаж като служител, преди да се присъедини към това организация (на този работодател), потвърдена със съответните документи.

Общият трудов стаж се записва общо, т.е. посочва се общият брой години, месеци, дни работа, без да се уточнява кой работодател, в какви периоди от време и на какви позиции е работил собственикът на трудовата книжка в миналото.

След това общият и/или непрекъснат трудов стаж, потвърден с надлежно оформени документи, се записва за отделните периоди на работа в следния ред: колона 2 посочва датата на наемане; В колона 3 се записва името на организацията (работодателя), в която е работил служителят, както и структурното звено и длъжността (длъжността), специалността, професията, като се посочват квалификациите, за които е нает служителят.

Ако представените документи потвърждават, че служителят е преместен на друга постоянна работа в същата организация (при същия работодател), тогава се прави и съответен запис за това.

След това в колона 2 се посочва датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор), а в колона 3 - причината (основание) за уволнение, ако документът, представен от служителя, съдържа такива данни.

В случай, че документите не съдържат изцяло горната информация за работа в миналото, в дубликата на трудовата книжка се вписва само информацията, налична в документите.

В колона 4 се посочват името, датата и номерът на документа, въз основа на който са направени съответните записи в дубликата. Оригиналните документи, потвърждаващи трудовия стаж, след изготвяне на копия от тях и надлежно заверени от работодателя или службата за персонал, се връщат на техния собственик. Работодателят е длъжен да съдейства на работника или служителя за получаване на документи, потвърждаващи неговия трудов стаж преди постъпване на работа при работодателя.

Приложение № 2. Форма на приходно-разходната книга за отчитане на формуляри за трудова книжка и вложката в нея

Приложение № 3. Форма на книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях

Ревизия на документа, като се вземе предвид
изготвени промени и допълнения
АД "Кодекс"

В момента трудовата книжка е основният документ, който съдържа информация за трудовата дейност и трудовия стаж на дадено лице.

Формуляри за текуща трудова книжка

Формата на трудовата книжка, както и правилата за нейната регистрация, съхранение, производство на формуляри и предоставянето им на работодателите са одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225.

Наред с формуляра, даден в горния регулаторен акт и прилаган от 01.01.2004 г., трудовите книжки, одобрени от следните разпоредби, също са валидни на територията на Руската федерация:

• Съвет на народните комисари на СССР от 20 декември 1938 г. № 1320;
• Всесъюзният централен съвет на профсъюзите, Съветът на министрите на СССР от 06.09.1973 г. № 656;
• Министерски съвет на СССР от 21 април 1975 г. № 310 (трудови книжки на колхозниците).

По този начин, ако документът се издава на служител за първи път, се използва формуляр, одобрен с Резолюция № 225. В този случай трудът. записи на служители, започнати преди 01/01/2004, не изискват подмяна, но продължават да се използват както обикновено.

Кой трябва да води трудови досиета?

Съгласно чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, всеки работодател, с изключение на физическо лице, което няма статут на индивидуален предприемач, е длъжен да води трудови книжки за всеки служител, който е работил за него повече от 5 дни, при условие че това място на работа е основното място на работа на служителя.

По този начин, индивидуални предприемачитрябва да попълват трудови книжки за своя нает персонал по общия начин.

Записите в трудовата книжка се вписват от служител на организацията (IP), упълномощен със заповед на ръководителя (IP). По правило това лице е служител на отдел "Човешки ресурси".

Ако не е назначено длъжностно лице, отговорно за поддържането на трудовите досиета, тази функцияизвършва се от ръководителя на организацията (IP).

Регистрация на работа. книжка за лице, назначено за първи път, се изготвя от работодателя не по-късно от 7 дни от датата на наемане в присъствието на служителя.

Забележка:Индивидуалният предприемач не води трудова книжка за себе си. Очевидно предприемачът не може да сключи трудов договор със себе си, т.е. в съответствие с чл. 20 от Кодекса на труда на Руската федерация, от служител като една от страните работни отношения, той не е. А трудовите книжки се водят само по отношение на служителите (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Какви записи са включени в трудовата книжка?

Книгата трябва да съдържа следната информация:

• относно служителя;
• за работата, която извършва;
• относно уволнения;
• по основание за прекратяване на трудовия договор;
• за преместване на друга постоянна работа;
• относно наградите.

Забележка:информация относно дисциплинарни меркисе вписват в трудовата книжка само ако резултатът от такова наказание е уволнение.

По инициатива на служителя данните за работа на непълно работно време могат да бъдат въведени в трудовото досие: както външно, така и вътрешно (вижте примера по-долу).

За да направи запис за външна работа на непълно работно време, служителят трябва да представи документ, потвърждаващ допълнителната работа на основното му място на работа. трудова дейностпри друг работодател. Такъв документ може да бъде удостоверение от месторабота, както и заверени копия на заповед или трудов договор.

При вътрешна работа на непълно работно времеосигуряване допълнителни документине се изисква от служителя.

Забележка:Ако индивидуаленизвършва работа по гражданскоправен договор (договор за изпълнител), записи не се вписват в трудовата книга. Отношенията между страните, произтичащи от споразумение за граждански процес, се регулират от Гражданския кодекс на Руската федерация и не попадат в обхвата на трудовото законодателство.

Общи изисквания за пълнене

Инструкциите за изготвяне на трудови книжки са одобрени с Резолюция на Министерството на труда № 69 от 10 октомври 2003 г. (наричани по-долу Инструкциите).

1. Дати във всички раздели на работата. книгите се изписват с арабски цифри във формат ДД.ММ.ГГГГ.

Забележка:въпреки изискването на Инструкциите, на заглавната страница на трудовата книжка е маркиран ред за датата на завършване, който предвижда въвеждане на месеца с думи. В този случай експертите препоръчват да запишете датата, както е предложено във формуляра, т.е. посочете месеца с думи, а датата и годината с арабски цифри.

2. Разрешено е използването на химикалки, гел и химикалки в черно, синьо и лилаво. Могат да се използват химикалки със светлоустойчиво мастило.

3. Не могат да се използват съкращения: „Пр.“ вместо „Поръчка“, „Изпращане“. вместо “Заповед”, “ТС” вместо “Кодекс на труда” и др.

4. В раздели, съдържащи информация за работа и награди, задраскването на неточни, грешни или други невалидни записи е строго забранено.

Попълване на информация за служителите

1. Трябва да се посочи пълното име, без да се заместват собственото и бащиното име с инициали.

2. Датата на раждане се записва въз основа на паспорт или друг документ за самоличност (задграничен паспорт, шофьорска книжка и др.).

3. Информацията за образованието е посочена, както следва:

• основно общо (9 паралелки);
• средно общообразователно (11 паралелки);
• средно професионално (техникум, колеж и др.);
• висше професионално (университетско);
• следдипломно професионално (следдипломно) обучение.

Забележка:с влизането в сила на закона от 29 декември 2012 г. № 273-FZ „основното професионално“ ниво на образование, съдържащо се в Инструкциите, вече не се прилага.

Също така, въз основа на горепосочения федерален закон, нивото на образование "висше професионално" се прилага за бакалавърска, специализирана и магистърска степен.

Регистрацията на обучение се извършва само въз основа на надлежно заверена документация (удостоверение, диплома, удостоверение и др.). Информация за незавършено образование може да се въвежда въз основа на ученическа книжка, книжка за успехи, удостоверение от учебно заведение и др.

4. Професията (специалността) се посочва и въз основа на документа за образование.

Забележка:в университетските дипломи областта на дейност често се посочва като специалност (например: „Икономика и управление на предприятията“), така че е по-добре да попълните този ред въз основа на информация за присъждането на квалификация (например: „Икономист“ ).

5. Попълва се датата на регистрация на книгата. След това служителят удостоверява въведената информация с подписа си.

Забележка:във формуляра на трудовата книжка под линията, предназначена за подписа на отговорното лице, се изписва „четливо“. Нормативни актовеТрудовото законодателство не уточнява това понятие. Затова експертите препоръчват длъжностното лице да не поставя личен подпис, а да изпише фамилията си ясно и четливо на този ред.

В същото време не се носи отговорност за поставяне на личен подпис, за дешифриране на фамилното име и инициали или използване на други възможни вариантиТози ред не е задължително да се попълва.

Ако организацията (IP) няма кръгъл печат, Rostrud също така позволява използването на вътрешния печат на службата за персонал, при условие че печатът може ясно да идентифицира работодателя (име на организацията или пълно име на предприемача, INN, OGRN или OGRIP).

7. Промените в записите на фамилията, собственото име и бащиното име, както и датата на раждане се извършват въз основа на: паспорт, акт за раждане, брак или развод, промяна на име - със задължителното посочване на подробностите на тези документи.

Горните промени се правят в следния ред:

• информацията, подлежаща на корекция, се зачертава с един ред;
• записват се нови данни;
• връзката към съответния документ е посочена на вътрешната корица на трудовата книжка и е заверена с подписа на отговорното лице и печата на работодателя (службата за персонал на работодателя).

8. Промени в данните за образование, специалност, професия се извършват чрез допълване на въведената по-рано информация. Няма нужда да зачертавате нищо. Връзката към документа, въз основа на който са направени допълненията, не е посочена на корицата на трудовата книжка.

Попълване на информация за работа

1. В гр. 3 като наименование се посочва пълното и съкратеното (ако има) наименование на организацията (ИП).

2.

3. В гр. 2 се вписва датата на наемане.

4. В гр. 3 се вписва протокол за приемане (назначаване) в конкретно структурно звено юридическо лице(ИП), ако е отразено условието за работа в този отдел трудов договор, и името на длъжността (работа, специалност, професия с посочване на ранг, клас, категория) в съответствие с.

В случаите, когато условията на труд изискват компенсации, обезщетения или ограничения, се посочва наименованието на специалността (длъжност, работа и т.н.) в съответствие с квалификационните справочници.

5. В гр. 4 се записват името и данните на документа, по който служителят е нает (заповед, инструкция и др.).

Забележка:трудовата книжка на базата на срочен трудов договор е напълно подобна на трудовата книжка по безсрочен трудов договор.

Забележка:ако трудовата книжка е направена във връзка с Генералният директорорганизация, тогава се използва формулировката “Назначен” (“Избран”), а в гр. Посочени са 4 протоколни детайла обща срещаучредители (решения единствен основател, заповед за назначаване на генералния директор).

Информацията за работата, за която се изискват записи в трудовата книжка, също включва:

• присвояване на нов ранг (категория, клас) на служител;
• откриване на втора и следваща специалност на служителя;
• промени (допълнения) към щатно разписаниеорганизации (IP);
• преместване на друга постоянна работа;
• преименуване на организация или промяна на нейната правна форма;
• възстановяване на непрекъснат трудов стаж по предписания начин (например въз основа на решение на комисията по трудови спорове);
• невключване в непрекъснатия трудов стаж на периода на изтърпяване на присъда под формата на поправителен труд;
• военна служба, както и служба в Органи за ОВД, данъчна полиция, митници, наказателна система и др.;
• обучение в курсове за повишаване на квалификацията и преквалификация.

Примерни записи в информация за работа по други причини:

Възстановяване на непрекъснат трудов стаж

Установяване на професия и звание

Военна служба

Преименуване на позиция

Преименуване на организация

Невключване на срока на наказанието в трудовия стаж

Попълване на информация за наградата

В трудовата книжка на служителя се вписва информация за следните видове стимули:

• почетни звания, награди за заслуги към държавата;
• дипломи, почетни грамоти, значки;
• други видове стимули в съответствие с действащото законодателствои вътрешнофирмени документи (например: колективен трудов договор).

Забележка:информация за бонуси заплатине се записват в трудовата книжка. Но това не важи за еднократни и непланирани бонуси за особено отличени служители - такъв бонус може да бъде вписан в книгата.

Процедурата за въвеждане на информация за наградата е идентична с процедурата за попълване на информация за работата:

1. В гр. 3 Като заглавие се посочва пълното и съкратеното (ако има) наименование на работодателя.
2. Под това заглавие в гр. 1 показва поредния номер на записа.
3. В гр. 2 се вписва датата на възлагане.
4. В гр. 3 се посочват видът на наградата, заслугите на носителя и организацията, която я издава.
5. В гр. 4 наименование и данни за документа, по който се издава наградата.

Попълване на информация за уволнение

Записите за уволнение се правят в следния ред:

1) В гр. 1 показва поредния номер на записа.

2) В гр. 2 се посочва датата на уволнението (прекратяване на трудовия договор).

В този случай датата на уволнение се счита за последния работен ден, освен ако не е предвидено друго в споразумение между служителя и работодателя, трудов договор или действащо законодателство.

3) В гр. 3 се записва причината за уволнението.

Забележка:съгласно чл. 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, вписването в трудовата книжка на служителя за уволнение се извършва в строго съответствие с формулировката на кодекса на труда или друг федерален закон. В този случай е необходимо да се посочи не само клаузата и статията от Кодекса на труда на Руската федерация, но и неговата част.

Моля, обърнете внимание, че частите в кода не са номерирани. За да разберете номера на частта, трябва да преброите параграфите в параграфа на статията по ред: първият параграф (дори ако има само един) - първата част, вторият параграф - втората част и т.н.

Например: в параграф 1 на чл. 77 само на един ред напишете „клауза 1, част първа, член 77.“ Клаузата и номерът на член от Кодекса на труда се посочват с арабски цифри, а номерът на частта се изписва с думи.

При прекратяване на трудов договор по искане на служител по причини, поради които законът предвижда обезщетения или други предимства, се прави запис за уволнение, като се посочват такива причини (необходимост да се грижи за дете под 14 години, прехвърляне на съпруга да работят в друга област и т.н.).

4) В гр. 4 се посочва наименованието и данните на документа, въз основа на който се вписва уволнението.

Служителят поставя своя личен подпис под известието за уволнение, потвърждавайки, че е прочел посочената информация (с изключение на случаите, когато известието за работа е изпратено на уволнения служител по пощата).

В този случай не е необходимо да се добавят допълнителни формулировки към документа („Прочетох“, „Вписването е правилно“, „Потвърждавам информацията“ и др.).

Забележка:с изключение на предвидените общи основания трудовото законодателство, освобождаването на ръководителя на юридическо лице може да бъде причинено от допълнителни основания, посочени в чл. 278 от Кодекса на труда на Руската федерация (например: фалит на организация, неправилно изпълнениеръководител на неговите задължения, вземане на решения от собственика на имуществото на организацията, други причини).

Примерни записи:

Уволнение по ваше желание

Уволнение по споразумение на страните

Уволнение поради съкращаване на персонала

Освобождаване на генералния директор

Уволнение от работа на непълно работно време

Уволнение за отсъствия

Уволнение поради изтичане на срочен трудов договор

Закупуване на трудови формуляри. книги

Процедурата за предоставяне на работодатели на формуляри за трудови книжки и придружаващи документи е одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 22 декември 2003 г. № 117n.

Тези формуляри се произвеждат от Асоциацията GOZNAK и се продават както чрез самата Асоциация, така и чрез посредници, които са сключили договори за доставка с нея. Официалните доставчици, както на едро, така и на дребно, са длъжни да представят копие от договора с GOZNAK (или копие от договора с търговеца на едро, продаващ продуктите на GOZNAK) при поискване от страна на купувача.

Закупуването на формуляри е отговорност на работодателя; забранено е принуждаването на служител да закупи сам формуляр за трудова книжка или вложка.

В същото време организацията (IP) има право да изиска възстановяване на разходите от служителя при попълване на формуляра, освен в случаите, когато е необходимо да се създаде нов работен запис или вмъкване по вина на работодателя: неправилно изпълнение, загуба на документи поради непреодолима сила.

Забележка:Възстановяването на разходите за закупуване на формуляри е предвидено в Резолюция № 225, но работодателят може да откаже да събира такси от служителите, за това тази позиция трябва да бъде залегнала в местния акт на предприятието (например: в трудовия закон). Регламенти).

За да не се нарушава крайни сроковеизвършване на записи в трудовите книжки на служителите, на работодателите се препоръчва да имат на склад поне едно копие от работния формуляр и неговия вложка.

Отчитане и съхранение на трудови книжки

Организацията (IP) води записи на нови копия на работни документи и вложки за тях в специален.

Отговорният служител по персонала получава формуляри от счетоводството по писмена заявка, а в края на месеца отчети за използваните формуляри и получените суми от служителите.

Освен това компанията е длъжна да поддържа документ, в който се въвежда информация не само за нови формуляри, но и за цялата работа. водени от работодателя книги.

Трудовите книжки, както и техните вложки, са формуляри строга отчетност, следователно трябва да се съхраняват в сейфове, метални шкафове или при други условия, които гарантират безопасността на документите.

Книги, вложки и документи, които не са получени от служителите при уволнение, трябва да се съхраняват в организацията (IP), докато не бъдат изискани, а непотърсените - за 75 години.

Забележка:Законът не забранява издаването на трудови книжки на служителите, но работодателят ще носи отговорност за тяхната безопасност.

Издаване на трудова книжка при уволнение

Трудовата книжка се издава на служителя в деня на прекратяване на трудовия договор. Ако по някаква причина това е невъзможно (служителят не се е явил да получи книжката, отказва да я получи и т.н.), работодателят трябва да изпрати на гражданина писмено съобщение за необходимостта да се яви за документа или да се съгласи да изпратете книгата по пощата.

Така работодателят ще се освободи от отговорност за ненавременното издаване на разрешението за работа.

Понякога е невъзможно да се издаде трудова книжка на служител в деня на уволнението. По правило тази ситуация възниква, когато денят на уволнението не съвпада с последния работен ден: при уволнение на служител, който е в отпуск по майчинство; при уволнение на неработещ, който отсъства от работното място.

Трудовата книжка отразява цялата трудова биография на лицето. Правенето на записи в него, както и съхраняването и издаването му на служител при уволнение са строго регламентирани от законодателството на Руската федерация през 2016 г. и е необходимо да се спазват тези правила за поддържане на трудови книжки.

Законодателно регулиране на въпросите на трудовите досиета

Един начинаещ мениджър по човешки ресурси или счетоводител, който за първи път се сблъсква с трудовите досиета на служителите, определено трябва да знае какви законови разпоредби уреждат тяхното боравене.

Трудовата книжка е формуляр, установен от Правилата, със съответните степени на защита, посочващ серията и броя на 20 листа, чиито страници са номерирани и имат раздели, в които се въвеждат записи от съответния тип (информация за служителя ( така наречената заглавна страница), информация за работата, информация за награди).

Ако разделите „Информация за работа“ или „Информация за награди“ са приключили, тогава към трудовата книжка се добавя вложка. Към нейната форма, форма и поддържане се прилагат изисквания, подобни на тези към самата трудова книжка.

Работодателят е длъжен да има постоянна доставка на необходимия брой формуляри за трудови книжки и вложки в тях (клауза 44 от Правилата).

Формулярите на трудовите книжки и вложките трябва да бъдат закупени от работодателя централно от официални дистрибутори, упълномощени от GOZNAK (техният списък е публикуван на уебсайта на GOZNAK).

Подобни формуляри могат да бъдат намерени в канцеларски магазини и павилиони, продаващи печатни материали на обществеността, но такива продажби не са законни. Тъй като няма гаранции за тяхната автентичност и съответствие с изискванията на нормативната уредба, работодателят няма право да изисква от новонает служител да има в ръцете си формуляра, закупен в павилиона. Освен това е незаконно да го приемате от служител за по-нататъшно попълване и ние не препоръчваме да правите това, за да избегнете допълнителни проблеми.

Формата на трудовата книжка може да бъде проверена за автентичност чрез сравняване на серията и номера с годината на издаване, както и формуляра, установен със същата правителствена резолюция, която одобрява правилата.

Трудова книжка - бланка за строг отчет

И двете трудови книжки са приети от служителите и техните празни формулярии вложките подлежат на стриктна отчетност, когато се съхраняват от работодателя (раздел шести от Правилата говори за това).

За тези цели трябва да се водят счетоводни дневници съгласно установени форми:

• приходно-разходна книга за отчитане на бланките на трудовата книжка и вложките в нея;
• книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях.

И двете книги трябва да бъдат завързани и номерирани, заверени с подписа на ръководителя на организацията и запечатани с восъчен печат (запечатан) - това е посочено в параграф 41 от Правилата.

Книгата за получаване и разход на счетоводни формуляри се поддържа от счетоводния отдел на организацията и отразява всички операции по получаване и разходване на формуляри за трудови книжки (вмъкнете в нея), като се посочват серията и номерът на формуляра.

Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки се поддържа от служители по персонала. Той записва информация за приемането и издаването при уволнение на всички трудови книжки на служителите и вложките в тях, както приети от служителите при постъпване на работа, така и издадени на служителите отново. В същото време тяхната серия и номер трябва да бъдат посочени в счетоводната книга, както и подписът на служителя при получаване на трудовата книжка при уволнение.

Служител на организацията, отговорен за трудовите досиета

Законът пряко задължава работодателя да организира правилно работата с трудовите книжки.

Строгото отчитане на тези документи в организацията изисква присъствието на специално упълномощено длъжностно лице - лице, което отговаря за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки.

Такова лице се назначава със заповед или разпореждане на работодателя. Обикновено такава отговорност се възлага на конкретен служител по човешки ресурси или счетоводител, който е пряко ангажиран с работните досиета.

Заповедта се издава във всякаква форма, нейната формулировка може да изглежда, например, така: „Да назначи инспектора на отдел „Човешки ресурси“ Анна Николаевна Петрова за лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки.“Посочва се номерът на поръчката, датата, както и пълното име, длъжността и, разбира се, подписът на мениджъра.

Процедурата за поддържане на трудови книжки

На процедурата за вписване в трудовите книжки на работниците се отдава голямо значение голямо значение, следователно те трябва да се въвеждат стриктно според установените правила.

Процедурата за поддържане на трудови книжки е описана в горепосочената инструкция, която съдържа стандарти за поддържане на трудови книжки.

Инструкциите регулират всички възможни етапи на попълване на този документ, като се започне от това как правилно да се въведе информация за служителя (на заглавната страница), записи на работа и трансфери, награди и стимули, уволнение, анулиране на записи и завършва с въпроси на изготвяне на дубликат.

Трябва да се отбележи, че след публикуването на Инструкцията не са направени основни промени в нея. Следователно Инструкциите за поддържане на трудови книжки през 2015-2016 г. не се различават по никакви характеристики в сравнение с предишни периоди.

Как да съхранявате трудова книжка

Тъй като формулярът на трудовата книжка е документ за строга отчетност, а попълнената трудова книжка съдържа и лични данни на служителя, законът налага задължение на работодателя да го съхранява правилно.

По-горе говорихме за записване на трудови записи в специални книги, сега нека поговорим за тяхното съхранение.

Нито Кодексът на труда на Руската федерация, нито Правилата, нито Инструкциите съдържат правила за това къде трябва да се съхраняват трудовите книжки. Тоест няма специални правила за съхранение на трудовите досиета.

Ето защо трябва да се обърнете към правилата за документооборота (вижте Правилника за документите и документооборота в счетоводството, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. N 105).

Той постановява, че формулярите за строга отчетност трябва да се съхраняват в сейфове, метални шкафове или специални помещения, за да се гарантира тяхната безопасност (клауза 6.2). Няма информация дали такъв сейф трябва да е огнеупорен и дали трябва да се поставят решетки на прозорците на помещението.

Следователно работните досиета трябва да се съхраняват по начин, който гарантира тяхната безопасност и предотвратява достъпа на неоторизирани лица до тях.

Срокове за съхранение на трудовите досиета

Работодателят съхранява постоянно трудовите книжки на всички служители на пълен работен ден, с изключение на работещите на непълно работно време.

Те се издават само при уволнение на служител (прекратяване на трудов договор с него по някаква причина) или временно за представяне на органите за социално осигуряване (сигурност) в съответствие с чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация по писмено заявление от служителя.

Възможно е да има ситуации, при които трудовите книжки на починали служители остават при работодателя.

Съгласно клауза 37 от Правилата, в случай на смърт на служител, трудова книжка (с вписване в нея за прекратяване на трудовия договор по клауза 6, част 1, член 83 от Кодекса на труда на Руска федерация) се предава на някой от неговите роднини срещу разписка в книгата за регистриране на движението на трудовите книжки или се изпраща по пощата при писмено заявление от един от роднините.

Тоест, работодателят трябва да уведоми роднините на такъв служител за необходимостта от получаване на трудовата му книжка или да се съгласи да го изпрати по пощата.

Ако по някаква причина трудовата книжка на починал служител остане при работодателя, тогава тя трябва да се съхранява в организацията за постоянно, докато не бъде поискана от роднини.

Срокът на съхранение на трудовите книжки, които не са заявени, е 75 години (клауза 664 от Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в процеса на дейност правителствени агенции, местни власти и организации, посочващи периоди на съхранение, одобрени. Заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. N 558).

Трудовата книжка е документ, който информира за областите на човешката дейност. Именно върху това се насочва вниманието при кандидатстване за работа и кандидатстване за пенсия.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Инструкции и полезни съветище ви помогне да направите необходимите бележки точно.

Законодателната рамка

1. Указ на правителството на Руската федерация N 225 - правила за поддържане и съхранение на трудови книжки.
2. Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация N 69 - изисквания за попълване на документи, записващи областите на дейност на гражданите.
3. Кодекс на труда: чл. 66 - трудова книжка (LC), характеристики; Изкуство. 192 – 193 – отговорност за неспазване на реда за поддържане на Кодекса на труда; Изкуство. 83 – прекратяване на договора поради независещи от двете страни обстоятелства.
4. Писмо на Rostrud от N 656-6-0 - отговорност за съхранение на Кодекса на труда.
5. Изкуство. 5.27 от Кодекса за административните нарушения - последици от неспазване на законодателството относно поддържането, записването и съхранението на книги.

Можете да разгледате документите тук:

Кой отговаря за поддръжката, счетоводството и съхранението?

Съгласно Правилата издаването на техническа документация е задължение на управителя. С негова заповед се назначава служител, който отговаря за тяхното поддържане, отчитане и съхранение.

Длъжностната характеристика трябва да бъде посочена в заповедта. Ако изискването е нарушено, отговорност носи работодателят.

Има ситуации, когато служител поиска временно да предаде книга (например за подаване в Пенсионния фонд).

Не забравяйте, че в случай на загуба, цялата вина пада върху упълномощено лице, тоест HR специалист или мениджър.

Възможно наказание:

• за кадровик– за нарушение на чл.192-193 Кодекс на трудазаплаща се административна глоба от 1000-5000 рубли;
• за управителя– съгласно чл. 5.27 Кодекса за административните нарушения, глоба в размер на 30 000-50 000 рубли. или спиране на дейността на дружеството за 3 месеца.

Дори наличието на разписка от служител, потвърждаваща връщането на документ, не ви освобождава от отговорност.

Какво да направите, за да избегнете негативни последици:

• самостоятелно представя техническата документация на необходимите органи;
• предоставя на служителя нотариално заверено копие от документа.

Правила за попълване на трудови книжки през 2020 г

Предприятието е длъжно да издаде Кодекс на труда за всеки служител, който е работил безсрочно повече от 5 дни.

Подобно изискване важи и за тези, които наемат сезонни, временни или социално осигурени служители.

Според законодателни актове, правилата за проектиране на книги през 2020-2016 г. останаха непроменени.

Общата процедура за попълване е следната:

• всеки запис е номериран с непрекъснат шрифт;
• цялата въведена информация трябва да бъде на руски език; ако предприятие от друга държава работи на територията на Руската федерация, дублирането на текста на друг език е разрешено;
• Не могат да се използват съкращения;
• датата е във формат ДД.ММ.ГГГГ;
• Изписват се арабски цифри, пред единични цифри се поставя „0“;
• цялата въведена информация е заверена с печата на организацията;
• разрешени цветове на шрифта: син, лилав, черен.

Как да направите запис в документ?

Инструкциите за попълване на трудови книжки през 2020 г. ще ви помогнат да получите отговора на този въпрос.

Заглавна страница

Попълва се, ако служителят е официално назначен за първи път.

Съдържа:

• Пълно име- посочва се изцяло. Данните се вземат от паспорт, шофьорска книжка или военна книжка. Използването на инициали не е разрешено.
• Дата на раждане– се предписва в съответствие с разгледаните по-горе правила.
• Нивото на образование– въвежда се информация от диплома или удостоверение (висше професионално, средно общо и др.).
• Професия, специалност– посочва се въз основа на документи за образование.
• Дата на завършване– въведен е текущият номер. Месецът може да бъде написан с думи или цифри.
  Подпис на собственика и служител по персонала (управител).
• Тюлен- вписва се в трудовата книжка за удостоверяване на вписаните данни.

Пример:

Информация за трудова дейност

Раздел, предназначен за въвеждане на информация за работата на служителя. Приемане, прехвърляне или е отбелязано тук.

Страницата има четири колони:

• пореден номер на записа;
• дата на изменение;
• поле за запис - въвежда се наименование на фирма (вкл. съкратено), длъжност, наименование на структурното звено;
• номер и дата на документа, повлиял на решението.

Основният документ за вписване е заповед, заверена с печата на фирмата и подписа на работодателя.

Пример:

Постижения и награди

Раздел, предназначен за отбелязване на промоции, присъждане на нови звания, получаване на сертификати или значки и др.

Всички те са предвидени от Кодекса на труда на Руската федерация или, но не се предоставят редовно.

Как да попълните тази страница:

• първите две колони съдържат серийния номер и датата;
• В колона № 3 се посочва наименование на фирмата, длъжност и вид награда;
• в последната колона - датата и номера на заповедта, въз основа на която служителят е награден.

Пример е показан на фигурата:

Не се издават дисциплинарни бележки. Изключение - .

Възстановяване

Има ситуации, когато служител беше и отиде в съда.

Ако искът бъде удовлетворен, работодателят може да бъде принуден да върне служителя в компанията.

В такава ситуация специалист по персоналатрябва да отмени информация за прекратяване на трудовия договор.

Примерен запис е показан на фигурата:

Уволнение

При уволнение вписването в Кодекса на труда трябва да бъде направено своевременно и да съвпада с номера, отбелязан в.

В противен случай организацията може да има конфликти с регулаторните органи. Това заплашва плащането на административна глоба и финансово обезщетение на служителя.

За да предотвратите негативни последици, е необходимо да направите следните записи в деня на уволнението:

• № 2 – дата на прекратяване на договора (последен работен ден -);
• № 3 – информация за текущото събитие: мотиви и връзки към членове на законодателството;
• № 4 – данни за документа, въз основа на който се извършва уволнението.

Трудовата книжка е подпечатана и подписана от служителя по персонала (мениджъра) и бившия служител.

Пример за 2020-2016 г. е показан на фигурата:

Смърт на служител

В този случай законодателството изисква правилното вписване в Кодекса на труда - за прекратяване на договора поради обстоятелства, които не зависят от волята на страните (клауза 6 от член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Трябва да се посочи датата на смъртта, отбелязана в акта (представя се от близки). Полето за подпис, потвърждаващ запознаването остава празно.

Примерен пълнеж:

Коригиране на грешки и извършване на промени в TC

Понякога в документ се прави неправилно вписване, но според установените правила зачертаването не е разрешено.

За да направите това, в колоните на таблицата „Информация за работа“ напишете:

• № 1 – пореден номер на записа;
• № 2 – дата на корекция;
• № 3 – информация за заличаване на вписването.

След това се записват валидни данни. В последната колона се посочват данните на документа, въз основа на който са направени корекциите.

Ето как се анулира грешен запис:

Преименуване на фирмата

Трябва да се направи запис в Кодекса на труда, в противен случай служителят може впоследствие да има проблеми с пенсионния фонд при определяне на трудовия стаж.

Използването на две различни уплътнения ще бъде подвеждащо.

За да не се случи това, HR специалистът записва:

• в колона 3 - фирма, информация за преименуване, дата.
• в колона 4 – основанието за извършените промени (заповед на работодателя, дата и номер).

Пример за попълване:

Правила за попълване на вложката

Ако книгите ви свършат, не е нужно да започвате нова – просто поставете специална вложка.

Той се съставя и попълва по принцип, подобен на дизайна на Кодекса на труда, само че ще трябва да го зашиете - това казват установените правила.

По-долу е показан пример:

Законодателството не регламентира спецификата на шиенето. Повечето предприятия използват твърди конци, правят 4 пробиви и прикрепят лист в края на работната книга.

Специалистът трябва да посочи в него серията и номера на вложката, които трябва да бъдат заверени с печат.

Дубликат на TC и неговия дизайн

може да имате нужда от:

• кога ;
• в резултат на износване или сериозно физическо увреждане;
• ако има записи, заличени със съдебно решение;
• в случай на извънредна ситуация в предприятието (копията могат да се произвеждат масово).

Служителят по човешки ресурси е длъжен да издаде на служителя нов Кодекс на труда в срок от 15 работни дни от датата на подаване на заявлението. Заглавната страница на готовия документ трябва да съдържа надпис „Дубликат“.

Пример:

С.С. Сидоров загуби трудовата си книжка, така че на 15 юли 2016 г. той подаде молба за дубликат.

Служителят получи нов документ на 01.08.2016 г.:

Как се правят IP записи?